Quy định về thời gian thành lập văn phòng công chứng

1. Quy định về thời gian thành lập văn phòng công chứng:

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về thủ tục thành lập văn phòng công chứng, trong đó có xác định rõ thời gian thành lập văn phòng công chứng. Theo đó, các đối tượng được xác định là công chứng viên trong quá trình thành lập văn phòng công chứng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng để gửi đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để xem xét và quyết định thành lập văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật. Thành phần hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ bao gồm các loại giấy tờ cơ bản sau đây:

– Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng theo mẫu do pháp luật quy định, đề án thành lập văn phòng công chứng được soạn thảo bởi cơ quan có thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật, trong đó cần phải nêu rõ sự cần thiết thành lập văn phòng công chứng, dự kiến về quá trình tổ chức văn phòng công chứng, tên gọi của văn phòng công chứng, nhân sự được sử dụng trong văn phòng công chứng, địa điểm đặt trụ sở của văn phòng công chứng, và các điều kiện về vật chất cũng như kế hoạch triển khai thực hiện hoạt động văn phòng công chứng trên thực tế;

– Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên trong quá trình tham gia thành lập văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật.

Trong thời hạn 20 ngày theo quy định của pháp luật được tính kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ về vấn đề đề nghị thành lập văn phòng công chứng, cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ tiến hành hoạt động xem xét và quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng, trong trường hợp từ chối cho phép thành lập hoạt động văn phòng công chứng vì nhận thấy không đầy đủ điều kiện theo quy định của pháp luật thì cần phải trả lời bằng văn bản và trong đó nêu rõ lý do chính đáng. Trong thời hạn 90 ngày tiếp theo được tính kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, văn phòng công chứng bắt buộc cần phải thực hiện hoạt động đăng ký hoạt động văn phòng công chứng tại cơ quan có thẩm quyền đó là Sở tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng đó. Trong nội dung đăng ký hoạt động tại Sở tư pháp của văn phòng công chứng cần phải bao gồm một số vấn đề cơ bản sau:

– Tên gọi của văn phòng công chứng;

– Họ tên của trưởng văn phòng công chứng;

– Địa chỉ đặt trụ sở của văn phòng công chứng;

– Danh sách đối với các công chứng viên hợp doanh của văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên sẽ làm việc theo chế độ hợp đồng tại văn phòng công chứng đó (nếu có). 

Như vậy, theo điều luật phân tích nêu trên thì có thể thấy, quá trình thành lập văn phòng công chứng sẽ diễn ra trong khoảng thời hạn 20 ngày được tính kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ về vấn đề đề nghị thành lập văn phòng công chứng. Bên cạnh đó, trong khoảng thời gian 90 ngày được tính kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì văn phòng công chứng sẽ cần phải tiến hành hoạt động đăng ký tại Sở tư pháp ở cấp địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng đó.

2. Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng công chứng: 

Căn cứ theo quy định tại Điều 23 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 có quy định về vấn đề thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng tại Sở tư pháp. Theo đó thì có thể nói, trong khoảng thời hạn 90 ngày được tính kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thì văn phòng công chứng đó cần phải tiến hành hoạt động đăng ký hoạt động tại Sở tư pháp cấp địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập văn phòng công chứng. Thành phần hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng công chứng tại Sở tư pháp sẽ bao gồm các loại giấy tờ cơ bản sau:

– Đơn đăng ký hoạt động văn phòng công chứng theo mẫu do pháp luật quy định;

– Giấy tờ chứng minh về trụ sở hoạt động của văn phòng công chứng sao cho phù hợp với nội dung đã được quy định trong đề án thành lập văn phòng công chứng;

– Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp doanh hoặc công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại văn phòng công chứng đó.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc được tính kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ để có thể thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động theo như phân tích nêu trên thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Sở tư pháp sẽ cấp giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật, trong trường hợp từ chối thì cần phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do chính đáng. Theo đó, văn phòng công chứng sẽ được phép hoạt động công chứng được tính kể từ ngày Sở tư pháp cấp giấy phép đăng ký hoạt động cho văn phòng công chứng đó.

3. Điều kiện đăng ký thành lập văn phòng công chứng: 

Để thực hiện thủ tục đăng ký thành lập văn phòng công chứng thì cần phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Bởi suy cho cùng, công chứng được xem là một trong những công việc mà công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng tiến hành thủ tục xác nhận tính hợp pháp của hợp đồng, của giao dịch dân sự theo quy định của pháp luật dưới dạng văn bản, xác định tính chính xác và không trái đạo đức xã hội của các loại giấy tờ và các loại văn bản mà theo quy định của pháp luật cần phải thực hiện thủ tục công chứng hoặc được các tổ chức và cá nhân trong xã hội yêu cầu công chứng trên thực tế. Hiện nay thì nhu cầu công chứng ngày càng tăng cao kéo theo đó là sự thành lập của nhiều văn phòng công chứng cũng được diễn ra trên thực tế. Có thể kể đến một số điều kiện đăng ký thành lập văn phòng công chứng như sau:

Thứ nhất, điều kiện về loại hình doanh nghiệp. Căn cứ theo quy định tại Điều 22 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 thì có thể thấy, văn phòng công chứng sẽ được thành lập dưới loại hình doanh nghiệp đó là công ty hợp doanh. Tuy nhiên trên thực tế, văn phòng công chứng sẽ phải có từ hai công chứng viên hợp doanh trở lên thì mới được coi là hợp pháp. Văn phòng công chứng xác không có thành viên góp vốn theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp và theo quy định của pháp luật về công chứng.

Thứ hai, điều kiện về người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng. Người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng sẽ được xác định là trưởng văn phòng công chứng. Trưởng văn phòng công chứng phải được xác định là công chứng viên hợp doanh hoạt động trong văn phòng công chứng đó và đã được hành nghề công chứng trong khoảng thời gian từ 02 năm trở lên. Pháp luật hiện nay cũng quy định cụ thể về tiêu chuẩn được bổ nhiệm làm công chứng viên. Theo đó công chứng viên sẽ được xác định là công dân Việt Nam thường trú trên lãnh thổ của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, tuân thủ theo hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, phải có phẩm chất đạo đức tốt và có đầy đủ các tiêu chuẩn sau đây thì sẽ được xem xét và bổ nhiệm làm công chứng viên:

– Phải có bằng cử nhân luật theo quy định của pháp luật;

– Phải có thời gian công tác pháp luật trong khoảng thời gian từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tại các tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật trên thực tế;

– Tốt nghiệp khoa đào tạo công chứng căn cứ theo quy định tại Điều 9 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan, hoặc các đối tượng này đã hoàn thành xong khóa bồi dưỡng hành nghề công chứng theo quy định tại Điều 10 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018;

– Đáp ứng yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

– Cần phải đảm bảo yếu tố sức khỏe để có thể hành nghề công chứng trên thực tế.

Thứ ba, điều kiện về tên gọi của văn phòng công chứng. Căn cứ theo quy định tại Điều 22 của Văn bản hợp nhất Luật công chứng năm 2018 thì tên gọi của văn phòng công chứng cần phải đáp ứng theo yêu cầu của pháp luật. Cụ thể thì tên gọi của văn phòng công chứng cần phải bao gồm các cụ từ đó là văn phòng công chứng, kèm theo đó cần phải có họ tên của trưởng văn phòng công chứng hoặc cần phải có họ tên của một công chứng viên hợp doanh làm việc trong văn phòng công chứng đó do các công chứng viên hợp doanh khác trong văn phòng công chứng tiến hành hoạt động thỏa thuận, tên của văn phòng công chứng sẽ không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng trên thực tế trái quy định của pháp luật, sẽ không được phép vi phạm truyền thống văn hóa lịch sử của dân tộc Việt Nam, không được vi phạm đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Thứ tư, phải điều kiện về trụ sở của văn phòng công chứng. Hiện nay có quy định cụ thể về trụ sở của văn phòng công chứng. Theo đó thì có thể thấy, trụ sở của các văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật phải là địa chỉ cụ thể trên thực tế và có thể xác định được, có nơi làm việc Cho công chứng viên hành nghề trong văn phòng công chứng và người lao động với diện tích tối thiểu phù hợp với quy định của pháp luật về tiêu chuẩn và định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp, trụ sở của văn phòng công chứng phải có nơi tiếp khách hàng, tức là có nơi tiếp đối với người yêu cầu công chứng và nơi lưu giữ hồ sơ công chứng cho khách hàng.

Thứ năm, điều kiện về con dấu của văn phòng công chứng. Theo quy định của pháp luật hiện nay thì văn phòng công chứng cũng cần phải đáp ứng điều kiện về con dấu trong quá trình hành nghề. Văn phòng công chứng có con dấu riêng và có tài khoản riêng theo quy định của pháp luật, văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính được xuất phát từ các nguồn thu trong quá trình công chứng và thù lao công chứng cùng với một số nguồn thu hợp pháp khác. Văn phòng công chứng được sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Nếu sử dụng con dấu có hình quốc huy thì sẽ bị coi là hành vi trái quy định của pháp luật. Văn phòng công chứng sẽ được quyền khác và sử dụng các loại con dấu khi có quyết định cho phép thành lập của cơ quan nhà nước có thẩm quyền đó là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và Sở tư pháp theo như phân tích nêu trên. Thủ tục và hồ sơ xin con dấu, sử dụng và quản lý con dấu của văn phòng công chứng sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Văn bản hợp nhất Luật Công chứng năm 2018.