Có được chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt không?

Hóa đơn chứng từ là một trong những vấn đề đặt dưới sự quản lý chặt chẽ của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để tránh tình trạng thất thu thuế cho nguồn ngân sách nhà nước. Nhiều người hiện nay đặt ra câu hỏi: Có được chia nhỏ hóa đơn để thanh toán tiền mặt hay không? Đây được coi là một câu hỏi phức tạp và cần phải xem xét dựa trên nhiều phương diện khác nhau về thuế và hóa đơn. Căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 5 của Nghị định 218/2013/NĐ-CP Quy định chit tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sau được sửa đổi bởi Nghị định số 57/2021/NĐ-CP của Chính phủ bổ sung điểm g khoản 2 Điều 20 Nghị định số 218/2013/NĐ-CP) về ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp đối với dự án sản xuất sản phẩm công nghiệp hỗ trợ, có quy định về việc, trong trường hợp mua hàng hóa hoặc mua dịch vụ của một nhà cung cấp có giá trị dưới 20.000.000 đồng theo quy định của pháp luật nhưng mua nhiều lần trong cùng một ngày với tổng giá trị từ 20.000.000 đồng trở lên thì sẽ chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán thông qua ngân hàng. Và nhà cung cấp sẽ được xác định là người nộp thuế có mã số thuế, là đối tượng trực tiếp khai thuế và nộp thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật. 

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 của Thông tư số 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (sau được sửa đổi tại Thông tư 25/2018/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 146/2017/NĐ-CP, sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC), đối với những khoản chi có hóa đơn từ 20.000.000 đồng trở lên, quá đơn này đã bao gồm thuế giá trị gia tăng thì phải có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật, chứng từ thanh toán này không dùng tiền mặt thì mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp trên thực tế. Theo đó thì có thể nói, nếu hợp đồng có tổng giá trị lớn hơn 20.000.000 đồng nhưng chia nhỏ thành nhiều hóa đơn khác nhau, mỗi hóa đơn có giá trị gia tăng dưới 20.000.000 đồng trong này hoặc trong nhiều ngày thì tất cả các hóa đơn đó đều phải được thanh toán thông qua ngân hàng, chứ không được phép dùng tiền mặt. Mọi hành vi thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp này sẽ bị coi là hành vi vi phạm quy định của pháp luật. Cụ thể như sau:

Thứ nhất, trong trường hợp bên bán xuất nhiều quá đơn giá trị gia tăng dưới 20.000.000 đồng cho bên mua trong khoảng thời gian cùng một ngày, thì quá trình thanh toán sẽ được xử lý như sau:

– Tổng các hóa đơn giá trị gia tăng xuất trong cùng một ngày được xác định là dưới 20.000.000 đồng, thì có thể lựa chọn hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản;

– Nếu như tổng hóa đơn giá trị gia tăng trong ngày được xác định từ 20.000.000 đồng trở lên, thì sẽ phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì bên mua mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo quy định của pháp luật và được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Tức là có thể nói, dù xuất nhiều hóa đơn dưới 20.000.000 đồng nhưng tổng các hóa đơn được xác định là trên 20.000.000 đồng trong cùng một ngày thì vẫn được coi là hóa đơn trên 20.000.000 đồng và vẫn phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Thứ hai, trong trường hợp ký hợp đồng với tổng giá trị trên 20.000.000 đồng theo quy định của pháp luật như tiến hành hoạt động xuất thành nhiều hóa đơn khác nhau, mỗi hóa đơn có giá trị dưới 20.000.000 đồng trong ngày, thì tất cả các hóa đơn đó đều phải thanh toán không được dùng tiền mặt, tức là phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. 

Ví dụ: Ngày 21 tháng 11 năm 2023, công ty Vạn Phát mua hàng của công ty Minh Anh, các giao dịch mua trong ngày 21 tháng 11 năm 2023. Vào hồi 9h30 sáng ngày 21, công ty Vạn Phát có mua 1 lô hàng, trị giá lô hàng 10 triệu đồng, giá chưa bao gồm thuế, công ty Minh Anh tiến hành hoạt động xuất hóa đơn số 00000XX1. Vào 15h chiều cùng ngày, công ty Vạn Phát mua thêm 1 lô hàng của công ty Minh Anh, trị giá lô hàng là 15 triệu đồng, chưa bao gồm thuế, công ty Minh Anh tiến hành hoạt động xuất hoá đơn số 00000XX6. Khi công ty Vạn Phát thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho công ty Minh Anh xảy ra các trường hợp sau:

Thứ nhất: Công ty Vạn Phát thanh toán chuyển khoản tổng giá trị 2 đơn hàng là 27.500.000 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 và 00000XX6, công ty Vạn Phát sẽ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và chi phí mua hàng của 2 hóa đơn trên được tính vào chi phí hợp lý.

Thứ hai: Công ty Vạn Phát thanh toán bằng tiền mặt tổng giá trị 2 đơn hàng là 27.500.000 triệu cho 2 hóa đơn số 00000XX1 cho công ty Minh Anh và 00000XX6. Tuy nhiên, công ty Vạn Phát sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và chi phí mua hàng của hai hóa đơn không được coi là chi phí hợp lý.

Thứ ba: Công ty Vạn Phát thanh toán hóa đơn 00000XX1 bằng tiền mặt trên thực tế cho công ty Minh Anh, hóa đơn 00000XX6 hình thức chuyển khoản qua ngân hàng cho công ty bán. Do tổng giá trị các hóa đơn mà công ty Vạn Phát mua trong ngày của công ty Minh Anh đã lớn hơn 20tr, nên công ty Vạn Phát chỉ được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và chi phí mua hàng được coi là chi phí hợp lý với hóa đơn 00000XX6 đc thanh toán bằng chuyển khoản; còn hóa đơn 00000xx1 thì không được khấu trừ thuế và chi phí không được coi là chi phí hợp lý.