Công chứng di chúc là bước quan trọng nhằm bảo đảm di chúc được lập hợp pháp, phản ánh đúng ý chí của người để lại tài sản và hạn chế tối đa các tranh chấp thừa kế có thể phát sinh sau này. Công chứng di chúc tại Văn phòng công chứng ngày càng được nhiều người quan tâm và lựa chọn. Vậy thủ tục công chứng di chúc tại văn phòng công chứng được thực hiện như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Thủ tục công chứng di chúc tại văn phòng công chứng mới nhất:
Thủ tục công chứng văn bản di chúc là một những hoạt động diễn ra phổ biến, thường xuyên trong các tổ chức hành nghề công chứng, được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng 2024. Cá nhân khi có nhu cầu hợp pháp hóa văn bản này hoặc muốn chắc chắn tính pháp lý của di chúc có thể lựa chọn bất kỳ một Văn phòng công chứng hợp pháp, uy tín và tin cậy hoặc Phòng công chứng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập bất kỳ để thực hiện. Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, thủ tục công chứng di chúc tại Văn phòng công chứng được thực hiện như sau:
1.1. Hồ sơ yêu cầu công chứng di chúc:
Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng gồm các giấy tờ sau đây:
- Dự thảo di chúc;
- Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm: thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Lưu ý:
- Các giấy tờ trên chỉ cần là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực. Khi nộp bản sao thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu;
- Có thể gửi hồ sơ trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng.
1.2. Quy trình thực hiện:
Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng di chúc.
Thành phần hồ sơ được thực hiện theo Mục 1.1. Trong trường hợp Văn phòng công chứng có thể khai thác được các thông tin này từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu hợp pháp khác, người yêu cầu công chứng không bắt buộc phải nộp bản sao giấy tờ nhưng phải thực hiện nghĩa vụ nộp phí khai thác dữ liệu theo quy định.
Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra toàn bộ giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Việc kiểm tra nhằm xác định hồ sơ có đầy đủ, hợp lệ và phù hợp với quy định pháp luật hay không. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện, công chứng viên sẽ tiếp nhận và tiến hành giải quyết yêu cầu công chứng di chúc.
Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện tiếp nhận hoặc thuộc trường hợp phải từ chối công chứng, công chứng viên phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng. Việc từ chối có thể được thực hiện trực tiếp hoặc bằng văn bản, bảo đảm tính minh bạch và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.
Bước 3: Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc lập di chúc.
Một bước quan trọng trong thủ tục công chứng di chúc là việc công chứng viên hướng dẫn và giải thích cho người lập di chúc hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của mình.
Công chứng viên đồng thời làm rõ ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc lập di chúc; bao gồm thời điểm di chúc có hiệu lực, quyền sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ di chúc và các quyền thừa kế không phụ thuộc nội dung di chúc theo quy định của pháp luật.
Việc giải thích này giúp người lập di chúc nhận thức đầy đủ về quyết định của mình, hạn chế tối đa khả năng phát sinh tranh chấp do hiểu sai hoặc không hiểu rõ quy định pháp luật về thừa kế.
Bước 4: Xác minh trong trường hợp có nghi vấn.
Trong quá trình giải quyết hồ sơ, nếu công chứng viên có căn cứ cho rằng nội dung hồ sơ chưa rõ ràng, việc lập di chúc có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép hoặc có nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người lập di chúc thì công chứng viên có quyền đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ các vấn đề này.
Trường hợp cần thiết, công chứng viên có thể tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Nếu người yêu cầu công chứng không thực hiện việc làm rõ, từ chối xác minh hoặc sau khi xác minh, giám định mà vẫn không làm rõ được các nghi vấn thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng di chúc nhằm bảo đảm an toàn pháp lý.
Bước 5: Kiểm tra nội dung dự thảo di chúc.
Công chứng viên tiến hành kiểm tra nội dung dự thảo di chúc để bảo đảm các điều khoản không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội và đối tượng của di chúc phù hợp với quy định pháp luật. Trường hợp phát hiện nội dung chưa phù hợp, công chứng viên phải chỉ rõ để người lập di chúc sửa đổi, bổ sung.
Nếu người lập di chúc không đồng ý sửa đổi các nội dung vi phạm hoặc không phù hợp theo yêu cầu của công chứng viên thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng di chúc. Quy định này nhằm ngăn ngừa việc công chứng các di chúc không hợp pháp hoặc có nguy cơ bị tuyên vô hiệu sau này.
Bước 6: Đọc lại và xác nhận nội dung di chúc.
Sau khi nội dung dự thảo di chúc đã được hoàn thiện, người lập di chúc tự đọc lại toàn bộ nội dung. Trường hợp người lập di chúc có yêu cầu hoặc không thể tự đọc, công chứng viên sẽ đọc toàn văn di chúc cho người lập di chúc nghe. Việc đọc lại nhằm bảo đảm người lập di chúc hiểu rõ và thống nhất với toàn bộ nội dung đã được ghi nhận.
Bước 7: Ký hoặc điểm chỉ vào di chúc.
Khi đã đồng ý toàn bộ nội dung di chúc, người lập di chúc ký vào từng trang và ký, ghi đầy đủ họ tên vào trang cuối của văn bản di chúc. Trường hợp không thể ký thì việc điểm chỉ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Trước khi ký vào lời chứng và từng trang của di chúc, công chứng viên yêu cầu người lập di chúc xuất trình bản chính các giấy tờ đã nộp bản sao trong hồ sơ để đối chiếu. Việc đối chiếu này nhằm bảo đảm tính chính xác và xác thực của thông tin trong hồ sơ công chứng.
Bước 8: Hoàn tất công chứng và lưu trữ hồ sơ.
Sau khi hoàn tất việc ký kết, Văn phòng công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu và giao bản gốc di chúc đã được công chứng cho người yêu cầu công chứng. Đồng thời, thông tin về việc công chứng được ghi vào sổ công chứng và hồ sơ công chứng được lưu trữ theo đúng quy định pháp luật.
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng giúp bảo đảm khả năng tra cứu, trích lục và bảo vệ giá trị pháp lý của di chúc trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc khi người thừa kế có nhu cầu sử dụng di chúc để thực hiện các thủ tục thừa kế.
2. Thời gian lưu giữ di chúc tại Văn phòng công chứng là bao nhiêu lâu?
Căn cứ Điều 68 Luật Công chứng 2024 quy định chế độ lưu trữ hồ sơ công chứng như sau:
- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng;
- Hồ sơ công chứng phải được lưu trữ tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong thời hạn ít nhất 30 năm đối với các giao dịch có đối tượng là bất động sản, ít nhất 10 năm đối với các loại giao dịch khác kể từ ngày văn bản công chứng có hiệu lực; trường hợp lưu trữ ngoài trụ sở thì phải có sự đồng ý bằng văn bản của Sở Tư pháp nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở;
- Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền có yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng với bản gốc chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng;
- Việc kê biên, khám xét trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng phải thực hiện theo quy định của pháp luật và có sự chứng kiến của đại diện Sở Tư pháp, đại diện Hội công chứng viên tại địa phương;
- Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng đó phải thỏa thuận với 01 tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng.
Ngoài ra, trong trường hợp không thỏa thuận được thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Phòng công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng; trường hợp địa phương không có Phòng công chứng thì Sở Tư pháp chỉ định 01 Văn phòng công chứng đủ điều kiện tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu tổ chức hành nghề công chứng bị giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không còn khả năng thanh toán kinh phí lưu trữ hồ sơ công chứng thì kinh phí này do ngân sách địa phương bảo đảm. Trường hợp Phòng công chứng được chuyển đổi thành Văn phòng công chứng thì hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng được chuyển đổi lưu trữ.
Như vậy: Di chúc và các giấy tờ có trong hồ sơ công chứng di chúc phải được lưu trữ ít nhất là 10 năm tại trụ sở của tổ chức hành nghề. Trong thời gian đó, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bảo quản chặt chẽ, thực hiện đủ các biện pháp an ninh, an toàn về phòng, chống cháy, nổ, ẩm mốc, mối mọt đối với hồ sơ công chứng di chúc này.
3. Phí công chứng di chúc tại văn phòng công chứng:
Căn cứ theo khoản 3 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC thì mức phí công chứng di chúc được xác định theo quy định sau đây:
STT | Loại việc | Mức thu (đồng/trường hợp) |
1 | Công chứng hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp | 40 nghìn |
2 | Công chứng hợp đồng bảo lãnh | 100 nghìn |
3 | Công chứng hợp đồng ủy quyền | 50 nghìn |
4 | Công chứng giấy ủy quyền | 20 nghìn |
5 | Công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch (Trường hợp sửa đổi, bổ sung tăng giá trị tài sản hoặc giá trị hợp đồng, giao dịch thì áp dụng mức thu tương ứng với phần tăng tại điểm a, b, c khoản 2 Điều 4 Thông tư 257/2016/TT-BTC) | 40 nghìn |
6 | Công chứng việc hủy bỏ hợp đồng, giao dịch | 25 nghìn |
7 | Công chứng di chúc | 50 nghìn |
8 | Công chứng văn bản từ chối nhận di sản | 20 nghìn |
9 | Các công việc công chứng hợp đồng, giao dịch khác | 40 nghìn |
Như vậy: Phí công chứng di chúc tại văn phòng công chứng là: 50.000 đồng.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


