Thủ tục đặt in hóa đơn giá trị gia tăng

Hoá đơn giá trị gia tăng là hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ nội địa dành cho các tổ chức, cá nhân khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Các doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn dưới các hình thưc của hóa đơn giá trị gia tăng bao gồm: hóa đơn điện tử, tự in và đặt in.

Trong phạm vi bài viết, công ty LUẬT DƯƠNG GIA xin đưa ra thủ tục in hóa đơn giá trị gia tăng như sau:

Các doanh nghiệp phải đặt in hoá đơn để phục vụ cho hoạt động bán hàng hoá, dịch vụ khi doanh nghiệp trong trường hợp: Doanh nghiệp đã có mã số thuế nhưng không đủ điều kiện tự in hóa đơn hay khởi tạo hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 6 và Điều 7 NĐ 51/2010/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.

Bước 1. Trước khi đặt in hóa đơn GTGT doanh nghiệp phải làm đơn đề nghị xác nhận trụ sở doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nộp đơn xin xác nhận trước khi in hóa đơn tới Chi cục thuế quản lý trực tiếp hoặc cán bộ thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp để hẹn lịch kiểm tra trụ sở doanh nghiệp.

Bước 2. Sau khi doanh nghiệp nộp đơn xác nhận, cán bộ thuế kiểm tra trụ sở doanh nghiệp.

Khi cán bộ thuế tới kiểm tra, doanh nghiệp phải thực hiện và chuẩn bị sẵn những nội dung sau:

– Công ty đã treo biển doanh nghiệp tại địa chỉ trụ sở chính.

– Có văn bản xác nhận quyền sử dụng địa chỉ trụ sở chính của công ty là hợp pháp như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, hợp đồng thuê nhà, hợp đồng mượn nhà có ghi tên của Giám đốc công ty.

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký mẫu dấu, dấu tròn.

– Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ chứng tỏ công ty đã hoạt động và có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng.

– Có các trang thiết bị, bàn ghế, sổ sách và các vật dụng liên quan khác chứng minh sự hoạt động của công ty.

Sau khi kiểm tra trụ sở hợp pháp và doanh nghiệp có hoạt động tại trụ sở, Chi cục thuế sẽ ra biên bản đã kiểm tra trụ sở hay xác nhận đã kiểm tra trụ sở và cho phép doanh nghiệp được đặt in hóa đơn.

>>> Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

Bước 3. Doanh nghiệp đặt in hóa đơn GTGT.

1. Doanh nghiệp phải đặt in hóa đơn tại các công ty in đã được cấp giấy phép in hóa đơn theo quy định của pháp luật.

2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ để in hóa đơn sau:

– Bản sao đăng ký kinh doanh

– Bản sao Chứng minh thư nhân dân của Giám đốc

– Giấy giới thiệu và bản thảo chứng minh thư người được giới thiệu, trừ trường hợp Giám đốc trực tiếp đi làm.

– Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hóa đơn.

– Biên bản kiểm tra trụ sở hoặc Xác nhận của Chi cục thuế cho phép đặt in hóa đơn.

3. Tiến hành ký hợp đồng, thiết kế và sản xuất giữa doanh nghiệp và công ty in hóa đơn.

Doanh nghiệp cần lưu ý những nội dung phải có trong hóa đơn theo quy định tại khoản 3, Điều 4 Nghị Định 51/2010/NĐ-CP:

“ 3, Hoá đơn phải có các nội dung sau:

a) Tên hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, số hoá đơn, tên liên hoá đơn. Đối với hoá đơn đặt in còn phải ghi tên tổ chức đã nhận in hoá đơn;

b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;

d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, số tiền thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hoá đơn giá trị gia tăng;

đ) Tổng số tiền thanh toán, chữ ký người mua, chữ ký người bán, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hoá đơn.

Bộ Tài chính quy định cụ thể đối với hoá đơn không cần thiết phải có đủ những nội dung quy định tại khoản này”.

Bước 4. Doanh nghiệp phát hành hóa đơn  GTGT để được phép sử dụng.

Doanh nghiệp lập thông báo phát hành hóa đơn theo mẫu của Tổng cục thuế.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ phát hành hóa đơn đến Chi cục thuế quản lý trực tiếp, gồm:

– 03 Thông báo báo phát hành hóa đơn kèm theo 3 hóa đơn mẫu.

– 01 bản sao công chứng Đăng ký kinh doanh

– Hợp đồng đặt in, biên bản thanh lý, biên bản kiểm tra chất lượng để cán bộ thuế kiểm tra tính hợp lệ.

Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn từ ngày được phép sử dụng ghi trên thông báo phát hành hóa đơn đã có xác nhận của Chi cụ thuế.

Lưu ý: Tuỳ từng Chi cục thuế quận/huyện mà các yêu cầu trên có thể thay đổi khác nhau nên doanh nghiệp cần làm việc với cán bộ quản lý thuế trực tiếp của mình để biết rõ chi tiết.