Hướng dẫn hạch toán trả lại tiền đặt cọc cho khách hàng

1. Hướng dẫn hạch toán trả lại tiền đặt cọc: 

1.1. Quy định của pháp luật về tiền đặt cọc: 

Pháp luật hiện nay đã có những quy định cụ thể về tiền đặt cọc. Căn cứ theo quy định tại Điều 328 của Bộ luật dân sự năm 2015 có quy định cụ thể về vấn đề đặt cọc. Theo đó thì đặt cọc được coi là một thỏa thuận giữa các bên, bên đặt cọc sẽ giao cho bên nhận đặt cọc một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác trong một khoảng thời gian nhất định để nhằm mục đích đảm bảo cho quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng theo như thỏa thuận ban đầu của các bên. Đồng thời, trong trường hợp hợp đồng được giao kết và thực hiện theo đúng thỏa thuận ban đầu của các bên thì tài sản đặt cọc sẽ được trả lại cho bên đặt cọc hoặc dùng để trừ vào nghĩa vụ trả tiền cần phải thực hiện của bên đặt cọc, nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng theo như thỏa thuận ban đầu của các bên thì tài sản đặt cọc sẽ thuộc về bên nhận đặt cọc, và nếu như bên nhận đặt cọc từ chối việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng theo như thỏa thuận ban đầu của các bên thì tài sản đặt cọc sẽ cần phải trả lại cho bên đặt cọc và một khoản tiền tương đương với giá trị tài sản được đem ra đặt cọc, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Theo như phân tích ở trên thì có thể thấy, tiền đặt cọc là khoản tiền dùng để đảm bảo cho việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng trong một khoảng thời gian nhất định giữa bên đặt cọc và bên nhận đặt cọc. Vì thế trong một giao dịch dân sự thì để các bên tuân thủ đúng nghĩa vụ của mình, khoản tiền đặt cọc đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nhìn nhận được tầm quan trọng đó cho nên pháp luật cũng đặt ra các quy định về hoạch toán trả lại tiền đặt cọc cho khách hàng trong nhiều trường hợp khác nhau, vấn đề này sẽ được phân tích cụ thể trong phần dưới đây.

1.2. Hướng dẫn hạch toán trả lại tiền đặt cọc cho khách hàng: 

Dựa vào tầm quan trọng của tiền đặt cọc theo như phân tích ở trên, pháp luật hiện nay đã có quy định về vấn đề hạch toán trả lại tiền đặt cọc cho khách hàng. Hạch toán tiền đặt cọc hiện nay đang được thực hiện theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Chế độ kế toán Doanh nghiệp (sau được sửa đổi bởi Thông tư số 53/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp), cụ thể như sau:

Thứ nhất, bên đặt cọc: 

Trường hợp	Phương thức hạch toán
Khi đặt tiền đặt cọc	Nợ tài khoản 244 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200) Nợ tài khoản 1386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133) Có tài khoản 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng)
Khi nhận lại tiền đặt cọc	Nợ TK 111, 112 Có tài khoản 244 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200) Có tài khoản 1386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133)
Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán	Nợ tài khoản 331 – Phải trả cho người bán Có tài khoản 244 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200) Có tài khoản 1386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133)

Thứ hai, bên nhận đặt cọc: 

Trường hợp	Phương thức hạch toán
Khi nhận tiền đặt cọc	Nợ tài khoản 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng) Có tài khoản 344 (Nếu theo Thông tư 200) Có tài khoản 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Khi trả lại tiền đặt cọc	Nợ tài khoản 344 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200) Nợ tài khoản 3386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133) Có tài khoản 111 (tiền mặt), 112 (tiền gửi ngân hàng)
Trường hợp doanh nghiệp đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc	Nợ tài khoản 344 (Nếu áp dụng theo Thông tư 200) Nợ tài khoản 3386 (Nếu áp dụng theo Thông tư 133) Có tài khoản 711 – Thu nhập khác

2. Nhận tiền đặt cọc của khách hàng có phải lập hóa đơn hay không?

Pháp luật hiện nay đã có những quy định cụ thể về thời điểm xuất hóa đơn cho khách hàng. Thời điểm xuất hóa đơn bán hàng hóa theo quy định của pháp luật hiện nay được quy định là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc chuyển giao quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Thời điểm này không phân biệt rằng người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền bán hàng trên thực tế. Thời điểm xuất hóa đơn cung ứng dịch vụ cũng sẽ được xác định là thời điểm hoàn thành dịch vụ cung ứng cho khách hàng của mình, khách hàng cũng hài lòng về việc cung ứng dịch vụ đó. Thời điểm này không phân biệt rằng đã thu được tiền hay chưa thu được tiền của khách. Trong trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện hoạt động thu tiền trước hoặc trong quá trình cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ được xác định là ngày thu tiền. Còn riêng đối với trường hợp lập hóa đơn trong hoạt động cung cấp điện nước sinh hoạt hoặc dịch vụ viễn thông hoặc các dịch vụ truyền hình thì sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình. Kỳ quy ước để làm căn cứ tính lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp căn cứ thỏa thuận giữa đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông, truyền hình với người mua.

Theo Điều 8 của Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn Luật thuế giá trị gia tăng và Nghị định 209/2013/NĐ-CP do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành (sau được sửa đổi tại Thông tư số 43/2021/TT-BTC ngày 11/6/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 10 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật Thuế giá trị gia tăng), có ghi nhận cụ thể về thời điểm phải lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc đã nhận của khách hàng. Theo đó:

– Trường hợp doanh nghiệp thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì doanh nghiệp phải lập hóa đơn theo quy định, ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền;

– Trường hợp doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng, tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng. Thì doanh nghiệp đó chưa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng;

– Trường hợp doanh nghiệp đã lập hoá đơn cho khoản tiền tạm ứng thì việc xử lý hoá đơn đã lập được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 43/2021/TT-BTC ngày 11/6/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 10 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật Thuế giá trị gia tăng.

Ngoài ra, Bộ tài chính cũng nêu ra hướng dẫn, trong trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn giá trị gia tăng đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.

Như vậy, trường hợp các chủ thể nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng của khách hàng thì không phải lập hóa đơn.

3. Một số ý nghĩa và vai trò của khoản tiền đặt cọc: 

Có thể nói, hoạt động đặt cọc nhằm thực hiện nhiều chức năng khác nhau. Trong đó có hai chức năng chính đó là nhằm mục đích đảm bảo cho việc giao kết hợp đồng theo như thỏa thuận của các bên, và cũng có thể nhằm đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng, hoặc cũng có thể nhằm cả hai mục đích nêu trên. Đây được xem là điểm khác biệt giữa biện pháp đặt cọc và các biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật. Thông thường thì các biện pháp đảm bảo khác chủ yếu đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng nhưng còn biện pháp đặt cọc thì có thể được giao kết trước hợp đồng chính thức và đảm bảo cho việc giao kết hợp đồng, tránh sự bội tín trong quá trình giao kết hợp đồng;

Bên cạnh đó, đặt cọc được coi là hợp đồng thực tế, chỉ phát sinh hiệu lực khi các bên đã chuyển ra cho nhau tài sản đặt cọc trên thực tế, tài sản đặt cọc có thể bao gồm nhiều loại như đã phân tích ở trên, tài sản đặt cọc mang tính thanh toán cao. Nếu như tài sản cầm cố và tài sản thế chấp có thể là bất kỳ tài sản nào đáp ứng được yêu cầu theo quy định của pháp luật, thì tài sản đặt cọc chỉ được giới hạn trong phạm vi hẹp. Vì thế những tài sản như quyền tài sản hoặc bất động sản sẽ không thể trở thành đối tượng của hợp đồng đặt cọc. Vấn đề này xét đảm bảo tối đa rủi ro cho các chủ thể vì đặt cọc có thể cầm trực tiếp tài sản đặt cọc mà không cần phải thông qua các loại giấy tờ.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Bộ luật Dân sự năm 2015;

– Thông tư số 37/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính;

– Thông tư số 43/2021/TT-BTC ngày 11/6/2021 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung khoản 11 Điều 10 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 31/12/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng và Nghị định số 209/2013/NĐ-CP ngày 18/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều Luật Thuế giá trị gia tăng;

– Thông tư số 53/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp.