Hướng dẫn lập bảng kê chứng từ thanh toán theo thông tư 107

1. Thế nào là bảng kê chứng từ thanh toán?

Hiện nay, trong các văn bản pháp luật hiện hành không có quy định cụ thể nào quy định “Thế nào là bảng kê chứng từ thanh toán”. Tuy nhiên, chúng ta có thể dựa vào các mẫu bảng kê được ban hành trong các thông tư của Bộ Tài chính để hiểu Bảng kê chứng từ thanh toán là một văn bản kê khai tất cả các chứng từ thuộc nghiệp vụ kế toán đã được phê duyệt và để kiểm tra xem có phù hợp với các nội dung chi tiêu trong doanh nghiệp/ đơn vị/ cơ quan hay chưa. Việc lập bảng kê chứng từ thanh toán giúp cho doanh nghiệp/ đơn vị/ cơ quan có thể bảo đảm tính minh bạc trong tài chính.

Ngày nay, ở các doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước hay đơn vị sự nghiệp công lập phụ thuộc cơ quan Nhà nước đều phải lập Bảng kê chứng từ thanh toán. Ở mỗi doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị khác nhau thì Bộ Tài chính đều ban hành một Thông tư phù hợp với tính chất hoạt động. Trong khuôn khổ bài viết này, Luật Dương Gia sẽ chỉ đi sâu vào việc lập Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp áp dụng cho cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập phụ thuộc cơ quan Nhà nước.

Để được thanh toán công tác phí cho công chức, viên chức, căn cứ vào khoản 2 Điều 3 Thông tư số 40/2017/TT-BTC thì thời gian công tác thực tế theo văn bản cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác là thời gian để công chức, viên chức thuộc cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập được tính là thời gian hưởng công tác phí. Thời gian hưởng công tác phí tính bao gồm cả ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết trong lịch trình công tác và cả thời gian đi đường.

Cũng theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 40/2017/TT-BTC nêu trên thì để công chức, viên chức đượ cử đi công tác được cơ quan, đơn vị sự nghiệp thanh toán công tác phí thì công chức, viên chức phải tuân thủ các điều kiện cụ thể sau:

– Đi công tác theo đúng nhiệm vụ được cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập cử;

– Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác;

– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Thông tư 

2. Mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán theo Thông tư số 107/1027/TT-BTC:

Dưới đây là Bảng kê thanh toán công tác phí cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc cơ quan Nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc cơ quan Nhà nước được thực hiện theo Mẫu số C17-HD, ban hành kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017:

BẢNG KÊ THANH TOÁN CÔNG TÁC PHÍ

Tổng số tiền (Viết bằng chữ): …………

(Kèm theo ….. chứng từ gốc: Vé, giấy đi đường, hóa đơn, …..)

Ngày ….. tháng ….. năm ………

3. Hướng dẫn lập bảng kê chứng từ thanh toán theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC:

Hiện nay, việc lập Bảng kê chứng từ thanh toán công tác phí cho công chức, viên chức được cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác đã trở nên đơn giản hơn đối với bộ phận kế toán của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập. Bởi vì hiện nay Bộ Tài chính đã quy định mẫu cụ thể mà người lập Bảng kê chứng từ chỉ cần thực hiện theo mẫu. Tuy nhiên, để hỗ trợ người lập bảng kê trong việc điền theo mẫu C17-HD do Bộ Tài chính ban hành, Luật Dương Gia xin đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

– Tại mục A, mục B và mục C tương ứng với STT, Họ và tên và Đơn vị thì người lập Bảng kê sẽ ghi rõ thông tin của cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác: tên và đơn vị người đó dang công tác;

– Tại mục (1)- Tiền vé tàu, vé xe, máy bay,…: Ghi cụ thể giá vé mà cán bộ, công chức, viên chức đã đặt phục vụ cho chuyến đi công tác;

– Tại mục (2)- Tiền thuê phương tiện đi lại:

+ Nếu các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 0,7 trở lên theo quy định tại Điều 3 và Điều 4 Thông tư số 159/2015/TT-BTC thì sẽ có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác;

+ Nếu cán bộ, công chức, viên chức không thuộc trường hợp được phục cấp sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định tại Thông tư số 159/2015/TT-BTC nêu trên thì khi đi công tác nếu cách trụ sở cơ quan, đơn vị từ 10km trở lên đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế khó khăn, địa bàn kinh tế đặc biệt khó khăn theo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ ban hành và từ 15km trở lên đối với các địa phương còn lại mà phải tự túc di chuyển bằng phương tiện cá nhân thì được thanh toán chi phí phương tiện đi lại là 02, lít xăng/km;

+ Nếu cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thanh toán chi phí công tác theo hoá đơn thực tế thì công chức, viên chức sẽ được thanh toán các khoản sau theo giá được ghi trên vé, hoá đơn, chứng từ hợp pháp: chi phí chiều đi và chiều về từ nhà hoặc từ cơ quan đến sân bay, ga tàu; chi phí đi lại ở nơi công tác như chi phí đi từ chỗ nghỉ đến chỗ làm việc, chi phí đi từ sân bày, bén tàu về nơi nghỉ (bao gồm cả lượt đi và lượt về); phí cước hành lý phục vụ cho người đi công tác; phí cước tài liệu, thiết bị, dụng cụ…

– Tại mục (3)- Phụ cấp lưu trú:

+ Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Thông tư số 40/2017/TT-BTC thì phụ cấp lưu trú được xác định là một khoản tiền hỗ trợ thêm cho người đi cong tác. Phụ cấp lưu trú được tính từ ngày bắt đầu đi công tác cho đến khi kết thúc đợt công tác trở về cơ quan, đơn vị. Theo quy định này thì phụ cấp lưu trú thanh toán cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác hoặc có thư mời công tác là 200.000 đồng/ ngày;

+ Đối với trường hợp cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc ở cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập ở đất liền được cử đi công tác hoặc được mời đi công tác, làm nhiệm vụ ở ngoài biển, đảo thì được phụ cấp lưu trú công tác là 250.000 đồng/ người/ ngày thực tế đi biển, đảo.

– Tại mục (4)- Tiền phòng nghỉ:

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 40/2017/TT-BTC thì việc thanh toán tiền phòng nghỉ được thực hiện như sau:

Trường hợp thanh toán theo hình thức khoán:

+ Đối với lãnh đạo cấp Bộ trưởng, Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 trở lên: 1.000.000 đồng/ngày/người không phân biệt nơi đến công tác.

+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác ở quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh : 450.000 đồng/ngày/người.

+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác tại huyện, thị xã thuộc thành phố trực thuộc TW, tại thị xã, thành phố còn lại thuộc tỉnh: 350.000 đồng/ngày/người.

+ Đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động còn lại đi công tác tại các vùng còn lại.300.000 đồng/ngày/người.

Trường hợp thanh toán theo hóa đơn thực tế:

+ Đối với lãnh đạo cấp Bộ trưởng và các chức danh tương đương: 2.500.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng, không phân biệt nơi đến công tác.

+ Đối với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 1.200.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

+ Với các đối tượng còn lại đi công tác tại các quận, thành phố thuộc thành phố trực thuộc TW và thành phố là đô thị loại I thuộc tỉnh: 1.000.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

+ Với Thứ trưởng và các chức danh lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,25 đến 1,3 đi công tác tại các vùng còn lại: 1.100.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn một người/1 phòng.

+ Với các đối tượng còn lại đi công tác tại các vùng còn lại: 700.000 đồng/ngày/phòng theo tiêu chuẩn 2 người/phòng.

– Tại mục (5)- Cộng: Người lập bảng kê thanh toán công tác phí sẽ cộng tổng số tiền tại các mục (1), (2), (3) và (4) để ra kết quả tổng;

– Tại mục (6)- Số tiền đã tạm ứng: ghi rõ số tiền mà cơ quan, đơn vị đã cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tạm ứng trước khi đi công tác;

– Nếu số tiền tạm ứng lớn hơn số tiền tổng phải thanh toán thì sẽ lấy (6) -(5) sẽ ra được số tiền cán bộ, công chức, viên chức, người lao động phải trả lại cho cơ quan, đơn vị tại mục (7). Nếu số tiền tổng lớn hơn số tiền đã tạm ứng thì lấy (5) – (6) sẽ ra được số tiền mà cán bộ, công chức, viên chức, người lao động còn được nhận tại mục (8). Sau khi hoàn thành bảng kê thì sẽ cho người đi công tác kiểm tra và ký tên tại ông tương ứng ở mục D của bảng kê.

– Về chứng từ kèm theo bảng kê thanh toán công tác phí: Được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 40/2017/TT-BTC, bao gồm:

+ Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú);

+ Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác;

+ Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện;

+ Bảng kê độ dài quãng đường đi công tác trình thủ trưởng cơ quan, đơn vị duyệt thanh toán (áp dụng khi thanh toán khoán chi phí đi lại);

+ Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật…

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết:

– Thông tư số 159/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 15/10/2015 Hướng dẫn một số điều của quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04 tháng 8 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;

– Thông tư số 40/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 28/4/2017 Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị;

– Thông tư số 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính ban hành ngày 10/10/2017 Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp.