Việc đăng ký tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam là nghĩa vụ bắt buộc đối với cơ sở lưu trú, chủ nhà cho thuê hoặc cá nhân, tổ chức trực tiếp quản lý chỗ ở của người nước ngoài. Hiện nay, thủ tục này đã được thực hiện trực tuyến (online) thông qua hệ thống điện tử của Cơ quan công an, giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn so với hình thức khai báo trực tiếp. Tuy nhiên, để việc khai báo được tiếp nhận hợp lệ và tránh các rủi ro pháp lý phát sinh, người thực hiện cần nắm rõ trình tự, cách thức và những lưu ý quan trọng khi đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài.
Mục lục bài viết
1. Người nước ngoài có phải khai báo và đăng ký tạm trú không?
Căn cứ quy định Điều 27 Luật Cư trú 2020 quy định về điều kiện đăng ký tạm trú như sau:
- Công dân đến sinh sống tại chỗ ở hợp pháp ngoài phạm vi đơn vị hành chính cấp xã nơi đã đăng ký thường trú để lao động, học tập hoặc vì mục đích khác từ 30 ngày trở lên thì phải thực hiện đăng ký tạm trú;
- Thời hạn tạm trú tối đa là 02 năm và có thể tiếp tục gia hạn nhiều lần;
- Công dân không được đăng ký tạm trú mới tại chỗ ở quy định tại Điều 23 của Luật Cư trú 2020.
Theo Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014 (sửa đổi năm 2023) quy định về khai báo tạm trú như sau:
- Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú với Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú. Cơ sở lưu trú có trách nhiệm yêu cầu người nước ngoài xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam để thực hiện khai báo tạm trú trước khi đồng ý cho người nước ngoài tạm trú.
- Trường hợp đồn, trạm Biên phòng tiếp nhận khai báo tạm trú của người nước ngoài theo quy định của điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì đồn, trạm Biên phòng có trách nhiệm thông báo ngay cho Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi người nước ngoài tạm trú.
- Việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài thực hiện qua môi trường điện tử hoặc phiếu khai báo tạm trú.
- Trường hợp khai báo qua phiếu khai báo tạm trú, người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú có trách nhiệm ghi đầy đủ thông tin vào phiếu khai báo tạm trú và chuyển đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc đồn, trạm Công an nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn 12 giờ, đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa trong thời hạn 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến cơ sở lưu trú.
- Người nước ngoài thay đổi nơi tạm trú hoặc tạm trú ngoài địa chỉ ghi trong thẻ thường trú hoặc khi có sự thay đổi thông tin trong hộ chiếu phải khai báo tạm trú theo quy định tại khoản 1 Điều 33 Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014.
Như vậy: Người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam PHẢI thực hiện thủ tục khai báo và đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động của cơ sở lưu trú (trên môi trường điện tử hoặc phiếu khai báo tạm trú.
2. Hướng dẫn đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài:
- Bước 1: Người thực hiện khai báo tạm trú tiến hành đăng ký tài khoản khai báo tạm trú trên Trang thông tin điện tử về khai báo tạm trú của Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh nơi cơ sở lưu trú đặt trụ sở (sau đây gọi là Trang thông tin điện tử) hoặc thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
- Bước 2: Sau khi được cấp tài khoản, người khai báo đăng nhập vào hệ thống bằng tên đăng nhập và mật khẩu đã được cấp tại Trang thông tin điện tử, Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công an.
- Bước 3: Người khai báo thực hiện nhập đầy đủ, chính xác thông tin khai báo tạm trú đối với người nước ngoài theo các trường dữ liệu yêu cầu trên hệ thống; trường hợp khai báo bằng tệp dữ liệu, thực hiện tải lên tập tin đính kèm theo mẫu quy định được đăng tải trên Trang thông tin điện tử hoặc các Cổng Dịch vụ công nêu trên.
- Bước 4: Sau khi hoàn tất việc nhập dữ liệu, người khai báo kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã kê khai, xác nhận tính chính xác và hoàn thành việc gửi hồ sơ khai báo tạm trú trên hệ thống theo quy định.
Lưu ý: Thủ tục này phải được thực hiện khai báo ngay khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.
3. Không đăng ký tạm trú cho người nước ngoài bị phạt bao nhiêu tiền?
Theo quy định tại Điều 21 Nghị định 282/2025/NĐ-CP quy định:
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Cơ sở lưu trú không thực hiện việc khai báo tạm trú theo quy định của pháp luật từ 01 đến 03 người nước ngoài hoặc tạo tài khoản bằng thông tin sai sự thật để khai báo tạm trú cho người nước ngoài trên môi trường điện tử; người nước ngoài không xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam cho cơ sở lưu trú để thực hiện khai báo tạm trú theo quy định của pháp luật.
- Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng: Cơ sở lưu trú không thực hiện việc khai báo tạm trú theo quy định của pháp luật từ 04 đến 08 người nước ngoài.
- Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Cơ sở lưu trú không thực hiện việc khai báo tạm trú theo quy định của pháp luật từ 09 người nước ngoài trở lên.
Như vậy: Cơ sở lưu trú không thực hiện việc khai báo tạm trú cho người nước ngoài có thể bị xử phạt từ 3.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy số lượng người nước ngoài bị vi phạm.
4. Lưu ý khi đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài:
Việc đăng ký tạm trú online cho người nước ngoài không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với cá nhân, tổ chức quản lý, cho người nước ngoài cư trú tại Việt Nam. Trên thực tế, rất nhiều trường hợp người nước ngoài bị từ chối gia hạn thị thực, không được cấp thẻ tạm trú hoặc bị xử phạt vi phạm hành chính xuất phát từ những sai sót tưởng chừng rất nhỏ trong quá trình khai báo tạm trú online. Do đó, khi thực hiện thủ tục này, cần đặc biệt lưu ý các vấn đề sau:
4.1. Xác định đúng chủ thể có trách nhiệm đăng ký tạm trú:
Cần xác định đúng chủ thể có trách nhiệm đăng ký tạm trú. Theo quy định của pháp luật về quản lý cư trú đối với người nước ngoài, nghĩa vụ khai báo tạm trú không thuộc về bản thân người nước ngoài mà thuộc về người trực tiếp quản lý, cho ở hoặc kinh doanh dịch vụ lưu trú. Trong đó bao gồm:
- Chủ khách sạn, nhà nghỉ, homestay, căn hộ dịch vụ;
- Chủ nhà cho người nước ngoài thuê nhà;
- Cá nhân, hộ gia đình cho người nước ngoài ở nhờ;
- Hoặc doanh nghiệp bố trí chỗ ở cho người lao động, chuyên gia nước ngoài.
Việc để người nước ngoài tự thực hiện khai báo khi không có tài khoản hợp lệ hoặc không được ủy quyền đúng quy định có thể dẫn đến việc khai báo không hợp lệ và phát sinh trách nhiệm pháp lý cho chủ cơ sở lưu trú.
4.2. Llưu ý về thời hạn đăng ký tạm trú:
Cần đặc biệt lưu ý về thời hạn đăng ký tạm trú. Việc khai báo online không làm thay đổi thời hạn khai báo so với hình thức trực tiếp. Theo đó, việc đăng ký tạm trú cho người nước ngoài phải được thực hiện trong vòng 12 giờ kể từ thời điểm người nước ngoài đến lưu trú; đối với khu vực vùng sâu, vùng xa thì thời hạn tối đa là 24 giờ. Trên thực tế, nhiều trường hợp chủ nhà hoặc cơ sở lưu trú chủ quan, cho rằng khai báo online có thể thực hiện muộn hơn hoặc thực hiện khi có kiểm tra, dẫn đến việc bị xử phạt do khai báo chậm, mặc dù thông tin khai báo đầy đủ và chính xác.
Một lưu ý đặc biệt quan trọng là toàn bộ thông tin khai báo tạm trú phải trùng khớp tuyệt đối với hộ chiếu và thị thực của người nước ngoài. Các nội dung như: Họ và tên, quốc tịch, số hộ chiếu, loại hộ chiếu, ký hiệu và thời hạn visa, ngày nhập cảnh, cửa khẩu nhập cảnh… phải được nhập đúng theo thông tin thể hiện trên hộ chiếu và dấu nhập cảnh. Chỉ cần sai lệch một ký tự trong số hộ chiếu, nhầm lẫn ngày nhập cảnh hoặc ghi không đúng ký hiệu visa, hệ thống có thể không chấp nhận hồ sơ hoặc thông tin cư trú của người nước ngoài không được ghi nhận chính xác trên hệ thống quản lý xuất nhập cảnh.
4.3. Kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của giấy tờ cư trú:
Trước khi thực hiện đăng ký tạm trú online, cá nhân cần kiểm tra kỹ tình trạng pháp lý của giấy tờ cư trú. Hộ chiếu của người nước ngoài phải còn thời hạn sử dụng theo quy định, visa hoặc giấy tờ cư trú phải còn hiệu lực tại thời điểm lưu trú. Trường hợp người nước ngoài đã hết hạn visa, quá hạn tạm trú hoặc nhập cảnh sai mục đích, việc đăng ký tạm trú online không làm phát sinh giá trị hợp pháp hóa tình trạng cư trú. Ngược lại, nếu vẫn thực hiện khai báo trong những trường hợp này, chủ cơ sở lưu trú có thể đối mặt với rủi ro pháp lý khi cơ quan chức năng kiểm tra.
Trong quá trình khai báo, cần hết sức thận trọng khi lựa chọn hình thức khai báo bằng file đính kèm. File khai báo phải được lập đúng theo mẫu do hệ thống cung cấp, điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc và đảm bảo đúng định dạng, dung lượng theo yêu cầu kỹ thuật. Nội dung trong file đính kèm phải hoàn toàn thống nhất với thông tin được nhập trực tiếp trên hệ thống. Việc sử dụng sai mẫu, bỏ sót thông tin hoặc tải file không hợp lệ có thể khiến hồ sơ không được tiếp nhận hoặc bị trả lại mà người khai báo không kịp thời phát hiện.
Sau khi hoàn tất việc khai báo, người thực hiện cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin đã gửi và lưu giữ kết quả xác nhận khai báo trên hệ thống. Việc lưu lại mã hồ sơ, thông báo xác nhận hoặc hình ảnh chụp màn hình là căn cứ quan trọng để chứng minh đã thực hiện đúng nghĩa vụ khai báo tạm trú trong trường hợp Cơ quan công an kiểm tra cư trú hoặc phát sinh tranh chấp liên quan đến trách nhiệm quản lý người nước ngoài.
Ngoài ra, cần quản lý chặt chẽ tài khoản khai báo tạm trú online. Tài khoản này chỉ nên được giao cho người có trách nhiệm trực tiếp thực hiện công việc khai báo, tránh việc chia sẻ tràn lan hoặc giao cho người không nắm rõ quy định pháp luật. Việc sử dụng tài khoản không kiểm soát có thể dẫn đến khai báo sai, thiếu thông tin hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý cho chủ thể đứng tên tài khoản khi có vi phạm.
THAM KHẢO THÊM:

Tư vấn pháp luật qua Zalo


