Mẫu bảng dự trù kinh phí file Excel và hướng dẫn cách lập

1. Dự trù kinh phí là gì?

Dự trù kinh phí được hiểu là việc ước tính về chi phí của từng công việc chuẩn bị thực hiện để lo liệu dự trù, xin kinh phí, khi phát hiện các công việc chưa được ghi chép ở trong kế hoạch thì vẫn có thể triển khai được công việc dựa vào tính logic trong việc chi tiêu.

2. Bảng dự trù kinh phí là gì?

– Bảng dự trù kinh phí là bảng được lập ra để thống kê các đầu hạng mục công việc hay thông kê hàng hoá, các sản phẩm (đơn giá, số lượng, ….) một cách rõ ràng và hiệu quả. Thông qua bảng dự trù kinh phí thể hiện đầy đủ các thông tin cũng như kinh phí cần phải dự trù.

– Khi tạo bảng dự trù kinh phí cần phải có họ và tên, chữ ký của người lập bảng dự trù kinh phí, chỉ có giá trị khi được lãnh đạo cấp trên phê duyệt, đồng ý. Lập bảng dự trù kinh phí giúp cho những người có liên quan có thể hình dung ra được các khoản kinh phí mà họ cần chi trả cho một kế hoạch hay sự kiện, công việc nào đó.

– Việc tính toán kinh phí trong một kế hoạch, sự kiện, công việc nào đó có thể không chính xác được 100% tuy nhiên điều đó lại mang được ước lượng có tính tương đối giúp cho cá nhân, tổ chức có liên quan dự trù được kinh phí mà họ cần phải chi trả. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng của từng cá nhân, tổ chức có nội dung đa dạng mà có thể tự điều chỉnh mẫu bảng dự trù kinh phí sao cho phù hợp với mục đích mà họ cần sử dụng.

– Trong bảng dự trù kinh phí sẽ liệt kê đầy đủ, cụ thể những thứ cần phải chuẩn bị, số lượng, giá cả cần dự trù một cách chi tiết, người chuẩn bị kế hoạch, công việc, sự kiện chỉ cần mua đầy đủ số lượng cần thiết đã được thể hiện trong bảng dự trù kinh phí.

3. Một số lưu ý khi lập bảng dự trù kinh phí:

– Người lập bảng dự trù kinh phí phải là người nắm bắt, nghiên cứu rõ về kế hoạch, sự kiện, công việc cần tổ chức, nắm bắt được vai trò quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí.

– Cần phải nắm rõ được các thông tin cơ bản như mục đích, ý nghĩa của việc lập bảng dự trù kinh phí. Khi người lập bảng dự trù kinh phí nắm bắt được các thông tin nêu trên thì họ sẽ biết được công việc, kế hoạch, sự kiện cần phải triển khai những điều gì, cách thức thực hiện, các hạng mục cần có, ngân sách cho từng hạng mục đó,…

4. Hướng dẫn lập bảng dự trù kinh phí:

– Nghiên cứu và nắm bắt rõ về kế hoạch tổ chức sự kiện.

+ Cho dù là sự kiện lớn hay nhỏ, người tổ chức sự kiện cần phải nhận thức rõ được vai trò quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí nhưng trước khi xây dựng bảng dự trù kinh phí cần nghiên cứu và nắm chắc về nội dung sự kiện, những điều gì cần phải chuẩn bị.

+ Khi người lập bảng dự trù kinh phí xác định được những yếu tố cơ bản trước khi lập bảng dự trù kinh phí sẽ giúp cho người lập bảng có sự chủ động hơn biết được sẽ cần triển khai những gì, thực hiện như thế nào, những hạng mục nào cần thực hiện cụ thể, từng hạng mục cần tới kinh phí và ngân sách là bao nhiêu. Điều đoa sẽ giúp cho quá trình tổ chức sự kiện trở nên suôn sẻ, trơn tru và thành công hơn.

+ Khi bắt đầu tập tổ chức một sự kiện nào đó, có nhiều người không hiểu được tầm quan trọng của việc lập bảng dự trù kinh phí hoặc là họ sẽ bỏ qua một số hạng mục làm ảnh hưởng đến cả quá trình diễn ra sự kiện thậm chí còn có thể gây ra những tổn thất không đáng có.

– Tổng hợp lại và liệt kê tất cả những hạng mục.

+ Người lập bảng dự trù kinh phí cần phải sắp xếp các sự kiện, đưa ra những hạng mục cụ thể cần thiết, kèm theo đó là các loại thiết bị, phụ kiện, ấn phẩm, quà tặng, dịch vụ hàng hóa, … có liên quan, tất cả đều phải được xác định số lượng và kinh phí dự trù rõ ràng, cụ thể.

+ Tùy vào quy mô, mục đích của từng sự kiện, việc dự trù kinh phí là sẽ khác nhau nhưng thông thường về cơ bản thì bảng dự trù kinh phí cho một sự kiện nào đó sẽ gồm có: không gian để tổ chức sự kiện, sân khấu, design (bong bóng, hoa trang trí, banner,…), các thiết bị âm thanh, ánh sáng, các tiết mục biểu diễn, ban nhân sự hậu cần, bàn ghế ngồi, thư mời, ấn phẩm, quay phim, chụp ảnh, dẫn chương trình, hoạt náo viên, biển quảng cáo, thư mời, trang phục biểu diễn, phục vụ, ban lễ tân, chỗ để xe, đạo diễn chương trình, các phần quà tặng đi kèm, các dịch vụ về điện nước, Internet, quảng cáo sự kiện, truyền thông báo chí, các chi phí phát sinh, …..

– Lên danh sách cho kinh phí dự trù cho các rủi ro phát sinh.

+ Một sự kiện có càng nhiều hạng mục cần phải thực hiện thì việc phát sinh các rủi ro xảy ra càng cao. Chính vì thế người lập bảng dự trù kinh phí cần phải dự trù cho cả kinh phí cho hạng mục này. Cố gắng tính toán có logic và dự liệu xem trong quá trình tổ chức sự kiện đó có thể sẽ phát sinh ra những rủi ro nào để dự trù được khoản kinh phí sao cho phù hợp.

+ Chẳng hạn như khi tổ chức một sự kiện nào đó ở ngoài trời, người lập bảng dự trù kinh phí có thể dự đoán các yếu tố ảnh hưởng của thời tiết (nắng, mưa, bão,…) để dự phòng khi rủi ro xảy ra như tăng thêm số lượng về bàn, ghế, phông, bạt,… Hoặc thông thường khi mùa tổ chức sự kiện tới thì giá thuê một số các loại trang thiết bị sẽ tăng cao, người lập bảng dự trù kinh phí cần cân nhắc thật kỹ để thiết lập ra khoản kinh phí dự trù để tránh sự chênh lệch.

– Tính tổng tất cả các loại kinh phí sau khi đã dự trù.

+ Sau khi bảng dự trù kinh phí đã hoàn thành xong và trước khi trình bảng dự trù kinh phí lên cấp trên xem xét thì người lập bảng dự trù kinh phí cần tính toán xem tổng tất cả các chi phí dự trù cho sự kiện là bao nhiêu trong đó bao gồm cả khoản chi phí sẽ chi trả cho những rủi ro phát sinh.

+ Người lập bảng dự trù kinh phí đòi hỏi phải có sự tỉ mỉ, cẩn trọng, cầu toàn, có tư duy một cách khoa học, lối quan sát tốt, có thể dự đoán được các khía cảnh có thể xảy ra trong quá trình sự kiện diễn ra cho dù là khía cạnh nhỏ nhất.

+ Có thể thấy, nếu như bảng dự trù kinh phí không được tính toán một cách logic và hiệu quả, thì chi phí dự trù cho sự kiện sẽ thấp hơn chi phí mà thực tế sẽ phải chi trả, người lập bảng dự trù kinh phí có thể sẽ phải tự bỏ tiền túi của mình ra để bù vào khoản chi phí bị hao hụt.

5. Mẫu bảng dự trù kinh phí file Excel:

5.1. Mẫu dự trù kinh phí tổ chức sự kiện:

BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Kính gửi:….

Tên tôi là:…..Phòng, khoa:……

Nội dung:…..

5.2. Mẫu dự trù kinh phí mua sắm tại trường học:

DỰ TRÙ KINH PHÍ
(V/v……..)

Kính gửi………..

Căn cứ đề nghị … đã được Lãnh đạo trường duyệt chủ trương cho thực hiện;

Căn cứ vào thư chào hàng của …….;

Căn cứ vào báo giá của 03 đơn vị (Kèm theo báo giá) cụ thể như sau:

1. Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

2. Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

3. Công ty …, Mã số thuế……… Địa chỉ…….,

Thông việc so sánh về chất lượng của các thiết bị và giá cả của 03 Nhà cung cấp, đối chiếu với yêu cầu mua sắm của Nhà trường. Phòng …… đề nghị Lãnh đạo Trường cho phép chọn Công ty … là nhà cung cấp, dự trù kinh phí cụ thể như sau:

Chi phí trên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng (VAT), công lắp đặt và chi phí vận chuyển đến ……..

Chế độ bảo hành: Theo tiêu chuẩn của Nhà sản xuất.

Kính mong đề nghị Hiệu Trưởng và Phòng Kế hoạch Tài chính xem xét, cho ý kiến để Phòng triển khai các bước tiếp theo.