Khai trình lao động là một trong những thủ tục bắt buộc đối với doanh nghiệp. Thế nhưng thực tế hiện nay nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đến thủ tục này, có thể do chưa biết đến thủ tục khai trình lao động hoặc chưa bao giờ thực hiện khai trình. Vậy khai trình lao động là gì? Quy định khai trình sử dụng lao động?
Mục lục bài viết
- 1 1. Khai trình lao động là gì?
- 2 2. Quy định khai trình sử dụng lao động:
- 2.1 2.1. Đối với doanh nghiệp đăng ký sau 15/10/2020 thì không cần phải khai trình lao động lần đầu:
- 2.2 2.2. Thay đổi thời gian báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ:
- 2.3 2.3. Mẫu khai trình lao động định kỳ Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
- 2.4 2.4. Mức phạt khi không khai trình lao động hoặc khai trình sai quy định:
- 3 3. Thủ tục khai trình lao động:
1. Khai trình lao động là gì?
Khai trình việc sử dụng lao động là một nghiệp vụ mà người sử dụng lao động phải thực hiện định kỳ 02 lần một năm. Theo quy định người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo mẫu Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp được quy định tại các Phụ lục I-1, I-2, I-3, I-4 và I-5 ban hành kèm theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP ngày 15 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện báo cáo để gửi đến Sở Lao Động – Thương binh và Xã hội vì thông thường sẽ không có văn bản hay thông báo nào để nhắc nhở doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn chót nộp hồ sơ. Vậy nên, để tránh phát sinh truy thu thì doanh nghiệp cần phải tự thực hiện khi đến hạn.
Thực tế, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã và đang bỏ qua bước khai trình lao động định kỳ hằng năm nhưng vẫn không nhận được công văn thanh tra hay quyết định truy thu, tuy nhiên hoạt động của doanh nghiệp vẫn thường xuyên bị kiểm tra, nếu bị thanh tra và khi thanh tra, cán bộ sẽ kiểm tra chi tiết phần trình lao động của đơn vị sử dụng lao động.
2. Quy định khai trình sử dụng lao động:
2.1. Đối với doanh nghiệp đăng ký sau 15/10/2020 thì không cần phải khai trình lao động lần đầu:
Theo quy định tại Nghị định 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 15/10/2020 thì mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có thay đổi mà các doanh nghiệp phải sử dụng theo mẫu kèm theo nghị định này. Theo mẫu giấy đăng ký mới này đã bao gồm các nội dung khai trình việc sử dụng lao động giống như dạng hồ sơ phối hợp, liên thông thủ tục, nên doanh nghiệp không cần khai trình lần đầu nữa.
Như vậy, nếu doanh nghiệp đăng ký thành lập theo mẫu biểu của Nghị định 122/2020/NĐ-CP thì doanh nghiệp không cần phải khai trình việc sử dụng lao động nữa mà cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ phối hợp để trao đổi, cập nhật thông tin của doanh nghiệp.
Ngoài ra theo quy định tại Khoản 2 Điều 10 Nghị định 122/2020/NĐ-CP đối với trường hợp doanh nghiệp đã đăng ký thành lập doanh nghiệp, văn phòng đại diện, đăng ký hoạt động chi nhánh theo quy định tại Nghị định về đăng ký doanh nghiệp và Nghị định này thì không phải khai trình việc sử dụng lao động.
2.2. Thay đổi thời gian báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ:
Thời gian khai trình sử dụng lao động theo định kỳ thay đổi như sau:
+ Khai báo định kỳ 06 tháng (thực hiện trước ngày 05/06)
+ Khai báo định kỳ hằng năm (thực hiện trước ngày 05/12)
(Trước đây là phải khai trình trước 25/05 và trước 25/11 hằng năm).
2.3. Mẫu khai trình lao động định kỳ Nghị định 145/2020/NĐ-CP:
Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP vào định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12) và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì phải gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, văn phòng đại diện, chi nhánh. Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi trong trường hợp người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế.
2.4. Mức phạt khi không khai trình lao động hoặc khai trình sai quy định:
Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP thì doanh nghiệp vi phạm khai báo sử dụng lao động khi có một trong những hành vi sau thì bị Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng:
+ Người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định;
+ Người sử dụng lao động không thể hiện, nhập đầy đủ thông tin về người lao động vào sổ quản lý lao động kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc;
+ Khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu thì người sử dụng lao động không xuất trình sổ quản lý lao động.
Đối với trường hợp người sử dụng lao động có hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định; hoặc không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật thì bị Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Đồng thời, sau đó thì người sử dụng lao động phải đảm bảo thực hiện khai trình lại theo đúng quy định.
3. Thủ tục khai trình lao động:
3.1. Thủ tục khai trình lao động trực tiếp:
Thủ tục khai trình lao động được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật. Hồ sơ gồm có Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Báo cáo khai trình tình hình sử dụng lao động (theo mẫu) và người đại diện của doanh nghiệp cần mang kèm theo
Số lượng hồ sơ: 04 bộ
Bước 2: Sau khi chuẩn bị hồ sơ đầy đủ đơn vị nộp tại tại Bộ phận tiếp nhận Phòng Lao Động Thương Binh và Lao Động cấp Quận, Huyện (trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy hàng tuần).
Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của các giấy tờ trong hồ sơ:
Trường hợp 01: Hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì viết phiếu hẹn trả kết quả cho người nộp, trên giấy hẹn cán bộ ghi mã của đơn vị.
Trường hợp 02: Hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho người đại diện của doanh nghiệp hoàn thiện bổ sung hồ sơ.
Bước 3: Đến ngày trên phiếu hẹn đơn vị đến Phòng Lao Động và Thương Binh Xã Hội cấp quận/huyện để nhận kết quả: 02 bản khai trình sử dụng lao động có chữ ký và đóng mộc xác nhận của Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội (trong giờ hành chính từ thứ Hai đến thứ Sáu và thứ Bảy hàng tuần).
3.2. Thủ tục khai trình lao động online:
Hướng dẫn khai trình lao động (Khai báo tình hình sử dụng lao động) định kỳ 06 tháng đầu năm, cuối năm qua cổng Dịch vụ công Quốc gia cụ thể như sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Bước 2: Doanh nghiệp sử dụng sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập tài khoản, trường hợp đơn vị chưa có tài khoản thì đăng ký mới. Nếu doanh nghiệp không đăng ký được các bạn chuyển sang hình thức nộp trực tiếp.
Lưu ý: Để xác thực thông tin chữ ký số, doanh nghiệp hệ thống yêu cầu tải và cài đặt Công cụ ký điện tử.
Bước 3: Sau khi đăng nhập, nhấn vào mục chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến”
Bước 4: Để tìm kiếm thủ tục cần thực hiện nhập từ khóa tìm kiếm theo tên trong thủ tục.
Tên đầy đủ là “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” – Người thực hiện khai trình lao động chỉ cần gõ cụm “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc” hệ thống sẽ hiểu và trả kết quả là có thủ tục cần tìm.
Khi cần kiểm tra thủ tục thì tiếp đến chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”.
Bước 5: Chọn thủ tục, cần phải bấm vào “Nộp trực tuyến” để thực hiện khai báo thông tin.
Bước 6: Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo:
+ Sở LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, văn phòng đại diện, chi nhánh đối với doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp.
+ Phòng LĐTB&XH nơi đặt trụ sở, văn phòng đại diện, chi nhánh đối với các các doanh nghiệp khác.
Bước 7: Sau đó, cần bấm vào nút “Đăng ký” hệ thống sẽ tự ghi nhận thông tin.
Bước 8: Khi màn hình hiện lên bảng “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì thực hiện bấm nút “Thoát”
Lưu ý: Tùy từng nơi mà yêu cầu doanh nghiệp gửi trực tiếp hoặc yêu cầu gửi qua mail, người đại diện doanh nghiệp có thể liên hệ Phòng Lao động hoặc Sở Lao động để hỏi rõ cách thức thực hiện khi làm thủ tục khai trình sử dụng lao động.
Các văn bản pháp luật có liên quan đến bài viết:
– Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động;
– Nghị định 122/2020/NĐ-CP quy định về phối hợp, liên thông thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, khai trình việc sử dụng lao động, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội, đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.sử dụng lao;
– Nghị định 12/2022/NĐ-CP của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
