Ký hợp đồng qua thư điện tử (Email) có được công nhận không?

Email là một hình thức thư điện tử được mọi người sử dụng rộng rãi trong xã hội hiện nay. Người sử dụng có thể trao đổi các thông tin  hoặc gửi các tài liệu qua email này. Vậy, việc ký kết hợp đồng qua email thì có được pháp luật công nhận hay không?

Cơ sở pháp lý:

– Bộ luật dân sự 2015

– Luật giao dịch điện tử 2005

Dịch vụ Luật sư tư vấn pháp luật qua điện thoại: 1900.6568

1.Hợp đồng là gì?

Căn cứ theo quy định tại điều 385, Bộ luật dân sự 2015 quy định về khái niệm hợp đồng như sau:

“Điều 385. Khái niệm hợp đồng

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.”

Theo quy định trên có thể hiểu hợp đồng là sự ghi nhận về việc các bên thỏa thuận với nhau các điều khoản liên quan đến việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt về quyền và nghĩa vụ của các bên trong giao dịch dân sự.

Hiện nay, theo quy định của pháp luật có một số loại hợp đồng thông dụng như: hợp đồng mua bán tài sản, hợp đồng tặng cho tài sản, hợp đồng vay tài sản, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng vận chuyển, hợp đồng hợp tác, hợp đồng về quyền sử dụng đất, hợp đồng ủy quyền, hợp đồng gửi giữ tài sản…..

2.Thư điện tử email là gì?

Email là từ viết tắt của Electronic Mail, nghĩa là thư điện tử (hay còn gọi là hộp thư điện tử).

Email là một phương tiện trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, laptop. Hiện nay việc sử dụng email trong việc trao đổi các thông tin liên quan đến công việc, học tập… qua email khá phổ biến và gần như không thể thiếu bởi những tiện ích của email như: khi sử dụng email người dùng có thể gửi và nhận bất cứ lúc nào chỉ cần đảm bảo kết nối Internet ổn định, thông tin được truyền tải một cách nhanh chóng chỉ trong vòng vài giây, không mất chi phí, không phải đi lại nhiều,….

Như đã nêu ở trên, Email là phương thức gửi và truyền thông tin qua phương thức điện tử, do đó khi các bên muốn gửi  hợp đồng khi gửi qua email thì hiểu đây chỉ là sự xác lập việc các bên đã gửi thông tin hợp đồng hoặc gửi đề nghị giao kết hợp đồng qua email mà thôi. Vì vậy, để làm rõ các bên đã xác lập thực hiện qua email chưa thì cần phải xem xét nội dung thỏa thuận của các bên khi trao đổi email và khi trao đổi bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp.

3. Ký hợp đồng qua thư điện tử (Email) có được công nhận không?

Việc ký kết hợp đồng bản chất vẫn là một giao dịch dân sự, vì vậy căn cứ theo quy định tại điều 119, Bộ luật dân sự 2015 quy định về hình thức của giao dịch dân sự:

”Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định cụ thể về hình thức của giao dịch dân sự như sau:

“1. Giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể.

Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản.

2.Trường hợp luật quy định giao dịch dân sự phải được thể hiện bằng văn bản có công chứng, chứng thực, đăng ký thì phải tuân theo quy định đó.”

Như vậy, theo quy định trên có thể hiểu giao dịch dân sự có thể thể hiện bằng lời nói, văn bản hoặc hành vi cụ thể tức là không cấm việc xác lập hợp đồng thông qua các phương thức điện tử trong đó có email. Do đó, trừ một số trường hợp mà pháp luật quy định bắt buộc phải lập hợp đồng thành văn bản như hợp đồng hợp tác kinh doanh,…thì việc xác lập hợp đồng qua email là hợp pháp.

Tuy nhiên, khi ký kết hợp đồng qua email phải đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự, cụ thể là các điều kiện theo quy định tại điều 117, Bộ luật dân sự 2015:

“1.Giao dịch dân sự có hiệu lực khi có đủ các điều kiện sau đây:

“a) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;

b) Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;

c) Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

2.Hình thức của giao dịch dân sự là điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự trong trường hợp luật có quy định.”

Theo quy định này thì khi ký hợp đồng qua mail phải đáp ứng được những điều kiện trên thì giao dịch dân sự mới có hiệu lực; có giá trị pháp lý và làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của các bên. Nếu không đáp ứng đủ điều kiện trên thì hợp đồng của các bên vô hiệu; không có giá trị pháp lý.

Ngoài ra, các bên ký kết hợp đồng qua mail phải đảm bảo đáp ứng được các điều kiện liên quan đến chữ ký điện tử theo quy định tại điều 21, luật giao dịch điện tử 2005 như sau:

“ Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định:

1.Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.

2.Chữ ký điện tử được xem là đảm bảo an toàn nếu chữ ký điện tử đó đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật này.

3.Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.”

Theo quy định này, có thể hiểu, ký kết hợp đồng qua mail muốn hợp pháp thì các bên phải đảm bảo về chữ ký của các bên trên hợp đồng là hợp pháp thì hợp đồng giao kết đó mới có giá trị pháp lý. Việc mỗi bên chỉ ký hợp đồng sau đó dùng máy quét (scan) và gửi qua thư điện tử (email) cho bên kia thì không thoả mãn các quy định về giao dịch điện tử. Vì vậy bạn cần lưu ý khi ký kết hợp đồng qua email.

Việc ký hợp đồng qua Email phải thể hiện được rõ ràng đang thực hiện việc giao kết hợp đồng mà không phải chỉ gửi cũng như nhận thông tin về loại hợp đồng dự kiến giao kết.

Tóm lại, khi ký kết hợp đồng qua mail, điều chúng ta cần quan tâm nhất là điều kiện để hợp đồng giao kết qua email có hiệu lực. Các bên khi ký kết hợp đồng qua mail cần lưu ý một số vấn đề như:

Một là,các bên khi thỏa thuận ký kết hợp đồng qua email phải đảm bảo sự thừa nhận của  bên kia về các nội dung, điều khoản hợp đồng trong đó cần lưu ý đến  thông tin dự thảo hợp đồng. Trên thực tế có rất nhiều trường hợp khi có tranh chấp hợp đồng nhưng một trong bên không thừa nhận nội dung đã gửi qua email với nhiều lý do, trong đó thường gặp là lý do địa chỉ email giao nhận không có giấy tờ định danh cho cá nhân, tổ chức đó.

Hai là, các bên tham gia ký kết hợp đồng phải đảm bảo được tính toàn vẹn của thông tin hợp đồng. Ví dụ: Không nên gửi nhiều hợp đồng qua email hoặc dùng nhiều email trao đổi về một hợp đồng bởi điều này sẽ gây khó khăn trong việc xác minh thông tin đã được xác lập, thông tin nào chưa được xác lập. Vì vậy, các bên nên có sự thống nhất với nhau từ trước khi bắt tay vào ký kết hợp đồng để tránh những tranh chấp không đáng có.

Ba là, Khi ký kết hợp đồng qua email đảm bảo các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định của Bộ luật dân sự, luật giao dịch điện tử và các luật chuyên ngành liên quan đến nội dung của hợp đồng.

4. Hướng giải quyết khi ký kết hợp đồng qua email nhưng một bên không thừa nhận hợp đồng qua Email:

Căn cứ theo quy định tại điều 38 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 :

“Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.”

Theo quy định này, có thể hiểu việc xác nhận, thông báo qua email vẫn có giá trị pháp lý hay nói cách khác hợp đồng được ký thông qua Email không thể bị phủ nhận chỉ vì nó được thể hiện dưới dạng thông điệp điện tử mà không phải dưới dạng văn bản hoặc lời nói hoặc hành vi cụ thể. Vì vậy, khi  hợp đồng đáp ứng đầy đủ các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định của pháp luật thì nó hoàn toàn hợp pháp, các bên đã được xem giao kết hợp đồng.

Tuy nhiên, trên thực tế việc ký hợp đồng thông qua Email thường được thực hiện gián tiếp nên khi một bên  thấy có những điều khoản bất lợi trong nội dung đã thỏa thuận thì các bên lại tìm lý do để không chấp nhận việc ký hợp đồng qua Email. Hợp đồng này đã đáp ứng điều kiện về hình thức cũng như nội dung đã được thể hiện theo đúng thoả thuận nên việc không thừa nhận này là điều không thể được chấp nhận. Lúc này, bên còn lại nếu muốn được bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cũng như việc muốn chứng minh hợp đồng này có giá trị pháp lý, những điều khoản có giá trị ràng buộc quyền và nghĩa vụ của các bên, tiếp tục thực hiện hợp đồng hoặc yêu cầu bồi thường hợp đồng nếu bên kia vi phạm thì có thể làm đơn khởi kiện yêu cầu Toà án công nhận hợp đồng ký kết thông qua Email là hợp đồng hợp pháp hoặc tuyên hợp đồng đó vô hiệu nếu các bên cung cấp được đầy đủ bằng chứng chứng minh cho yêu cầu của mình.

Như vậy, có thể thấy, hợp đồng được ký qua Email vẫn hợp pháp và có hiệu lực nếu theo thoả thuận của hai bên, việc ký hợp đồng qua Email là cách thức để giao kết hợp đồng và hợp đồng đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của pháp luật.