Mẫu phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch mới nhất

1. Phiếu yêu cầu công chứng được hiểu như thế nào?

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng là căn cứ để dựa vào đó, các công chứng viên biết được các thông tin, giấy tờ pháp lý cần công chứng, mục đích,… của khách hàng. Trong dịch vụ thực hiện, phải nắm bắt cũng như triển khai hoạt động liên quan để phục vụ nhu cầu của khách hàng. Để có thể thực hiện việc công chứng theo đúng quy định của pháp luật về hoạt động công chứng.

Các hoạt động liên quan trong công chứng phải được tiến hành đúng trình tự, thủ tục và thẩm quyền. Do đó, mẫu phiếu yêu cầu cũng đảm bảo nhu cầu phát sinh từ đối tượng tham gia vào hợp đồng, giao dịch.

Như vậy, khi tiến hành công chứng thì trong hồ sơ công chứng cần phải có phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng theo quy định của pháp luật. Các giấy tờ cung cấp phải đảm bảo về số lượng và chất lượng. Phiếu yêu cầu cũng phải được triển khai đảm bảo về nội dung, hình thức nhất định.

Các quy định liên quan đến mẫu phiếu yêu cầu công chứng:

Pháp luật quy định sẽ có một số trường hợp bắt buộc phải công chứng thì mới có giá trị pháp lý. Ví dụ Hợp đồng mua bán nhà ở, tặng cho bất động sản, di chúc của người không biết chữ,… Hợp đồng được công chứng là giấy tờ đủ điều kiện chứng minh giá trị pháp lý cho các giao dịch đó. Cho nên cần có mẫu phiếu công chứng làm cơ sở để nhu cầu công chứng được triển khai.

Hiện tại chưa có quy định cụ thể về mẫu phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng. Các cơ quan có thẩm quyền chỉ xác định hình thức, nội dung cơ bản cần triển khai trong mẫu phiếu. Tuy nhiên khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu công chứng có thể tự chuẩn bị sẵn mẫu nhưng vẫn phải có đầy đủ các thông tin cần có như đã nêu ở trên hoặc là có thể đến trực tiếp văn phòng công chứng, phòng công chứng nơi mình thực hiện thủ tục để xin mẫu này. Giúp các bên thống nhất được dịch vụ, công việc thực hiện liên quan.

2. Các thuật ngữ tiếng Anh:

Phiếu yêu cầu công chứng tiếng Anh là Notarization request form.

Hợp đồng, giao dịch tiếng Anh là Contracts, transactions.

3. Mẫu phiếu mới nhất:

Nội dung cơ bản của Mẫu phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
————-

PHIẾU YÊU CẦU CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Kính gửi: Phòng Công chứng số ………….. thành phố …..

Họ và tên: ……………..

Ngày, tháng, năm sinh: …………….

Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu số: ………….do …………

cấp ngày ……. tháng …………. năm …………

Địa chỉ thường trú/tạm trú: ………..

Số điện thoại: ………….. Số Fax: ………….

Hoặc

Tên tổ chức: …………..

Địa chỉ đặt trụ sở: ………….

Họ tên người đại diện: …………..

Chứng minh nhân dân/ Hộ chiếu số: ………. do ………

cấp ngày ………. tháng ………… năm …………..

Số điện thoại: …………. Số Fax: ………….

Nội dung yêu cầu công chứng: …………

Các giấy tờ nộp kèm theo Phiếu này gồm có:

1. …………

2. ……………

3. ……………

Thời gian nhận phiếu ……… giờ, ngày……./……./………

4. Hướng dẫn viết phiếu:

Hiện nay không có quy định về mẫu phiếu yêu cầu công chứng chung. Do đó các cá nhân hay tổ chức có nhu cầu công chứng hợp đồng cần tự soạn mẫu yêu cầu. Tuy nhiên, yêu cầu này cần thể hiện được mục đích, nhu cầu và gắn với các quy định pháp luật liên quan. Từ đó đảm bảo cho quyền lợi, tiến cận nhu cầu của các chủ thể.

Trong Luật Công chứng 2014 chỉ có quy định về những thông tin cần có trong phiếu gồm có thông tin như sau:

+ Thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng. Các thông tin cũng như cách thức, phương thức liên hệ cơ bản. Qua đó xác định được thông tin gắn với quản lý cá nhân, tổ chức trong trách nhiệm quản lý của nhà nước.

+ Nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo. Thể hiện các mục đích, nhu cầu cũng như triển khai các nhu cầu đó trong thực tế.

+ Thông tin về tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ. Tức là các thông tin xác định liên quan đến bên cung cấp dịch vụ công chứng trong hoạt động quản lý nhà nước. Đây là các cơ quan có thẩm quyền, có nhiệm vụ xác minh, tiến hành công chứng hợp đòng, giao dịch.

Đối với những trường hợp pháp luật không bắt buộc công chứng hợp đồng:

Công chứng, chứng thực giúp đảm bảo giá trị pháp lý của các hợp đồng này. Do đó mang đến an toàn hơn, đảm bảo quyền lợi xác minh liên quan của chủ thể tham gia, có quyền lợi liên quan trong hợp đồng. Khi hợp đồng không yêu cầu công chứng, các bên nếu có nhu cầu vẫn có thể tiến hành hoạt động này. Qua đó đảm bảo tốt hơn các quyền lợi và nội dung thỏa thuận được xác lập trong hợp đồng.

Các cá nhân tổ chức vẫn có thể tiến hành yêu cầu thực hiện việc công chứng, chứng thực bởi:

– Việc hợp đồng có công chứng sẽ tạo điều kiện cho bên được cấp có thể thực hiện được các giao dịch tại các cơ quan có thẩm quyền,

– Hạn chế được những ảnh hưởng do hợp đồng, giao dịch nhân sự, thương mại với những rủi ro nhất định khi không được công chứng.

Như vậy, phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng cần có đầy đủ các nội dung trên theo đúng quy định của pháp luật.

Các giấy tờ nộp kèm theo Phiếu này:

Trong mục đích công chứng, nội dung giao dịch được xác lập cụ thể thì các giấy tờ kèm theo cũng khác nhau. Thông thường có thể kể đến một số loại giấy tờ như sau:

– Hợp đồng ……….

– Giấy chứng nhận QSH nhà ở & QSD đất ở………..

– Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ………

– Sơ đồ vị trí ……..

– Giấy chứng nhận đăng ký quyền sở hữu tài sản ……

– Giấy CMND/Hộ chiếu …………

– Hộ khẩu/Đăng ký tạm trú ……..

– Đăng ký kết hôn ………….

– Giấy Khai sinh …………

– Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân ……….

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ………..

– Biên bản họp Hôi đồng thành viên/HĐQT ……

– Bản tường trình về quan hệ nhân thân ……

Tính chất, ý nghĩa của hoạt động công chứng:

Mẫu phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch là mẫu phiếu yêu cầu được cá nhân, tổ chức lập ra và gửi tới phòng công chứng để yêu cầu về việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Cùng với hồ sơ, giấy tờ theo quy định, yêu cầu công chứng hợp đồng sẽ được thụ lý giải quyết.

Mẫu phiếu nêu rõ thông tin cá nhân, tổ chức làm đơn, nội dung yêu cầu công chứng. Kèm theo đó là các nội dung bắt buộc triển khai theo quy định. Bạn đọc có thể tham khảo mẫu phiếu yêu cầu công chứng trình bày bên trên.

5. Quy trình công chứng hợp đồng:

Cá nhân, tổ chức công chứng hợp đồng tiến hành theo các bước như sau:

Bước 1:Chuẩn bị, nộp hồ sơ cho văn phòng công chứng:

– Người yêu cầu công chứng cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm các giấy tờ theo quy định trong đó phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng là một lại giấy tờ không thể thiếu và nộp tại phòng công chứng hoặc là văn phòng công chứng nơi thuận tiện nhất; Thể hiện trong nhu cầu, tiến hành triển khai các nhu cầu đó.

– Sau khi nhận hồ sơ thì công chứng viên sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ yêu cầu công chứng nếu hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật thì thụ lý và vào sổ công chứng; Khi đó, các thành phần hồ sơ là căn cứ để đối chiếu, xem xét cũng như thực hiện các hoạt động kiểm tra về tính pháp lý.

Bước 2: Công chứng viên thực hiện nghiệp vụ, tiến hành công chứng hợp đồng:

– Công chứng viên sẽ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ theo đúng các quy định về thủ tục công chứng. Thực hiện giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ được các quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. Giúp họ xác định được các quyền lợi, nghĩa vụ ràng buộc pháp luật của hợp đồng có công chứng.

– Nếu có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng chưa rõ thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu làm rõ nếu không thì có quyền từ chối thực hiện công chứng. Có thể tiến hành giải thích, yêu cầu người có nhu cầu hoàn thiện hoặc điều chỉnh hồ sơ. Phải đảm bảo tính hợp lệ, tuân thủ các quy định pháp luật trong quá trình thực hiện công chứng.

– Khi thực hiện công chứng thì công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng. Phải xác minh chắc chắn về tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ, giấy tờ. Cuối cùng là ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch cần công chứng.

Như vậy để thuận tiện cho quá trình thực hiện thủ tục công chứng thì người có yêu cầu công chứng cần phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định trong đó cần có phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng. Phiếu yêu cầu là giấy tờ không thể thiếu phải được cung cấp kèm hồ sơ.

Căn cứ pháp lý:

– Luật Công chứng năm 2014.

– Thông tư 01/2021/TT-BTP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật công chứng.

– Nghị định 23/2015/NĐ-CP Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.