Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng và hướng dẫn cách lập đúng?

1. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là gì?

Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là mẫu văn bản được người lập biên bản và người thực hiện kiểm tra hiện trạng đối với các đối tựng là tình trạng trạng hư hỏng của trang thiết bị, đất đại, hiện trạng của công trình trước khi hết thời hạn bảo hành,….từ đó có thể biết được hiện trang sử dụng thực tế đối với các đối tượng này có tuân thủ đúng các quy định của pháp luật hiện hành hay không. Sau thì thực hiện xong biên bản kiểm tra thì có thể xác định được hiện trạng và đưa ra các cách giải quyết đới với từng trường hợp cụ thể.

Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng được sử dụng để ghi nhận lại toàn bộ nội dung từ quá trình thực hiện việc kiểm tra hiện trạng của một sự việc nào đó. Các bên liên quan có thể sử dụng các thông tin được ghi lại trong biên bản đó để cơ sở thông tin để giải quyết và xử lý những vấn đề có liên quan theo như quy định cụ thể của pháp luật đối với từng đối tượng cụ thể.

Để đảm bảo cho việc sử dụng đối tượng một cách hiệu quả thì các chủ thể hay cơ quan có thẩm quyền cần phải năm được số lượng cụ thể, chất lượng từ đó đưa ra được phương án để khắc phục những vấn đề còn tồn tại thì  việc lập biên bản kiểm tra hiện trạng là rất cần thiết hiện nay và được sử dụng ngày càng phổ biến trong nhiều lĩnh vực.

Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng theo như quy định của phá luật hiện hành và thường được sử dụng thì có các loại mẫu như sau:

– Biên bản kiểm tra hiện trạng tình trạng trạng hư hỏng của trang thiết bị

– Biên bản thực hiện kiểm tra hiện trạng sử dụng đất

– Biên bản kiểm tra lại hiện trạng của công trình trước khi hết thời hạn bảo hành

Như vậy, có thể thấy được rằng mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng thường được sử dụng chủ yếu trong các lĩnh vực giáo dục, lĩnh vực xây dựng và nhà đất. Có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác minh và thực hiện giải quyết những vấn đề sau đó.

Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng được sử dụng vào mục đích sau đây:

Có thể thấy mục đích lập biên bản kiểm tra hiện trang như sau:

Việc lập biên bản kiểm tra hiện trạng được sử dụng để làm thông tin và cũng là căn cứ cho những trường hợp cần thiết hoặc những vấn đề cần giải quyết về sau

Việc lập biên bản kiểm tra hiện trạng còn giúp người quản lý nắm bắt được số lượng, chất lượng, cũng như biết được những giá trị sử dụng của trang thiết bị, cơ sở vật chất từ đó đưa ra phương hướng sử dụng cũng như bảo dưỡng

Biên bản kiểm tra hiện trạng trang thiết bị hợp lệ thì lập biên bản người lập cần có một số lưu ý sau đây:

Thứ nhất, biên bản phải có quốc hiệu tiêu ngữ thời gian địa điểm lập

Thứ hai, thông tin về hiện trạng sử dụng của các trang thiết bị phải đúng và chính xác và phải có phương hướng đề ra đối với những trang thiết bị cần bảo dưỡng, sửa chữa

Biên bản phải có chữ ký của những người thực hiện kiểm tra và những người liên quan

Hạn chế tẩy xóa các thông tin trong biên bản

2. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng mới nhất:

Việc kiểm tra hiện trạng là việc làm rất quan trọng và cần thiết đối với việc xây dựng hay bảo dưỡng các trang thiết bị theo như quy định. Mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng là mẫu được lập ra trước khi nghiệm thu hoàn thành đưa vào sử dụng và bàn giao nhằm kiểm tra, đánh giá hiện trạng để đảm bảo sự minh bạch, chính xác trong quá trình sử dụng, thi công mà pháp luật quy định.

Mẫu gồm các thông tin: Thành phần tham gia kiểm tra hiện trạng, Đánh giá chất lượng, Kết luận – đánh giá….

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN KIỂM TRA

HIỆN TRẠNG ….

Tên đối tượng: ….

Địa điểm: …

1. Thành phần tham gia kiểm tra:

….

…..

2. Thời gian kiểm tra:

Bắt đầu: Lúc … giờ… phút…. ngày … tháng … năm 20…

Kết thúc: Lúc … giờ…. phút… ngày …. tháng … năm 20…

III. Hiện trạng

…..

…..

Những sai sót, hư hỏng cần sửa chữa, khắc phục: (thống kê các sai sót, hư hỏng và đánh giá mức độ hư hỏng): ….

Thời hạn hoàn thành sửa chữa, khắc phục: ….

Biên bản được các bên thông qua và lập thành …. bản có giá trị pháp lý như như nhau.

…..,ngày….tháng…..năm….

Người thực hiện kiểm tra                                                                                                   Người lập 

3. Hướng dẫn cách lập mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng đúng:

Tùy theo mục đích sử dụng của các đối tượng khác nhau mà biên bản kiểm tra hiện trạng sẽ được lập với các nội dung khác nhau. Tuy nhiên, mẫu biên bản kiểm tra hiện trạng cũng giống như các loại văn bản khác khi soạn thảo biên bản kiểm tra hiện trạng sẽ có:

Phần mở đầu: Trong phần này sẽ gồm có quốc hiệu tiêu ngữ được trình bày ở góc phải phía trên cùng của biên bản; có tên đơn vị thực hiện mẫu biên bản và tên mẫu biên bản, tên mẫu biên bản được trình bày bằng chữ in hoa, đặt ở vị trí chính giữa văn bản ví dụ: BIÊN BẢN KIỂM TRA HIỆN TRẠNG….., ngày tháng năm lập biên bản.

Nội dung: nội dung sẽ chia ra làm các mục như sau

Phần thứ nhất: nội dung chính sẽ chia ra làm các mục:

– Thông tin chi tiết về hiện trạng như tên, địa điểm, thông tin cụ thể của đối tượng ví như như trang thiết bị, nhà đất, hiện trạng công trình,…

– Thông tin cụ thể về đối tượng sau khi thực hiện quá trình kiểm tra và kết quả kiểm tra;

– Đưa ra phương hướng giải quyết, cách khắc phục trên cơ sở những thông tin đã được thục hiện và được trình này trước đó.

Phần thứ hai: Thông tin về nội dung và số bản biên bản mẫu kiểm tra hiện trạng đối tượng.

– Trong phần này sẽ xác định các đối tượng tham gia và bên đại diện giải quyết các vấn đề phát sinh có liên quan.

– Thông tin ghi chú được đánh số thứ tự chú thích được ghi trong mẫu kiểm tra hiện trạng của đối tượng. Các thông tin về hiện trạng cần được ghi đầy đủ, cụ thể, chi tiết và rõ ràng nhất.

Đối với những thông tin đề xuất khắc phục hoặc sửa chữa trong mẫu báo cáo thì sau khi mẫu biên bản được lập và thực hiện sẽ được quyết định bởi cơ quan có thẩm quyền trong việc giải quyết.

Đối với những biên bản kiểm tra hiện trạng của những đối tượng khác nhau thì sẽ được lập theo các nội dung khác nhau. Nhưng khi soạn thảo vẫn cần phải có đầy đủ thông tin về quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, ngày tháng năm lập.

Nội dung biên bản cần có đầy đủ những thông tin về tên đối tượng được kiểm tra, hiện trạng cụ thể của đối tượng được kiểm tra, đưa ra phương hướng để giải quyết, khắc phục vấn đề đó.

Trong biên bản cần ghi cụ thể về kết quả kiểm tra, thời gian thực hiện kiểm tra và ý kiến của cá nhân, tổ chức có thẩm quyền thực hiện việc kiểm tra theo quy định, có chữ ký của những người thực hiện và các đối tượng có liên quan. Biên bản phải chi tiết, rõ ràng, không tẩy xóa.

Phần kết: Các chủ thể lập, có liên quan ký, ghi rõ họ tên, xác nhận.

4. Thủ tục kiểm tra hiện trạng sử dụng đất, nhà ở và công trình đã xây dựng:

Trên cơ sở quy định tại Luật Đât đai năm 2013 và Nghị định 43/2014/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Luật Đất đai trình tự thủ tục này được thực hiện như sau:

Bước 1: Tổ chức, công dân đi thực hiện thủ tục hành chính cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ theo quy định.

Hồ sơ bao gồm:

– Báo cáo kết quả thực hiện dự án

– Quyết định phê duyệt dự án hoặc quyết định đầu tư hoặc giấy phép đầu tư hoặc giấy chứng nhận đầu tư

– Bản vẽ quy hoạch xây dựng chi tiết tỷ lệ 1/500 kèm theo Quyết định phê duyệt

– Giấy phép xây dựng (nếu có);

– Giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền;

– Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính của chủ dự án phát triển nhà ở (trừ trường hợp được miễn hoặc chậm nộp theo quy định của pháp luật) gồm: Thông báo nộp tiền, Giấy nộp tiền;

– Sơ đồ nhà, đất đã xây dựng là bản vẽ mặt bằng hoàn công hoặc bản vẽ thiết kế mặt bằng có kích thước các cạnh của từng căn hộ đã bán phù hợp với hiện trạng xây dựng và hợp đồng đã ký; trường hợp nhà chung cư thì sơ đồ phải thể hiện phạm vi (kích thước, diện tích) phần đất sử dụng chung của các chủ căn hộ, mặt bằng xây dựng nhà chung cư, mặt bằng của từng tầng, từng căn hộ

– Danh sách các căn hộ, công trình xây dựng để bán (có các thông tin số hiệu căn hộ, diện tích đất, diện tích xây dựng và diện tích sử dụng chung, riêng của từng căn hộ).

Bước 2: Tổ chức, công dân nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường.

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ:

– Nếu hồ sơ hợp lệ thì vào sổ theo dõi, viết giấy hẹn thời gian trả kết quả.

– Nếu hồ sơ chưa hợp lệ thì hướng dẫn cho tổ chức, công dân hoàn thiện bổ sung.

Bước 3: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường chuyển cho Phòng Quản lý đất đai để xem xét, tổ chức thẩm định.

Bước 4: Phòng Quản lý đất đai xem xét hồ sơ; nếu không đủ điều kiện có phiếu hướng dẫn chỉnh sửa, bổ sung hoặc trả lại hồ sơ bằng văn bản, chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường yêu cầu tổ chức, công dân bổ sung, chỉnh sửa hoặc trả lại hồ sơ; nếu đủ điều kiện tổ chức thẩm định.

Bước 5: Khi hồ sơ đủ điều kiện Phòng Quản lý đất đai tổ chức kiểm tra, rà soát, hoàn thiện trình Lãnh đạo Sở xem xét ký thông báo.

Bước 6: Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả Sở Tài nguyên Môi trường.