Đa phần các chủ thể đều lựa trọng hình thức phân công công việc hàng ngày cho nhân viên dựa trên một bảng. Vậy mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên được xây dựng như thế nào?
Mục lục bài viết
1. Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên là gì?
Trong một tổ đội nhóm thì việc để tổ đội nhóm này hoạt động đạt được hiệu quả tốt nhất là sự gắn kết chia sẽ công việc giữ các thành viên để tạo dựng và nắm bắt được những điểm mạnh và điểm yếu của từng nhân viên để phân công công việc cho từng nhân viên hàng ngày một cách chính xác và đúng nhất tạo dựng một kết quả tốt nhất. Do đó, không thể nào thiếu sự góp mặt của mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên. Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên là mẫu được lập ra để sử dụng phân công công việc cho nhân viên. Cũng chính vì vậy mà nội dung của mẫu này sẽ bao gồm các nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc cho từng nhân viên, thời gian nhiệm vụ và công việc được giao…….
Trong quá trình phân công công việc, người thực hiện hoạt động phân công công việc cho nhân viên cần phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết và liên tục cập nhập những vấn đề trong nội bộ cho từng thành viên. Nhờ đó, các thành viên sẽ làm việc hiệu quả hơn và sẽ không rơi vào tình trạng lúng túng khi khách hàng hỏi về thông tin công việc.
Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên được sử dụng vào mục đích sau đây:
Từ nội dung mà tác giả vừa nêu ra ở mục trên thì có thể thấy rằng, mẫu bảng phân công công việc cho nhân viên được lập ra để phân chia công việc hiệu quả và phù hợp. Tuy nhiên nếu người giao việc muốn việc phân công của mình là tối ưu và hiệu quả nhất thì cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:
– Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
– Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
– Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
– Luôn giám sát tiến độ.
– Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.
Như vậy có thể thấy rằng đối với một người tham gia vào quá trình thực hiện việc giao việc cho nhân viên thì cần phải nắm rõ mục tiêu cho từng công việc là bí quyết đầu tiên để phân chia nhiệm vụ cho nhân viên trong doanh nghiệp hiệu quả. Bắt đầu từ đó, người giao việc sẽ dễ dàng giải thích để các thành viên hiểu về công việc của mình và thực hiện hoàn thành công việc một cách chu toàn nhất. Ngoài ra, xác định rõ mục tiêu còn giúp người giao việc cũng có thể đề ra được những tiêu chí đo hiệu suất làm việc cho từng thành viên trong quá trình làm việc.
Để có thể chia công việc một cách công bằng và không gây tranh cãi giữa các thành viên, bạn cần tìm hiểu kỹ càng về điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Nhờ vậy, độ hao phí chất xám sẽ được hạn chế tối đa và nhân sự được sắp xếp công việc hợp lý trong quá trình làm việc.
Một điều vô cùng quan trong mà người phân công công việc không nên cố sức ôm lấy tất cả công việc để rồi không đạt hiệu quả như mong đợi. Bởi vì, khi hoạt động trong một đội nhóm thì việc chia sẻ nhiệm vụ không chỉ giúp giảm bớt khối lượng công việc mà còn trao cơ góp sức và thể hiện năng lực của từng nhân viên. Ngoài ra, người phân công công việc cũng không nên can thiệp quá nhiều vào quá trình làm việc của nhân viên để họ không cảm thấy lãnh đạo không tin tưởng năng lực của mình.
Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, người phân công công việc còn cần phải trao quyền, cung cấp nguồn lực và công cụ hỗ trợ xử lý công việc. Bằng cách đó, nhân viên không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình mà còn có thể xử lý những vấn đề phát sinh ngoài phạm vi phụ trách. Ngoài ra, họ còn được tự do làm việc và chủ động khắc phục khi mắc lỗi.
2. Mẫu bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên:
KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC (Từ ngày…/…/… đến ngày …/…/…)
| STT | Nội dung công việc | GHI CHÚ |
| Thứ 2 | ||
| Thứ 3 | ||
| Thứ 4 | ||
| Thứ 5 | ||
| Thứ 6 | ||
| Thứ 7 | ||
| Chủ Nhật |
3. Hướng dẫn lập bảng phân công công việc hàng ngày cho nhân viên:
– Xác định nội dung công việc mà người phân công công việc sẽ giao cho nhân viên trong một tuần
– Ghi rõ ngày, tháng, năm bắt đầu thực hiện công việc cũng như ngày tháng năm kết thúc công việc;
– Ghi rõ những người có trách nhiệm thi hành
– Ghi rõ công việc được giao, nhiệm vụ được giao.
4. Quy định liên quan đến vấn đề giao nhiệm vụ cho nhân viên:
4.1. Thẩm quyền giao việc, giao nhiệm vụ cho nhân viên:
+ Người đứng đầu trong đơn vị, cơ quan, tổ chức: Đó có thể là Thủ trưởng của các cơ quan, đơn vị nhà nước; Tổng giám đốc/Giám đốc của các công ty, doanh nghiệp. Đây là người quản lý có vị trí cũng như quyền lực cao nhất, và quyết định có hiệu lực tối cao nhất trong đơn vị, cơ quan đó.
+ Người đứng đầu trong một bộ phận, một văn phòng, một nhóm: Ví dụ như các trưởng phòng, trưởng bộ phận, trưởng nhóm nghiên cứu sinh. Với sự phân công nhiệm vụ của người đứng đầu, đây là những người có nhiệm vụ phân công nhiệm vụ cho những người thuộc sự quản lý của mình trong một nhóm, trong một văn phòng, một bộ phận…
+ Người được ủy quyền ra quyết định phân công nhiệm vụ. Đối tượng này có thể là người không có quyền ra quyết định nhưng được người có quyền phân công nhiệm vụ cho những người khác ủy quyền để ký quyết định phân công việc.
4.2. Kỹ năng phân công công việc:
Kỹ năng phân công công việc là kỹ năng phân tích, sắp xếp và giao nhiệm vụ cũng như quyền hạn thực hiện công việc cho từng thành viên trong nhóm. Đây là một nhiệm vụ thiết yếu và quan trọng của công tác quản lý. Người có nhiệm vụ phân chia công việc trong nhóm phải đảm bảo tính minh bạch, phù hợp để tăng sự gắn kết và nâng cao năng suất làm việc.
Bên cạnh việc phân chia, nhà quản lý hay leader còn phải hỗ trợ cung cấp đầy đủ nguồn lực, phương tiện và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho nhân viên, thành viên nhóm thực hiện công việc. Ngoài ra, việc nói rõ mong muốn về kết quả làm việc như thế nào cũng rất là cần thiết để các nhân viên nắm rõ được công việc bản thân đang làm.
4.3. Vai trò của phân chia công việc:
– Thứ nhất, đối với người được phân công nhiệm vụ
Đối với người được giao nhiệm vụ, phân chia công việc trong nhóm sẽ có vai trò như sau:
+ Có nhiều cơ hội cải thiện kỹ năng và nâng cao chuyên môn của bản thân.
+ Cảm thấy hài lòng khi hoàn tất nhiệm vụ.
+ Nâng cao giá trị bản thân.
+ Có nhiều cơ hội chinh phục và thách thức bản thân.
+ Có thêm nhiều công việc và nâng cao tinh thần làm việc.
+ Biết bản thân cần làm gì và có trách nhiệm hơn với công việc được giao.
– Thứ hai, đối với người giao việc
Dưới đây là vai trò của phân công nhiệm vụ đối với người có trách nhiệm giao việc (cấp quản lý):
+ Điều hòa và giảm áp lực công việc.
+ Có thêm nhiều thời gian làm công việc khác.
+ Nâng cao sự kế thừa của nguồn nhân lực.
+ Hoàn thành công việc nhanh chóng.
+ Hình thành lòng tin với nhân viên.
+ Hình thành sự ảnh hưởng của bản thân.
+ Thể hiện năng lực.
4.4. Lợi ích của phân công công việc với tập thể, nhóm:
Phân công nhiệm vụ hợp lý trong tập thể, nhóm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích đến tình hình công việc và các thành viên trong nhóm. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể mà việc phân chia nhiệm vụ mang đến:
Thứ nhất, Sử dụng năng lực của từng thành viên hiệu quả
Việc sử dụng tối đa năng lực của từng thành viên trong nhóm là cách hiệu quả giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Vì vậy, bạn cần lưu ý phân công các nhiệm vụ cho thành viên dựa theo khả năng, điểm mạnh của mỗi cá nhân. Hơn nữa, một điều quan trọng mà bạn cần lưu ý là thái độ phải tỏ ra thiện chí nhằm giúp người nhận việc cảm thấy được tôn trọng và tận tâm làm việc.
Thứ hai, Phát triển năng lực các thành viên
Bên cạnh lợi ích là hoàn thành các nhiệm vụ hiệu quả hơn, việc phân chia công việc còn giúp các thành viên được rèn luyện và phát triển năng lực bản thân. Hiểu rõ năng lực của từng người và giao nhiệm vụ phù hợp vừa tăng năng suất, vừa giúp nhân sự khai phá tiềm năng của chính mình.
Thứ ba, Tiết kiệm chi phí
Bên cạnh những lợi ích phân công công việc trên, việc giao nhiệm vụ phù hợp trong nhóm còn giúp các tập thể, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Nhờ phân chia nhiệm vụ phù hợp theo năng lực của từng nhân viên, thời gian hoàn thành sẽ nhanh hơn và chất lượng công việc được nâng cao. Bằng cách đó, chi phí thực hiện dự án, công việc cũng được giảm bớt.
Cuối cùng, Quản lý tốt thời gian, công việc đúng hạn
Quản lý tốt thời gian là yếu tố quan trọng và cần thiết nếu muốn đảm bảo hiệu suất làm việc. Nếu các nhiệm vụ không được phân chia hợp lý, tiến độ làm việc sẽ bị đình trệ, tốn nhiều thời gian và giảm chất lượng công việc. Vì vậy, các nhóm cần cùng nhau thảo luận để phân chia nhiệm vụ phù hợp cho từng thành viên nhằm hoàn thành công việc đúng hạn.
