Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Sơ đồ cơ cấu tổ chức phổ biến?

1. Sơ đồ tổ chức công ty là gì?

Đối với mỗi doanh nghiệp thì đều có sơ đồ tổ chức doanh nghiệp bởi đây là một nội dung rất quan trọng để biểu thị nên cấu trúc bên trong của một công ty. Được thể hiện bằng cách nêu rõ công việc, trách nhiệm và mối liên hệ giữa các cá nhân trong một doanh nghiệp.

Hiện nay nhu cầu thành lập doanh nghiệp khá nhiều và các doanh nghiệp đều có sơ đồ riêng và với một sơ đồ tổ chức doanh nghiệp đực tạo ra sẽ giúp chúng ta biết nguồn lực nội tại của doanh nghiệp có đồng nhất với chiến lược và mục tiêu chung hay không và đối với một sơ đồ sẽ thể hiện rõ các mối liên hệ, quy trình trong giao tiếp, trao đổi công việc. Từ đó, người quản lý sẽ nhìn rõ vai trò của từng phòng ban, sự đóng góp của từng bộ phận vào chiến lược của công ty. Đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng trên một con tàu mà bạn là thủy thủ.

Sơ đồ tổ chức công ty phải thể hiện được:

+ Hình vẽ thể hiện rõ vị trí, mối quan hệ tương tác/ báo cáo và các kênh giao tiếp chính thức giữa các nhân viên, các bộ phận, các phòng ban;

+ Mô tả những nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận trong công ty;

+ Mô tả chức vụ, quyền hạn của từng vị trí;

+ Thể hiện quy trình làm việc của các bộ phận.

Qua đó khi chúng ta bám vào sơ đồ tổ chức chúng ta sẽ hình dung ra được cấu trúc và hệ thống và các chức dang bậc tại nội bộ trong doanh nghiệp mình. Sơ đồ tổ chức sẽ giúp bạn nắm được thông tin liên hệ của người phụ trách chính và các bộ phận liên quan. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp giống như một sổ giới thiệu về thành viên tổ chức một cách ngắn gọn nhất, bao gồm: tên, chân dung, vai trò và nhiệm vụ,…

Để cho từng thành viên theo dõi tổng quan được cấu trúc doanh nghiệp mà mình đang hoạt động và biết được người quản lý của mình là ai và đang chịu trách nhiệm bởi ai.

Như chúng ta đã thấy dựa trên các thông tin trên đây thì sơ đồ tổ chức doanh nghiệp có thể giúp nhân viên mới vào làm hoặc các đối tác, khách hàng tìm hiểu nhanh chóng về công ty bằng cách nhận biết tên, hình ảnh khuôn mặt vào các vai trò và nghĩa vụ công việc. Không chỉ vậy, những nhân viên mới còn nhìn thấy được tổng quan về phòng ban của mình, gồm có những ai, ai đứng đầu và lộ trình thăng tiến ra sao.

Như vậy nên ta thấy ngay cả đối với những nhân viên lâu năm, chủ doanh nghiệp và bộ phận tuyển dụng nhân sự cũng có thể hưởng lợi từ một sơ đồ tổ chức thuận tiện, như biết được số lượng nhân viên trong từng phòng ban, từ đó biết cách phân bổ nhân viên và các nguồn lực khác hiệu quả nhất.

Đồng thời cũng từ sơ đồ tổ chức công ty, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó người lãnh đạo sẽ nhìn rõ được sự đóng góp của từng bộ phận có tuân theo chiến lược của công ty hay không.

2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức phổ biến:

2.1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng:

Hiện nay nếu chúng ta đã có một công việc thì chúng ta có thể đã làm việc trong tổ chức với cơ cấu tổ chức theo chức năng và với những cơ cấu chức năng ra đời khi một tổ chức được chia thành các nhóm nhỏ hơn với các nhiệm vụ hoặc vai trò cụ thể. Chẳng hạn, một công ty có một nhóm làm việc trong lĩnh vực công nghệ thông tin, một nhóm khác về tiếp thị và một nhóm khác về tài chính.

Theo đó có thể thấy được các lợi thế của cấu trúc này là nhân viên được phân nhóm theo bộ kỹ năng và chức năng, cho phép họ tập trung sức mạnh tập thể vào việc thực hiện vai trò với tư cách là một bộ phận.

Một trong những thách thức mà cấu trúc này mang lại là việc thiếu thông tin liên lạc giữa các bộ phận, với hầu hết các vấn đề và cuộc thảo luận diễn ra ở cấp quản lý giữa các bộ phận riêng lẻ.

Ví dụ, một bộ phận làm việc với bộ phận khác trong một dự án có thể có những kỳ vọng hoặc chi tiết khác nhau cho công việc cụ thể của bộ phận đó, điều này có thể dẫn đến các vấn đề về sau.

2.2. Cơ cấu tổ chức bộ phận:

Hiện nay như chúng tôi đã trình bày thì các doanh nghiệp và cáu trúc công ty khá đa dạng, đôi khi sử dụng cơ cấu.tổ chức bộ phận cơ cấu tổ chức bộ phận sẽ có các đặc điểm khác so với cơ cấu theo chức năng. Có thể nói ở cơ cấu này cho phép nhiều quyền tự chủ hơn giữa các nhóm trong tổ chức. Ví dụ như General Electric. GE có nhiều bộ phận khác nhau bao gồm hàng không, vận tải, dòng chảy, kỹ thuật số và năng lượng tái tạo,…

Theo cấu trúc này, về cơ bản, mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng của mình, tự kiểm soát các nguồn lực riêng, số tiền chi tiêu cho các dự án hoặc khía cạnh nhất định của bộ phận.

Ngoài ra, trong cấu trúc này, các bộ phận cũng có thể được tạo ra về mặt địa lý, với một công ty có các bộ phận ở Bắc Mỹ, Châu Âu, Đông Á, v.v.

Bên cạnh đó, khi chúng ta sử dụng loại cấu trúc sơ đồ bọ phận này mang lại sự linh hoạt hơn cho một công ty lớn có nhiều bộ phận, cho phép mỗi bộ phận hoạt động như một công ty riêng với một hoặc hai người báo cáo cho giám đốc điều hành hoặc nhân viên quản lý cấp trên của công ty mẹ. Thay vì có tất cả các chương trình được phê duyệt ở cấp cao nhất, những câu hỏi đó có thể được trả lời ở cấp bộ phận.

2.3. Cơ cấu tổ chức ma trận:

Nghe tới ma trận chúng ta đang hình dung ra sự phức tạp của nó, theo như đây thì nhân viên có thể báo cáo với hai hoặc nhiều sếp tùy thuộc vào tình hình hoặc dự án. Ví dụ: trong các trường hợp chức năng bình thường, một kỹ sư tại một công ty kỹ thuật lớn có thể làm việc cho một ông chủ, nhưng một dự án mới có thể cần đến kiến thức chuyên môn của kỹ sư chuyên nghiệp. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo cáo với người quản lý dự án cũng như sếp của họ về tất cả các công việc hàng ngày khác.

Khi sử dụng cấu trúc này thì cũng có một số lợi thế cơ bản của loại cấu trúc này là nhân viên có thể chia sẻ kiến thức của họ trên các bộ phận chức năng khác nhau và theo cấu trúc này chúng ta có thể giao tiếp và hiểu rõ hơn về vai trò của từng chức năng. Do đó, nhân viên có thể mở rộng kỹ năng và kiến thức của họ, dẫn đến sự phát triển trong tương lai.

Mặt khác, việc báo cáo cho nhiều người quản lý có thể gây thêm sự nhầm lẫn và xung đột giữa các nhà quản lý về những gì cần được báo cáo. Và nếu các ưu tiên không được xác định rõ ràng, nhân viên cũng có thể nhầm lẫn về vai trò của họ.

2.4. Cơ cấu tổ chức phân cấp – phẳng:

Khác với các loại cấu trúc như trên cơ cấu tổ chức ghép dưới đây phù hợp hơn cho các công ty nhỏ hoặc khởi nghiệp.

Ví dụ  về cấu trúc này trong một công ty là nếu tổ chức có một vườn ươm nội bộ hoặc chương trình đổi mới.

Đối với loại cơ cấu tổ chức phân cấp phẳng này ta thấy các công ty có thể hoạt động theo một cấu trúc sẵn có tại công ty của ho, tuy nhiên các nhân viên ở bất kỳ cấp nào cũng được khuyến khích đề xuất ý tưởng mới và thực hiện chúng. Như Lockheed Martin,  nổi tiếng với dự án skunkworks, giúp phát triển thiết kế máy bay do thám đây là sự tiện dụng của loại cấu trúc này khi sử dụng.

Hiện nay nếu nói về cơ cấu tổ chức phân cấp ta có thể thấy ngay trên các hệ thống ứng dụng của Google, Adobe, LinkedIn và nhiều công ty khác có các vườn ươm nội bộ, nơi nhân viên được khuyến khích sáng tạo và đổi mới để thúc đẩy sự phát triển chung của công ty mạnh hơn và hiện đại hơn nữa..

Thêm nữa có một lợi ích của hệ thống này là nó cho phép đổi mới nhiều hơn trong toàn công ty, cũng như loại bỏ các quy tắc và quy trình  không cần thiết dẫn đến làm chậm trễ kết quả công việc và có thể ngăn cản sự đổi mới trong cấu trúc chức năng.