Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng chi tiết nhất

1. Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng là gì, Mục đích của mẫu đơn? 

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC thì công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: Chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng là mẫu phiếu với các nội dung và thông tin cung cấp về vấn đề xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng theo quy định của pháp luật. Với các mục đích để tính các khoản phí để trả cho người đi công tác theo quy định của pháp luật

2. Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

BỘ TÀI CHÍNH

Đơn vị: ……

——-

Hà Nội, ngày …… tháng …… năm ……

PHIẾU XÁC NHẬN

Số km thực tế khi đi công tác hàng tháng

Kính gửi: Cục Kế hoạch – Tài chính

Đơn vị: …

Xác nhận số km thực tế khi đi công tác của chức danh: ……

…….. thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô phục vụ công tác khi đi công tác trên địa bàn thành phố Hà Nội trong tháng …. năm …. là: …. km (kèm theo các tài liệu chứng minh thực tế đi công tác: Văn bản hoặc kế hoạch đi công tác đã được Thủ trưởng đơn vị phê duyệt; Công văn; Giấy mời, văn bản trung tập tham gia đoàn công tác).

Đề nghị Cục Kế hoạch – Tài chính chi trả khoán kinh phí sử dụng xe ô tô phục vụ công tác chung khi đi công tác cho chức danh nêu trên theo quy định./.

Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ và tên)

3. Hướng dẫn làm Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng:

Soạn thảo đây đủ nội dung trong Mẫu phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng

Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ và tên)

4. Một số quy định của pháp luật về phiếu xác nhận số km thực tế khi đi công tác hàng tháng:

4.1. Đối tượng được hưởng chế độ công tác phí:

 – Các đối tượng như Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng theo quy định của pháp luật làm việc tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, các tổ chức hội sử dụng kinh phí do ngân sách nhà nước hỗ trợ theo quy định của pháp luật 

–  Đối với các đối tượng là Đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp khi tham gia hoạt động của Hội đồng nhân dân”

4.2. Điều kiện được hưởng chế độ công tác phí:

– Thực hiện đúng nhiệm vụ được giao theo quy định

– Được thủ trưởng cơ quan, và các đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác 

– Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định như Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú), và các loại văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt và các công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác, Hóa đơn; chứng từ mua vé hợp pháp theo quy định của pháp luật khi đi công tác bằng các phương tiện giao thông hoặc giấy biên nhận của chủ phương tiện. Riêng chứng từ thanh toán vé máy bay ngoài cuống vé (hoặc vé điện tử) phải kèm theo thẻ lên máy bay theo quy định của pháp luật. trong các Trường hợp mất thẻ lên máy bay thì phải có xác nhận của cơ quan, đơn vị cử đi công tác (áp dụng khi thanh toán chi phí đi lại theo thực tế).

Trong những ngày được cử đi công tác nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì ngoài chế độ phụ cấp lưu trú còn được thanh toán tiền lương làm đêm và làm thêm giờ đối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định hiện hành. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ 

Việc thực hiện các thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán, thủ tục xác nhận làm thêm giờ làm căn cứ thanh toán và  quy định các trường hợp đi công tác được thanh toán tiền lương làm thêm giờ và đảm bảo nguyên tắc chỉ được thanh toán trong trường hợp được người có thẩm quyền cử đi công tác phê duyệt làm thêm giờ theo quy định và không thanh toán cho các trường hợp đi công tác kết hợp giải quyết việc riêng trong nàm đêm, làm thêm giờ trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô và các phương tiện khác theo quy định của pháp luật

Đối với những trường hợp sau đây không được thanh toán công tác phí như đối với thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức và những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học hay những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác và những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật hiện hành

4.3. Thanh toán tiền chi phí đi lại dựa trên số km thực tế:

Tại Khoản 2 Điều 5. Thanh toán tiền chi phí đi lại thông tư Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị quy định: 

“2. Thanh toán khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác:

a) Đối với các chức danh lãnh đạo có tiêu chuẩn sử dụng xe ô tô khi đi công tác theo quy định của Thủ tướng Chính phủ tự nguyện đăng ký thực hiện khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác: Mức thanh toán khoán kinh phí sử dụng xe ô tô khi đi công tác thực hiện theo quy định tại Thông tư số 159/2015/TT-BTC ngày 15/10/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số Điều của Quyết định số 32/2015/QĐ-TTg ngày 04/8/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định tiêu chuẩn, định mức và chế độ quản lý, sử dụng xe ô tô trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ;

b) Đối với cán bộ, công chức, viên chức không có tiêu chuẩn được bố trí xe ô tô khi đi công tác, nhưng nếu đi công tác cách trụ sở cơ quan từ 10 km trở lên (đối với các xã thuộc địa bàn kinh tế xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn theo các Quyết định của Thủ tướng Chính phủ) và từ 15 km trở lên (đối với các xã còn lại) mà tự túc bằng phương tiện cá nhân của mình thì được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện bằng 0,2 lít xăng/km tính theo khoảng cách địa giới hành chính và giá xăng tại thời điểm đi công tác và được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của đơn vị.”

Theo đó mức thanh toán được quy định theo giá ghi trên vé và được ghi trên hoá đơn mua vé, lưu ý về giá vé không bao gồm các chi phí dịch vụ khác theo quy định. Trong các Trường hợp cán bộ công chức đi nghỉ phép sử dụng phương tiện là máy bay khi có vé hợp pháp sẽ được thanh toán tối đa theo giá cước vận tải khách công cộng bằng phương tiện đường bộ, đường sắt, đường thủy phù hợp với tuyến đường đi nghỉ phép theo quy định của pháp luật

Trong trường hợp những đoạn đường không có phương tiện vận tải của tổ chức và cá nhân kinh doanh vận tải hành khách theo quy định của pháp luật mà người đi nghỉ phép phải thuê phương tiện vận tải khác thì thủ trưởng cơ quan hay đơn vị công tác xem xét quyết định cho thanh toán tiền thuê phương tiện mà người đi nghỉ phép đã thuê trên cơ sở hợp đồng thuê phương tiện hoặc giấy biên nhận thanh toán với chủ phương tiện theo số ki-lô-mét thực đi và đơn giá khoán được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị.

Nếu người đi nghỉ phép năm tự túc bằng phương tiện cá nhân của họ thì họ sẽ được thanh toán khoán tiền tự túc phương tiện theo số ki-lô-mét thực đi và tương ứng với mức giá vận tải phổ biến của loại phương tiện công cộng tại địa phương nhưng không vượt quá mức khoán tiền tự túc phương tiện khi đi công tác và phải được quy định trong quy chế chi tiêu nội bộ của cơ quan, đơn vị theo quy định.

Cơ sở pháp lý: Thông tư 40/2017/TT-BTC quy định chế độ công tác phí, chế độ hội nghị