Văn phòng đại diện không chỉ áp dụng đối với mỗi trung tâm trọng tài nước ngoài tại Việt Nam mà còn áp dụng đối với trung tâm trọng tài trọng nước, mỗi văn phòng đại diện được quy định khác nhau. Thủ tục bắt buộc khi lập văn phòng đại diện là thủ tục thông báo tới cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Mục lục bài viết
1. Thông báo lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài là gì?
Văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài trong nước được giải thích tại Khoản 1, Điều 13 Nghị định 63/2011 là “đơn vị phụ thuộc của Trung tâm trọng tài, được thành lập nhằm tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài, đại diện cho Trung tâm trọng tài trong các giao dịch của Trung tâm. Văn phòng đại diện có Trưởng Văn phòng đại diện.”
Văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài nước ngoài tại Việt Nam được giải thích tại Khoản 1, Điều 77 Luật trọng tài thương mại là “đơn vị phụ thuộc của Tổ chức trọng tài nước ngoài được thành lập và tìm kiếm, thúc đẩy cơ hội hoạt động trọng tài tại Việt Nam theo quy định của Luật này”
Tổ chức trọng tài trong nước, tổ chức trọng tài nước ngoài phải chịu trách nhiệm về hoạt động của Văn phòng đại diện trước pháp luật Việt Nam.
Thực chất, hai khái niệm này không có sự khác biệt, chỉ khác ở trung tâm trọng tài chủ quản.
Thực tế có thể thấy, văn phòng đại diện thường áp dụng đối với trung tâm trọng tài nước ngoài tại Việt Nam và quy định về văn phòng đại diện này cũng có nhiều điểm thú vị, đặc trưng để tìm hiểu hơn.
Về thủ tục thành lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tại nước ngoài tại Việt Nam được quy định cụ thể tại Điều 21
Tổ chức trọng tài nước ngoài muốn thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam phải có hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng đại diện gửi Bộ Tư pháp. Trong thời hạn 45 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí, Bộ Tư pháp xem xét cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài; trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản. Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài có hiệu lực kể từ ngày ký.
Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện gồm 01 bộ giấy tờ sau đây: Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện; Bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh việc thành lập hợp pháp của Tổ chức trọng tài nước ngoài; Bản giới thiệu về hoạt động của Tổ chức trọng tài nước ngoài; Bản sao có chứng thực Quyết định cử Trưởng Văn phòng đại diện; Danh sách người nước ngoài, nhân viên Việt Nam dự kiến làm việc tại Văn phòng đại diện.
Thông báo lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài là văn bản do trung tâm trọng tài gửi tới cơ quan nhà nước thẩm quyền (Sở Tư pháp) nhằm đảm bảo thông tin cơ bản tới cơ quan này về việc lập văn phòng đại diện.
Thông báo lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài là thủ tục, giấy tờ bắt buộc trong quá trình xin lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tại. Đây là căn cứ quan trọng để phát sinh nghĩa vụ xem xét, đánh giá, quyết định cho phép thành lập văn phòng đại diện trên địa bàn tỉnh. Đây cũng là căn cứ để quản lý hoạt động của trung tâm trọng tài, văn phòng đại diện trung tâm trọng tài, tránh tình trạng lập văn phòng đại diện tràn lan, khó khăn trong việc thống nhất quản lý.
Thủ tục thông báo lập văn phòng đại diện như sau:
Đối với văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài trong nước, theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định 63/2011/NĐ-CP thể hiện rằng:
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày lập Văn phòng đại diện, Trung tâm trọng tài phải thông báo bằng văn bản về việc lập Văn phòng đại diện cho Sở Tư pháp, nơi Trung tâm trọng tài đặt trụ sở và Sở Tư pháp, nơi đặt Văn phòng đại diện.
Trong trường hợp lập Văn phòng đại diện ở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, hồ sơ thông báo gồm 01 bộ giấy tờ sau đây: Thông báo về việc lập Văn phòng đại diện; Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập Trung tâm trọng tài, Giấy đăng ký hoạt động của Trung tâm trọng tài; trong trường hợp nộp bản sao thì phải kèm theo bản chính để đối chiếu.
Đối với văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài ở nước ngoài tại Việt Nam, tại Khoản 4, Điều 22 Nghị định 63/2011/NĐ-CP nêu rõ:
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày được cấp Giấy phép thành lập, Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài phải thông báo bằng văn bản về việc thành lập Văn phòng đại diện cho Sở Tư pháp, nơi đặt trụ sở của Văn phòng đại diện. Hồ sơ thông báo gồm 01 bộ giấy tờ sau đây: Thông báo về việc lập Văn phòng đại diện; Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài; trong trường hợp nộp bản sao phải kèm theo bản chính để đối chiếu.
Hai quy định trên vừa có điểm tương đồng, vừa có sự khác biệt. Điểm tương đồng ở đây là thời hạn phải thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện, hồ sơ thông báo. Điểm khác biệt được thể hiện ở chỗ, chủ thể thực hiện thông báo trong trường hợp văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài trong nước là trung tâm trọng tài và gửi tới sở tư pháp nơi đặt trụ sở của trung tâm trọng tài và sơ tư pháp nơi đặt trụ sở của văn phòng đại diện; còn chủ thể thực hiện thông báo trong trường hợp văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài nước ngoài là văn phòng đại diện và gửi tới sở tư pháp nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.
2. Mẫu 13/TP-TTTM: Thông báo lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài:
TÊN TỔ CHỨC TRỌNG TÀI
——-
Số: ………………
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
Tỉnh (thành phố), ngày ….. tháng ….. năm …
THÔNG BÁO
LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TRUNG TÂM TRỌNG TÀI/VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA TỔ CHỨC TRỌNG TÀI NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM
Kính gửi: Sở Tư pháp……
Tên Trung tâm trọng tài/Văn phòng đại diện Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam:
Tên giao dịch bằng tiếng Anh (nếu có) ……
Giấy phép thành lập số: …
Do Bộ Tư pháp cấp ngày…… tháng….. năm…. tại ……
Người đại diện theo pháp luật của Tổ chức trọng tài:
Họ và tên: ……Giới tính: ……
Quốc tịch: …..Sinh ngày: ……
Số hộ chiếu/Chứng minh nhân dân:……
Do:….cấp ngày…… tháng… năm…. tại……
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
Địa chỉ nơi ở hiện tại: ……
Chúng tôi trân trọng thông báo về việc lập Văn phòng đại diện của Trung tâm trọng tài/ Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam với nội dung như sau:
1. Tên Văn phòng đại diện:
Tên viết tắt: (nếu có) ……
Tên giao dịch bằng tiếng Anh (nếu có):
Địa điểm đặt trụ sở: (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố):
Điện thoại: ……….Fax:………
Email:………. Website:……
3. Phạm vi hoạt động:
4. Trưởng văn phòng đại diện:
Họ và tên:……. Giới tính: ……
Quốc tịch:……… Sinh ngày: …………
Số hộ chiếu/Chứng minh nhân dân: …………
Do:……….cấp ngày…. .tháng….. năm…. tại……
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:…………
Địa chỉ nơi ở hiện tại: ……
Chúng tôi xin cam kết chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính trung thực chính xác của nội dung Thông báo và hồ sơ kèm theo; chấp hành nghiêm chỉnh mọi quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến hoạt động trọng tài thương mại.
Tài liệu gửi kèm bao gồm:
1. ………
2. …………
Người đại diện theo pháp luật của Trung tâm trọng tài/Trưởng Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)
3. Hướng dẫn mẫu thông báo lập văn phòng đại diện của trung tâm trọng tài:
Trước hết, người lập thông bao ghi tên trung tâm trọng tài, số thông báo ở phần trên cùng bên trái; tiếp đến ghi địa danh (tỉnh, thành phố), ngày tháng năm ra thông báo.
Ở phần Kính gửi: Ghi tên sở tư pháp nơi trung tâm trọng tài đặt trụ sở hoặc văn phòng địa diện đặt trụ sở. Ví dụ: Sở Tư pháp tỉnh Hà Nam.
Thông tin tiếp theo cần bảo đảm là thông tin về trung tâm trọng tài, văn phòng đại diện trung tâm trọng tài bao gồm tên, tên giao dịch bằn tiếng anh, số đăng ký hoạt động, ngày cấp, nơi cấp. Các thông tin về người đại diện theo pháp luật của trung tâm trọng tài bao gồm tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, quốc tịch, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp, địa chỉ hộ khẩu thương trú và địa chỉ nơi ở hiện tại.
Các thông tin về văn phòng đại diện bao gồm tên (Tên của Văn phòng đại diện của Trung tâm trọng tài phải bao gồm cụm từ “Văn phòng đại diện” và tên của Trung tâm trọng tài); địa chỉ trụ sở (ghi rõ số nhà, đường/phố, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố); phương thức liên hệ; phạm vi hoạt động.
Thông tin của trưởng văn phòng đại diện được ghi giống với các mục của người đại diện theo pháp luật của trung tâm trọng tài.
Cuối thông báo, người đại diện theo pháp luật của Trung tâm trọng tài/Trưởng Văn phòng đại diện của Tổ chức trọng tài nước ngoài tại Việt Nam ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu.
Cơ sở pháp lý:
Nghị định 63/2011/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Trọng tài thương mại
