Thành lập văn phòng đại diện đã trở thành xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp cả ở trong và ngoài nước. Trong quá trình thành lập văn phòng đại diện có rất nhiều mẫu biên bản được lập ra. Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện là một trong số đó.
Mục lục bài viết
1. Công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện là gì?
Nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển thì môi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay là không thể tránh khỏi nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh và nâng cao doanh số bán hàng việc thành lập văn phòng đại diện trở nên rất phổ biến. Pháp luật nước ta cũng đã ban hành các quy định pháp luật quy định cụ thể về văn phòng đại diện và ban hành các biểu mẫu trong quá trình thành lập văn phòng và hoạt động của văn phòng đại diện. Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện được cơ quan có thẩm quyền lập ra và có những vai trò, ý nghĩa quan trọng trong thực tiễn.
Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện được lập ra để các doanh nghiệp báo cáo về việc đặt văn phòng đại diện. Mẫu nêu rõ thông tin về hội, thông tin cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập hội,… Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện ban hành kèm theo Thông tư số 03/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Sau khi hoàn thành việc lập biên bản thì chủ tịch thay mặt ban thường vụ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu để mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện có giá trị.
2. Mẫu công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện:
…(1)…
——-
Số: /…(2)…
V/v đặt văn phòng đại diện của Hội
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—————
….., ngày … tháng … năm …
Kính gửi: …(3)…
Ủy ban nhân dân …(4)… đã có Quyết định số … ngày… tháng … năm … cho phép Hội …(1)… đặt Văn phòng đại diện.
Địa chỉ: ……
Số điện thoại: …….
Trưởng Văn phòng đại diện (nếu có):……..
Thực hiện quy định của pháp luật về hội, Hội …(1)… trân trọng báo cáo với …(3)… về việc Hội đặt Văn phòng đại diện của Hội tại …(4)… (có bản sao Quyết định kèm theo)./.
Nơi nhận:
– Như trên;
– …;
– Lưu …
TM. BAN THƯỜNG VỤ (5)
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo công văn báo cáo đặt văn phòng đại diện:
(1) Tên hội;
(2) Viết tắt tên hội;
(3) Cơ quan có thẩm quyền cho phép thành lập hội;
(4) Tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đã cho phép hội đặt văn phòng đại diện;
(5) Tên gọi khác quy định về thẩm quyền ghi trong điều lệ hiện hành của hội.
4. Một số quy định về văn phòng đại diện:
4.1. Văn phòng đại diện là gì?
Theo quy định của
Như vậy, ta có thể hiểu, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp và có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó theo quy định tại Điều 45 của Luật Doanh Nghiệp 2020.
Ta nhân thấy, theo quy định của pháp luật, văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh, không được ký kết các hợp đồng kinh tế với đối tác trừ khi có ủy quyền từ trụ sở chính. Doanh nghiệp quản lý các hoạt động của văn phòng đại diện, nên mọi hoạt động về kê khai thuế, xuất hóa đơn sẽ do trụ sở chính của doanh nghiệp quản lý.
Văn phòng đại diện sẽ được chia thành hai nhóm sau đây:
– Nhóm thứ nhất: văn phòng đại diện cho công ty có hiện hiện thương mại tại Việt Nam.
– Nhóm thứ hai: văn phòng đại diện cho thương nhận nước ngoài tại Việt Nam (doanh nghiệp không có hiện diện thương mại tại Việt Nam).
Phân tích quy định pháp luật trên, ta nhận thấy ba đặc điểm của văn phòng đại diện đó là:
– Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp.
– Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện là theo ủy quyền của công ty mẹ.
– Mục đích của văn phòng đại diện là bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
4.2. Một doanh nghiệp được thành lập bao nhiêu văn phòng đại diện:
Căn cứ vào khoản 1 điều 45 Luật doanh nghiệp 2020 quy định nội dung như sau:
Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính. Như vậy, theo quy định của pháp luật, Nhà nước ta không giới hạn việc thành lập văn phòng đại diện.
4.3. Chức năng của văn phòng đại diện:
Văn phòng đại diện có các chức năng chính cơ bản sau đây:
– Văn phòng đại diện có chức năng thực hiện công việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cơ quan chức năng cấp phép trên địa bàn hoạt động theo pháp luật hiện hành.
– Văn phòng đại diện có chức năng thực hiện các công việc báo cáo với các cơ quan chức năng tại địa phương theo đúng quy định của nhà nước.
– Văn phòng đại diện có chức năng thực hiện báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp.
– Văn phòng đại diện có chức năng thực hiện việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, kết quả tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở hàng năm.
– Văn phòng đại diện có chức năng tổ chức công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
– Văn phòng đại diện có chức năng xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo qui mô định hướng của Hội đồng quản trị.
– Văn phòng đại diện có chức năng phối hợp với văn phòng trụ sở chính của doanh nghiệp và các cơ sở và chi nhánh khác trong việc khai thác khách hàng cũng như việc điều động nhân viên.
– Văn phòng đại diện có chức năng quản lý các mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
– Văn phòng đại diện có chức năng soạn thảo những văn bản pháp quy để phục vụ cho mọi hoạt động của văn phòng dựa trên những văn bản pháp quy của doanh nghiệp.
– Văn phòng đại diện có chức năng chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho cán bộ nhân viên tại cơ sở.
4.4. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện:
Qua những phân tích nêu trên, ta nhận thấy chức năng hoạt động của văn phòng đại diện là tương đối đơn giản. Chính bởi vì vậy, cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện cũng đơn giản.
– Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện là: Trưởng văn phòng đại diện.
– Văn phòng đại diện được phép thay mặt công ty ký kết hợp đồng để phục vụ cho hoạt động của văn phòng như thuê nhà; mua sắm trang thiết bị, ký kết hợp đồng lao động với người lao động làm việc tại văn phòng và các công việc khác. Cơ cấu tổ chức của văn phòng đại diện sẽ do công ty mẹ quyết định, hoạt động theo sự cho phép của công ty mẹ.
5. Thủ tục thành lập văn phòng đại diện:
Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty sẽ được thực hiện theo các bước như sau:
Bước 1: Chuẩn bị một bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty:
Theo quy định của pháp luật, để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ bao gồm những tài liệu sau:
– Thứ nhất: Thông báo thành lập văn phòng đại diện.
– Thứ hai: Biên bản họp của hội đồng thành viên/hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện.
– Thứ ba: Quyết định của chủ sở hữu công ty/quyết định của chủ tịch hội đồng thành viên/chủ tịch hội đồng cổ đông về việc thành lập văn phòng đại diện.
– Thứ tư:
– Thứ năm: Bản sao Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của người đứng đầu văn phòng đại diện.
– Thứ sáu: Bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ.
– Thứ bảy:
Bước 2: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
– Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
– Nộp hồ sơ qua mạng trên Cổng thông tin điện tử quốc gia:
+ Doanh nghiệp tiến hành đăng ký tài khoản kinh doanh (trong trường hợp chưa có tài khoản đăng ký kinh doanh và đăng ký lần đầu) tại website https://dangkykinhdoanh.gov.vn.
+ Doanh nghiệp nhập thông tin doanh nghiệp thành lập Văn phòng đại diện trên tài khoản.
+ Doanh nghiệp tiến hành scan hồ sơ dạng pdf rồi gắn lên tài khoản và ấn nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 3: Phòng đăng ký kinh doanh xem xét xử lý hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
– Đối với trường hợp hồ sơ chưa chính xác, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ ra thông báo sửa đổi bổ sung hồ sơ theo yêu cầu.
– Nếu hồ sơ bị thông báo, doanh nghiệp sửa hồ sơ theo ý chuyên viên và nộp lại hồ sơ qua mạng. Thời gian nộp hồ sơ được tính lại từ đầu.
– Khi hồ sơ hợp lệ thì doanh nghiệp tiến hành in Giấy biên nhận và Thông báo nộp hồ sơ qua mạng điện tử hợp lệ và nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh.
Bước 4: Nhận kết quả giấy chứng nhận thành đăng ký Văn phòng đại diện:
Hồ sơ sau khi được chấp nhận hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho doanh nghiệp.
Bước 5: Khắc dấu, công bố mẫu dấu văn phòng đại diện công ty:
Văn phòng sẽ tiến hành khắc dấu, công bố mẫu dấu trên công thông tin quốc gia, chính thức đi vào hoạt động theo quy định của pháp luật.
