Mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài

1. Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là gì?

Công văn chấp nhận sử dụng lao động nước ngoài (hay công văn giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài) là văn bản do doanh nghiệp, tổ chức lập ra gửi cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp có trụ sở chính, cho phép doanh nghiệp được phép sử dụng lao động là người nước ngoài làm việc. Mẫu công văn chấp thuận sự dụng lao động nước ngoải phải đảm bảo được hình thức và nội dung theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 thì Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam là người có quốc tịch nước ngoài, đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dan sự đầy đủ. Đồng thời, người lao động nước ngoài phải có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc; có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế. Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam. Và có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp.

Tại Điều 151, Bộ luật Lao động 2019 cũng đã quy định rất rõ ràng rằng: Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải tuân theo pháp luật lao động Việt Nam và được pháp luật Việt Nam bảo vệ, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có quy định khác. Ngoài ra, Thời hạn của hợp đồng lao động đối với người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không được vượt quá thời hạn của Giấy phép lao động. Khi sử dụng người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hai bên có thể thỏa thuận giao kết nhiều lần hợp đồng lao động xác định thời hạn.

Có thể thấy người lao động nước ngoài phải đám ứng được những điều kiện được quy định tại Bộ luật Lao động 2019 thì mới được làm việc tại Việt Nam. Điều quan trọng là người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải  tuân theo những quy định của pháp luật về lao động.

Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài  là văn bản chứa đựng những thông tin liên quan đến doanh nghiệp, tổ chức lập công văn, thông tin về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, lý do sử dụng,.. Hơn thế nữa, công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài còn là căn cứ để Cơ quan Nhà nước, chủ thể có thẩm quyền( Ủy ban nhân dân) xem xét và chấp thuận cho doanh nghiệp, tổ chức được phép sử dụng lao động người nước ngoài.

2. Mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài:

TÊN DOANH NGHIỆP/TỔ CHỨC

——-

Số: …

V/v giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

—————

Địa danh, ngày …. tháng …. năm …….

Kính gửi: …(1)

Thông tin về doanh nghiệp/tổ chức: tên doanh nghiệp/tổ chức, loại hình doanh nghiệp/tổ chức, tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức, trong đó số lao động nước ngoài, địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, giấy phép kinh doanh/hoạt động, lĩnh vực kinh doanh/hoạt động, người nộp hồ sơ của doanh nghiệp/tổ chức để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email)

Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài như sau:

1. Vị trí công việc 1: (Lựa chọn 1 trong 4 vị trí công việc: nhà quản lý/giám đốc điều hành/chuyên gia/lao động kỹ thuật).

– Chức danh công việc: (do doanh nghiệp/tổ chức tự kê khai, ví dụ: kế toán, giám sát công trình…)

– Số lượng (người):

– Thời hạn làm việc từ (ngày/tháng/năm) đến (ngày/tháng/năm):

– Địa điểm làm việc (dự kiến):

– Hình thức làm việc (nêu rõ thuộc hình thức nào quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 11/2016/NĐ-CP ngày 03/02/2016):

– Lý do sử dụng người lao động nước ngoài (tình hình sử dụng lao động nước ngoài hiện nay (nếu có), yêu cầu về trình độ và kinh nghiệm của người nước ngoài, lý do không tuyển được người Việt Nam vào vị trí dự kiến sử dụng lao động nước ngoài…):

2. Vị trí công việc 2: (nếu có) (liệt kê giống mục 1 nêu trên)

3. Vị trí công việc… (nếu có) (liệt kê giống mục 1 nêu trên)

Đề nghị ….(2) xem xét, thẩm định và chấp thuận.

Xin trân trọng cảm ơn./.

Nơi nhận:

– Như trên;

– Lưu:..……

 ĐẠI DIỆN DOANH NGHIỆP/TỔ CHỨC

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu)

3. Hướng dẫn soạn thảo công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài:

Phần kính gửi thì người làm đơn sẽ ghi rõ ràng tên của Cơ quan, chủ thể có thẩm quyền giải quyết (Cục Việc làm – Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội/Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố….)

Phần nội dung của công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài yêu cầu doanh nghiệp tổ chức cung cấp đầy đủ, chính xác chi tiết nhất những thông tin như sau:

+ Doanh nghiệp, tổ chức lập công văn sẽ cung cấp những thông tin :  tên doanh nghiệp/tổ chức, loại hình doanh nghiệp/tổ chức, tổng số lao động đang làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức, trong đó số lao động nước ngoài, địa chỉ, điện thoại, fax, email, website, giấy phép kinh doanh/hoạt động, lĩnh vực kinh doanh/hoạt động, người nộp hồ sơ của doanh nghiệp/tổ chức để liên hệ khi cần thiết (số điện thoại, email).

+ Doanh nghiệp, tổ chức sẽ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: vị trí, chức danh, số lượng, thời hạn làm việc, địa điểm, hình thức làm việc, lý do sử dụng,…

Cuối công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài thì doanh nghiệp, tổ chức ghi rõ nơi nhận công văn và người đại diện doanh nghiệp sẽ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu chức danh.

4. Thủ tục xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài:

4.1. Hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài:

+ Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài theo mẫu tham khảo mà bài viết cung cấp.

+ Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ.

+ Phiếu Lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự của nước ngoài cấp. Trường hợp người lao động nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thì chỉ cần phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp.

+ Văn bản chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

+ 02 ảnh màu (kích thước 4cm x 6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu), ảnh chụp không quá 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.

+ Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị theo quy định của pháp luật.

+ Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài (hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng người lao động nước ngoài, giấy chứng nhận nộp thuế hoặc bảo hiểm của người lao động nước ngoài, …).

4.2. Trình tự thực hiện xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài:

Bước 1: Doanh nghiệp, tổ chức có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ chuẩn bị những giấy tờ, hồ sơ bên trên ( m00tj bộ hồ sơ).

Bước 2: Doanh nghiệp, tổ chức sẽ nộp tại:

+  Trường hợp doanh nghiệp nằm trong khu công nghiệp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài nộp tại Ban quản lý các khu công nghiệp tỉnh (thành phố).

+Trường hợp doanh nghiệp nằm ngoài khu công nghiệp báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh (thành phố).

+  Các trường hợp tổ chức phi chính phủ, tổ chức quốc tế, hiệp hội ……theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH thì nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài tại Cục việc làm – Bộ lao động – Thương binh và xã hội.

Bước 3: Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) gửi báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 1 ban hành kèm theo Thông tư này đến Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (sau đây viết tắt là cơ quan chấp thuận).

Trường hợp có thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài thì người sử dụng lao động gửi báo cáo giải trình theo một mẫu khác được quy định tại Thông tư 18/2018/TT-BLĐTBXH sửa đổi thông tư liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội đến cơ quan chấp thuận trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.

Lưu ý: Thời gian giải quyết việc xin chấp thuận là 15 ngày làm việc( không kể thứ 7, chủ nhật và ngày lễ).

Căn cứ pháp lý:

Bộ luật Lao động 2019.

Thông tư 18/2018/TT-BLĐTBXH sửa đổi thông tư liên quan đến thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội