Nguyên tắc ký nháy? Có cần ký nháy trên các trang của hợp đồng không?

Như chúng ta đã biết việc ký hợp đồng là một bước vô cùng quan trọng trong giao kết hợp đồng. Vậy trong trường hợp hợp đồng có nhiều trang thì việc ký hợp đồng có nhất thiết phải ký trên tất cả các trang hay không? Và việc ký kết có quy định cụ thể như thế nào? Bài viết dưới đây của Luật Dương gia sẽ giúp cho bạn đọc có thêm những thông tin hữu ích cũng như quy định pháp luật về vấn đề này.

1. Quy định về ký nháy

Hiện nay,trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm ký nháy và cách sử dụng của loại chữ ký nháy này. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Quy định chung về điều ước quốc tế có quy định: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận”.”

Như vậy, thông qua  các quy định nêu trên bạn có thể hiểu chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

2. Quy định về hình thức của chữ ký nháy

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản.

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

3. Các loại chữ ký nháy

Có 3 loại chữ ký nháy thường được sử dụng như sau:

+ Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.

Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.

+ Loại thứ hai: Chữ ký nháy tại dòng cuối cùng của văn bản.

Chữ ký nháy nằm cuối cùng nội dung của văn bản do người soạn thảo văn bản ký nháy. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo. Khi người có thẩm quyền ký chính thức tại văn bản, dựa vào chữ ký nháy của người soạn thảo văn bản có thể nhận biết được ai là người đã soạn thảo văn bản đó, trên cơ sở đó có thể quy trách nhiệm trong trường hợp có sai sót xảy ra.

+ Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

4. Một số loại văn bản cần có chữ ký nháy

Trong nhiều văn bản hành chính hiện hành, việc ký nháy hay ký chính thức cần có những quy định cụ thể, trong đó có một số ví dụ cần có chữ ký nháy như sau:

Với bất cứ văn bản hành chính nào được soạn thảo bởi các cơ quan hành chính nhà nước đều phải có chữ ký nháy, kể cả các văn bản quy phạm pháp luật hoặc những văn bản lưu hành nội bộ của một cơ quan, tổ chức cũng bắt buộc phải có chữ ký nháy.

Ví dụ: Công văn, Quyết định, Các văn bản luật, Thông báo,…

Đối với khối doanh nghiệp tư nhân hoặc các tổ chức, cơ quan không phải cơ quan hành chính nhà nước, không bắt buộc tất cả các văn bản phải có chữ ký nháy. Nhưng cũng có một số văn bản mà người soạn thảo văn bản cũng như những người cùng tham gia ký văn bản cần có chữ ký nháy tại cuối mỗi trang của văn bản.

Ví dụ: Hợp đồng có nhiều trang, Các văn bản công văn, thông báo của doanh nghiệp có nhiều trang và người soạn thảo văn bản không phải là người có thẩm quyền ký văn bản đó.

5. Trách nhiệm của người ký nháy với văn bản hành chính

Chữ ký nháy được ký vào văn bản là một trong những cách xác định chủ thể của chữ ký đó đã đọc và xác nhận nội dung của văn bản hoặc biên bản đó, tránh hiện tượng chỉnh sửa hay thay đổi nội dung của văn bản.

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật hiện hành nào. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận mang tính chất cá nhân, cán bộ. Thể hiện việc văn bản đó đã được cán bộ, cá nhân nào đã thực hiện việc soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người soạn thảo đã đọc văn bản và đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Tuy nhiên, người ký nháy không phải là người trực tiếp chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm đối với văn bản đó một cách trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

TƯ VẤN MỘT TRƯỜNG HỢP CỤ THỂ: 

Tóm tắt câu hỏi:

Chào Luật sư của công ty luật Dương gia, Hiện tôi có một vấn đề đang vướng mắc cần Luật Dương gia giải đáp như sau: Công ty tôi chuyên về kinh doanh bất động sản, cho tôi hỏi có quy định nào về việc khách hàng mua nhà phải ký tất cả các trang của Hợp đồng mua bán không? Trường hợp khách hàng ký tại trang chữ ký khác với ký trên từng trang của Hợp đồng thì có phải đăng ký 2 chữ ký này không? Cám ơn Luật sư hỗ trợ từ công ty Luật Dương gia.

Luật sư tư vấn:

Căn cứ Điều 18 Luật kinh doanh bất động sản 2014 quy định nội dung của hợp đồng mua bán, cho thuê, cho thuê mua nhà, công trình xây dựng bao gồm:

“1. Tên, địa chỉ của các bên;

2. Các thông tin về bất động sản;

3. Giá mua bán, cho thuê, cho thuê mua;

4. Phương thức và thời hạn thanh toán;

5. Thời hạn giao, nhận bất động sản và hồ sơ kèm theo;

6. Bảo hành;

7. Quyền và nghĩa vụ của các bên;

8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng;

Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài: 1900.6568

9. Phạt vi phạm hợp đồng;

10. Các trường hợp chấm dứt, hủy bỏ hợp đồng và các biện pháp xử lý;

11. Giải quyết tranh chấp;

12. Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng.”

Về hình thức, hợp đồng kinh doanh bất động sản phải được lập thành văn bản không yêu cầu bắt buộc phải công chứng, chứng thức trừ hợp đồng mua bán, thuê mua nhà, công trình xây dựng, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất mà các bên là hộ gia đình, cá nhân quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật kinh doanh bất động sản 2014 thì phải công chứng hoặc chứng thực.

Như vậy, không có quy định nào quy định trong hợp đồng mua bán bất động sản phải thực hiện ký vào tất cả các trang của hợp đồng. Trên thực tế, ý nghĩa của việc ký vào các trang của hợp đồng chỉ nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro khi một trong các bên có ý đồ thay đổi nội dung trong hợp đồng trái với nội dung mà hai bên thỏa thuận ban đầu.

Trường hợp chữ ký cuối hợp đồng khác với chữ ký trên từng trang, nếu của cùng một người ký sẽ không ảnh hưởng đến hiệu lực hợp đồng, tuy nhiên để đảm bảo thì công ty bạn vẫn cho khách hàng đăng ký cả 02 chữ ký.

Trên đây là toàn bộ những thông tin pháp lý cũng như các quy định pháp luật về chữ ký nháy và quy định về ký nháy văn bản. Hy vọng bài viết trên đây của Luật Dương gia sẽ giúp cho bạn đọc có những thông tin hữu ích về vấn đề này.