Đăng ký nội quy lao động là gì? Đăng ký nội quy lao động tiếng anh là gì? Hồ sơ đăng ký nội quy lao động? Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động?
Xây dựng và đăng ký Nội quy lao động là 1 hình thức để duy trì kỷ luật trong doanh nghiệp, trong đó phải liệt kê đầy đủ toàn bộ các hành vi vi phạm cùng với hình thức xử phạt tương ứng với mỗi hành vi. Xét về tầm quan trọng, nội quy lao động là sự ràng buộc góp phần chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử trong cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp; ngoài ra còn là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với những người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Vậy các vấn đề liên quan đến đăng ký nội quy lao động được quy định như thế nào? Bài viết dưới đây Luật Dương Gia sẽ giúp bạn tìm hiểu về hồ sơ, trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất.
1. Đăng ký nội quy lao động là gì?
Trước hết, chúng ta có thể hiểu nội quy lao động là văn bản nội bộ quan trọng của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hiểu một cách đơn giản, nội quy lao động là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định về các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm bắt buộc phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động nhằm xác lập trật tự lao động, chuẩn mực chung trong một doanh nghiệp.
Nội quy lao động được xem là một khung hành lang pháp lý điều chỉnh các hành vi, hoạt động, quá trình thực hiện công việc, quá trình công tác của người lao động, giúp cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo sự ổn định, nề nếp, nâng cao hiệu quả quản lý điều hành của mình.
Theo Điều 119
“1. Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
2. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
3. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
4. Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
5. Căn cứ điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc đăng ký nội quy lao động theo quy định tại Điều này.”
Như vậy, theo quy định tại khoản 1 điều 119 Bộ Luật lao động thì “người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải có nội quy lao động bằng văn bản” đồng thời người sử dụng lao động phải làm thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động có thẩm quyền.
Việc đăng ký nội quy lao động là bắt buộc và các nội dung được quy định trong nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và các quy định của pháp luật có liên quan khác. Trong thời hạn 7 ngày làm việc, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.
Ngoài những nội dung chủ yếu mà Bộ luật Lao động quy định, người sử dụng lao động có thể quy định thêm trong nội quy lao động những nội dung khác như chế độ khen thưởng do chấp hành đúng nội quy, những trường hợp miễn trừ kỷ luật, miễn giảm trách nhiệm vật chất… Hoặc có thể tách một nội dung nào đó thành bản quy tắc riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị. Hoặc người sử dụng lao động có thể xây dựng những bản nội quy lao động riêng áp dụng cho một hoặc một số bộ phận trong đơn vị.
Trường hợp không đăng ký nội quy lao động với cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh, các doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính từ 05 – 10 triệu đồng ( căn cứ theo điểm b khoản 2 Điều 18
2. Đăng ký nội quy lao động tiếng anh là gì?
Đăng ký nội quy lao động tiếng anh là “Register for labor regulations”.
3. Hồ sơ đăng ký nội quy lao động:
Căn cứ theo Điều 120 Bộ luật lao động 2019 quy định về: Hồ sơ đăng ký nội quy lao động thì bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động sẽ bao gồm các loại văn bản, giấy tờ sau đây:
– Thứ nhất là văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.
– Thứ hai là nội quy lao động.
– Thứ ba là văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
– Ngoài ra còn cần có các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Số lượng hồ sơ: 01 bộ.
4. Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động:
Để ngăn ngừa sự lạm quyền của người sử dụng lao động làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động, pháp luật lao động quy định những trình tự, thủ tục cụ thể mà người sử dụng lao động phải tuân thủ khi ban hành nội quy lao động.
Căn cứ theo khoản 2 Điều 118 quy đinh nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi.
– Trật tự tại nơi làm việc.
– An toàn, vệ sinh lao động.
– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc.
– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với
– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động.
– Trách nhiệm vật chất.
– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Trình tự đăng ký nội quy lao động:
– Bước 1: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền) nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
– Bước 2: Sau khi nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.
– Bước 3: Sau thời hạn 15 ngày kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ (hoặc nhận được hồ sơ đăng ký lại), phòng Lao động Tiền lương và bảo hiểm xã hội trình Lãnh đạo Sở ký ban hành công văn thông báo về việc đăng ký nội quy lao động và nội quy lao động sẽ bắt đầu có hiệu lực.
– Bước 4: Sau khi ký công văn thông báo, Phòng Lao động Tiền lương và BHXH trả kết quả tới bộ phận một cửa. Đến hạn, bộ phận một cửa nhận lại phiếu hẹn và trả kết quả: công văn thông báo về việc đăng ký nội quy lao động. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho người lao động khi nội quy lao động có hiệu lực. Bên cạnh đó, những nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết tại nơi làm việc.
Thời hạn xử lý hồ sơ: 15 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được hồ sơ (hoặc nhận được hồ sơ đăng ký lại).
Phương thức nộp hồ sơ:
Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện (được cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh ủy quyền) theo các phương thức sau:
– Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến.
– Nộp hồ sơ trực tiếp.
– Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.
Phí, lệ phí: không có.
Hiệu lực của nội quy lao động:
– Nội quy lao động phải đăng ký: Có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
– Nội quy lao động không phải đăng ký (trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động): Hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.
Việc đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh là một thủ tục bắt buộc đối với các đơn vị có sử dụng từ mười người lao động trở lên khi ban hành nội quy lao động. Đây là một điều kiện để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật. Nội quy lao động gắn liền với quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Chính vì vậy mà nội quy lao động là vô cùng cần thiết và phải được đăng ký tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh để tiến hành việc kiểm tra, rà soát và tham chiếu tính hợp pháp để hạn chế tối đa sự lạm quyền của người sử dụng lao động. Quy định này không chỉ ngăn ngừa tình trạng người sử dụng lao động, vì lợi ích của mình quy định những nội dung gây bất lợi cho người lao động mà còn nhằm tăng cường tinh thần trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc tuân theo các quy định của pháp luật.
