Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn và chi tiết nhất hiện nay

Bất kỳ một cơ sở sử dụng lao động nào cũng muốn tìm kiếm, lựa chọn người sử dụng lao động với những yêu cầu nhất định, có năng lực, trách nhiệm. Để đáp ứng được điều đó, việc tuyển dụng nhân sự là ưu tiên hàng đầu, quy trình tuyển dụng nhận sự càng chuyên nghiệp thì cơ hội tuyển chọn được nguồn nhân lực chất lượng càng cao. Trong bài viết dưới đây, Luật Dương Gia sẽ đưa đến cho người đọc một quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn và chi tiết nhất hiện nay.

1. Tuyển dụng nhân sự là gì?

Tuyển dụng nhân sự được hiểu là quá trình tìm kiếm và lựa chọn nhân sự nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu trong hoạt động của doanh nghiệp. Khái niệm tuyển dụng nhân sự bao gồm hai nội dung chính là đó là tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực. Trong đó:

Tuyển mộ nhân lực là quá trình thu hút những người lao động có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong tổ chức, nhằm tạo ra một tập hợp các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc để tham gia vào quá trình tuyển chọn.

Tuyển chọn nhân lực tuyển chọn là quá trình đánh giá, sàng lọc những người tham gia dự tuyển để lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất với yêu cầu công việc của tổ chức. Tuyển chọn nhân lực là khâu kế tiếp của quá trình tuyển mộ để đảm bảo cho quyết định tuyển dụng nhân lực đúng với yêu cầu đặt ra.

2. Vai trò của tuyển dụng nhân sự?

– Đối với doanh nghiệp: Việc tuyển dụng có hiệu quả sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một đội ngũ lao động lành nghề, năng động, sáng tạo, bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuyển dụng tốt giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu kinh doanh hiệu quả nhất, bởi vì tuyển dụng tốt tức là tìm ra người thực hiện công việc có năng lực, phẩm chất để hoàn thành công việc được giao. Đồng thời, Chất lượng của đội ngũ nhân sự tạo ra năng lực cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp, tuyển dụng nguồn nhân lực tốt góp phần quan trọng vào việc tạo ra “đầu vào” của nguồn nhân lực, nó quyết định đến chất lượng, năng lực, trình độ cán bộ nhân viên, đáp ứng đòi hỏi nhân sự của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tuyển dụng nguồn nhân lực tốt giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng chi phí kinh doanh và sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách của doanh nghiệp và hoàn thành tốt kế hoạch kinh doanh đã định trong thời gian sớm nhất.

– Đối với người lao động: Tuyển dụng nhân sự tạo môi trường cạnh tranh công bằng giữa người lao động, từ đó thúc đẩy cá nhân thể hiện năng lực một cách triệt để.

– Đối với xã hội: Tuyển dụng nhân sự giúp giải quyết tình trạng thất nghiệp, đào thải lực lượng lao động kém về không có đủ năng lực, thiếu kỹ năng.

3. Tuyển dụng nhân sự trong Tiếng anh là gì?

Tuyển dụng nhân sự trong Tiếng anh là “personnel recruitment“

4. Quy trình tuyển dụng nhân sự chuẩn và chi tiết nhất hiện nay?

Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng

* Xây dựng 1 bảng mô tả công việc bằng cách:

– Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần người nhân viên mới thực hiện. Nêu cụ thể chi tiết các nhiệm vụ như mức độ nhiệm vụ, tính thường xuyên, chất lượng yêu cầu và các yếu tố khác

–  Xác định thẩm quyền ra quyết định, quản lý và trách nhiệm giám sát nhân viên của nhân viên mới tuyển.

– Nêu cụ thể cấp báo cáo

* Xác định bậc công việc: Xác định và quyết định vị trí cần tuyển thuộc bậc công việc nào rồi đưa ra chức danh tuyển. Bậc công việc được xác định bằng cách:

– Đánh giá khối lượng công việc và độ khó của nhiệm vụ. Quy mô dự án càng rộng thì càng có nhiều nhiệm vụ liên quan đến công việc, các đối tác làm việc ở vị trí càng cao thì càng cần có vị trí cấp cao.

– Đánh giá trách nhiệm và thẩm quyền ra quyết định, Quy mô kế hoạch công việc, tài chính, con người, thiết bị càng lớn thì càng cần có vị trí cấp cao.

– Đánh giá trách nhiệm quản lý (lập kế hoạch, điều phối các nguồn lực để thực hiện, giám sát và đánh giá). Một công việc chỉ yêu cầu về lập kế hoạch, triển khai thực hiện và giám sát công việc của chính mình thì sẽ có ít trách nhiệm hơn so với các công việc đòi hỏi phải lập kế hoạch, điều phối việc triển khai thực hiện, giám sát và đánh giá một nhóm hay một văn phòng chi nhánh hay cả một Tổ chức.

* Xác định các khả năng và năng lực của nhân viên: Công việc này nhằm mục đích xác định những mặt mạnh trong lĩnh vực chuyên môn và năng lực chung của một nhân viên, và đây là những khả năng và năng lực không thể thiếu của họ. Nếu không có những mặt mạnh này, chắc chắn người nhân viên đó sẽ không thể hoàn thành công việc đạt yêu cầu.

* Thông báo tuyển dụng. Tất cả các vị trí cần tuyển nên được thông báo công khai. Mẫu quảng cáo sẽ thể hiện chức danh, nhiệm vụ và trách nhiệm chính, nơi làm việc, kinh nghiệm làm việc và các yêu cầu cần thiết khác. Cán bộ nhân sự sẽ lựa chọn kênh quảng cáo phù hợp nhất. Tất cả các mẫu quảng cáo sẽ được gửi cho các các trưởng bộ phận cần tuyển xem lại và rà soát lại lần cuối.

* Nhận hồ sơ. Tất cả các ứng viên nộp hồ sơ về cho Cán bộ Nhân sự xem xét. Sau khi nhận được hồ sơ của các ứng viên, Cán bộ nhân sự sẽ gửi thư điện tử thông báo cho các ứng viên biết đã nhận được hồ sơ.

* Sắp xếp hội đồng tuyển dụng: Hội Đồng tuyển dụng gồm có ít nhất là Cán bộ phụ trách nhân sự, Trưởng bộ phận của vị trí cần tuyển và một chuyên gia kỹ thuật về lĩnh vực liên quan đến công việc cần tuyển. Cần có sự công bằng về giới trong hội đồng tuyển dụng. Đối với trường hợp tuyển dụng chức danh quản lý cấp cao, thì việc mời các tư vấn bên ngoài tham gia cùng tham gia vào hội đồng tuyển dụng sẽ mang lại một hiệu quả tốt cũng như thực hiện được mục tiêu đánh giá.

Bước 2: Thiết kế các bài kiểm tra tuyển dụng

Để thiết kế các bài kiểm tra tuyển dụng, hội đồng tuyển dụng cần thực hiện các bước sau:

– Xác định rõ những biểu lộ hành vi của các năng lực chuyên môn và khả năng chung.

– Xây dựng một tình huống để ứng viên phải thể hiện/bày tỏ thái độ hay cách ứng xử mong đợi. Thông thường, năng lực chung của các ứng viên sẽ được kiểm tra thông qua các tình huống có tính chất đưa ra các quyết định hay giải quyết một vấn đề. Sẽ rất thú vị khi xây dựng một tình huống cho bài kiểm tra dựa trên một sự việc có thật, khó khăn và chưa được giải quyết của Tổ chức.

– Xây dựng hình thức kiểm tra.

Hình thức kiểm tra: Từ 5-10 ứng cử viên đã được chọn lọc (cho vị trí cán bộ chương trình) sẽ được mời cùng ngồi với nhau trong một phòng để thảo luận về trường hợp ở trên. Thông thường, trong 5-10 phút đầu, các ứng cử viên sẽ chú ý đến hội đồng tuyển dụng, những người đang ngồi quanh và quan sát họ một cách cẩn thận, và như vậy các ứng cử viên có thể sẽ chưa làm việc hết mình. Tuy nhiên, chỉ một lát sau, tất cả họ sẽ thật sự tham gia vào cuộc thảo luận và sẽ bày tỏ quan điểm, suy nghĩ cá nhân của mình một cách rõ ràng.

Lập kế hoạch cho điểm. Để có thể cho điểm các ứng cử viên, hội đồng tuyển dụng phải biết họ đang tìm kiếm những yêu cầu gì ở các ứng cử viên. Điểm được quyết định khi bạn biết các yêu cầu bạn đang tìm. Chẳng hạn, khi sử dụng nghiên cứu tình huống và hình thức kiểm tra nêu trên như làm việc theo nhóm, những yếu tố thôi thúc để đạt được sự thành công, kỹ năng phân tích vấn đề, tính linh hoạt/nhạy bén, sáng kiến bạn có thể quan sát và cho điểm các ứng cử viên trong khi họ thảo luận tình huống đó.

Bước 3: Tổ chức tuyển dụng

Quá trình sơ tuyển. Cán bộ Nhân sự có trách nhiệm sơ tuyển hồ sơ dựa trên năng lực yêu cầu trong quảng cáo tuyển dụng. Trước tiên, thực hiện phân loại các hồ sơ không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng và các hồ sơ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng và sau đó làm việc cẩn thận hơn đối với hồ sơ đáp ứng yêu cầu. Sau khi sơ tuyển hồ sơ, Cán bộ Nhân sự sẽ gửi các hồ sơ đáp ứng yêu cầu cho Cán bộ quản lý tuyển dụng để xem xét kỹ hơn.

Thông thường, một đợt tuyển dụng sẽ gồm hai vòng thi, làm bài kiểm tra và phỏng vấn. Các bài kiểm tra này được thực hiện như thiết kế. Các ứng cử viên được cho điểm dựa trên thể hiện của họ trong bài kiểm tra và dưới sự thống nhất về khung điểm của hội đồng. Hội đồng tuyển dụng nên ghi lại biểu hiện/ ứng xử của ứng cử viên để giải thích việc đánh giá cho điểm của mình.

Khi đã hoàn tất vòng một của bài kiểm tra năng lực. Các ứng viên hoàn tất tốt bài kiểm tra năng lực sẽ được mời tham dự buổi phỏng vấn để đảm bảo chọn được những ứng cử viên thích hợp nhất. Sau khi chọn được ứng viên thích hợp, ứng viên này sẽ được mời phỏng vấn cuối cùng chủ yếu thoả thuận và quyết định mức lương, thời gian bắt đầu công việc . Tuy nhiên, nếu bài kiểm tra không thể bao quát hết hoặc hội đồng tuyển dụng chưa hoàn toàn tin tưởng về đánh giá của họ, thì buổi phỏng vấn sẽ là cơ hội để kiểm tra tất cả.

Bước 4: Bổ nhiệm

Việc bổ nhiệm sẽ do Giám đốc phê duyệt ký theo sự đề nghị của Hội đồng tuyển dụng. Tất cả các nhân viên mới đều được nhận thư bổ nhiệm

Nhìn chung, Việc tuyển dụng nhân sự phải được lên kế hoạch và dựa trên kế hoạch mở rộng các chương trình đang thực hiện, cũng như kế hoạch phát triển các chương trình mới. Việc tuyển dụng sẽ được xem là chậm trễ và không hiệu quả nếu quyết định đưa ra tuyển dụng chỉ được thực hiện khi khối lượng công việc tăng nhiều tới mức nguồn nhân lực hiện tại không có khả năng đảm nhiệm.  Kế hoạch tuyển dụng phải đề cập cụ thể về số lượng nhân sự sẽ tuyển, chức danh của các vị trí này, chương trình và phòng ban nào cần tuyển dụng, và tuyển dụng vào thời gian nào trong năm. Việc lập kế hoạch tuyển dụng phải dựa trên kế hoạch phát triển chương trình của Tổ chức, và phải được phê duyệt trước khi thực hiện.