Trong quá trình trả lại hàng khi phát hiện có sai phạm, bên cung cấp hàng hóa phải viết đơn đề nghị trả lại hàng. Vậy, mẫu đơn đề nghị trả lại hàng được quy định như thế nào và có nội dung ra sao?
Mục lục bài viết
1. Đơn đề nghị trả lại hàng là gì?
Sự ra đời của hàng hóa gắn liền với sự phát triển của xã hội loài người. Hàng hóa là sản phẩm của lao động, thông qua trao đổi, mua bán có thể thỏa mãn một số nhu cầu nhất định của con người. Hàng hóa có thể đáp ứng nhu cầu cá nhân hoặc nhu cầu sản xuất. Trong quá trình mua bán, trao đổi hàng hóa, không thiếu những nguyên nhân dẫn đến việc bên nhận hàng phải trả lại hàng. Mẫu đơn đề nghị trả lại hàng được lập ra và có vai trò quan trọng trong thực tiễn cuộc sống.
Mẫu đơn đề nghị trả lại hàng là mẫu đơn được cá nhân hoặc tổ chức lập ra để đề nghị về việc trả lại hàng. Mẫu đơn nêu rõ căn cứ pháp luật, thông tin công ty, nội dung đề nghị, thông tin hàng hóa, nội dung đề nghị trả lại hàng hóa,… Sau khi hoàn thành việc lập biên bản, người làm đơn ký và ghi rõ họ tên để biên bản có giá trị trên thực tế và người làm đơn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của nội dung biên bản.
2. Mẫu đơn đề nghị trả lại hàng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
—–o0o—–
……, ngày….. tháng….. năm………
ĐƠN ĐỀ NGHỊ TRẢ LẠI HÀNG HÓA
(V/v: Đề nghị Công ty/Ông……. trả lại số hàng hóa đã nhận theo Hợp đồng…….)
– Căn cứ Bộ luật dân sự năm 2015;
– Căn cứ Luật thương mại năm 2005;
– Căn cứ Hợp đồng dân sự số……
Kính gửi: – Công ty:……
– Ông/Bà:…….- Chức vụ:……
Tên công ty:……
Giấy chứng nhận doanh nghiệp số:…… do Sở Kế hoạch và đầu tư………. Cấp ngày….. tháng….. năm……
Mã số thuế:……
Địa chỉ trụ sở:……
Người đại diện theo pháp luật:…… Chức vụ:…. đại diện theo Điều lệ công ty số/năm……….
Chứng minh nhân dân số:…… do…… cấp ngày….. tháng….. năm……….
Nơi cư trú:……
Điện thoại liên hệ:……
Người đại diện theo ủy quyền:….. Chức vụ:….. đại diện theo Văn bản ủy quyền số:……
Chứng minh nhân dân số:…. do……. cấp ngày….. tháng….. năm……….
Nơi cư trú:………
Nơi cư trú:………
Điện thoại liên hệ:……
Thay mặt công ty, tôi – …… xin trình bày với Quý công ty sự việc như sau:……
(Trình bày về việc giao hàng của công ty và việc vi phạm nghĩa vụ thanh toán của bên mua)
Căn cứ theo quy định tại Điều 440 Bộ luật dân sự năm 2015:
“Điều 440. Nghĩa vụ trả tiền
1.Bên mua có nghĩa vụ thanh toán tiền theo thời hạn, địa điểm và mức tiền được quy định trong hợp đồng.
…”
Và Khoản… Điều…… Hợp đồng số…….. ký kết giữa Công ty của tôi và Quý công ty:
….
(Quy định về quyền yêu cầu trả lại hàng hóa của bên bán khi bên mua hàng không thực hiện đúng nghĩa vụ thanh toán)
Theo đó, thay mặt công ty, tôi yêu cầu Quý công ty thực hiện nghĩa vụ trả lại hàng hóa đã nhận của công ty tôi vào ngày…. tháng….. năm…… theo Hợp đồng……. cùng với số tiền bồi thường thiệt hại là ……… VNĐ (bằng chữ:……… Việt Nam Đồng).
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Người làm đơn
(Ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn soạn thảo đơn đề nghị trả lại hàng:
– Phần mở đầu:
+ Ghi đầy đủ các thông tin bao gồm Quốc hiệu, tiêu ngữ.
+ Tên biên bản cụ thể là đơn đề nghị trả lại hàng hóa.
+ Thời gian và địa điểm viết đơn.
– Phần nội dung chính của biên bản:
+ Căn cứ pháp lý.
+ Thông tin cơ quan tiếp nhận đơn.
+ Thông tin công ty làm đơn đề nghị trả lại hàng hóa.
+ Lý do làm đơn đề nghị trả lại hàng hóa.
+ Thời gian, địa điểm và khối lượng hàng hóa đề nghị trả lại.
– Phần cuối biên bản:
+ Đề nghị thực hiện nghĩa vụ trả lại hàng hóa đã nhận.
+ Ký và ghi rõ họ tên của người làm đơn.
4. Một số vần đề liên quan tới việc trả lại hàng:
4.1. Những trường hợp hàng bán bị trả lại:
Có nhiều trường hợp hàng bán bị trả lại, nhưng phổ biến nhất là:
+ Bên mua giao hàng không đúng với các thỏa thuận trong hợp đồng của 2 bên khi hàng hóa gặp những vấn đề như: Chất lượng hàng hóa không đảm bảo đủ yêu cầu, số lượng hoặc thời gian giao hàng không đúng như cam kết của 2 bên…
+ Bên bán thay đổi việc mua hàng do thay đổi những kế hoạch kinh doanh của mình, khi đó bên bán sẽ phải chịu nhiều phí bồi thường cho bên mua theo các điều khoản trong hợp đồng.
Hiện nay đối với những sản phẩm bị khách hàng trả lại do vi phạm một số vấn đề. Vấn đề liên quan đến chủng loại, phẩm chất hoặc quy cách nên bị trả về cho người bán. Vì số lượng hàng hóa bị trả về có sự ảnh hưởng lớn đến với doanh thu. Ảnh hưởng không nhỏ với nhà buôn bán và kế toán phải xử lý khoản hàng bán bị trả lại.
4.2. Ảnh hưởng:
Hiện nay, bao gồm có hai bên đó là bên bán hàng và bên mua hàng, cụ thể như sau:
Đối với bên bán hàng
Nếu như hàng hóa bị trả lại là những hàng hóa được bên bán xác định xuất ra để bán. Thế nhưng do một số vấn đề vi phạm đến những ký kết hoặc giao hẹn giữa hai bên. Như hàng kém chất lượng, hàng bị sai quy cách,… Việc hàng hóa bị trả lại như thế sẽ ảnh hưởng đến doanh thu cả kỳ, giảm giá hàng hóa,…
Cách tốt nhất để bên bán có thể tiêu thụ được sản phẩm là giảm giá hàng hóa bị trả lại.
Hàng bán bị trả lai được hiểu là số sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạm hoặc thay đổi các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng. Giá trị hàng bán bị trả lại sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong kỳ kinh doanh để tính doanh thu thuần của khối lượng sản phẩm, hàng hóa đã bán ra trong kỳ báo cáo.
Ngoài ra, đối với bên bán thì còn có các khoản làm giảm trừ doanh thu khác như: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán…
Để tiêu thụ hàng hóa trong trường hợp người mua chấp nhận, người bán có thể giảm giá bán lô hàng này.
Đối với bên mua hàng
Nếu như bên mua muốn có quyền trả lại hàng hóa thì trước tiên cần phải xuất trình giấy tờ. Các giấy tờ liên quan đó là giấy tờ mua hóa hàng hóa bên bán. Trong trường hợp giá xuất và giá mua phải giống nhau theo đúng như trên hóa đơn. Trường hợp đối tượng mua là cá nhân thì cần có giấy ký kết, ghi rõ số lượng hàng hóa mua.
Nếu là Công ty có hóa đơn thì cần phải xuất hóa đơn để trả lại hàng cho bên bán (đơn giá xuất phải đúng theo đơn giá mua trên hóa đơn mua vào).
Nếu bên mua là cá nhân thì phải có Biên bản ký kết với bên bán về số lượng, giá trị hàng bán bị trả lại theo đúng quy định.
4.3. Cách xử lý trong các trường hợp hàng bán bị trả lại:
Thủ tục cần có đối với hàng bán bị trả lại:
Hai bên lập và ký: Biên bản ghi nhận lý do hàng trả lại và Biên bản giao nhận hàng trả lại.
Bên trả lại hàng:
Nếu bên mua là đối tượng có hóa đơn khi đó sẽ xử lý như sau: Lập Phiếu xuất kho trả lại hàng đồng thời lập Hóa đơn trả lại hàng cho bên giao hàng (ghi giá theo lúc mua), trên hóa đơn phải ghi rõ: “Hàng hóa trả lại người bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT (nếu có)” đồng thời bên bán không cần thu hồi hóa đơn đã lập.
Nếu bên mua là đối tượng không có hóa đơn (cá nhân không kinh doanh) thì khi đó xử lý như sau: Ký vào Biên bản trả lại hàng trong đó ghi rõ loại hàng hoá, số lượng, giá trị hàng trả lại theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng (số ký hiệu, ngày, tháng của hoá đơn), lý do trả hàng đồng thời bên bán phải thu hồi hóa đơn đã lập.
Bên nhận hàng trả lại: Lập phiếu nhập kho hàng trả lại, kho hàng cần làm đúng các thủ tục cần thiết theo đúng quy định của nhà nước và quy trình của công ty.
4.4. Hướng dẫn cách hạch toán hàng bán trả lại:
Về phía doanh nghiệp:
Có 2 trường hợp xảy ra về phía doanh nghiệp bán hàng:
+ Trường hợp 1:
Nếu trong trường hợp những doanh nghiệp sử dụng phương pháp ghi thường xuyên những hàng trong kho. Khi đó sẽ ghi Nợ TK 156 sẽ là hàng hóa và Có TK 632 là giá vốn hàng hóa. Còn lại là Nợ TK 155 là thành phẩm.
+ Trường hợp 2:
Nếu doanh nghiệp thường xuyên sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ tính hàng trong kho. Khi đó sẽ ghi Có TK 632 là vốn hàng hóa, Nợ TK 611 là mua hàng.
Thanh toán hàng hóa bị trả lại đối với bên mua được chia làm 2 trường hợp:
+ Trường hợp thứ nhất
Với những hàng hóa được doanh nghiệp mua theo thuế GTGT. Khi đó sản phẩm cũng phải chịu thuế GTGT. Sẽ được ghi Nợ TK 3331 là số thuế GTGT hàng bị trả lại. Nợ TK 531 là gián bán sản phẩm ban đầu khi chưa có thuế GTGT. Cuối cùng là Có TK 111, 112 và 131,…
+ Trường hợp thứ hai
Hoàn toàn ngược lại đối với trường hợp sản phẩm không chịu thuế GTGT, có cách ghi như sau. Nợ TK 531 là doanh thu của hàng bị trả lại và còn có những tài khoản như 111, 112, 131,…
Cuối cùng để hạch toán được doanh thu bị giảm ta chỉ cần Nợ TK 511 chia Có TK 531. Sẽ ra được doanh thu hàng trả lại, thực hiện khá đơn giản.
Về phía bên người mua hàng:
+ Bên mua hàng cũng tương tự như bên bán hàng. Nếu như bên mua sử dụng phương pháp thường xuyên để kê khai thì được ghi như sau. Có TK 156, Có TK 1331 và không thể thiếu nợ TK 331, 111 và 112.
+ Bên mua sử dụng phương pháp định kỳ để kiểm kê thì sẽ được ghi. Có TK 611, Nợ TK 331, 111, 112.
+ Bên mua cũng khá tương tự bên bán, nhưng cũng có những phần khác nhau rõ rệt. Vì vậy chúng ta phải hết sức lưu ý khi ghi các TK Nợ, TK Có cho phù hợp. Hạch toán trả lại cho từng bộ phận rất quan trọng. Dựa trên hướng dẫn cụ thể trên bạn sẽ dễ dàng hạch toán được nhanh chóng, không sai sót.
