Dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin

1. Khi nào doanh nghiệp cần lập thỏa thuận bảo mật thông tin?

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp thường phải chia sẻ nhiều thông tin quan trọng với người lao động, đối tác, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư hoặc bên thứ ba. Những thông tin này có thể liên quan đến hoạt động kinh doanh, chiến lược phát triển, dữ liệu khách hàng, bí mật công nghệ, quy trình nội bộ, thông tin tài chính hoặc các tài liệu chưa được công khai. Nếu không có cơ chế bảo vệ phù hợp, việc thông tin bị tiết lộ hoặc sử dụng sai mục đích có thể gây thiệt hại đáng kể cho doanh nghiệp.

Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA – Non-Disclosure Agreement) là văn bản ghi nhận quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của các bên trong việc bảo vệ, quản lý và sử dụng thông tin được xác định là thông tin mật. Việc lập thỏa thuận bảo mật giúp các bên có cơ sở pháp lý rõ ràng trong quá trình hợp tác, đồng thời hạn chế nguy cơ thông tin quan trọng bị tiết lộ hoặc sử dụng ngoài phạm vi được cho phép.

Doanh nghiệp nên cân nhắc ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin trong các trường hợp sau:

1.1. Khi trao đổi thông tin với đối tác trước khi ký hợp đồng:

• Trong quá trình đàm phán, doanh nghiệp có thể phải cung cấp cho đối tác các thông tin về giá cả, phương án kinh doanh, báo giá, danh sách khách hàng, kế hoạch đầu tư, tài liệu kỹ thuật hoặc các thông tin nội bộ khác.
• Đặc biệt, đối với các giao dịch mua bán, hợp tác đầu tư, chuyển nhượng dự án, sáp nhập hoặc liên doanh, lượng thông tin được trao đổi trước khi giao kết hợp đồng chính thường rất lớn. Doanh nghiệp nên có thỏa thuận bảo mật ngay từ giai đoạn đàm phán để xác định rõ thông tin nào được bảo mật, mục đích sử dụng và trách nhiệm của bên tiếp nhận thông tin.

1.2. Khi thuê nhân sự hoặc cộng tác viên có quyền tiếp cận thông tin mật:

• Người lao động trong quá trình làm việc có thể được tiếp cận với nhiều thông tin có giá trị của doanh nghiệp như dữ liệu khách hàng, chính sách kinh doanh, thông tin tiền lương, tài liệu nội bộ, công thức, quy trình kỹ thuật hoặc kế hoạch phát triển sản phẩm.
• Đối với những vị trí có quyền tiếp cận thông tin quan trọng, doanh nghiệp có thể thiết lập nghĩa vụ bảo mật trong hợp đồng lao động, thỏa thuận riêng hoặc văn bản phù hợp khác. Việc quy định cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp và người lao động hiểu rõ phạm vi thông tin cần bảo mật cũng như trách nhiệm khi xảy ra vi phạm.

1.3. Khi hợp tác với nhà cung cấp, đại lý hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ:

• Trong quá trình thuê ngoài một phần hoạt động, doanh nghiệp có thể phải cung cấp cho nhà cung cấp hoặc đơn vị dịch vụ những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh và khách hàng.
• Ví dụ: Doanh nghiệp có thể phải chia sẻ dữ liệu để đơn vị công nghệ vận hành hệ thống, cung cấp thông tin cho đơn vị tư vấn hoặc chuyển giao tài liệu cho nhà sản xuất. Trong những trường hợp này, thỏa thuận bảo mật giúp xác định rõ bên nhận thông tin chỉ được sử dụng thông tin trong phạm vi công việc đã thỏa thuận và phải áp dụng các biện pháp phù hợp để bảo vệ thông tin.

1.4. Khi nghiên cứu, phát triển hoặc chuyển giao công nghệ:

• Đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, sản xuất, nghiên cứu và phát triển sản phẩm, thông tin kỹ thuật và công nghệ có thể là tài sản có giá trị đặc biệt.
• Trước khi trao đổi bản thiết kế, quy trình sản xuất, thông số kỹ thuật, tài liệu nghiên cứu hoặc giải pháp công nghệ với đối tác, doanh nghiệp nên xác lập nghĩa vụ bảo mật bằng văn bản. Thỏa thuận cần được xây dựng phù hợp với tính chất của từng loại thông tin và phạm vi hợp tác thực tế.

1.5. Khi cung cấp thông tin cho nhà đầu tư hoặc bên tham gia giao dịch:

• Trong quá trình huy động vốn, tìm kiếm nhà đầu tư, chuyển nhượng vốn hoặc thực hiện giao dịch mua bán doanh nghiệp, bên cung cấp thường phải chia sẻ nhiều thông tin nội bộ để bên còn lại đánh giá hoạt động và giá trị của doanh nghiệp.
• Thỏa thuận bảo mật có thể được ký trước khi cung cấp hồ sơ, dữ liệu tài chính, thông tin khách hàng, hợp đồng, kế hoạch kinh doanh và các tài liệu liên quan. Điều này giúp hạn chế việc bên tiếp nhận sử dụng thông tin cho mục đích khác với mục đích đánh giá hoặc thực hiện giao dịch.

1.6. Khi doanh nghiệp sở hữu bí mật kinh doanh hoặc thông tin có giá trị thương mại:

• Không phải mọi thông tin nội bộ đều có giá trị như nhau. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đối với những thông tin mà việc tiết lộ có thể tạo lợi thế cho đối thủ cạnh tranh hoặc gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Chẳng hạn: Đó có thể là danh sách khách hàng, chính sách giá, phương thức kinh doanh, kế hoạch tiếp thị, dữ liệu nghiên cứu thị trường, công thức sản phẩm, quy trình kỹ thuật hoặc các thông tin chưa được công khai khác.
• Trong trường hợp này, việc xây dựng thỏa thuận bảo mật với phạm vi và thời hạn phù hợp là một trong những biện pháp giúp doanh nghiệp chủ động quản lý và bảo vệ thông tin.

1.7. Khi thông tin được cung cấp cho bên thứ ba:

• Trong nhiều trường hợp, đối tác hoặc nhà cung cấp có thể tiếp tục cần sự hỗ trợ của bên thứ ba để thực hiện công việc. Khi đó, doanh nghiệp cần lưu ý đến việc thông tin mật có thể được chuyển tiếp cho những chủ thể khác.
• Thỏa thuận bảo mật nên quy định rõ việc bên nhận thông tin có được phép cung cấp thông tin cho bên thứ ba hay không; nếu được phép thì phải đáp ứng điều kiện gì và bên nhận ban đầu có phải chịu trách nhiệm đối với hành vi của bên thứ ba hay không.

1.8. Khi doanh nghiệp muốn xác lập cơ chế xử lý nếu xảy ra vi phạm:

• Một thỏa thuận bảo mật được xây dựng chặt chẽ không chỉ xác định nghĩa vụ của bên nhận thông tin mà còn có thể quy định hậu quả pháp lý khi nghĩa vụ bảo mật bị vi phạm.
• Tùy từng trường hợp, thỏa thuận có thể quy định về nghĩa vụ chấm dứt hành vi vi phạm, hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu, thông báo khi xảy ra sự cố, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và các vấn đề liên quan đến giải quyết tranh chấp.
• Do đó, thay vì chỉ sử dụng một mẫu thỏa thuận bảo mật chung, doanh nghiệp nên xác định trước loại thông tin cần bảo vệ, đối tượng tiếp nhận, mục đích sử dụng, thời hạn bảo mật và các rủi ro có thể phát sinh để xây dựng điều khoản phù hợp.

• Gọi 037.6999996 để sử dụng dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin!
• Hoặc kết nối Zalo (037.6999996) để được tư vấn quy định về ký thỏa thuận bảo mật!

2. Nội dung quan trọng trong thỏa thuận bảo mật thông tin:

Một thỏa thuận bảo mật thông tin chỉ thực sự có giá trị khi xác định rõ thông tin nào cần được bảo mật, bên nào có nghĩa vụ bảo mật, thông tin được sử dụng trong phạm vi nào, thời hạn bảo mật bao lâu và trách nhiệm được áp dụng khi có hành vi vi phạm. Do đó, thay vì sử dụng một mẫu thỏa thuận chung cho mọi trường hợp, doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất của giao dịch và loại thông tin được chia sẻ để xây dựng các điều khoản phù hợp.

Thông thường, một thỏa thuận bảo mật thông tin cần lưu ý các nội dung sau:

2.1. Xác định thông tin mật:

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của thỏa thuận bảo mật. Các bên cần xác định tương đối cụ thể những loại thông tin được xem là thông tin mật và thuộc phạm vi cần bảo vệ. Tùy vào hoạt động của doanh nghiệp, thông tin mật có thể bao gồm:

• Thông tin về khách hàng, đối tác, nhà cung cấp;
• Dữ liệu, tài liệu và hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp;
• Kế hoạch kinh doanh, chiến lược phát triển và kế hoạch đầu tư;
• Báo giá, chính sách giá, thông tin tài chính;
• Quy trình kinh doanh, quy trình sản xuất và phương thức vận hành;
• Công thức, thiết kế, bản vẽ, giải pháp kỹ thuật, phần mềm hoặc tài liệu công nghệ;
• Thông tin về sản phẩm, dịch vụ đang nghiên cứu hoặc chưa công bố;
• Các tài liệu, dữ liệu khác được các bên thống nhất là thông tin mật.

Việc xác định thông tin mật cần đủ rõ để bên nhận thông tin có thể nhận biết được phạm vi nghĩa vụ của mình. Nếu quy định quá chung chung, khi phát sinh tranh chấp các bên khó có thể xác định một thông tin cụ thể có thuộc phạm vi bảo mật hay không.

2.2. Phạm vi và mục đích sử dụng thông tin:

• Thỏa thuận cần quy định rõ bên nhận thông tin được phép sử dụng thông tin mật vào mục đích gì.
• Ví dụ: Nếu thông tin được cung cấp để phục vụ quá trình đánh giá một dự án đầu tư thì bên nhận chỉ nên được sử dụng thông tin trong phạm vi đánh giá và đàm phán giao dịch, không mặc nhiên được sử dụng cho hoạt động kinh doanh riêng.
• Việc giới hạn mục đích sử dụng giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc khai thác thông tin và hạn chế nguy cơ thông tin bị sử dụng ngoài phạm vi hợp tác.
• Ngoài ra, thỏa thuận có thể quy định về những người được phép tiếp cận thông tin (như nhân viên, người quản lý, chuyên gia, tư vấn hoặc đơn vị có liên quan). Trường hợp cho phép chia sẻ cho những đối tượng này, cần xác định rõ điều kiện và trách nhiệm bảo đảm các đối tượng đó cũng tuân thủ nghĩa vụ bảo mật.

2.3. Nghĩa vụ bảo mật của các bên:

Thỏa thuận cần xác định cụ thể các nghĩa vụ mà bên nhận thông tin phải thực hiện. Tùy từng trường hợp, có thể bao gồm:

• Không tiết lộ thông tin mật cho người không có thẩm quyền;
• Không sao chép, chuyển giao hoặc khai thác thông tin ngoài mục đích đã được thống nhất;
• Áp dụng biện pháp phù hợp để bảo quản và bảo vệ thông tin;
• Hạn chế quyền tiếp cận thông tin trong phạm vi cần thiết;
• Thông báo cho bên cung cấp khi phát hiện việc mất, lộ hoặc truy cập trái phép vào thông tin;
• Hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu khi được yêu cầu hoặc khi quan hệ hợp tác chấm dứt.

Đối với thỏa thuận bảo mật song phương, nghĩa vụ của mỗi bên cần được xác định tương ứng với vai trò và loại thông tin mà mỗi bên cung cấp.

2.4. Các trường hợp ngoại lệ:

Không phải mọi thông tin mà một bên nhận được đều đương nhiên phải được bảo mật. Vì vậy, thỏa thuận nên xác định các trường hợp thông tin không thuộc phạm vi bảo mật. Các trường hợp thường được xem xét gồm:

• Thông tin đã được công khai hợp pháp;
• Thông tin mà bên nhận đã biết trước khi được cung cấp;
• Thông tin được bên thứ ba cung cấp hợp pháp và không kèm nghĩa vụ bảo mật;
• Thông tin được phát triển độc lập mà không sử dụng thông tin mật của bên còn lại;
• Thông tin phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Việc quy định ngoại lệ giúp thỏa thuận có phạm vi hợp lý và hạn chế tranh chấp liên quan đến việc xác định thông tin nào thực sự phải được bảo mật.

2.5. Thời hạn bảo mật:

• Thời hạn bảo mật cần được xác định dựa trên tính chất của từng loại thông tin. Không phải mọi thông tin đều cần duy trì nghĩa vụ bảo mật trong cùng một khoảng thời gian.
• Đối với thông tin có giá trị trong một giai đoạn nhất định, các bên có thể thỏa thuận thời hạn cụ thể. Đối với thông tin có tính chất lâu dài hoặc có khả năng tiếp tục tạo lợi thế thương mại, cần cân nhắc thời hạn bảo mật phù hợp với tính chất của thông tin.
• Thỏa thuận cũng nên làm rõ nghĩa vụ bảo mật có tiếp tục tồn tại sau khi hợp đồng hoặc quan hệ hợp tác giữa các bên chấm dứt hay không. Đây là nội dung đặc biệt quan trọng vì việc chấm dứt hợp tác không đồng nghĩa với việc bên nhận thông tin đương nhiên được tự do sử dụng hoặc tiết lộ những thông tin đã tiếp nhận trước đó.

2.6. Xử lý vi phạm và trách nhiệm bồi thường:

Thỏa thuận cần dự liệu hậu quả pháp lý trong trường hợp một bên vi phạm nghĩa vụ bảo mật.

Tùy nội dung và tính chất của giao dịch, các bên có thể thỏa thuận về những vấn đề như:

• Nghĩa vụ chấm dứt hành vi vi phạm;
• Nghĩa vụ ngăn chặn hoặc hạn chế việc tiếp tục tiết lộ thông tin;
• Hoàn trả hoặc tiêu hủy tài liệu;
• Thông báo về sự cố bảo mật;
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại;
• Phạt vi phạm nếu đáp ứng điều kiện pháp luật và được thỏa thuận phù hợp;
• Các biện pháp xử lý khác theo hợp đồng và quy định pháp luật.

Khi soạn thảo điều khoản này, cần tránh quy định trách nhiệm một cách chung chung. Đặc biệt, cần xem xét loại hợp đồng, tư cách của các bên và quy định pháp luật áp dụng để xây dựng cơ chế trách nhiệm phù hợp, hạn chế nguy cơ điều khoản không thể áp dụng khi tranh chấp phát sinh.

2.7. Điều khoản về giải quyết tranh chấp:

• Một thỏa thuận bảo mật nên xác định phương thức giải quyết tranh chấp trong trường hợp các bên không thống nhất được về việc thực hiện nghĩa vụ bảo mật.
• Các bên có thể thỏa thuận về việc ưu tiên thương lượng, hòa giải trước khi đưa tranh chấp đến cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, cần xác định rõ cơ quan giải quyết tranh chấp phù hợp với tính chất của quan hệ và thỏa thuận giữa các bên.
• Ngoài ra, nếu giao dịch có yếu tố nước ngoài, cần đặc biệt lưu ý đến luật áp dụng, cơ quan tài phán, ngôn ngữ của thỏa thuận và cơ chế giải quyết tranh chấp. Đây là những nội dung có thể ảnh hưởng trực tiếp đến việc bảo vệ quyền và lợi ích của doanh nghiệp khi tranh chấp xảy ra.

3. Dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin tại Luật Dương Gia:

Trong quá trình hoạt động và hợp tác kinh doanh, doanh nghiệp có thể phải cung cấp cho đối tác, người lao động, khách hàng hoặc bên thứ ba nhiều thông tin có giá trị. Một thỏa thuận bảo mật được xây dựng phù hợp không chỉ giúp xác định rõ trách nhiệm của các bên mà còn tạo cơ sở để doanh nghiệp chủ động kiểm soát việc tiếp cận, sử dụng và tiết lộ thông tin.

Luật Dương Gia cung cấp dịch vụ Luật sư tư vấn và soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA) theo nhu cầu và đặc điểm thực tế của từng khách hàng. Nội dung thỏa thuận được xây dựng dựa trên loại thông tin cần bảo vệ, đối tượng ký kết, mục đích chia sẻ thông tin và phạm vi hợp tác giữa các bên.

3.1. Tư vấn nội dung trước khi soạn thảo:

Khi tiếp nhận yêu cầu, Luật sư sẽ trao đổi và làm rõ các nội dung có liên quan đến giao dịch, từ đó xác định những vấn đề cần được quy định trong thỏa thuận, bao gồm:

• Xác định đối tượng ký kết và vai trò của từng bên;
• Xác định loại thông tin cần được bảo mật;
• Phân loại và xác định phạm vi thông tin mật;
• Xác định mục đích và phạm vi sử dụng thông tin;
• Quy định về người được phép tiếp cận thông tin;
• Nghĩa vụ bảo mật và các biện pháp bảo vệ thông tin;
• Thời hạn và phạm vi duy trì nghĩa vụ bảo mật;
• Các trường hợp thông tin được loại trừ khỏi nghĩa vụ bảo mật;
• Quy định về hoàn trả, xóa hoặc tiêu hủy thông tin;
• Trách nhiệm khi xảy ra hành vi tiết lộ hoặc sử dụng thông tin trái phép;
• Phương thức giải quyết tranh chấp và các nội dung pháp lý liên quan.

Việc tư vấn được thực hiện dựa trên tình huống cụ thể thay vì áp dụng máy móc một mẫu NDA chung cho mọi khách hàng.

3.2. Luật Dương Gia soạn thảo thỏa thuận bảo mật theo từng trường hợp:

Tùy vào đối tượng ký kết và mục đích sử dụng, thỏa thuận bảo mật có thể được xây dựng theo nhiều hình thức khác nhau.

Luật Dương Gia có thể hỗ trợ soạn thảo thỏa thuận bảo mật giữa:

• Doanh nghiệp và người lao động;
• Doanh nghiệp và đối tác kinh doanh;
• Doanh nghiệp và nhà cung cấp;
• Doanh nghiệp và khách hàng;
• Doanh nghiệp và nhà đầu tư;
• Các bên trong quá trình đàm phán, hợp tác hoặc thực hiện dự án;
• Các cá nhân, tổ chức có nhu cầu bảo vệ thông tin trong quá trình trao đổi và hợp tác.

Đối với thỏa thuận bảo mật song phương, nội dung được xây dựng theo hướng bảo vệ thông tin của cả hai bên. Đối với thỏa thuận đơn phương, nghĩa vụ của bên nhận thông tin sẽ được xác định phù hợp với phạm vi thông tin được cung cấp.

3.3. Rà soát và hoàn thiện thỏa thuận bảo mật có sẵn:

• Bên cạnh việc soạn thảo mới, Luật Dương Gia còn có thể hỗ trợ rà soát, chỉnh sửa và hoàn thiện NDA do khách hàng hoặc đối tác cung cấp.
• Luật sư sẽ xem xét các nội dung quan trọng như phạm vi thông tin mật, quyền và nghĩa vụ của các bên, thời hạn bảo mật, quyền được sử dụng thông tin, trách nhiệm khi vi phạm và cơ chế giải quyết tranh chấp.
• Trường hợp phát hiện điều khoản chưa rõ ràng, có phạm vi quá rộng hoặc chưa phù hợp với lợi ích của khách hàng, Luật sư có thể đề xuất phương án sửa đổi để khách hàng cân nhắc trước khi ký kết.

3.4. Điều chỉnh thỏa thuận phù hợp với hoạt động thực tế:

• Mỗi doanh nghiệp có loại thông tin cần bảo vệ và mức độ rủi ro khác nhau. Do đó, một mẫu thỏa thuận bảo mật được sử dụng cho doanh nghiệp công nghệ có thể không phù hợp với doanh nghiệp thương mại, sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
• Luật Dương Gia chú trọng điều chỉnh nội dung NDA dựa trên ngành nghề, mô hình hợp tác, loại thông tin được chia sẻ và mục đích của giao dịch. Điều này giúp hạn chế những điều khoản quá chung chung, đồng thời tăng tính rõ ràng và khả năng áp dụng của thỏa thuận.

4. Quy trình cung cấp dịch vụ soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin:

Quy trình thực hiện dịch vụ tại Luật Dương Gia có thể được triển khai theo các bước cơ bản:

• Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và thông tin từ khách hàng.

Luật sư trao đổi để xác định mục đích lập NDA, đối tượng ký kết, loại thông tin cần bảo vệ và các yêu cầu cụ thể của khách hàng.

• Bước 2: Phân tích giao dịch và các vấn đề pháp lý liên quan.

Dựa trên thông tin được cung cấp, Luật sư xác định phạm vi cần bảo mật, quyền và nghĩa vụ của các bên cũng như những rủi ro cần được kiểm soát.

• Bước 3: Soạn thảo hoặc rà soát thỏa thuận.

Nội dung NDA được xây dựng hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu thực tế, bảo đảm các điều khoản có tính thống nhất và phù hợp với mục đích của giao dịch.

• Bước 4: Trao đổi và điều chỉnh nội dung.

Luật sư giải thích các điều khoản quan trọng, tiếp nhận ý kiến của khách hàng và điều chỉnh dự thảo khi cần thiết.

• Bước 5: Hoàn thiện văn bản.

Sau khi các bên thống nhất nội dung, thỏa thuận được hoàn thiện để khách hàng sử dụng trong quá trình ký kết và hợp tác.

4. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin:

Thỏa thuận bảo mật thông tin là cơ sở để các bên xác định phạm vi thông tin cần bảo vệ, quyền và nghĩa vụ trong quá trình tiếp nhận, sử dụng và quản lý thông tin. Tuy nhiên, nếu nội dung được xây dựng sơ sài, sử dụng mẫu không phù hợp hoặc không xác định rõ trách nhiệm của các bên, thỏa thuận có thể không đáp ứng được mục đích bảo vệ thông tin trên thực tế.

Việc sử dụng dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin giúp doanh nghiệp và cá nhân có thêm cơ sở để xây dựng văn bản phù hợp với giao dịch cụ thể. Một số lợi ích có thể kể đến như:

4.1. Xác định đúng phạm vi thông tin cần được bảo mật:

• Một trong những vấn đề thường gặp khi lập NDA là xác định thông tin mật quá rộng hoặc quá chung chung. Nếu không có sự phân định phù hợp, các bên có thể gặp khó khăn trong việc xác định quyền và nghĩa vụ khi thực hiện thỏa thuận.
• Luật sư có thể hỗ trợ khách hàng rà soát hoạt động và giao dịch thực tế để xác định những nhóm thông tin cần được bảo vệ, từ đó xây dựng phạm vi bảo mật phù hợp.
• Việc xác định rõ ngay từ đầu giúp bên cung cấp thông tin kiểm soát tốt hơn tài sản thông tin của mình, đồng thời giúp bên nhận thông tin biết chính xác những thông tin mà mình có nghĩa vụ bảo mật.

4.2. Xây dựng điều khoản phù hợp với từng giao dịch:

• Mỗi trường hợp chia sẻ thông tin có đặc điểm khác nhau. NDA giữa doanh nghiệp và người lao động sẽ có nội dung khác với NDA giữa hai doanh nghiệp đang đàm phán đầu tư hoặc hợp tác kinh doanh.
• Luật sư có thể căn cứ vào đối tượng ký kết, mục đích cung cấp thông tin, loại thông tin và phương thức hợp tác để điều chỉnh các điều khoản phù hợp.
• Điều này giúp hạn chế tình trạng sử dụng một mẫu NDA chung cho nhiều giao dịch nhưng không phản ánh đúng quyền, nghĩa vụ và rủi ro thực tế của các bên.

4.3. Hạn chế những điều khoản bất lợi cho khách hàng:

• Một thỏa thuận bảo mật có thể chứa những điều khoản ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi của một bên, chẳng hạn như phạm vi bảo mật quá rộng, thời hạn bảo mật không phù hợp, nghĩa vụ một chiều hoặc trách nhiệm khi vi phạm chưa được xác định rõ.
• Luật sư có thể giúp khách hàng nhận diện những nội dung cần lưu ý, giải thích ý nghĩa pháp lý của từng điều khoản và đề xuất phương án điều chỉnh trước khi ký kết.
• Đặc biệt, đối với trường hợp khách hàng nhận NDA từ đối tác, việc rà soát trước khi ký giúp khách hàng có cơ hội phát hiện và thương lượng lại những điều khoản có thể tạo ra nghĩa vụ vượt quá nhu cầu hoặc khả năng thực hiện.

4.4. Làm rõ quyền và nghĩa vụ của các bên:

• Một NDA hiệu quả cần xác định rõ ai là bên cung cấp thông tin, ai là bên nhận thông tin, thông tin được sử dụng vào mục đích gì và bên nhận phải thực hiện những nghĩa vụ nào.
• Luật sư có thể hỗ trợ xây dựng các quy định liên quan đến việc tiếp cận, sử dụng, sao chép, lưu trữ, chuyển giao, hoàn trả hoặc tiêu hủy thông tin.
• Việc quy định rõ quyền và nghĩa vụ giúp các bên có cách hiểu thống nhất ngay từ khi ký kết và hạn chế tranh chấp phát sinh do cách hiểu khác nhau về nội dung thỏa thuận.

4.5. Chủ động kiểm soát rủi ro khi thông tin bị tiết lộ:

• Rủi ro đối với thông tin mật không chỉ phát sinh khi một bên cố ý tiết lộ thông tin. Thông tin cũng có thể bị mất, truy cập trái phép, chuyển nhầm cho người không có thẩm quyền hoặc được sử dụng vượt quá mục đích ban đầu.
• Khi soạn thảo NDA, Luật sư có thể giúp khách hàng dự liệu những tình huống có thể phát sinh và xây dựng nghĩa vụ xử lý tương ứng, chẳng hạn như nghĩa vụ thông báo sự cố, ngăn chặn việc tiếp tục sử dụng thông tin hoặc hoàn trả, tiêu hủy tài liệu.

4.6. Tăng tính chuyên nghiệp trong quan hệ hợp tác:

• Một thỏa thuận bảo mật được xây dựng rõ ràng và đầy đủ thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin và kiểm soát rủi ro.
• Đặc biệt đối với các giao dịch đầu tư, hợp tác kinh doanh, chuyển giao công nghệ hoặc đàm phán với đối tác lớn, NDA được xây dựng bài bản giúp các bên xác định rõ nguyên tắc bảo mật ngay từ đầu, tạo nền tảng thuận lợi cho quá trình trao đổi thông tin và hợp tác.
• Nhìn chung, dịch vụ Luật sư soạn thảo thỏa thuận bảo mật thông tin không chỉ đơn thuần là việc soạn một văn bản NDA mà còn là quá trình tư vấn và thiết lập cơ chế quản lý thông tin phù hợp với từng giao dịch. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ pháp lý chuyên nghiệp khi thỏa thuận liên quan đến thông tin có giá trị thương mại cao, bí mật kinh doanh, dữ liệu quan trọng hoặc giao dịch có tính chất phức tạp.

5. Có bắt buộc phải lập thỏa thuận bảo mật thông tin hay không?

• Việc có cần lập một thỏa thuận bảo mật riêng hay không phụ thuộc vào tính chất quan hệ và loại thông tin được chia sẻ. Trong nhiều trường hợp, nghĩa vụ bảo mật có thể được quy định trực tiếp trong hợp đồng chính hoặc các thỏa thuận liên quan giữa các bên.
• Tuy nhiên, đối với những giao dịch có việc trao đổi nhiều thông tin nhạy cảm hoặc có giá trị thương mại, việc lập một thỏa thuận bảo mật riêng thường giúp các bên xác định rõ hơn phạm vi thông tin được bảo vệ, mục đích sử dụng, thời hạn bảo mật và trách nhiệm khi vi phạm.
• Quan trọng nhất là nội dung thỏa thuận cần được xây dựng phù hợp với đối tượng ký kết và mục đích bảo mật thực tế, tránh quy định quá chung chung hoặc mở rộng phạm vi bảo mật một cách không cần thiết.
• Vì vậy, trước khi ký kết thỏa thuận bảo mật thông tin, doanh nghiệp nên rà soát loại thông tin cần bảo vệ và các rủi ro có thể phát sinh để có cơ chế bảo mật phù hợp, rõ ràng và có khả năng áp dụng trên thực tế.