Biên bản đóng thầu theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT và những lưu ý khi soạn thảo

Thời điểm đóng thầu là thời điểm hết hạn nhận hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất. Khi mở thầu thì cần phải lập biên bản mở thầu, vậy biên bản mở thầu là gì? Biên bản mở thầu được soạn thảo ra sao và có những lưu ý gì khi soạn thảo? Bài viết dưới đây của Luật Dương Gia sẽ cung cấp cho bạn đọc mẫu biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT- BKHĐT và hướng dẫn soạn thảo.

1. Biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT là gì?

Biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT là mẫu biên bản do các bên lập ra khi làm thủ tục mở thầu

2. Biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT để làm gì?

Biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT-BKHĐT được dùng để ghi chép về sự việc mở thầu

3. Biên bản mở thầu theo Thông tư 23/2015/TT- BKHĐT

[TÊN CHỦ ĐẦU TƯ]

[TÊN BÊN MỜI THẦU]

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

____, ngày ____ tháng ____ năm ____

BIÊN BẢN MỞ THẦU

(đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ)

Lễ mở thầu được bắt đầu vào lúc _____ tại ____.(1)

I. CÁC THÔNG TIN CHUNG

1. Tên dự án: _____ (2)

2. Tên gói thầu: _____(3)

Danh sách nhà thầu (4)

1. Các nhà thầu mua hoặc nhận HSDT từ bên mời thầu: ____

2. Các nhà thầu nộp HSDT theo đúng quy định: _____

3. Các nhà thầu nộp HSDT sau thời điểm đóng thầu (nếu có):_____

4. Các nhà thầu có văn bản đề nghị sửa đổi, thay thế HSDT (nếu có): _____

II. CÁC THÔNG TIN CHỦ YẾU TRONG LỄ MỞ THẦU (5)

Ý kiến của đại diện các bên tham dự lễ mở thầu (nếu có).

III. CÁC THÔNG TIN LIÊN QUAN KHÁC (NẾU CÓ)…

Bản chụp biên bản mở thầu được gửi đến tất cả nhà thầu tham dự lễ mở thầu.

Lễ mở thầu kết thúc vào: _______

Chữ ký của đại diện Bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu:

4. Hướng dẫn soạn thảo

(1): Điền thời gian, địa điểm lập biên bản

(2): Điền tên dự án

(3): Điền tên gói thầu

(4): Điền danh sách nhà thầu

(5): Điền các thông tin chủ yếu trong lễ mở thầu

5. Những quy định của pháp luật về mở thầu

Áp dụng Mẫu báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu và các Phụ lục( Theo Thông tư 23/2015/TT- BKHĐT)

– Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có phương thức lựa chọn nhà thầu là một giai đoạn một túi hồ sơ, việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp có phương thức lựa chọn nhà thầu là một giai đoạn hai túi hồ sơ, việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn, việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu thực hiện theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Đối với gói thầu thực hiện sơ tuyển, mời quan tâm; cung cấp dịch vụ phi tư vấn; gói thầu có hình thức lựa chọn nhà thầu là chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp; gói thầu có phương thức lựa chọn nhà thầu là hai giai đoạn một túi hồ sơ, hai giai đoạn hai túi hồ sơ, việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển, hồ sơ quan tâm, hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất được thực hiện trên cơ sở vận dụng, chỉnh sửa các Mẫu số 01, 02 và 03 ban hành kèm theo Thông tư này cho phù hợp.

– Đối với gói thầu thuộc dự án sử dụng vốn hỗ trợ phát triển chính thức, vốn vay ưu đãi phát sinh từ điều ước quốc tế, thỏa thuận quốc tế giữa Việt Nam với nhà tài trợ, nếu được nhà tài trợ chấp thuận thì việc lập báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất áp dụng theo các Mẫu số 01, 02 và 03 ban hành kèm theo Thông tư này.

– Bên mời thầu căn cứ vào loại gói thầu, phương thức lựa chọn nhà thầu để lựa chọn các Mẫu biên bản, tờ trình tại các Phụ lục kèm theo Thông tư này cho phù hợp như sau:

+ Phụ lục 1: Mẫu Biên bản đóng thầu (nếu cần thiết);

+ Phụ lục 2A: Mẫu Biên bản mở thầu (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ);

+ Phụ lục 2B: Mẫu Biên bản mở hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ);

+ Phụ lục 3A: Mẫu Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ);

+ Phụ lục 3B: Mẫu Quyết định phê duyệt danh sách nhà thầu đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ);

+ Phụ lục 4: Mẫu Biên bản mở hồ sơ đề xuất về tài chính (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ);

+ Phụ lục 5A: Mẫu Tờ trình đề nghị phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ);

+ Phụ lục 5B: Mẫu Tờ trình đề nghị phê duyệt danh sách xếp hạng nhà thầu (đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ);

+ Phụ lục 6A: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu mua sắm hàng hóa, xây lắp, hỗn hợp);

+ Phụ lục 6B: Mẫu Biên bản thương thảo hợp đồng (đối với gói thầu cung cấp dịch vụ tư vấn);

+ Phụ lục 7: Mẫu Tờ trình đề nghị phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu;

+ Phụ lục 8: Mẫu Bản cam kết.

Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu( Thông tư 23/2015/TT- BKHĐT)

Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu tối đa là 45 ngày đối với đấu thầu trong nước, 60 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày có thời điểm đóng thầu đến ngày bên mời thầu trình chủ đầu tư phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. Thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu không bao gồm thời gian thẩm định, phê duyệt, kể cả thời gian thẩm định kết quả đánh giá hồ sơ đề xuất về kỹ thuật đối với gói thầu áp dụng phương thức một giai đoạn hai túi hồ sơ. Trường hợp cần thiết, có thể kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu nhưng không quá 20 ngày và phải bảo đảm tiến độ thực hiện dự án.

Tổ chức lựa chọn nhà thầu ( Luật đấu thầu 2013)

– Mời thầu: Bên mời thầu đăng tải thông báo mời thầu theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 và Điểm b Khoản 1 hoặc Điểm a Khoản 2 Điều 8 của Nghị định này.

–  Phát hành, sửa đổi, làm rõ hồ sơ mời thầu:

+  Hồ sơ mời thầu được phát hành cho các nhà thầu tham gia đấu thầu rộng rãi hoặc cho các nhà thầu có tên trong danh sách ngắn. Đối với nhà thầu liên danh, chỉ cần một thành viên trong liên danh mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu, kể cả trường hợp chưa hình thành liên danh khi mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

+ Trường hợp sửa đổi hồ sơ mời thầu sau khi phát hành, bên mời thầu phải gửi quyết định sửa đổi kèm theo những nội dung sửa đổi hồ sơ mời thầu đến các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

+ Trường hợp cần làm rõ hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải gửi văn bản đề nghị đến bên mời thầu tối thiểu 03 ngày làm việc (đối với đấu thầu trong nước), 05 ngày làm việc (đối với đấu thầu quốc tế) trước ngày có thời điểm đóng thầu để xem xét, xử lý. Việc làm rõ hồ sơ mời thầu được bên mời thầu thực hiện theo một hoặc các hình thức sau đây:

– Gửi văn bản làm rõ cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Trong trường hợp cần thiết, tổ chức hội nghị tiền đấu thầu để trao đổi về những nội dung trong hồ sơ mời thầu mà các nhà thầu chưa rõ. Nội dung trao đổi phải được bên mời thầu ghi lại thành biên bản và lập thành văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu gửi cho các nhà thầu đã mua hoặc nhận hồ sơ mời thầu;

– Nội dung làm rõ hồ sơ mời thầu không được trái với nội dung của hồ sơ mời thầu đã duyệt, Trường hợp sau khi làm rõ hồ sơ mời thầu dẫn đến phải sửa đổi hồ sơ mời thầu thì việc sửa đổi hồ sơ mời thầu thực hiện theo quy định tại Điểm b Khoản này;

+ Quyết định sửa đổi, văn bản làm rõ hồ sơ mời thầu là một phần của hồ sơ mời thầu.

–  Chuẩn bị, nộp, tiếp nhận, quản lý, sửa đổi, rút hồ sơ dự thầu:

+ Nhà thầu chịu trách nhiệm trong việc chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu;

+ Bên mời thầu tiếp nhận và quản lý các hồ sơ dự thầu đã nộp theo chế độ quản lý hồ sơ mật cho đến khi công khai kết quả lựa chọn nhà thầu; trong mọi trường hợp không được tiết lộ thông tin trong hồ sơ dự thầu của nhà thầu này cho nhà thầu khác, trừ các thông tin được công khai khi mở thầu. Hồ sơ dự thầu được gửi đến bên mời thầu sau thời điểm đóng thầu sẽ không được mở, không hợp lệ và bị loại. Bất kỳ tài liệu nào được nhà thầu gửi đến sau thời điểm đóng thầu để sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu đã nộp đều không hợp lệ, trừ tài liệu nhà thầu gửi đến để làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của bên mời thầu hoặc tài liệu làm rõ, bổ sung nhằm chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu;

+ Khi muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu đã nộp, nhà thầu phải có văn bản đề nghị gửi đến bên mời thầu. Bên mời thầu chỉ chấp thuận việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự thầu của nhà thầu nếu nhận được văn bản đề nghị trước thời điểm đóng thầu;

+ Bên mời thầu phải tiếp nhận hồ sơ dự thầu của tất cả các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu trước thời điểm đóng thầu, kể cả trường hợp nhà thầu tham dự thầu chưa mua hoặc chưa nhận hồ sơ mời thầu trực tiếp từ bên mời thầu. Trường hợp chưa mua hồ sơ mời thầu thì nhà thầu phải trả cho bên mời thầu một khoản tiền bằng giá bán hồ sơ mời thầu trước khi hồ sơ dự thầu được tiếp nhận.

– Mở thầu:

+  Việc mở thầu phải được tiến hành công khai và bắt đầu ngay trong vòng 01 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu. Chỉ tiến hành mở các hồ sơ dự thầu mà bên mời thầu nhận được trước thời điểm đóng thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu trước sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu tham dự lễ mở thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của các nhà thầu;

+ Việc mở thầu được thực hiện đối với từng hồ sơ dự thầu theo thứ tự chữ cái tên của nhà thầu và theo trình tự sau đây:

– Yêu cầu đại diện từng nhà thầu tham dự mở thầu xác nhận việc có hoặc không có thư giảm giá kèm theo hồ sơ dự thầu của mình;

– Kiểm tra niêm phong;

– Mở hồ sơ và đọc rõ các thông tin về: Tên nhà thầu; số lượng bản gốc, bản chụp hồ sơ; giá dự thầu ghi trong đơn dự thầu; giá trị giảm giá (nếu có); thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu; thời gian thực hiện hợp đồng; giá trị, hiệu lực của bảo đảm dự thầu; các thông tin khác liên quan;

+ Biên bản mở thầu: Các thông tin nêu tại Điểm b Khoản này phải được ghi vào biên bản mở thầu. Biên bản mở thầu phải được ký xác nhận bởi đại diện của bên mời thầu và các nhà thầu tham dự lễ mở thầu. Biên bản này phải được gửi cho các nhà thầu tham dự thầu;

+ Đại diện của bên mời thầu phải ký xác nhận vào bản gốc đơn dự thầu, thư giảm giá (nếu có), giấy ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của nhà thầu (nếu có); thỏa thuận liên danh (nếu có); bảo đảm dự thầu; các nội dung đề xuất về tài chính và các nội dung quan trọng khác của từng hồ sơ dự thầu.