Học bạ đối với học sinh, hồ sơ đối với sinh viên là căn cứ để nhà trường nắm bắt thông tin nhằm quản lý học sinh, sinh viên một cách hiệu quả nhất, việc quản lý thường được sắp xếp một cách chặt chẽ. Vì vậy, khi học sinh, sinh viên muốn mượn hồ sơ, học bạ thì cần phải viết đơn xin mượn.
Mục lục bài viết
1. Đơn xin mượn hồ sơ, học bạ dành cho học sinh, sinh viên là gì?
Đơn xin mượn hồ sơ, học ba dành cho học sinh, sinh viên là văn bản do học sinh, (phụ huynh học sinh), sinh viên gửi tới chủ thể có thẩm quyền tại trường mình theo học với mong muốn được sử dụng hồ sơ, học bạ để phục vụ cho nhu cầu cá nhân.
Đơn xin mượn hồ sơ, học bạ dành cho học sinh, sinh viên là thủ tục bắt buộc để học sinh, sinh viên được mượn và sử dụng, là căn cứ để chủ thể có thẩm quyền tại trường đang theo học xem xét việc cho phép hay không cho phép mượn hồ sơ, học bạ
2. Mẫu đơn xin mượn hồ sơ, học bạ dành cho học sinh, sinh viên:
2.1. Mẫu đơn xin mượn học bạ cho học sinh:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN MƯỢN HỌC BẠ
Kính gởi : Ban giám hiệu trường …..
Tôi tên là: ………Số CMND :……
Là phụ huynh em:………..Lớp… Năm học……………..
Nay em làm đơn này xin Ban giám hiệu Nhà trường cho tôi được mượn……………
Lý do mượn:……
Thời gian mượn học bạ: Từ ngày…tháng….năm…… đến ngày….tháng…. năm……
Kính mong Ban giám hiệu xem xét
Xin chân thành cảm ơn.
…..,ngày…..tháng…..năm
Người làm đơn
(ký và ghi rõ họ tên)
2.2. Mẫu đơn xin mượn hồ sơ cho sinh viên:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
ĐƠN XIN MƯỢN HỒ SƠ
Kính gửi: Phòng Công tác sinh viên
Họ và tên:…………Mã số sinh viên: ………….
Ngày sinh:…. Lớp …………..
Điện thoại: ……………… Email …………
Hộ khẩu thường trú: ………
Nơi ở hiện nay: ….
Lý do mượn hồ sơ: ………….
Mượn hồ sơ:
Học bạ bản sao Giấy triệu tập
Bằng tốt nghiệp THPT (bản sao) Khác
Giấy CN TN tạm thời (bản chính)
Thời gian mượn: Từ ngày………….đến ngày………
Em xin cam đoan sử dụng hồ sơ đúng mục đích nêu trên và hoàn trả hồ sơ theo đúng thời gian quy định của Nhà trường, nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày…tháng…năm
Người làm đơn
(ký và ghi rõ họ tên)
3. Hướng dẫn mẫu đơn xin mượn hồ sơ, học bạ dành cho học sinh, sinh viên:
3.1. Hướng dẫn mẫu đơn mượn học bạ dành cho học sinh:
– Ở chỗ kinh gửi, người làm đơn gửi tới Ban giám hiệu trường trung học cơ sở hoặc trung học phổ thông nơi đang lưu trữ học bạ.
– Người làm đơn ghi rõ các thông tin cá nhân gồm họ và tên số chứng minh nhân dân theo giấy chứng minh nhân dân được cơ quan có thẩm quyền cấp.
– Ghi rõ thông tin cá nhân về người có học bạ, ở mục là “phụ huynh của em”: bao gồm tên, lớp và năm học (người viết đơn thường là phụ huynh của học sinh).
– Lý do mượn học bạ phải được ghi rõ ràng, trung thực và ghi rõ thời gian mượn học bạ.
– Người làm đơn ký và ghi rõ họ tên.
3.2. Hướng dẫn mẫu đơn mượn hồ sơ dành cho sinh viên:
– Ở góc trái trên cùng tờ đơn, người viết đơn ghi rõ tên trường đại học, cao đẳng đang theo học, ví dụ: TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT HÀ NỘI.
– Nơi tiếp nhận đơn thường là phòng công tác sinh viên, đây cũng là nơi quản lý hồ sơ.
– Người làm đơn ghi rõ các thông tin cá nhân bao gồm họ và tên, ngày sinh, hộ khẩu thường trú theo giấy chứng minh nhân dân do cơ quan có thẩm quyền cấp; chỗ ở hiện nay là nơi sinh viên đang sống (có thể chỗ trọ, ký túc xá) có thể trùng hoặc không trùng với hộ khẩu thường trú. Các thông khác được trường cấp như mã số sinh viên, lớp cũng cần được ghi đầy đủ. Đề có thể tiện liên lạc, sinh viên cần viết số điện thoại thường xuyên liên lạc và địa chỉ email của mình.
– Lý do mượn hồ sơ cần được ghi rõ ràng (xin việc, vay vốn ngân hàng, hoãn nghĩa vụ quân sự,..)
– Sinh viên đánh dấu vào các loại giấy tờ cần mượn, nếu giấy tờ khác thì đánh dấu vào mục khác và ghi rõ giấy tờ đó là gì.
– Thời gian mượn hồ sơ cũng phải được ghi rõ để phòng quản lý sinh viên theo dõi và nắm bắt tình hình.
– Người làm đơn ghi rõ địa danh, ngày tháng năm làm đơn; ký và ghi rõ họ và tên.
Điểm lưu ý cho cả hai mẫu đơn là người làm đơn phải viết trung thực, rõ ràng về nội dung; gọn gàng, không tẩy xóa về mặt hình thức.
4. Các thông tin về quản lý học bạ và hồ sơ sinh viên:
4.1. Các thông tin về quản lý học bạ đối với học sinh:
Học bạ được hiểu là hồ sơ pháp lý ghi nhận kết quả học tập và rèn luyện học sinh do trường trung học lập và quản lý. Học bạ chỉ trả lại cho học sinh khi học sinh thôi học, chuyển trường hoặc tốt nghiệp ra trường.
Học bạ lập thành văn bản trên giấy theo mẫu của Bộ Giáo dục và Đào tạo; có dấu xác nhận của Sở Giáo dục và Đào tạo; có đủ chữ ký trực tiếp (không sử dụng chữ ký cỏ sẵn) của giáo viên chù nhiệm, hiệu trưởng (phó hiệu trưởng); có đủ dấu nhà trường đóng giáp lai giữa hai trang liên tiếp (kể các trang bìa) và xác nhận chữ ký của hiệu trưởng (phó hiệu trướng) có bản sao giấy khai sinh kèm theo được dán liền với học bạ tại trang bìa 2.
Chỉ ghi chép kết quả học tập và rèn luyện của học sinh vào học bạ sau khi đã có kết quả tương ứng trên sổ gọi tên và ghi điểm; kết quả ghi ở học bạ hoàn toàn trùng khớp với kết quả ghi ở sổ gọi tên và ghi điểm.
Sửa chữa khi ghi sai điểm hoặc ghi sai các nội dung khác: Người ghi sai điểm hoặc các nội dung khác dùng bút mực đỏ gạch một nét ngang nội dung cần sửa chữa, ghi nội dung sửa chữa bên phải nội dung vừa gạch ngang.
Học bạ phải được giữ gìn cẩn thận, sạch sẽ, không làm mất, làm hỏng, tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định; được bảo quản lưu giữ trong túi đựng hồ sơ của học sinh cùng các giấy tờ khác.
Hiệu trưởng tổ chức kiểm tra, đôn đốc việc quản lý, bảo quản và ghi, hoàn thiện học bạ; khen thưởng đối với tập thể, cá nhân thực hiện tốt và xử lý kỷ luật đối với tập thể, cá nhân vi phạm. Sở GD&ĐT đã quy định mã học bạ cho các trường THCS, vì vậy, BGH các đơn vị trường kiểm tra, thực hiện quản lý, sử dụng học bạ theo các quy định của văn bản này
4.2. Các thông tin về quản lý hồ sơ đối với sinh viên:
Thông thường mỗi trường cao đẳng, đại học đều sẽ có một cách thức, quy trình quản lý hồ sơ sinh viên khác nhau thông qua các phương tiện khác nhau.
Hồ sơ sinh viên là hệ thống tài liệu tổng hợp về sinh viên, phản ánh những thông tin thiết yếu về sinh viên dùng để quản lý quá trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện của sinh viên. Hồ sơ sinh viên gồm có hồ sơ của từng sinh viên và hồ sơ thống kê tổng hợp về tình hình sinh viên.
Yêu cầu trong công tác lập và quản lý hồ sơ sinh viên:
– Bảo đảm đầy đủ, chính xác và bổ sung kịp thời;
– Nắm chắc tình hình của mỗi sinh viên và số liệu thống kê tổng hợp về học sinh, sinh viên của từng khoa;
– Thống nhất tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.
Hồ sơ sinh viên khi nhập trường:
– Giấy báo trúng tuyển của trường;
– Giấy chứng nhận tốt nghiệp THPT đối với những người trúng tuyển ngay trong năm tốt nghiệp hoặc bằng tốt nghiệp THPT đối với những người đã tốt nghiệp các năm trước; (bản sao công chứng)
– Học bạ Trung học phổ thông hoặc tương đương. (Bảng điểm TCCN, Cao đẳng đối với hệ đào tạo liên thông); (bản sao công chứng)
– Giấy khai sinh (bản sao công chứng);
– Căn cước công dân hoặc CMTND (bản sao công chứng);
– Sơ yếu lý lịch theo quy định (Mẫu số 1);
– Giấy tờ chứng nhận hưởng chế độ chính sách, ưu tiên, ưu đãi trong giáo dục theo quy định hiện hành;
– Giấy chứng nhận đăng ký NVQS và giấy xác nhận đăng ký vắng mặt (đối với sinh viên nam);
– Ảnh 4×6.
Quy trình quản lý hồ sơ sinh viên:
– Lập hồ sơ: Hồ sơ của sinh viên được lập chậm nhất là sau hai tháng tính từ khi sinh viên làm thủ tục nhập trường;
Kết thúc năm học thứ nhất, nhà trường bổ sung đầy đủ những thông tin còn thiếu của sinh viên vào hồ sơ theo quy định; Định kỳ bổ sung các thông tin như: kết quả rèn luyện của sinh viên, hình thức khen thưởng, kỷ luật sinh viên và các thông tin khác theo quy định.
– Lưu trữ hồ sơ: Việc lưu trữ hồ sinh viên được thực hiện theo quy định hiện hành; Hồ sơ sinh viên được lưu trữ tại Phòng Công tác sinh viên, Nhà trường bố trí Phòng lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước…
Quy trình quản lý hồ sơ sinh viên thực hiện theo các bước như sau:
+ Tiếp nhận hồ sơ sinh viên nhập học: Phòng Công tác sinh viên tổ chức tiếp nhận hồ sơ của sinh viên trúng tuyển đến làm thủ tục nhập học. Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ thu hồ sơ kiểm tra các mục trong
+ Lập danh sách sinh viên theo lớp: Phòng Công tác sinh viên lập danh sách sinh viên khóa mới nhập học theo từng ngành và dự kiến chia lớp trình Ban Giám hiệu nhà trường.
+ Trình ký Quyết định thành lập lớp: Sau đợt nhập học cuối cùng, Phòng Công tác sinh viên tổng hợp số liệu sinh viên từng ngành, lớp và ra Quyết định thành lập lớp trình Ban Giám hiệu ký Quyết định thành lập lớp
+ Sắp xếp hồ sơ theo từng lớp học: Sau khi có Quyết định thành lập lớp, Phòng Công tác sinh viên phân loại, sắp xếp hồ sơ theo từng lớp theo quy định để thuận tiện trong việc quản lý hồ sơ sinh viên.
+ Nhập các thông tin về sinh viên vào phần mềm: Các thông tin cần cập nhật lên hệ thống quản lý: Họ tên, ngày tháng năm sinh, hộ khẩu thường trú, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, đối tượng, số CMND, họ tên cha mẹ, số điện thoại liên hệ…
+ Bổ sung hồ sơ sinh viên còn thiếu: Thu bổ sung những mục hồ sơ sinh viên còn thiếu và tổ chức cho vào túi hồ sơ sinh viên để quản lý, lưu trữ
+ Cập nhật các thông tin trong quá trình học tập và rèn luyện: Phòng Công tác sinh viên cập nhật các thông tin của sinh viên vào phần mềm quản lý, đồng thời nhập vào phần mềm các Quyết định như thôi học, ngừng học, xóa tên, chuyển trường, bảo lưu và các thông tin về địa chỉ báo tin, địa chỉ ngoại trú, nơi đăng ký tạm trú… Cố vấn học tập có trách nhiệm nhập điểm rèn luyện hàng kỳ vào phần mềm quản lý nhà trường
+ Lưu trữ, quản lý thông tin sinh viên trên hệ thống phần mềm: Phòng Công tác sinh viên có trách nhiệm nhập các dữ liệu sinh viên vào phần mềm quản lý đào tạo của nhà trường. Việc khai thác các thông tin sinh viên phải được sự đồng ý của Ban Giám hiệu nhà trường.
+ Lưu trữ, bảo quản hồ sơ sinh viên: Hồ sơ sinh viên phải được lưu trữ trong túi đựng hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự danh sách lớp để dễ tra cứu. Phòng Công tác sinh viên chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ sinh viên, thường xuyên bổ sung những mục còn thiếu trong hồ sơ khi sinh viên nộp hàng năm. Phòng lưu trữ hồ sơ được bố trí theo đúng quy định của nhà nước.
