Quyết định 131/2004/QĐ-UB về Quy chế và tổ chức hoạt động của Trung tâm Văn thư – lưu trữ tỉnh Sơn La

QUYẾT ĐỊNH CỦA UBND TỈNH SƠN LA

V/V BAN HÀNH QUY CHẾ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
TRUNG TÂM VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH SƠN LA

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH SƠN LA

Căn cứ Luật tổ chức HĐND và
UBND, ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Thông tư số
40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội
vụ) V/v hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp;

Căn cứ Quyết định số:
104/2004/QĐ-UB ngày 31/8/2004 của UBND tỉnh Sơn la V/v Thành lập kiện toàn tổ
chức bộ máy Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng
UBND tỉnh và Giám đốc Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la.

QUYẾT ĐỊNH :

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Văn
thư-Lưu trữ tỉnh Sơn la (gồm 4 chương, 10 điều).

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 355/2000/QĐ-UB
ngày 05/3/2000 của UBND tỉnh Sơn la và có hiệu lực kể từ ngày ký.

Điều 3. Các Ông (bà) Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc
Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh; các sở, ban, ngành; đoàn thể; Chủ tịch UBND
các huyện, thị xã có liên quan chịu trách nhiệm thi hành quyết định này ./.

QUY CHẾ

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM VĂN THƯ -
LƯU TRỮ TỈNH SƠN LA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 131/2004/QĐ-UB
ngày 22/10 năm 2004 của UBND tỉnh Sơn la)

Chương I

QUY ĐỊNH
CHUNG

Điều 1. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la là
đơn vị sự nghiệp trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Sơn la, có chức năng giúp UBND
tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công tác Văn thư -
Lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ trong phạm vi tỉnh Sơn la.

Điều 2. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ chịu sự lãnh đạo,
chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh, chịu sự kiểm
tra và hướng dẫn về chuyên môn của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước.

Điều 3. Trung tâm có con dấu riêng, kinh phí hoạt động
được dự trù và duyệt cấp chung với kinh phí của Văn phòng UBND tỉnh Sơn la.

Chương II

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA
TRUNG TÂM

Điều 4. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ tỉnh Sơn la được tổ
chức và điều hành theo chế độ thủ trưởng, Giám đốc Trung tâm là người chịu
trách nhiệm trước UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh về việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của Trung tâm.

Giúp việc cho Giám đốc Trung tâm
có Phó Giám đổc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về những công việc được Giám
đốc phân công, thay mặt Giám đốc xử lý các công việc thuộc Trung tâm khi Giám đốc
đi vắng.

Cán bộ, viên chức của Trung tâm chấp
hành sự phân công và chịu sự kiểm tra của Giám đốc, Phó giám đốc.

Điều 5. Trung tâm Văn thư - Lưu trữ có 01 tổ công tác: Tổ
nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ và quản lý kho.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của công
chức, viên chức quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ :

+ Công chức viên chức làm công tác
quản lý nhà nước về công tác Văn thư-Lưu trữ có trình độ Đại học chuyên ngành
Lưu trữ, có khả năng nghiên cứu, biên soạn các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ công tác Văn thư - Lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương.

+ Được phép làm việc trực tiếp với
UBND các huyện, thị xã, các sở, ban, ngành, đoàn thế, các tổ chức hội, các DNNN
đế kiếm tra nắm tình hình; đôn đốc thực hiện các Quyết định, truyền đạt ý kiến
chỉ đạo của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh về công tác Văn thư - Lưu trữ và quản
lý tài liệu lưu trữ.

* Nhiệm vụ, quyền hạn của công chức,
viên chức quản lý kho :

+ Công chức làm nhiệm vụ quản lý
kho lưu trữ có trình độ Trung cấp trở lên, có khả năng thực hiện các khâu khoa
học nghiệp vụ trong kho lưu trữ.

+ Được phép đôn đốc cán bộ, chuyên
viên Văn phòng UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ
sơ đã giải quyết xong vào Trung tâm theo đúng quy định.

+ Được sự đồng ý của người có thẩm
quyền, có nhiệm vụ phục vụ việc nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ và làm
thủ tục chứng thực tài liệu lưu trữ tại Trung tâm theo đúng nội quy, quy định sử
dụng và khai thác tài liệu lưu trừ.

Chương III

NHIỆM VỤ, QUYỀN
HẠN CỦA TRUNG TÂM

Điều 6. Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ
trên phạm vi toàn tỉnh :

- Giúp UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh
chỉ đạo, tổ chức thực hiện các quy định của nhà nước về công tác Văn thư - Lưu
trữ.

- Hàng năm căn cứ vào hướng dẫn của
Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước, xây dựng phương hướng, kế hoạch công tác Văn
thư - Lưu trữ của địa phương trình UBND tỉnh ban hành và tổ chức triển khai thực
hiện ở các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh Sơn la.

- Nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ
khoa học công nghệ trong công tác Lưu trữ.

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
công tác Văn thư - Lưu trữ đối với các Cấp, các Ngành; thực hiện thống nhất các
chế độ quy định, nguyên tắc quản lý về công tác Văn thư-Lưu trữ.

- Thực hiện chế độ thông tin báo
cáo định kỳ và đột xuất về tình hình triến khai thực hiện quản lý công tác Văn
thư-Lưu trữ với UBND tỉnh, Cục Văn thư-Lưu trữ nhà nước.

- Lập kế hoạch tổ chức nghiên cứu
và ứng dụng các tiến bộ khoa học về nghiệp vụ vào quản lý công tác Văn thư-Lưu
trữ và tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu tài liệu
vào Trung tâm Văn thư - lưu trữ tỉnh.

- Phối hợp với các cấp, các ngành
về quản lý nghiệp vụ đối với cán bộ, viên chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ ở
các sở, ban, ngành, các huyện, thị xã, các Tổ chưc hội, các Doanh nghiệp nhà nước
trong tỉnh, íập kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tổ chức tập huấn nâng cao trình
độ về công tác Văn thư- lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị và cán bộ nghiệp vụ Văn
thư-lưu trữ.

- Lập kế hoạch kinh phí hoạt động
thường xuyên của Trung tâm Văn thư-lưu trữ tỉnh trình Văn phòng UBND tỉnh (kinh
phí hoạt động của Trung tâm bao gồm cho các hoạt động quản lý nhà nước và chi
cho các hoạt động sự nghiệp về công tác Văn thư-lưu trữ).

- Lập phương án xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng mới, trang thiết bị, phương tiện làm việc cần thiết đế đảm bảo
an toàn hồ sơ và tài liệu lưu trữ, chuẩn bị lập kế hoạch cho việc thu, nhận tài
liệu lưu trữ thuộc các nguồn nộp lưu của tỉnh vê kho lưu trữ tỉnh (khi tỉnh đã
xây dựng được kho lưu trữ mới).

- Chủ động giới thiệu, công bố tài
liệu trên phương tiện thông tin đại chúng, giới thiệu cho các cơ quan, tổ chức
trong tỉnh về các nguồn tài liệu được phục vụ, sử dụng rộng rãi đang bảo quản tại
Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh (trừ những tài liệu quản lý theo chế bộ mật).

Điều 7. Quản lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ của tỉnh :

- Hướng dẫn việc tổ chức bảo quản
tài liệu lưu trữ; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu;
phối hợp với các cơ quan, đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập; chuẩn bị
kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ
quan thuộc danh mục nguồn nộp lưu tài liệu về kho lưu trữ tỉnh; tài liệu của
các cơ quan, đơn vị giải thể, tài liệu của Văn phòng UBND tỉnh.

- Lập danh mục thành phần tài liệu
giao nộp của các cơ quan là nguồn nộp lưu theo hướng dẫn của Cục Văn thư-Lưu trữ
nhà nước.

- Sun tầm, bổ sung tài liệu còn
thiếu qua các thời kỳ lịch sử và bảo quản cố định tại kho lưu trữ tỉnh.

- Sắp xếp khoa học những hồ sơ tài
liệu lưu trữ, phục vụ kịp thời việc nghiên cứu, khai thác tài liệu trong kho
lưu trữ tỉnh theo quy định và hướng dẫn thống nhất của Cục Văn thư-Lưu trữ nhà
nước.

- Bảo quản an toàn, giữ gìn bí mật
tài liệu của kho lưu trữ tỉnh, lập sổ sách quản lý, theo dõi các loại tài liệu
và sự biến động của tài liệu trong kho; thực hiện các biện pháp phòng, chống
côn trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; Tu bổ,
phục chế tài liệu lưu trữ bị hỏng hoặc có nguy có bị hư hỏng; Thực hiện chế bộ
bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm (nếu có),
quản lý và bảo vệ vật tư, tài sản của Trung tâm.

- Tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ phục vụ cho sự chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, việe nghiên cứu của
cán bộ Lãnh đạo, Chuyên viên , trong Văn phòng, các cơ quan, đơn vị và các yêu
cầu chính đáng của công dân theo quy định.

- Hướng dẫn sử dụng tài liệu phục
vụ cho các nhiệm vụ chính trị của địa phương; Xây dựng nội quy sử dụng tài liệu
tại Trung tâm; Tổ chức đầy đủ các hình thức phục vụ và sử dụng tài liệu gồm :

+Phục vụ sử dụng tài liệu tại
phòng đọc của Trung tâm Văn thư-lưu trữ tỉnh.

+ Tổ chức trưng bày, giới thiệu
tài liệu lưu trữ nhân dịp những sự kiện quan trọng của địa phương hoặc của các
ngành.

+ Chủ động giới thiệu tài liệu phục
vụ cho các đề án, công trình nghiên cứu, tư liệu ảnh cho các cơ quan ở địa
phương.

+ Hướng dẫn và bảo quản tài liệu
như: tài liệu lưu trữ của tập thể, cá nhân; tổ chức tiếp nhận những kỷ vật, tài
liệu thuộc sở hữu cá nhân khi có người muốn gửi, tặng hoặc bán cho cơ quan lưu
trữ tỉnh.

Điều 8. Quyền hạn của Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh.

- Trung tâm Văn thư-Lưu trữ được
phép trực tiếp làm việc với UBND các huyện, thị xã, các Sở, Ban, Ngành, các tổ
chức Hội, các DNNN của tỉnh đế năm tình hình vê công tác Văn thư - lưu trữ, quản
lý tài liệu lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ và tham gia góp ý về công tác Văn thư
- Lưu trữ với Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị.

- Được phép yêu cầu thủ trưởng và
cán bộ, viên chức của các cấp, các Ngành, các cơ quan đơn vị thực hiện đúna
theo quy định, chế độ, nguyên tắc của Đảng và Nhà nước, UBND tỉnh về công tác
Văn thư-Lưu trữ. Trong trường hợp cần thiết có kiến nghị các hình thức xử lý đối
với các vụ việc vi phạm quy định về quản lý công tác Văn thư-Lưu trữ.

- Ban hành các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ, và có trách nhiệm tổ chức triển khai, đôn đốc việc
triển khai công tác Văn thư-Lưu trữ tai các huyện, thi xã và các sở, ban,
ngành, đoàn thể trong tỉnh.

Điều 9. Mối quan hệ giữa Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh
với các cơ quan đoàn thể, UBND các huyện, thị xã và các bộ phận trực thuộc Văn
phòng UBND tỉnh là mối quan hệ phối hợp, hợp tác cùng chịu trách nhiệm thực hiện
sự lãnh đạo, chỉ đạo của Cục Văn thư-Lưu trữ, UBND tỉnh về công tác Văn thư-Lưu
trữ.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH

Điều 10. Giao Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Trung
tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy chế tổ
chức và hoạt động của Trung tâm Văn thư-Lưu trữ tỉnh.

Trong quá trình thực hiện có vấn đề
gì phát sinh cần bổ sung, sửa đổi bản quy chế này thì Chánh Văn phòng UBND tỉnh,
Giám đốc Trung tâm Văn thu-Luu trữ tỉnh có trách nhiệm báo cáo UBND tỉnh xem
xét, quyết định./.