Công văn 479/TCT-PCCS trả lời câu hỏi đối thoại của Cục thuế tỉnh Long An về hóa đơn, chứng từ do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Cục Thuế tỉnh Long An

Căn cứ đề nghị giải đáp vướng mắc về hóa đơn, chứng từ tại hội nghị đối thoại với doanh nghiệp của Cục Thuế tỉnh Long An, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Câu hỏi 1: Hướng dẫn về mất hóa đơn liên 2?

Trả lời: Căn cứ quy định tại điểm 1.7.b, mục VI, phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp làm mất liên 2 hóa đơn mua hàng đã sử dụng do nguyên nhân khách quan thì được sử dụng bản photocopy liên 1 của hóa đơn đó có xác nhận của bên bán hàng làm căn cứ hạch toán và khấu trừ thuế. Doanh nghiệp làm mất hóa đơn liên 2 đã sử dụng bị xử phạt  vi phạm hành chính đối với hành vi làm mất hóa đơn theo quy định.

Câu hỏi 2: Xuất hóa đơn ghi sai đơn giá?

Trả lời: Căn cứ quy định tại điểm 1.10 Thông tư số 120/2002/TT-BTC nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp xuất hóa đơn ghi sai đơn giá thì hai bên mua bán phải lập biên bản có chữ ký của thủ trưởng, đóng dấu (nếu có) để hủy hóa đơn ghi sai và xuất hóa đơn mới thay thế.

Câu hỏi 3: Sử dụng hóa đơn khi giảm giá?

Trả lời: Căn cứ quy định điểm 5.9, mục IV, phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế GTGT, trường hợp cơ sở kinh doanh đã xuất bán hàng hóa nhưng do chất lượng quy cách không đảm bảo phải điều chỉnh giảm giá thì hai bên phải lập biên bản thỏa thuận ghi rõ số lượng hàng giảm giá, mức điều chỉnh giảm giá, đồng thời bên bán lập hóa đơn để điều chỉnh mức giá được điều chỉnh. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh giá cho hàng hóa, dịch vụ tại hóa đơn số, ký hiệu.

Câu hỏi 4: Xuất hàng trả lại bên bán?

Trả lời: Căn cứ quy định điểm 5.8, mục IV, phần B Thông tư số 120/2003/TT-BTC nêu trên thì khi xuất hàng trả lại bên bán doanh nghiệp mua phải xuất hóa đơn, trên hóa đơn ghi rõ ràng trả lại bên bán do không đúng quy cách, chất lượng, tiền thuế GTGT. Hóa đơn này là căn cứ để 2 bên điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đã kê khai.

Câu hỏi 5: Thời gian lưu trữ hóa đơn là 05 năm, thuận lợi cho quản lý khi có thay đổi người quản lý và chuyển địa điểm kinh doanh?

Trả lời: Căn cứ quy định tại Điều 30 và Điều 31 Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong hoạt động kinh doanh.

Trường hợp hóa đơn được sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì phải lưu trữ tối thiểu là 10 năm, còn hóa đơn không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán thì được lưu trữ tối thiểu 5 năm.

Câu hỏi 6: Khi mất hóa đơn do lý do khách quan, chính đáng có người làm chứng xác nhận công an, UBND, cơ quan thuế nhưng không nhất thiết phải là cơ quan thuế xác nhận mới được?

Trả lời: Căn cứ quy định tại điểm 1.7.b, mục VI, phần B Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính hướng dẫn về in, phát hành, sử dụng, quản lý hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp làm mất liên 2 hóa đơn mua hàng (đã sử dụng) do nguyên nhân khách quan thì phải lập biên bản khai báo với cơ quan thuế đối với mất cắp phải có xác nhận của cơ quan công an, thiên tai, hỏa hoạn do cơ quan thuế xác nhận để làm hồ sơ (kèm theo bản photocopy liên 1 có xác nhận của bên bán hàng) để khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí.

Trường hợp doanh nghiệp làm mất hóa đơn chưa sử dụng nếu có xác nhận của công an đối với mất cắp, của UBND xã, phường sở tại đối với thiên tai, hỏa hoạn Cơ quan thuế căn cứ vào chứng nhận của cơ quan chức năng này để xử lý hành chính do sự kiện bất ngờ theo quy định tại Khoản 6, Điều 3 Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính./.