Trợ lý kinh doanh là gì? Mô tả công việc và kỹ năng cần có?

Trong môi trường kinh doanh như hiện nay thì trợ lý kinh doanh là vị trí vô cùng cần thiết đối với cơ cấu, tổ chức của một doanh nghiệp. Đây sẽ là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc và phó giám đốc trong việc quản lý và điều hành đội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp cũng như giải quyết các công việc liên quan đến hoạt động hành chính trong quyền hạn của bạn giám đốc thì trợ lý kinh doanh sẽ đóng vai trò hỗ trợ cật lực cho họ.

1. Trợ lý kinh doanh là gì?

Trợ lý kinh doanh tồn tại và phụ thuộc nhiều vào bộ phận kinh doanh. Đây là những con người tham gia trực tiếp vào các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong. Trợ lý kinh doanh sẽ tiến hành thảo luận, làm việc và báo cáo những vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh cho bộ phận cấp trên. Đồng thời trợ lý sẽ làm việc và nhận sự chỉ đạo trực tiếp từ trưởng bộ phận hoặc giám đốc kinh doanh và phối hợp với các phòng ban liên quan để trợ giúp bán hàng và nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp. Do vậy, trợ lý kinh doanh phải là người có kiến thức bán hàng hoặc các kiến thức cơ bản về kinh doanh, kinh tế – tài chính…

Tiềm năng thắng tiến chính là động lực làm việc của bất cứ ai khi mới bước chân vào làm một công việc nào đó và đối với công việc làm trợ lý kinh doanh với xu thế phát triển kinh tế như hiện nay thì cơ hội thăng tiến cho ngành nghề là trợ lý kinh doanh đang rất lớn.

Trợ lý kinh doanh sẽ đem đến cho bạn cơ hội để hoàn thiện kỹ năng bán hàng và quản lý công việc cũng như các kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán, kỹ năng xử lý tình huống,…Khi làm việc trong vị trí trợ lý kinh doanh bạn sẽ tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm chuyên môn liên quan đến kinh doanh, bán hàng thì chỉ trong khoảng 3 – 5 năm, từ ᴠị trí trợ lý kinh doanh bạn có thể trở thành một chuyên viên giám sát kinh doanh hay cao hơn là một giám đốc kinh doanh hoặc nếu có nguồn vốn tích lũy bạn có thể mở một doanh nghiệp kinh doanh cho riêng mình.

Trợ lý kinh doanh có tên gọi trong tiếng Anh là sale admin hay sales assistant.

2. Mô tả công việc của trợ lý kinh doanh:

Khi trở thành trợ lý kinh doanh bạn sẽ đảm nhiệm và làm những công việc có tính chất sau đây:

2.1. Giải quyết các vấn đề giấy tờ và tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng:

Đây là một tính chất công việc khá giống với vị trí thư ký kinh doanh. Đây là công việc mà trợ lý kinh doanh sẽ phụ trách giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ. Đối với Thư ký kinh doanh thì chỉ phụ trách đưa và chuyển giấy tờ cho các bên được chỉ định dựa theo sự yêu cầu của cấp trên, tức là họ không có khả năng độc lập trong việc lập đọc, cũng như xử lý các giấy tờ đó. Nhưng ngược lại đối với trợ lý kinh doanh thì lại bắt buộc phải làm được điều đó và thậm chí là phải làm thật tốt công việc này.

Đặc biệt, trợ lý kinh doanh phải có kiến thức và kỹ năng về xây dựng và soạn thảo hợp đồng, cũng như đàm phán và ký kết giữa doanh nghiệp; trợ lý kinh doanh là nhân viên với các đối tác kinh doanh dựa trên sự thỏa thuận giữa của các bên. Bên cạnh đó, trợ lý kinh doanh phải tiếp nhận và biết cách xử lý các vấn đề đến từ phía khách hàng trong các trường hợp có sự phản hồi tiêu cực mà năng lực và bộ phận chăm sóc khách hàng không có khả năng có thể tự giải quyết. Nhìn chung, trợ lý kinh doanh chính là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc các doanh nghiệp.

2.2. Tham mưu cho giám đốc hoặc phó giám đốc kinh doanh:

Bên cạnh việc đảm nhiệm các công việc về hành chính và nhân sự thì các trợ lý kinh doanh phải có khả năng tham mưu cho giám đốc hoặc phó giám đốc doanh nghiệp về việc thiết lập và xây dựng các bản kế hoạch để giúp hoạch định chính sách, đưa ra chiến lược, tầm nhìn trong tương lai của hoạt động doanh nghiệp .Mục tiêu của việc tham mưu cho giám đốc và phó giám đốc của trợ lý kinh doanh đó là làm sao để đạt được doanh thu cao nhất, tăng cao thị phần kinh doanh trên thị trường trước sự cạnh tranh của những đối thủ trên thị trường. Đặc biết đưa ra các chiến lược, phương pháp thu hút, tiếp cận thật nhiều khách hàng tiềm năng tạo ra một lượng khách hàng trung thành và khai thác triệt để các khách hàng tiềm năng một cách có hiệu quả đem lại thật nhiều doanh thu cho doanh nghiệp.

2.3. Nghiên cứu thị trường, triển khai chiến lược theo kế hoạch:

Một trong số những nhiệm vụ quan trọng mà trợ lý kinh doanh cần phải có đó là có kiến thức và kỹ năng nghiên cứu, phân tích biến động của thị trường để từ đó triển khai các chiến lược phát triển công ty một cách hoàn hảo với bối cảnh khách quan tác động đến. Một trợ lý kinh doanh muốn tham mưu tốt cho lãnh đạo thì họ phải có căn cứ, cơ sở, nền tảng nghiên cứu biến động, thay đổi của thị trường; từ đó, trợ lý kinh doanh mới có thể đưa ra các phương án hữu dụng, hợp lý và đúng đắn nhất cho việc lên kế hoạch và triển khai các dự án của ban lãnh đạo doanh nghiệp nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung.

Việc nghiên cứu thị trường này đồng thời cũng giúp cho trợ lý kinh doanh có thể nắm được cụ thể năng suất làm việc của các nhân viên trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để biết hoạt động này đang đi đúng hướng và đạt hiệu quả hay không. Từ đó họ sẽ là người điều chỉnh đưa ra các phương pháp, biện pháp khắc phục và hạn chế kịp thời những vấn đề bất ổn đang và sẽ xảy ra giúp đội ngũ nhân viên có thể phát triển các kỹ năng đạt được hiệu suất tốt nhất trong công việc.

2.4. Quản lý, giám sát các công việc cấp dưới chặt chẽ:

Trợ lý kinh doanh chính là cánh tay đắc lực của ban lãnh đạo doanh nghiệp chính vì vậy trợ lý kinh doanh theo yêu cầu và sự phân công của ban lãnh đạo thì sẽ tiến hành các hoạt động về quản lý, giám sát hoạt động của cấp dưới được biết; do đó họ phải có trách nhiệm trong việc phối hợp và hỗ trợ cùng điều hành, quản lý và giám sát công việc. Mục đích cuối cùng vẫn là nâng cao thị trường và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Theo tuần tự thì hằng ngày, các nhân viên kinh doanh sẽ phải tiến hành báo cáo lại các hoạt động của mình cho cấp trên. Lúc này thì trợ lý kinh doanh sẽ có nhiệm vụ sắp xếp và tổng hợp lại tất cả các kết quả đó để báo cáo lên giám đốc kinh doanh hoặc lãnh đạo doanh nghiệp. Trợ lý kinh doanh cũng có thể thay mặt cho các lãnh đạo để đánh giá hiệu quả công việc của từng người. Từ đó họ sẽ xét thưởng hay xử phạt phê bình các cá nhân có thành tích tốt hay thành tích không tốt theo từng định kỳ thời gian.

2.5. Hỗ trợ giám đốc hoặc phó giám đốc:

Hỗ trợ cho giám đốc và phó giám đốc trong việc điều hành, ra các quyết định cần thiết khi thiếu mặt của giám đốc là công việc mà trợ lý kinh doanh phải thực hiện. Bên cạnh việc phải hỗ trợ giám đốc và phó giám đốc trong việc sắp xếp , nghiên cứu các giấy tờ kinh doanh thì các trợ lý kinh doanh cũng phải thường xuyên cung cấp đầy đủ thông tin, báo cáo các hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp cho giám đốc và phó giám đốc doanh nghiệp biết để họ nắm bắt được thông tin kịp thời và đưa ra các phương án điều chỉnh.

Với nhiệm vụ này có phần giống với thư ký, song trên thực tế 2 nhiệm vụ hỗ trợ này vô cùng khác nhau. Điểm giống nhau giữa hai công việc này đó là đều là những người hỗ trợ và giúp đỡ cho các chức cao cấp tại các doanh nghiệp, đó có thể Giám đốc hoặc Phó giám đốc. Tuy nhiên, chức vụ trợ lý kinh doanh đòi hỏi yêu cầu tuyển dụng cao hơn so với thư kí kinh doanh. Thư kí kinh doanh chỉ phụ trách nhiệm vụ về các giấy tờ, đơn từ và phụ trách quản lý, sắp xếp các lịch hẹn, lịch họp cho giám đốc hoặc phó giám đốc. Còn trợ lý kinh doanh là cánh tay phải đắc lực, phụ trách, hỗ trợ hầu hết các công việc thay cho giám đốc hoặc phó giám đốc khi họ không có mặt trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp hay được yêu cầu, trừ việc ra quyết định cuối cùng.

3. Tiêu chí tuyển dụng đối với trợ lý kinh doanh:

3.1. Bằng cấp và chứng chỉ:

Để ứng tuyển vào vị trí trợ lý kinh doanh thì bằng cấp là tiêu chí tuyển dụng đầu tiên đối với các trợ lý kinh doanh đối tất cả các doanh nghiệp vì đây là vấn đề liên quan đến kiến thức và kỹ năng chuyên môn.

3.2. Kinh nghiệm làm việc:

Để có thể ngồi ở vị trí trợ lý kinh doanh ứng viên ứng tuyển các ứng viên khi được các doanh nghiệp tuyển dụng hầu hết đều yêu cầu có kinh nghiệm làm việc tối thiểu là 3-5 năm trở lên, vì đây là một công việc phức tạp và có độ khó cao và được yêu cầu có kinh nghiệm làm việc ở các công ty được thành lập ít nhất là 5 năm vì có văn hóa làm việc chuyên nghiệp giúp phát triển yếu tố con người tốt hơn Hoặc ứng viên ứng tuyển trợ lý kinh doanh có thể có kinh nghiệm điều hành các doanh nghiệp khởi nghiệp riêng hoặc có kiến thức đi du học và làm việc tại nước ngoài về nước làm việc.

3.3. Kỹ năng làm việc:

Các trợ lý kinh doanh đòi hỏi phải có các kĩ năng làm tốt như: kỹ năng quản lý, kỹ năng tham mưu, tầm nhìn xa trông rộng, kỹ năng nghiên cứu thị trường, kỹ năng hoạch định chính sách, kỹ năng lập kế hoạch, giấy tờ, kĩ năng tin học, kĩ năng tiếng anh, kỹ năng giao tiếp và xử lý các tình huống xấu,... Đây đều là những kĩ năng tối thiểu mà một trợ lý kinh doanh chuyên nghiệp cần phải có để hỗ trợ cho công việc của giám đốc doanh nghiệp. Để có được các kĩ năng này thì các ứng viên cần phải không ngừng học hỏi và rèn luyện, tích lũy kĩ năng từng ngày một, cũng như ham học hỏi, tìm kiếm các hội thảo chia sẻ kỹ năng hoặc tham gia các khóa học về quản lý, lãnh đạo,...

3.4. Phẩm chất và thái độ làm việc:

Không chỉ riêng trợ lý kinh doanh mà mọi lĩnh vực công việc đều đòi hỏi con người có phẩm chất và thái độ làm việc tốt. Thái độ ở việc tuân thủ nghiêm chỉnh nội quy, quy chế của công ty; trong công việc thì các trợ lý kinh doanh phải có được sự trung thành, chân thực, cởi mở, có trách nhiệm, sáng tạo, chủ động, tự tin, linh hoạt và đặc biệt phải biết chịu áp lực công việc vì đây là công việc mang lại áp lực khá nhiều song song với mức lương cao.