Tính phí dựa trên hoạt động là gì? Ứng dụng và các bước thực hiện

Để thực hiện mục tiêu sản xuất ra những sản phẩm với chi phí thấp và chất lượng cao, các nhà quản lý doanh nghiệp Việt Nam đã quan tâm rất nhiều đến kế toán quản trị nhằm nâng cao chất lượng trong quản lý cũng như ra quyết định điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh. Mô hình kế toán chi phí dựa trên hoạt động ABC  (ActivityBased Costing) có thể được xem là một phần của giải pháp cho vấn đề trên.

1. Tính phí dựa trên hoạt động là gì?

Khái niệm về tính phí dựa trên hoạt động từ trước đến nay được đưa ra khá nhiều, điển hình như quan điểm của Krumwiede và Roth (1997); Kaplan (1998); Horngren (2000); Maher (2001) và Deepak Mohan & Hemantkumar Patil (2003);...Nhìn chung, tính phí dựa trên hoạt động được hiểu là phương pháp đo lường chi phí và hiệu quả của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ trên cơ sở các nguồn lực sử dụng bởi nhiều hoạt động khác nhau để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ đó.

Cụ thể hơn: Tính phí dựa trên hoạt động (ABC) là một phương pháp tính giá để ấn định chi phí chung và chi phí gián tiếp cho các sản phẩm và dịch vụ có liên quan. Phương pháp kế toán tập hợp chi phí này ghi nhận mối quan hệ giữa chi phí, các hoạt động chung và sản phẩm sản xuất, việc ấn định chi phí gián tiếp cho sản phẩm ít tùy tiện hơn so với các phương pháp tính giá truyền thống. Tuy nhiên, một số chi phí gián tiếp, chẳng hạn như chi phí quản lý và lương nhân viên văn phòng, rất khó để gán cho một sản phẩm.

2. Ứng dụng của tính phí dựa trên hoạt động:

Hệ thống kế toán chi phí ABC dựa trên các hoạt động, là bất kỳ sự kiện, đơn vị công việc hoặc nhiệm vụ nào có mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như thiết lập máy móc để sản xuất, thiết kế sản phẩm, phân phối thành phẩm hoặc vận hành máy móc. Các hoạt động tiêu tốn các nguồn lực trên không và được coi là các đối tượng chi phí.

Theo hệ thống ABC, một hoạt động cũng có thể được coi là bất kỳ giao dịch hoặc sự kiện nào là yếu tố thúc đẩy chi phí. Trình điều khiển chi phí, còn được gọi là trình điều khiển hoạt động, được sử dụng để chỉ cơ sở phân bổ. Ví dụ về trình điều khiển chi phí bao gồm thiết lập máy, yêu cầu bảo trì, điện năng tiêu thụ, đơn đặt hàng, kiểm tra chất lượng hoặc đơn đặt hàng sản xuất.

Có hai loại thước đo hoạt động: trình điều khiển giao dịch, liên quan đến việc đếm số lần một hoạt động xảy ra và trình điều khiển thời lượng, đo lường thời gian hoàn thành một hoạt động.

Không giống như các hệ thống đo lường chi phí truyền thống phụ thuộc vào khối lượng, chẳng hạn như giờ máy và / hoặc giờ lao động trực tiếp để phân bổ chi phí gián tiếp hoặc chi phí chung cho sản phẩm, hệ thống ABC phân loại năm cấp độ hoạt động rộng, ở một mức độ nhất định, không liên quan đến cách nhiều đơn vị được sản xuất. Các cấp độ này bao gồm hoạt động cấp lô, hoạt động cấp đơn vị, hoạt động cấp khách hàng, hoạt động duy trì tổ chức và hoạt động cấp sản phẩm.

Tính chi phí dựa trên hoạt động (ABC) nâng cao quá trình tính chi phí theo ba cách. Đầu tiên, nó mở rộng số lượng nhóm chi phí có thể được sử dụng để tập hợp chi phí chung. Thay vì tích lũy tất cả chi phí trong một nhóm toàn công ty, nó gộp chi phí theo hoạt động.

Thứ hai, nó tạo ra cơ sở mới để phân bổ chi phí chung cho các khoản mục như chi phí được phân bổ dựa trên các hoạt động tạo ra chi phí thay vì dựa trên các thước đo khối lượng, chẳng hạn như giờ máy hoặc chi phí lao động trực tiếp.

Cuối cùng, ABC thay đổi bản chất của một số chi phí gián tiếp, làm cho các chi phí trước đây được coi là gián tiếp - chẳng hạn như khấu hao, điện nước hoặc tiền lương - có thể xác định được đối với các hoạt động nhất định. Ngoài ra, ABC chuyển chi phí chung từ các sản phẩm có khối lượng lớn sang các sản phẩm có khối lượng thấp, làm tăng đơn giá của các sản phẩm có khối lượng thấp.

Việc áp dụng phương pháp ABC còn góp phần hỗ trợ hoạt động marketing trong việc xác định cơ cấu sản phẩm cũng như chính sách giá. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể chủ động xây dựng chiến lược marketing để định hướng nhu cầu khách hàng vào các mặt hàng có lợi nhuận cao, thay thế cho các mặt hàng mà doanh nghiệp không có lợi thế.

3. Các bước thực hiện tính phí dựa trên hoạt động:

Bước 1: Xác định các hoạt động, nguồn lực liên quan đến hoạt động và đo lường chi phí sử dụng nguồn lực.

- Hoạt động được hiểu là tác nhân, nguyên nhân gây nên chi phí (cost driver)

- Xác định hoạt động là bước rất quan trọng. Một thủ tục phổ biến trong xác định hoạt động là phỏng vấn những người làm việc và tổng kết các hoạt động chính của họ. Điều này thường dẫn đến một danh sách rất dài các hoạt động. Để đơn giản, tiết kiệm, có thể rút gọn danh sách các hoạt động bằng cách kết hợp một số hoạt động tương đồng thành một hoạt động chung đặc trưng tương thích. Khi kết hợp các hoạt động cần chú ý đến tính tương thích – tương thích về mục tiêu, cấp độ, phạm vi.

- Xác định nguồn lực sử dụng liên quan đến hoạt động cũng là công việc rất quan trọng vì nó quyết định đến các loại thước đo nguồn lực, đo lường chi phí sử dụng nguồn lực.

- Xác định nguồn lực và chi chi phí liên quan đến sử dụng nguồn lực của hoạt động thường được tiến hành trên cơ sở phân tích mối quan hệ giữa các nguồn lực với hoạt động hay nhóm hoạt động. Về cơ bản, nguồn lực sử dụng và chi phí sử dụng nguồn lực được xác định, tập hợp theo từng hoạt động hoặc nhóm hoạt động và phạm vi chi phí có thể là chi phí sản xuất, chi phí ngoài sản xuất, hay chi phí bên trong và bên ngoài hoạt động doanh nghiệp tùy theo mục tiêu thiết kế hệ thống ABC.

- Nguồn lực và hoạt động gây nên chi phí có thể chia theo các phạm vi phổ biến như : nguồn lực liên quan đến thực hiện sản xuất, kinh doanh ở từng sản phẩm, lô sản phẩm, dòng sản phẩm, hay liên quan đến duy trì cơ sở vật chất, hỗ trợ, phục vụ sản xuất, bán hàng, quản lý….

- Trên nền tảng hoạt động đã được xác lập, các nguồn lực đã định hình và thước đo sử dụng thích hợp, chi phí nguồn lực sử dụng cho từng hoạt động hay nhóm hoạt động liên quan sẽ được xác định.

Bước 2: Tập hợp chi phí sản xuất chung theo từng hoạt động gây nên chi phí.

- Trên nền tảng hoạt động đã được xác lập, nguồn lực sử dụng, phạm vi chi phí đã được xác định, chi phí được tập hợp theo từng hoạt động hay nhóm hoạt động. Về cơ bản, nếu xét theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí như sản phẩm, dịch vụ hay khách hàng, các hoạt động phát sinh chi phí chia ra thành hai nhóm là nhóm những hoạt động có liên quan trực tiếp đến đối tương chịu chi phí và nhóm hoạt động liên quan gián tiếp đến đối tượng chịu chi. Vì vậy, chi phí được tập hợp theo hai nhóm hoạt động.

- Tập hợp chi phí cho những hoạt động có mối quan hệ trực tiếp đến đối tượng chịu chi phí như tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp của hoạt động sản xuất.

- Tập hợp chi phí cho những đối tượng có mối quan hệ gián tiếp đến đối tượng chịu chi phí như tập hợp chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý chung,…Với nhóm này, chi phí được tập hợp cho những hoạt động, nhóm ở những phạm vi quản lý khác nhau như phạm vi từng lô sản phẩm, phạm vi từng phân xưởng, phạm vi toàn doanh nghiệp.

Bước 3: Tính hệ số phân bổ chi phí theo từng hoạt động.

- Hệ số phân bổ được xác định riêng theo từng hoạt động, nhóm hoạt động và cơ sở phân bổ tương ứng. Vì vậy, nếu bảng liệt kê có n hoạt động, nhóm hoạt động thì sẽ có n hệ số phân bổ tương ứng.

- Hệ số phân bổ = Tổng chi phí / Tổng cơ sở phân bổ

Bước 4: Phân bổ chi phí, đặc biệt là chi phí chung (chi phí sản xuất chung) cho từng đối tượng chịu chi phí dựa trên cơ sở hệ số phân bổ và mức sử dụng kết quả từ các hoạt động của đối tượng chịu chi phí.

- Đối tương chịu chi phí (Cost Objects): là những đối tượng gánh chịu chi phí, những đối tượng dẫn đến các hoạt động diễn ra.

- Các đối tượng chịu chi phí thông thường gồm: sản phẩm, đơn hàng, dịch vụ, khách hàng.

- Việc ghi nhận chi phí cho từng đối tượng chịu chi phí dựa trên cơ sở mối liên quan giữa hoạt động với đối tượng chịu chi phí, hệ số phân bổ của hoạt động và mức sử dụng các hoạt động.

- Chi phí được ghi nhận cho một đối tượng chịu chi phí được thể hiện: Chi phí phân bổ cho đối tượng (i) = ∑(Hệ số phân bổ x Mức sử dụng).

Bước 5: Lập báo cáo chi phí của từng đối tượng theo nguyên nhân phát sinh chi phí.

- Báo cáo chi phí theo hệ thống ABC được thể hiện chi phí theo từng nguyên nhân.

- Tùy thuộc vào mục tiêu quản trị, báo cáo chi phí theo hệ thống ABC sẽ được trình bày ở những phạm vi, thước đo chi phí khác nhau.