Thưởng KPIs là gì? Quy định về thưởng hiệu quả công việc?

1. Thưởng KPIs là gì?

KPI là viết tắt của từ Key Performance Indicator (chỉ số hiệu suất chủ chốt). Có thể hiểu một cách sơ lược thì KPIs là mức kết quả nhân sự phải đạt được trong công việc. KPIs có thể giúp đánh giá hiệu suất công việc theo một khoảng thời gian cụ thể cho nhân viên, cho team hay cho một dự án, ... Việc đánh giá hiệu suất chủ chốt thông qua KPIs là việc dựa trên các chỉ số đánh giá kết quả thực hiện công việc, mà kết quả này được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân của doanh nghiệp.

Việc đặt ra KPIs phù hợp với doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, giúp kiểm soát số lượng công việc khá tốt. Một doanh nghiệp khi muốn đo lường hiệu quả của chất lượng tuyển dụng, chất lượng đào tạo, chất lượng nhân lực, chất lượng hoạt động kinh doanh, tùy thuộc công việc, vị trí, chức danh khác nhau ở từng doanh nghiệp với lĩnh vực hoạt động kinh doanh khác nhau... thì ở từng vị trí, phòng ban, nhân viên doanh nghiệp sẽ phải xây dựng một bộ chỉ tiêu KPIs của mỗi người, mỗi bộ phận trong cùng một đơn vị có thể khác nhau. Chẳng hạn, trong một nhà hàng, khách sạn, KPI của nhân viên Lễ tân sẽ khác với KPI của nhân viên Phục vụ, hay KPIs của nhân viên bảo hiểm khác với KPIs của nhân viên Ngân hàng, …

Thông thường các doanh nghiệp đặt mục tiêu kiếm nhiều lợi nhuận hơn trong năm và lựa chọn việc vận hành, theo dõi tốc độ tăng trưởng bán hàng và các chi phí liên quan qua việc đo lường KPIs.  Các chỉ số trên KPIs của doanh nghiệp giúp cho nhà quản lý có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên trực quan, minh bạch, chính xác. Qua chỉ số KPIs doanh nghiệp cũng có thể thực hiện được chế độ lương thưởng, xử lý kỷ luật với nhân viên cho phù hợp đảm bảo cho những mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp hoàn thành đúng như kỳ vọng trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Đồng thời thông qua việc đánh giá KPIs KPI còn giúp người lao động hiểu được mức độ hoành thành công việc so với mục tiêu đề ra, tạo động lực để họ làm việc và phấn đấu thực hiện mục tiêu nhất định, phát hiện được những thiếu sót trong quá trình làm việc để cải thiện kịp thời. 

2. Quy định về thưởng hiệu quả công việc KPIs?

2.1 Tính lương theo hiệu quả của hệ số KPIs:

Hệ thống lương phải phản ánh hiệu quả công việc của người lao động, hiện nay nhiều doanh nghiệp thường sử dụng hai phương pháp áp dụng là lương 3P hoặc lương 2P.

- Phương pháp tính lương 2P là phương pháp trả lương theo vị trí công việc và kết quả công việc, tức là tả lương với mức cố định theo chức danh và trả khoản lương tương ứng với kết quả công việc mà người đó đạt được trong quá trình thực hiện.

- Phương pháp lương 3P là cách trả lương mà phần thu nhập cá nhân phản ánh được ba yếu tố cơ bản: vị trí công việc (Position), năng lực cá nhân (Person) và kết quả công việc (Performance). Phương pháp này được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng vì khắc phục được phương pháp tính lương truyền thống còn chú trọng đến bằng cấp, thâm niên, không phân biệt được kahr năng đóng góp của cá nhân; thể hiện được tính công bằng và nâng cao năng lực tổ chức bởi ngoài lương cứng, nhân viên còn được hưởng thêm lương hiệu quả, năng suất công việc. Điều này thu hút và giữ được nhân viên giỏi, nâng cao hiệ quả công việc do trả lương tương xứng với khả năng đóng góp của nhân viên vào kết quả chung của doanh nghiệp.

2.2 Cách tính thưởng theo KPIs:

Khi doanh nghiệp không muốn thay đổi quá nhiều quy chế lương cũ của công ty nhưng vẫn muốn áp dụng KPI để người lao động phấn đấu thì họ sẽ dựa trên KPIs để thưởng thêm lương hiệu quả theo năng suất làm việc đạt được. Để phản ánh hiệu quả làm việc của người lao động thông qua số phần trăm hoàn thành, vượt chỉ tiêu hoặc chưa đạt so với cam kết KPI, KPIs là công cụ để tính ra một phần tiền thưởng, có thể trả theo tháng, quý hoặc năm. Cách này doanh nghiệp vẫn đảm bảo phản ánh được hiệu quả của người lao động dù không phải làm lại hệ thống lương. Tuy nhiên những hạn chế trong việc tạo động lực cho người lao động.

3. Đặc điểm của KPIs:

- Hệ thống KPI cần đảm bảo được các tiêu chí SMART gồm: S (Specific) chỉ số KPIs phải cụ thể, ngắn gọn; M (Measurable) Đo lường được với các chỉ số phải có khả năng đo lường, lý tưởng là từ các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… Ví dụ: Tỉ lệ khách hàng hài lòng, khảo sát khách hàng, ... ; A (Achiveable) là có thể đạt được với chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận, mặc dù nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường; R (Realistic) là Thực tế tức là tiêu chí tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu trong tầm kiểm soát;  T (Timbound) là Có thời hạn cụ thể tức là chỉ số KPI phải có mốc thời gian cụ thể, có thể trong thời gian tháng, năm, ..

- Việc đặt ra KPIs đo lường hiệu quả công việc diễn ra thường xuyên theo một chu kỳ nhất định, thực hiện đo lường có tần suất, ví dụ hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

- Đặt KPIs áp dụng đối với một cá nhân hoặc một bộ phận cụ thể và gắn liền với chiến lược, mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

4. Mục đích của việc đánh giá công việc theo KPIs:

Đánh giá công việc theo KPIs có thể giúp đem lại cho công ty, quản lý, đạt được mục tiêu mình đề ra và giúp cho chính nhân viên của đạt được hiệu suất công việc và nhiều lợi ích khác nhau. Nhìn chung việc đánh giá công việc dựa trên KPIs với những mục đích như sau:  

- Đo lường, đánh giá hiệu quả mức độ hoàn thành công việc, từ đó đánh giá được chính xác năng lực của người lao động

Thông thường khi xây dựng doanh nghiệp thường căn cứ vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp đó, căn cứ vị trí công việc của từng cá nhân, phòng ban để xây dựng KPIs cụ thể, phù hợp vớ từng cá nhân để mang lại hiệu quả thực hiện công việc tốt nhất.  Hiệu quả công việc của nhân viên được doanh nghiệp đánh giá dựa trên chỉ số KPIs. Cụ thể doanh nghiệp căn cứ vào KPIs để so sánh kết quả nhân viên đạt được và KPIs được đề ra ban đầu để xác định nhân viên đó có thực sự hoàn thành được công việc hay hoàn thành được công việc ở mức độ nào. Như vậy, KPIs trước hết là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là hệ thống đo lường, đánh giá hiệu quả mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.

Ví dụ: Dựa trên KPIs công ty đề ra cho nhân viên, nếu nhân viên đạt được từ 100% KPIs trở lên là nhân viên hạng A+; từ 90 – 99% là A; từ 70 – 89% là B…

- Đảm bảo yêu cầu đề ra trong mô tả công việc được nhân viên thực hiện theo đúng

Khi đề ra KPIs thì mỗi nhân viên có những yêu cầu nhất định, đảm nhận theo mô tả công việc (JD)được giải thích rõ ràng và cụ thể khi nhân viên đó được tuyển dụng trong công ty. Việc áp dụng KPIs vào công việc đảm bảo nhân viên sẽ luôn phải nỗ lực trong công việc họ được giao phụ trách công việc đó. Ngoài ra KPIs còn giúp cho nhân viên xác định được những công việc cụ thể họ phải thực hiện và hoàn thành. 

- Cơ sở để đánh giá lương thưởng cho nhân viên

Đối với những nhân viên hoàn thành được KPIs hoặc vượt KPIs thì dựa vào đó để đánh giá và đề xuất mức lương thưởng cho nhân viên với công sức mà họ xứng đáng được hưởng. Điều này sẽ tạo điều kiện phát triển, đồng thời khuyến khích nâng cao tinh thần trách nhiệm và tạo động lực để những nhân viên khác cố gắng. Bên cạnh đó với những nhân viên chưa hoàn thành hoặc hoàn thành công việc theo chỉ tiêu KPIs ở mức kém thì có thể đề xuất mức lương thưởng thấp, thậm chí đề ra biện pháp xử lý phù hợp để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.

- Dựa vào KPIs để hoạch định lại chiến lược kinh doanh

Căn cứ trên tiêu chí, mục tiêu đặt ra KPIs, doanh nghiệp có thể đánh giá được tỷ lệ khách hàng, tiến độ phát triển tăng hay giảm của hoạt động kinh doanh, tính hiệu quả của các chiến lược kinh doanh. Khi đó, KPIs có vai trò rất quan trong trong việc tổng hợp, đánh giá, phân tích tình hình kinh doanh của công ty, từ đó hoạch định những chiến lược kinh doanh đổi mới cho phù hợp với thực tế.

- Tạo ra môi trường học hỏi

Doanh nghiệp dựa trên chỉ số KPIs để đánh giá năng lực, mức độ hoàn thành công việc của nhân viên có thể tạo ra được môi trường học tập ngay trong chính công ty của mình. Khi đưa ra các chỉ số KPIs các cá nhân, tổ chức có các cuộc hội thoại bàn về chiến lược kinh doanh, trao đổi học hỏi để đạt được KPIs mà công ty đặt ra, từ đó nhân viên trong công ty có nhiều cơ hội để học hỏi kinh nghiệp, giúp đỡ lẫn nhau.

5. Cách xây dựng KPIs hiệu quả:

Bước 1: Mỗi doanh nghiệp cần lựa chọn người xây dựng KPI

Thông thường các Trưởng bộ phận trong doanh nghiệp sẽ là người thực hiện xây dựng KPIs bởi vì họ là người có sự am hiểu tổng quan nhất về nhiệm vụ, yêu cầu, khả năng của từng vị trí bộ phận trong công ty. Đối với những doanh nghiệp có phòng ban hay bộ phận trong công ty có quy mô lớn thì việc xây dựng KPI cho nhân viên do các quản lý cấp thấp hơn đảm nhận cho phù hợp.

Bước 2: Xây dựng câu hỏi hiệu suất trọng điểm đối với từng mục tiêu cụ thể

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường một cách súc tích nhất thì xây dựng Key Performance Question (KPQ) là cần thiết. Xây dựng câu hỏi hiệu suất trọng điểm KPQ cần phải đảm bảo tính chính xác, liên quan đến mục tiêu kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.

Bước 3: Đối với từng phòng ban, bộ phận cần xác định rõ phạm vi kết quả chính

Khi xây dựng KPI cần đảm bảo rằng, kết quả đạt được gắn liền với chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận. Bởi vì mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ có chức năng và nhiệm vụ thực hiện khác nhau.

Bước 4: Xác định nhiệm vụ và trách nhiệm của từng vị trí chức danh cụ thể dựa trên bảng mô tả công việc.

Bước 5: Xây dựng các chỉ số đánh giá, đo lường hiệu suất công việc

- Đối với chỉ số KPIs của bộ phận: xây dựng chỉ số KPIs cho từng vị trí chức danh dựa trên cơ sở xây dựng các chỉ số chung, đặc trưng cho cả bộ phận.

- Đối với chỉ số đánh giá của từng vị trí chức danh: xây dựng chỉ số dựa trên trách nhiệm chính của từng vị trí và các chỉ số liên quan của bộ phận.

Bước 6: Đưa ra mức độ điểm số cho các kết quả đạt được KPIs

Tùy vào từng doanh nghiệp mà xác định mức độ hoàn thành công việc theo kết quả là khác nhau, thông thường thì điểm số sẽ được chia thành 2 – 5 mức độ tương ứng.

Bước 7: Xây dựng mức độ lương thưởng, các chế độ đãi ngộ phù hợp dựa trên việc xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng cụ thể.