Thuê ngoài quy trình kinh doanh là gì? Sức hấp dẫn của thuê ngoài quy trình kinh doanh

Hiện nay, không phải tổ chức nào cũng có thể hoạt động tất cả các hoạt động và các bộ phận của tổ chức mình một các trơn tru và hoàn thiệt nhất được. Đa phần các tổ chức đều thực hiện hoạt động thuê ngoài một công ty để thực hiện một hoạt động một cách hiệu quả và trơn tru nhất.

1. Thuê ngoài quy trình kinh doanh là gì? 

Thuê ngoài qui trình kinh doanh trong tiếng Anh là Business Process Outsourcing, viết tắt là BPO.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) là một phương pháp ký hợp đồng phụ các hoạt động khác nhau liên quan đến kinh doanh cho các nhà cung cấp bên thứ ba.  Mặc dù thuê ngoài quy trình kinh doanh ban đầu chỉ áp dụng cho các đơn vị sản xuất, chẳng hạn như các nhà sản xuất nước giải khát thuê ngoài các phân đoạn lớn trong chuỗi cung ứng của họ, thuê ngoài quy trình kinh doanh hiện cũng áp dụng cho việc thuê ngoài dịch vụ.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO) sử dụng các nhà cung cấp bên thứ ba hoặc nhà thầu phụ để thực hiện các phần nhất định trong hoạt động kinh doanh của họ. Thuê ngoài quy trình kinh doanh bắt đầu với các công ty sản xuất lớn để hỗ trợ quản lý chuỗi cung ứng, nhưng ngày nay thuê ngoài quy trình kinh doanh đã phát triển để bao gồm tất cả các loại lĩnh vực, bao gồm cả các công ty dịch vụ. Thuê ngoài quy trình kinh doanh sẽ được coi là "gia công phần mềm ở nước ngoài" nếu nhà cung cấp hoặc nhà thầu phụ ở một quốc gia khác; ví dụ, trong trường hợp hỗ trợ khách hàng.

Nhiều doanh nghiệp, từ các công ty khởi nghiệp nhỏ đến các công ty lớn, chọn thuê ngoài các quy trình, vì các dịch vụ mới và sáng tạo ngày càng có sẵn trong môi trường kinh doanh luôn thay đổi và cạnh tranh cao hiện nay.  Nói một cách tổng thể, các công ty áp dụng các phương pháp thuê ngoài quy trình kinh doanh trong hai lĩnh vực chính là hoạt động văn phòng sau và văn phòng trước.

Back office thuê ngoài quy trình kinh doanh đề cập đến việc một công ty ký hợp đồng với các hoạt động hỗ trợ kinh doanh cốt lõi của mình như kế toán, xử lý thanh toán, dịch vụ CNTT, nguồn nhân lực, tuân thủ quy định và đảm bảo chất lượng cho các chuyên gia bên ngoài, những người đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.  Ngược lại, các nhiệm vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh của văn phòng chính thường bao gồm các dịch vụ liên quan đến khách hàng như hỗ trợ kỹ thuật, bán hàng và tiếp thị.

Lưu ý:

Bề rộng của các lựa chọn thuê ngoài quy trình kinh doanh của một doanh nghiệp phụ thuộc vào việc doanh nghiệp ký hợp đồng hoạt động trong hay ngoài biên giới của quốc gia sở tại.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh được coi là "gia công phần mềm ở nước ngoài" nếu hợp đồng được gửi đến một quốc gia khác, nơi có sự ổn định chính trị, chi phí lao động thấp hơn và / hoặc tiết kiệm thuế. Một công ty Hoa Kỳ sử dụng nhà cung cấp thuê ngoài quy trình kinh doanh ở nước ngoài ở Singapore là một trong những ví dụ điển hình về hoạt động gia công phần mềm ra nước ngoài.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh được gọi là "gia công phần mềm ở nước ngoài" nếu công việc được ký hợp đồng với một quốc gia láng giềng. Sẽ là trường hợp như vậy nếu một công ty Hoa Kỳ hợp tác với một nhà cung cấp thuê ngoài quy trình kinh doanh ở Canada. Tùy chọn thứ ba, được gọi là "thuê ngoài trong nước" hoặc "tìm nguồn cung ứng trong nước", xảy ra khi BPO được ký hợp đồng trong quốc gia của chính công ty, ngay cả khi các đối tác nhà cung cấp của họ ở các thành phố hoặc tiểu bang khác nhau.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh thường được gọi là các dịch vụ hỗ trợ công nghệ thông tin (ITES) vì nó dựa trên công nghệ / cơ sở hạ tầng cho phép các công ty bên ngoài thực hiện hiệu quả vai trò của họ.

Có ba loại công ty thuê ngoài quy trình kinh doanh chính. Đó là gia công phần mềm trong nước, gia công phần mềm ở nước ngoài và gia công phần mềm ở nước ngoài. Gia công phần mềm tại địa phương là một công ty ở cùng quốc gia với doanh nghiệp của bạn. Gia công phần mềm ở nước ngoài là một công ty ở một quốc gia khác và gia công phần mềm ở nước ngoài là một công ty ở một quốc gia không quá xa so với quốc gia của bạn.

2. Sức hấp dẫn của thuê ngoài quy trình kinh doanh:

Mục đích của thuê ngoài quy trình kinh doanh được nhận định như sau:

- Thuê ngoài quy trình kinh doanh là tên viết tắt của gia công quy trình kinh doanh, dùng để chỉ thời điểm các công ty thuê ngoài quy trình kinh doanh cho một công ty bên thứ ba (bên ngoài).

- Mục tiêu chính là cắt giảm chi phí, giải phóng thời gian và tập trung vào các khía cạnh cốt lõi của doanh nghiệp. Hai loại thuê ngoài quy trình kinh doanh là văn phòng trước và văn phòng sau.

- Thuê ngoài quy trình kinh doanh tại văn phòng liên quan đến các khía cạnh nội bộ của doanh nghiệp, chẳng hạn như tính lương, mua hàng tồn kho và lập hóa đơn. Thuê ngoài quy trình kinh doanh tiền phòng tập trung vào các hoạt động bên ngoài công ty, chẳng hạn như tiếp thị và dịch vụ khách hàng.

Các công ty thường bị thu hút bởi thuê ngoài quy trình kinh doanh vì nó mang lại cho họ sự linh hoạt hơn trong hoạt động. Bằng cách thuê ngoài các chức năng quản trị và phi cốt lõi, các công ty có thể phân bổ lại thời gian và nguồn lực cho các năng lực cốt lõi như quan hệ khách hàng và lãnh đạo sản phẩm, điều này cuối cùng dẫn đến lợi thế so với các doanh nghiệp cạnh tranh trong ngành của họ. Thuê ngoài quy trình kinh doanh cung cấp cho các doanh nghiệp quyền truy cập vào các tài nguyên công nghệ sáng tạo mà họ có thể không được tiếp xúc.

Các đối tác và công ty của thuê ngoài quy trình kinh doanh không ngừng nỗ lực cải tiến quy trình của họ bằng cách áp dụng các công nghệ và thông lệ mới nhất. Vì thuế thu nhập doanh nghiệp của Hoa Kỳ thuộc hàng cao nhất trong các nước phát triển nên các công ty Hoa Kỳ được hưởng lợi từ hoạt động gia công phần mềm cho các quốc gia có thuế thu nhập thấp hơn và lực lượng lao động rẻ hơn như một biện pháp giảm chi phí khả thi. Thuê ngoài quy trình kinh doanh cũng mang lại cho các công ty những lợi ích của việc báo cáo nhanh chóng và chính xác, cải thiện năng suất và khả năng nhanh chóng phân bổ lại các nguồn lực của mình khi cần thiết.

Một số nhược điểm của thuê ngoài quy trình kinh doanh

Mặc dù có nhiều ưu điểm của thuê ngoài quy trình kinh doanh nhưng cũng có những nhược điểm.

Một doanh nghiệp thuê ngoài các quy trình kinh doanh của mình có thể dễ bị vi phạm dữ liệu hoặc có các vấn đề liên lạc làm trì hoãn việc hoàn thành dự án và những doanh nghiệp đó có thể đánh giá thấp chi phí vận hành của các nhà cung cấp thuê ngoài quy trình kinh doanh.

Một bất lợi khác có thể là phản ứng dữ dội của khách hàng đối với việc thuê ngoài nếu họ cho rằng điều này có chất lượng kém hơn hoặc phải trả giá bằng việc làm trong nước.

Ưu điểm của thuê ngoài quy trình kinh doanh

Có rất nhiều lợi thế đối với thuê ngoài quy trình kinh doanh. Một trong những lợi thế chính là nó làm giảm chi phí. Thực hiện một chức năng công việc nào đó nội bộ sẽ tiêu tốn một khoản tiền cụ thể. Thuê ngoài quy trình kinh doanh có thể giảm các chi phí này bằng cách thuê bên ngoài công việc này, thường là ở một quốc gia ít thâm dụng chi phí hơn, giảm chi phí tổng thể để thực hiện chức năng công việc đó.

Các lợi thế khác bao gồm một công ty được phép tập trung vào các chức năng kinh doanh cốt lõi quan trọng đối với sự thành công của nó, thay vì các nhiệm vụ hành chính hoặc các khía cạnh khác của việc điều hành một công ty không quan trọng.

Thuê ngoài quy trình kinh doanh cũng giúp tăng trưởng, đặc biệt là trong việc mở rộng toàn cầu. Nếu một công ty quan tâm đến việc mở chi nhánh ở nước ngoài hoặc hoạt động ở nước ngoài, việc sử dụng một công ty thuê ngoài quy trình kinh doanh có kinh nghiệm trong ngành công nghiệp địa phương và nói được ngôn ngữ này là vô cùng có lợi.