Tháp thu mua và cung ứng là gì? Ba cấp độ cơ bản của tháp thu mua

Hiện nay trên thị trường mua bán và trao đổi các loại sản phẩm hàng hóa khác nhau, theo đó các nhà đầu tư luôn muốn tạo ra hiệu quả trong các giao dịch mua bán, trong đó có các trường hợp muốn thu mua đối vói một loại sản phẩm nào đó thì giải pháp không thể bỏ qua đó là " Tháp thu mua".

1. Tháp thu mua và cung ứng là gì?

Tháp thu mua và cung ứng trong tiếng Anh là House of Purchasing and Supply.

Chắc hẳn chúng ta đã nghe rất nhiều tới tháp thu mua và cung ứng là cấu trúc được A.T. Kearney phát triển, nó có thể được sử dụng để hoạch định, đánh giá và giám sát các hoạt động lãnh đạo trong thu mua bằng cách làm theo kinh nghiệm của các công ty thành công, tháp thu mua và cung ứng là một cấu trúc phù hợp cho việc phân tích và điều chỉnh bất cứ chức năng thu mua nào của tổ chức để làm nó hiệu quả hơn. Cấu trúc này giúp nhận diện những cơ hội cải tiến, với các dữ liệu so chuẩn liên quan tới chức năng thu mua, và từ đó thúc đẩy tính chuyên nghiệp.

2. Ba cấp độ cơ bản của tháp thu mua:

Cấu trúc bao gồm ba cấp độ cơ bản:

Các qui trình thiết lập trực tiếp

- Chiến lược thu mua: Tận dụng các cơ hội thị trường cung cấp như một phần tích hợp trong chiến lược kinh doanh dẫn tới tạo thành giá trị thông qua sáng tạo, chi phí thấp, tạo thị trường và tạo doanh thu.

- Liên kết trong tổ chức: Gắn liền các kĩ năng và kiến thức thu mua với các qui trình kinh doanh chính yếu của tổ chức.

Các qui trình thu mua cốt lõi

- Dụng nguồn: Áp dụng các kĩ thuật tiên tiến làm đòn bẩy cho toàn bộ giá trị tiềm năng trên cơ sở tổng chi tiêu, từ đó giúp cho công ty nắm bắt được những ưu thế cốt lõi của mình.

- Quản lí quan hệ với nhà cung cấp: Quản lí hiệu quả sức căng giữa khả năng tạo ra giá trị với những rủi ro của từng mối quan hệ.

- Quản lí qui trình vận hành: Tự động hóa các qui trình vận hành qua việc sử dụng các công nghệ kinh doanh điện tử (E - business) sáng tạo và quyết liệt.

Các qui trình hỗ trợ

- Quản lí hiệu quả: Liên kết các con số về hoạt động thu mua với kết quả và mục tiêu chiến lược của công ty bằng cách làm rõ những đóng góp của hoạt động thu mua với kết quả chung.

- Quản lí thông tin và tri thức: Liên tục nắm bắt và chia sẻ tri thức qua các qui trình, khu vực, các đơn vị kinh doanh và quan hệ bên ngoài.

- Quản lí nguồn nhân lực: Tạo ra những chuyên gia thu mua thông qua đào tạo, khích lệ và luân phiên các chuyên gia có tiềm năng một cách linh hoạt trong toàn bộ tổ chức.

Tháp thu mua và cung ứng là một trong những cấu trúc được sử dụng nhằm mô tả phạm vi của chức năng thu mua, và cũng xác định mức độ chuyên nghiệp của chức năng này và theo các dữ liệu so chuẩn sẵn có, cấu trúc này có thể được sử dụng nhiều lần, đặc biệt là trong các tổ chức quốc tế lớn. Cấu trúc đã trở thành phương tiện giao tiếp giữa nhiều tổ chức. Tuy nhiên, nhược điểm lớn là việc so chuẩn rất tốn thời gian và hạn chế số lượng các ấn phẩm hoặc các thông tin liên quan khác.

3. Lập đơn hàng và kí hợp đồng cung ứng như thế nào? 

Hàng hóa chúng ta biết thì nó sẽ bao gồm sản phẩm phần cứng, sản phẩm phần mềm, vật liệu chế biến, dịch vụ, hay kết hợp các dạng trên. Sản phẩm có thể ở dạng vật chất cụ thể với các nguyên nhiên vật liệu, hóa chất, bao bì, giấy gói, máy móc, phương tiện vận chuyển, thiết bị, công cụ, dụng cụ, chi tiết, bộ phận, hệ thống công nghệ, hàng tiêu dùng… hay phi vật chất và bản chất quyền sở hữu công nghiệp – công nghệ, phần mềm quản lý, dịch vụ kinh tế – tài chính, quảng cáo, truyền hình, nguyên cứu khoa học,….

Hợp đồng hay đơn đặt hàng cụ thể đây là sự thỏa thuận bằng văn bản và theo đó kèm theo các tài liệu giao dịch giữa các bên ký kết về việc thực hiện công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và các thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với sự quy định rõ rang quyền và nghĩa vụ của mỗi bên để xây dựng và thực hiện kế hoạch của mình.

Theo như hợp dồng thương ta sẽ thấy bộ phận cung ứng chịu trách nhiệm thu thập và lựa chọn những thông tin cần thiết về nhà cung ứng để tiến hành thu mua hàng hóa và với các nguồn thông tin về nhà cung ứng, khảo sát thu thập tài liệu liên quan đến nhà cung ứng, báo cáo điều tra của cán bộ cung ứng với các thông tin về nhà cung ứng có thể tìm từ các nguồn: internet, báo, tạp chí, thông qua các cuộc điều tra, xin ý kiến chuyên gia,… Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng. Thường thực hiện bằng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình giao dịch bằng thư, fax, email… (hoàn giá) => Nhà cung cấp chấp nhận đơn đặt hàng/Ký hợp đồng.

+Đơn đặt hàng: các thông tin cần có trong Đơn đặt hàng

+ Tên và địa chỉ của công ty đặt hàng

+ Số, ký mã hiệu của đơn đặt hàng

+ Thời gian lập Đơn đặt hàng

+ Tên và địa chỉ của nhà cung cấp

+ Tên, chất lượng, quy cách của loại vật tư cần mua

+ Số lượng vật tư cần mua

+ Giá cả

+ Thời gian, địa điểm giao hàng

+ Thanh toán

+ Ký tên

Cách 2: người mua lập Đơn đặt hàng => quá trình đàm phán gặp mặt trực tiếp => Ký kết hợp đồng cung ứng.

Thông thường 1 văn bản hợp đồng cung ứng có các điều kiện và điều khoản sau đây:

Đối tượng của hợp đồng: nêu rõ hàng hóa, dịch vụ, số lượng, khối lượng, giá trị qui ước mà các bên thỏa thuận bằng tiền hay ngoại tệ và chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm, hàng hóa, hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc, bao gồm:

+ Giá cả.

+ Bảo hành.

+ Điều kiện nghiệm thu, giao nhận.

+ Phương thức thanh toán.

+ Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng cung ứng.

+ Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng cung ứng

+ Các thỏa thuận khác

Những điều khoản trên có thể phân thành 3 nhóm khác nhau để thỏa thuận trong 1 văn bản hợp đồng kinh tế (HĐKT), cụ thể:

Những điều khoản chủ yếu: đây là những điều khoản bắt buộc phải có để hình thành nên 1 chủng loại hợp đồng cụ thể được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên, nếu thiếu 1 trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bản HĐKT đó không có giá trị. Theo điều 50 Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp đồng cung ứng nói riêng cần có các nội dung chủ yếu sau: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán.

Những điều khoản thường lệ: là những điều khoản đã được pháp luật điều chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng và nếu không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những quy định đó. Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật quy định. Ví dụ: điều khoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế…

Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chưa có quy định của Nhà nước hoặc đã có quy định của Nhà nước nhưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật. Ví dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng, ngoại tệ hay tiền mặt.

Nếu như đơn đặt hàng đã được chấp nhận và theo đó sẽ dẫn tới phát sinh những quyền và nghĩa vụ khi hợp đồng được ký kết, thì nhân viên phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát dỡ hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm.

Như vậy qua các nội dung chúng tôi đưa ra như trên chúng ta có thể thấy hiện nay với việc mua bán hàng hóa ngày càng được xem trọng phát triển vì những lợi ích mà nó mag lại cho con người, bởi thế cho nên việc cung ứng các dịch bụ thu mua hàng hóa cần có kế hoạch và mục tiêu định trước để đạt hiệu quả cao nhất theo đó mô hình tháp thu mua là một điển hình, trên đây chúng tôi đã đưa ra những thông tin cơ bản về tháp thu mua và ứng dụng của nó trên thực tế để bạn đọc có thể hình dng nếu muốn áp dụng hình thức này.