Thanh quyết toán là gì? Các bước triển khai lập hồ sơ thanh toán?

Theo quy định của pháp luật nước ta thì trên thực tế, hồ sơ thanh quyết toán đòi hỏi phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt. Cũng tùу theo quу mô, tính ᴄhất ᴄông trình mà hồ ѕơ, quу trình quуết toán cũng sẽ đượᴄ ᴄhuẩn bị ᴠà thựᴄ hiện ѕao ᴄho phù hợp ᴠới quу định hiện hành. Chắc hẳn hiện nay vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ về thuật ngữ này.

1. Tìm hiểu về thanh quyết toán:

Với những chủ thể đang và đã từng làm việc trong ngành xây dựng chắc hẳn đã hiểu rõ về thanh quyết toán là gì. Thanh quyết toán thực chất là thuật ngữ được ghép lại trong từ thanh toán và quyết toán. Đây là hai trong số các quy trình quan trọng không thể thiếu trong các công trình xây dựng khi triển khai.

Vậy quyết toán được hiểu là tổng kết giá trị cuối cùng của công trình xây dựng đó để chủ thể là bên giao thầu thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu. Chủ thể là bên giao thầu cần xác nhận công trình có đúng với thỏa thuận ban đầu hay không thì mới tiến hành thanh toán.

Hồ sơ thanh quyết toán tiếng anh là gì?

Hồ sơ thanh quyết toán trong tiếng Anh là Settlement payment records.

Hồ sơ thanh quyết toán bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Hồ sơ thanh toán.

- Hồ sơ nghiệm thu công việc xây dựng gồm: Biên bản nghiệm thu nội bộ công việc xây dựng, biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, phiếu yêu cầu nghiệm thu.

- Nhật ký thi công công trình và kết quả thí nghiệm mẫu vật liệu.

- Bản vẽ hoàn công.

- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công.

- HSYC.

- HSĐX.

- BC ĐG HSĐX.

- Các văn bản pháp lý.

Hồ sơ quyết toán bao gồm các giấy tờ sau đây:

- Hồ sơ hoàn thành công trình.

- Hồ sơ tài chính gồm: Phụ lục khối lượng, giá trị nghiệm thu kèm biên bản nghiệm thu giai đoạn của từng hạng mục hoặc cả công trình qua các đợt.

- Hóa đơn thanh toán qua từng đợt.

- Biên bản đối chiếu công nợ.

- Biên bản quyết toán công trình.

- Hóa đơn thanh toán số tiền còn lại.

Các bước triển khai lập hồ sơ thanh toán bao gồm các bước cơ bản sau đây:

- Bước 1: Các chủ thể cần đọc kỹ hợp đồng xem hồ sơ thanh toán giai đoạn bao gồm những tài liệu gì?

- Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chất lượng.

- Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ giá trị.

- Bước 4: Kiểm tra các biên bản xem đã đầy đủ chữ ký của các bên hay chưa?

- Bước 5: In bìa, đóng quyển.

- Bước 6: Kiểm tra lần cuối trình Giám đốc ký trước khi nộp Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát.

Quу trình lập hồ ѕơ quуết toán ᴄông trình хâу dựng bao gồm các bước cơ bản sau đây:

- Bướᴄ 1: Các chủ thể tính toán khối lượng thựᴄ tế хâу dựng (theo bản ᴠẽ hoàn ᴄông) ᴄủa ᴄáᴄ loại ᴄông táᴄ, lấу đó làm ᴄăn ᴄứ ᴠà dựa ᴠào đơn giá thị trường ᴄhi phí ᴠật tư, nhân ᴄông, máу móᴄ để tính ra ᴄhi phí trựᴄ tiếp.

- Bướᴄ 2: Dựa theo ᴄáᴄ thông báo, hướng dẫn ᴠề lập dự toán ᴠà quу định ᴠề ᴄáᴄ hệ ѕố điều ᴄhỉnh (nếu ᴄó) ᴄùng ᴠới ᴄáᴄ ᴄhi phí tại thời điểm làm quуết toán (nếu ᴄó) thaу đổi giữa giá ᴄả ᴠật liệu, thaу đổi ᴄáᴄ hệ ѕố haу ᴄáᴄ tỷ lệ quу định. Các chủ thể là những chủ đầu tư ᴠà đơn ᴠị thi ᴄông sẽ có trách nhiệm đó chính là phải ᴄần thống nhất ᴠề thời điểm áp dụng đơn giá, hệ ѕố ᴠà tỷ lệ quу định, ᴄần tổng hợp dựa trên ᴄáᴄ ᴠấn đề cơ bản như ѕau:

Xáᴄ định tổng ѕố ᴠốn thựᴄ tế đã đầu tư ᴄho ᴄông trình bao gồm các ᴄhi phí ᴄho ᴠiệᴄ ᴄhuẩn bị đầu tư, thựᴄ hiện đầu tư. Xáᴄ định ᴄáᴄ khoản thiệt hại không tính ᴠào giá thành ᴄông trình (như thiên tai, dịᴄh bệnh,…). Xáᴄ định tổng ᴠốn đầu tư thựᴄ tế ᴠào ᴄông trình. Xáᴄ định giá trị tài ѕản ᴄố định ᴠà phân loại tài ѕản ᴄố định. Xáᴄ định đầу đủ giá trị tài ѕản ᴄố định, tài ѕản lưu động ᴄủa ᴄông trình đã ᴄhuуển giao ᴄho đơn ᴠị kháᴄ ѕử dụng để nhằm mục đích có thể hạᴄh toán tăng giảm ᴠốn đầu tư.

2. Quy định về thanh quyết toán trong hợp đồng xây dựng:

Sau mỗi công trình kết thúc, việc quyết toán công trình sẽ diễn ra để nhằm mục đích thực hiện thanh toán toàn bộ hợp đồng công trình, tránh tình trạng tranh cãi pháp lý về sau. Không phải đơn giản nói mồm với nhau và trao tiền cho nhau, chính vì thế, cần phải có hồ sơ hợp đồng rõ ràng. Và một trong những vấn đề đó chính là việc làm hồ sơ thanh quyết toán công trình xây dựng.

Khi các chủ thể làm hồ sơ thanh quyết toán công trình thì các chủ thể đó sẽ cần nắm vững những quy định để nhằm mục đích có thể làm việc thuận lợi và tránh được những vấn đề phát sinh, sai lầm không đáng có.

Quy định về thanh toán hợp đồng xây dựng:

Việc các chủ thể thực hiện thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các chủ thể là các bên đã ký kết.

Chủ thể là các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.

Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có quy định khác.

Thời hạn thanh toán theo quy định pháp luật hiện hành sẽ do chủ thể là bên thỏa thuận nhưng không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng và được quy định cụ thể như sau:

- Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của chủ thể là  bên nhận thầu, chủ đầu tư phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới cơ quan cấp phát, cho vay vốn.

- Trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của của chủ thể là chủ đầu tư, cơ quan cấp phát, cho vay vốn phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu.

Quy định về quyết toán hợp đồng xây dựng:

Quyết toán hợp đồng được hiểu cơ bản chính là việc xác định tổng giá trị cuối cùng của hợp đồng xây dựng mà chủ thể là bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu khi chủ thể là bên nhận thầu hoàn thành tất cả các công việc theo thỏa thuận trong hợp đồng.

- Hồ sơ quyết toán hợp đồng do chủ thể là bên nhận thầu lập phù hợp với từng loại hợp đồng và giá hợp đồng. Nội dung của hồ sơ quyết toán hợp đồng xây dựng sẽ cần phải phù hợp với các thỏa thuận trong hợp đồng, bao gồm các loại tài liệu sau:

+ Biên bản nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc thuộc phạm vi hợp đồng và công việc phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng.

+ Bảng tính giá trị quyết toán hợp đồng xây dựng (gọi là quyết toán A-B), trong đó nêu rõ giá trị công việc hoàn thành theo hợp đồng; giá trị khối lượng công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc theo hợp đồng đã ký, giá trị đã thanh toán hoặc tạm thanh toán và giá trị còn lại mà chủ thể là bên giao thầu có trách nhiệm thanh toán cho chủ thể là bên nhận thầu.

+ Hồ sơ hoàn công, nhật ký thi công xây dựng công trình đối với hợp đồng có công việc thi công xây dựng.

+ Các tài liệu khác theo thỏa thuận trong hợp đồng.

- Cách làm quyết toán thuế công trình xây dựng:

Thời hạn thực hiện quyết toán hợp đồng xây dựng sẽ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật xây dựng và các văn bản pháp luật khác liên quan. Căn cứ được sử dụng nhằm mục đích để lập quyết toán công trình được quy định cụ thể dựa vào các tài liệu cơ bản được nêu cụ thể sau đây:

+ Hồ sơ hoàn công.

+ Các biên bản nghiệm thu, bàn giao từng phần, từng loại công tác có chữ ký xác nhận của cấp trên.

+ Các văn bản xác nhận của chủ thể là các bên và của cấp trên về khối lượng phát sinh so với hồ sơ thiết kế đã duyệt

+ Đơn giá chi tiết địa phương, giá ca máy.

+ Bảng định mức dự toán chi tiết.

+ Bảng giá vật liệu theo thông báo hàng tháng của liên Sở xây dựng - tài chính - vật giá địa phương.

+ Nếu các chủ thể sử dụng các loại vật liệu không có trong bảng thông báo giá vật liệu thì các chủ thể đó sẽ cần phải dựa trên biên lai, hóa đơn của Bộ tài chính.

+ Các thông tư được ban hành để nhằm mục đích hướng dẫn về lập dự toán và thanh quyết toán cùng với các định mức về tỷ lệ quy định các khoản chi phí.