Tái thiết kế công việc là gì? Ưu điểm của tái thiết kế công việc

Tái thiết kế công việc là hoạt động diễn ra phổ biến và thường xuyên tại các doanh nghiệp hay các đơn vị sử dụng lao động nói chung để khích lệ và truyền cảm hứng cho nhân viên của mình. Tái thiết kế công việc là hoạt động bao hàm đa dạng các hành vi khác nhau để tạo nên một chỉnh thể thống nhất.

1. Tái thiết kế công việc là gì?

Tái thiết kế công việc là quá trình xem xét các yếu tố công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm để đưa ra và triển khai một phiên bản cải tiến, có thể liên quan đến cải tiến quy trình, phân bổ nhiệm vụ khác nhau và các thay đổi có liên quan khác.

Tái thiết kế công việc là một nỗ lực trong đó các trách nhiệm và nhiệm vụ công việc được xem xét, và có thể được phân bổ lại giữa các nhân viên, để cải thiện kết quả đầu ra. Tái thiết kế công việc có thể dẫn đến cải thiện cả năng suất và sự hài lòng trong công việc.

Tái thiết kế công việc giải quyết các cân nhắc sau:

- Công việc có thể được thiết kế như thế nào để tạo điều kiện chia sẻ công việc hoặc làm việc bán thời gian?

- Làm thế nào để giảm thiểu các khía cạnh đòi hỏi về thể chất đối với công việc?

- Nhiệm vụ nào nên vẫn là một phần của công việc và nhiệm vụ nào nên bị loại bỏ?

- Công việc nên chuyên sâu hay nên mở rộng phạm vi hơn?

- Có nên sử dụng công nghệ mới đó không?

- Mức thù lao nào sẽ có ý nghĩa?

- Hiệu suất công việc nên được đo lường như thế nào?

- Môi trường vật chất nên được điều chỉnh như thế nào để phù hợp với hồ sơ lực lượng lao động?

- Những công việc khác sẽ bị ảnh hưởng như thế nào bởi những thay đổi trong công việc này?

Tái thiết kế công việc có thể có nhiều hình thức. Sau đây là một số cách tiếp cận phổ biến hơn:

- Mở rộng công việc - yêu cầu một người giữ công việc làm được nhiều việc hơn (thường ở cấp độ công việc tương tự)

- Nâng cao công việc - yêu cầu một người giữ công việc làm nhiều công việc có giá trị gia tăng hơn (thường bằng cách chuyển giao công việc và trách nhiệm từ cấp cao hơn tiếp theo)

- Chia sẻ công việc - chia nhỏ công việc sao cho công việc được hoàn thành bởi 2 người trở lên

Ví dụ về tái thiết kế công việc:

Hãy lấy Mary, một đại diện dịch vụ khách hàng tại một trung tâm cuộc gọi lớn. Cô ấy thực hiện các nhiệm vụ tương tự trong ngày, chủ yếu trả lời các cuộc điện thoại của khách hàng yêu cầu hỗ trợ về các vấn đề thanh toán. Nếu nỗ lực tái thiết kế công việc được thực hiện tại trung tâm cuộc gọi của cô ấy, vị trí của cô ấy có thể thay đổi theo một số cách khác nhau. Cô ấy có thể tăng hoặc giảm số lượng cuộc gọi mỗi ngày; cô ấy có thể được đào tạo để có thể chuyển sang một nhóm chuyên biệt hơn, chẳng hạn như hỗ trợ kỹ thuật hoặc bán hàng, cho một phần hoặc tất cả các vị trí của mình; hoặc cô ấy có thể có sự thay đổi trong vai trò của mình, chẳng hạn như vị trí giám sát hoặc đào tạo.

Trong nỗ lực tái thiết kế công việc tốt, các mục tiêu cá nhân của Mary và các kỹ năng của cô ấy sẽ được tính đến khi xác định vị trí đã thay đổi của cô ấy. Việc sử dụng tốt hơn khả năng của mình và hướng tới các mục tiêu cá nhân sẽ khiến cô ấy hài lòng hơn với vị trí của mình và cô ấy cũng sẽ có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong ngày làm việc.

Quy trình tái thiết kế công việc:

- Sửa đổi nội dung công việc: Quy trình thiết kế lại công việc bao gồm việc thu hồi và sửa đổi thông tin liên quan đến công việc để xác định sự không nhất quán giữa con người và công việc.

- Phân tích thông tin liên quan đến công việc: Một khi nhà phân tích công việc đã hoàn thành việc thu thập và sửa đổi nội dung công việc, phân tích sự khác biệt là bước tiếp theo. Nó được thực hiện để xác định những trở ngại trong việc thực hiện các nhiệm vụ và công việc liên quan đến công việc và điều tra lý do tại sao một nhân viên không thể mang lại kết quả như mong đợi.

- Thay đổi các yếu tố công việc: Bước tiếp theo là sửa đổi các yếu tố công việc. Nó có thể bao gồm cắt giảm trách nhiệm phụ hoặc bổ sung nhiều chức năng hơn và mức độ trách nhiệm cao hơn. Mục đích cơ bản của việc thay đổi nội dung công việc là thiết kế công việc theo cách khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ hơn và thực hiện tốt hơn.

- Cải cách mô tả và đặc điểm công việc: Sau khi thay đổi các yếu tố công việc, một nhà phân tích công việc cần phải cải cách mô tả và đặc điểm kỹ thuật công việc để đảm bảo rằng người lao động được bố trí tại một địa điểm cụ thể có thể cung cấp những gì được mong đợi ở anh ta.

- Sắp xếp lại các nhiệm vụ và nhiệm vụ liên quan đến Công việc: Tiếp theo là phân bổ lại các nhiệm vụ và chức năng mới hoặc thay đổi cho nhân viên. Nó có thể được thực hiện bằng cách xoay vòng, làm phong phú, phóng to và thiết kế công việc. Ý tưởng là để tạo động lực cho những người thực hiện trong khi tăng mức độ hài lòng của họ.

2. Ưu điểm của tái thiết kế công việc:

Theo báo cáo của Robert Half’s Jobs và AI Anxiety, chúng ta đang ở đỉnh cao của sự bùng nổ trí tuệ nhân tạo (AI). Tương lai có thể mang đến một thế giới nơi các chuyên gia tài chính và AI làm việc cùng nhau, mỗi bên phát huy thế mạnh của bên kia. Điều này sẽ đòi hỏi phải tái thiết kế nhiều công việc để nhân viên con người có thể rời xa các công việc thường ngày để tập trung hơn vào các dự án chiến lược.

Tái thiết kế công việc mang lại rất nhiều các điểm tích cực, cụ thể:

- Nâng cao chất lượng cuộc sống công việc: Việc thiết kế lại công việc tạo động lực cho nhân viên và nâng cao chất lượng cuộc sống làm việc của họ. Nó làm tăng năng suất làm việc của họ và khuyến khích họ làm việc tốt hơn.

- Tăng năng suất của tổ chức và nhân viên: Việc thay đổi chức năng và nhiệm vụ công việc của họ làm cho nhân viên thoải mái hơn nhiều và làm tăng mức độ hài lòng của họ. Các trách nhiệm và nhiệm vụ công việc rõ ràng thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn và đưa ra kết quả tốt nhất của họ. Không chỉ vậy, nó còn giúp tăng năng suất của tổ chức.

- Mang lại cảm giác thuộc về nhân viên: Thiết kế lại công việc và cho phép nhân viên làm những gì họ giỏi tạo ra cảm giác thân thuộc trong họ đối với tổ chức. Đó là một chiến lược hiệu quả để giữ chân nhân tài trong tổ chức và khuyến khích họ thực hiện trách nhiệm của mình một cách tốt hơn.

- Tạo ra một người phù hợp với công việc: Thiết kế lại công việc đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra một công việc phù hợp đúng người trong khi khai thác toàn bộ tiềm năng của nhân viên. Nó giúp tổ chức cũng như nhân viên đạt được mục tiêu hoặc mục tiêu của họ.

Do đó, mục đích của việc tái thiết kế công việc là xác định tầm quan trọng của nhiệm vụ và sự đa dạng về kỹ năng hiện có trong tổ chức và phân bổ lại các nhiệm vụ và trách nhiệm liên quan đến công việc theo các kỹ năng cụ thể mà một nhân viên sở hữu.

Thế giới thay đổi và việc làm cũng thay đổi cùng với nó. Tái thiết kế công việc là một trong những công cụ trong bộ công cụ phát triển tổ chức. Khi được áp dụng tốt, nó có thể giúp tạo ra một công việc phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và môi trường bên ngoài, đồng thời phù hợp với kỹ năng và năng lực của người lao động. Các kỹ thuật khác có liên quan cần đọc trước khi tham gia vào thiết kế lại công việc bao gồm thiết kế công việc, mở rộng công việc, làm giàu công việc, luân chuyển công việc và đơn giản hóa công việc.

Mặc dù tái thiết kế công việc nghe có vẻ đơn giản nhưng không phải lúc nào việc này cũng dễ thực hiện. Trước tiên, bạn cần phải phù hợp với sở thích và khả năng của nhân viên - và biết liệu họ có cởi mở và sẵn sàng cho việc làm giàu hoặc mở rộng việc làm hay không. Dưới đây là một số điều nên làm và không nên ghi nhớ khi bạn cân nhắc có nên sử dụng thiết kế lại công việc như một chiến lược để giữ chân nhân viên hay không:

- Thảo luận cơ hội 1-1 với nhân viên

Các thành viên trong nhóm của bạn có thể đã có một số ý tưởng về cách họ muốn thay đổi vai trò và trách nhiệm của mình. Vì vậy, bước đầu tiên, hãy nói chuyện trực tiếp với họ để lấy ý kiến ​​của họ. Hỏi họ xem họ có thể nổi trội ở đâu và làm thế nào họ nghĩ rằng họ có thể mang lại nhiều giá trị nhất cho tổ chức.

- Đừng suy nghĩ về tương lai

Khi thiết kế lại một công việc, hãy cân nhắc xem vị trí đó có thể phát triển như thế nào trong thời gian tới. Các tiến bộ công nghệ hoặc một hướng kinh doanh mới sẽ ảnh hưởng đến vai trò như thế nào? Bạn có thể không đủ khả năng chứng minh một vị trí trong tương lai, nhưng bạn có thể nghĩ về những gì có thể được yêu cầu sâu hơn.

Ngoài ra, hãy tránh các cơ hội làm giàu hoặc mở rộng việc làm được thiết kế quá phù hợp. Nếu bạn thiết kế lại một công việc cho phù hợp với một cá nhân cụ thể, thì bạn có thể phải đối mặt với một số thách thức tổ chức nếu người đó rời đi. Vì vậy, khi thiết kế lại công việc, hãy nghĩ về cách những thay đổi đối với vai trò có thể mang lại lợi ích cho cả nhóm chứ không chỉ cách chúng có thể làm tăng mức độ hài lòng trong công việc của một người.