Sơ đồ Gantt là gì? Hướng dẫn vẽ và ứng dụng sơ đồ Gantt?

Sơ đồ Gantt còn được gọi là sơ đồ ngang Gantt là sơ đồ được sử dụng để liệt kê các công việc, nhiệm vụ trong một thời gian cụ thể, đây là loại sơ đồ truyền thống được áp dụng rất phổ biến do hiệu quả mà nó mang lại. Hiệu về sơ đồ Gantt và nắm bắt được các vẽ sơ đồ sẽ giúp người làm dự án có được một "lịch trình" cụ thể, rõ ràng và nhanh chóng tiếp cận công việc hơn.

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt được thiết kế bởi một người Mỹ tên là Henry Gantt (1861-1919). Henry Gantt là nhà khoa học xã hội và nhà tư vấn quản lý, người cũng có bằng kỹ sư cơ khí. Ông làm việc trong lĩnh vực quản lý khoa học, phát triển các phương pháp để hợp lý hóa và tăng năng suất của các tập đoàn và lực lượng lao động của họ. Ông đã tạo ra biểu đồ Gantt vào những năm 1910 để giúp các giám sát viên hiểu được tiến độ của lực lượng lao động của họ và để đảm bảo các nhiệm vụ được thực hiện đúng tiến độ.

Sơ đồ Gantt là một biểu đồ thanh cung cấp cái nhìn trực quan về các nhiệm vụ dự án được lên lịch theo thời gian.

Sơ đồ Gantt có thể khác nhau về độ phức tạp và độ sâu, nhưng sẽ luôn có ba thành phần chính: các hoạt động hoặc nhiệm vụ phải thực hiện, chạy dọc theo trục y; các mốc quan trọng hoặc các giai đoạn tiến triển được chỉ ra dọc theo trục x (ở trên cùng hoặc dưới cùng của biểu đồ); và thanh tiến trình, được biểu thị là thanh ngang, biểu thị khoảng cách dọc theo mỗi nhiệm vụ tại bất kỳ điểm nào đã cho.

Ví dụ về sơ đồ Gantt:

Nếu dự án là cài đặt phần mềm mới trên máy chủ, thì các nhiệm vụ dự án yêu cầu hoàn thành là tiến hành nghiên cứu, lựa chọn sản phẩm phần mềm, thử nghiệm phần mềm và cài đặt nó. Một cột mốc quan trọng là lựa chọn phần mềm. Các nhiệm vụ này xuất hiện dưới dạng các đường thẳng đứng trên biểu đồ.

Giả sử thời hạn của dự án là 40 ngày. Mỗi nhiệm vụ mất 10 ngày để hoàn thành và mỗi nhiệm vụ phụ thuộc vào nhiệm vụ trước đó. Một hoạt động quan trọng là kiểm tra phần mềm trong môi trường phát triển và thử nghiệm. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc, thời lượng và các mốc quan trọng của nhiệm vụ xuất hiện dưới dạng thanh ngang. Phần trăm công việc đã hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ cũng được hiển thị trên các thanh ngang.

Trên biểu đồ Gantt, bạn có thể dễ dàng thấy:

- Ngày bắt đầu của lịch trình dự án.

- Nhiệm vụ dự án là gì.

- Thành viên nhóm nào đang thực hiện từng nhiệm vụ.

- Khi nhiệm vụ bắt đầu và kết thúc.

- Mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu.

- Cách các nhiệm vụ nhóm lại với nhau, chồng chéo và liên kết với nhau.

- Sự phụ thuộc của nhiệm vụ , các mốc quan trọng và lộ trình quan trọng của dự án của bạn.

- Ngày kết thúc dự án.

Trục tung của biểu đồ Gantt hiển thị các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, trong khi trục hoành thể hiện tiến trình thời gian của dự án. Khi bạn nhập nhiệm vụ, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và sự phụ thuộc của chúng, các thanh trên biểu đồ thanh xếp chồng lên nhau sẽ được điền, biểu thị thời lượng nhiệm vụ. Điều này xảy ra tự động nếu bạn sử dụng công cụ quản lý dự án được trang bị với trình tạo biểu đồ Gantt .

Hầu hết các biểu đồ Gantt được tạo trong Excel hoặc bằng phần mềm quản lý dự án, phần mềm này đôi khi được gọi là phần mềm biểu đồ Gantt. Nếu bạn chọn tạo biểu đồ Gantt bằng phần mềm biểu đồ Gantt, thay vì sử dụng mẫu biểu đồ Gantt trong Excel, thì bạn sẽ có thể làm được nhiều việc hơn là xem thời lượng và ngày đến hạn của nhiệm vụ.

Với phần mềm biểu đồ Gantt, bạn có thể tạo cấu trúc phân chia công việc, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, theo dõi tiến độ dự án trong thời gian thực và kéo thả các mốc thời gian để cập nhật ngay lập tức lịch trình dự án của bạn .

2. Hướng dẫn vẽ và ứng dụng sơ đồ Gantt:

2.1. Hướng dẫn vẽ sơ đồ Gantt:

Khái niệm cơ bản của sơ đồ Gantt là vạch ra những công việc nào có thể được thực hiện song song và những công việc nào cần được thực hiện tuần tự. Nếu chúng ta kết hợp điều này với các nguồn lực của dự án, chúng ta có thể khám phá sự cân bằng giữa phạm vi (thực hiện nhiều hơn hoặc ít hơn), chi phí (sử dụng nhiều hơn hoặc ít hơn các nguồn lực) và quy mô thời gian cho dự án. Bằng cách thêm nhiều tài nguyên hơn hoặc giảm phạm vi, người quản lý dự án có thể thấy hiệu ứng vào ngày kết thúc.

Để tạo một biểu đồ, bạn cần biết tất cả các nhiệm vụ riêng lẻ được yêu cầu để hoàn thành dự án, ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu và những nhiệm vụ nào phụ thuộc vào những người khác. Quá trình tổng hợp các thông tin này lại với nhau giúp người quản lý dự án tập trung vào các phần thiết yếu của dự án và bắt đầu thiết lập khung thời gian thực tế để hoàn thành.

Quy trình cơ bản phải được tuân thủ để xây dựng sơ đồ Gantt.

- Xác định các bước hoặc hoạt động cần thiết để hoàn thành dự án.

- Xác định các mốc quan trọng trong dự án.

- Xác định thời gian dự kiến cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ.

- Xác định trình tự các nhiệm vụ và thứ tự ưu tiên của các nhiệm vụ.

- Vẽ trục thời gian nằm ngang ở cuối trang.

- Chọn một thang thời gian thích hợp để thể hiện độ dài của các nhiệm vụ.

- Chuẩn bị một cột bên trái tờ giấy; viết ra từng hoạt động và mốc quan trọng của dự án theo thứ tự xảy ra tương ứng của chúng. Đối với các hoạt động hoặc sự kiện quan trọng xảy ra tại một thời điểm cụ thể, hãy biểu thị chúng bằng cách sử dụng một viên kim cương theo thời gian hoạt động đó phải xảy ra.

- Các hoạt động xảy ra trong một khoảng thời gian xác định vẽ các thanh ngang hoặc một hình chữ nhật trống bắt đầu từ ngày đầu tiên hoạt động sẽ diễn ra và kết thúc ngày hoạt động kết thúc. Không điền vào bên trong hình chữ nhật.

-Mỗi hoạt động hoặc nhiệm vụ phải được liệt kê trong sơ đồ Gantt.

Cần lưu ý rằng:

 Khi bạn thiết lập biểu đồ Gantt, bạn cần phải suy nghĩ thấu đáo tất cả các nhiệm vụ liên quan đến dự án của mình và chia chúng thành các thành phần có thể quản lý được.

Sau đó, quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ và ủy quyền cho nhóm.

Xác định các mối quan hệ nhiệm vụ và quyết định trình tự ngày hoàn thành cho từng nhiệm vụ, hiển thị khoảng thời gian dự kiến của toàn bộ dự án và các nhiệm vụ phụ. Biểu đồ Gantt sẽ hiển thị các nhiệm vụ theo thứ tự tuần tự và hiển thị các phụ thuộc của nhiệm vụ (tức là cách một nhiệm vụ liên quan với một nhiệm vụ khác).

Xác định và phân bổ các nguồn lực của bạn.

Dự đoán trước những rủi ro và vấn đề bạn có thể gặp phải và lập kế hoạch dự phòng cho những vấn đề có thể xảy ra.

2.2. Ứng dụng sơ đồ Gantt:

Sơ đồ xác định các tác vụ có thể được thực hiện song song và những tác vụ không thể bắt đầu hoặc hoàn thành cho đến khi những tác vụ khác hoàn thành. Nó có thể giúp phát hiện các nút thắt tiềm ẩn và xác định các nhiệm vụ có thể đã bị loại khỏi tiến trình dự án.

Sơ đồ mô tả những thứ như: thời gian trì hoãn nhiệm vụ hoặc thời gian bổ sung để hoàn thành một nhiệm vụ không khiến dự án bị trì hoãn; các hoạt động phi danh nghĩa có thể bị trì hoãn; và các hoạt động quan trọng phải được thực hiện đúng thời hạn.

Sơ đồ Gantt có thể được sử dụng để quản lý các dự án thuộc mọi quy mô và loại hình. Chúng có thể bao gồm xây dựng cơ sở hạ tầng như đập, cầu và đường cao tốc. Chúng cũng có thể bao gồm phát triển phần mềm và các công nghệ khác. Các công cụ quản lý dự án, chẳng hạn như Microsoft Visio, Project, SharePoint và  Excel, hoặc phần mềm chuyên dụng, chẳng hạn như Gantto hoặc Matchware, có thể giúp thiết kế sơ đồ Gantt.

Sơ đồ Gantt giúp hình dung các nhiệm vụ và dự án khác nhau xảy ra đồng thời với một tổ chức, chúng đã tiến triển được bao xa. Chúng được quản lý sử dụng để lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án như vậy để các nguồn lực có thể được phân bổ theo cách tối ưu và các dự án được ưu tiên có thể hoàn thành trước khi những dự án ít quan trọng hơn bắt đầu.

Sơ đồ Gantt phải được sử dụng trong các trường hợp sau:

- Để truyền đạt kế hoạch hoặc tình trạng của một dự án xây dựng.

- Để giám sát các nhiệm vụ trong một dự án.

- Khi đưa ra một đề xuất đơn giản cho một dự án nhỏ.

- Hướng dẫn ở cấp cao trình tự và thời lượng của các công việc hoặc quy trình cụ thể từ một dự án xây dựng.

- Để chứng minh nhiệm vụ nào phụ thuộc vào việc hoàn thành các nhiệm vụ trước đó.