Quy định trách nhiệm, thời gian lưu trữ hồ sơ địa chính đất đai

1. Hồ sơ địa chính đất đai được hiểu như thế nào?

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT thì Hồ sơ địa chính là tập hợp tài liệu thể hiện thông tin chi tiết về hiện trạng và tình trạng pháp lý của việc sử dụng, quản lý tài sản gắn liền với đất, các thửa đất, để phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước về đất đai và nhu cầu thông tin của các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Căn cứ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT thành phần của hồ sơ địa chính cụ thể như sau:

– Đối với các địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được lập dưới dạng số và theo quy định phải được lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, bao gồm có các tài liệu sau đây:

i) Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai;

ii) Sổ địa chính;

iii) Bản lưu Giấy chứng nhận.

– Đối với các địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm các loại giấy tờ sau đây:

i) Các tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai, bản lưu Giấy chứng nhận được lập dưới dạng giấy và dạng số (nếu có);

ii) Sổ địa chính được lập dưới dạng giấy hoặc dạng số;

iii) Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy.

Căn cứ theo quy định tại Điều 5 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT Nguyên tắc lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính như sau:

– Hồ sơ địa chính theo quy định pha lập theo từng đơn vị hành chính xã, phường, thị trấn.

– Việc lập, chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính phải theo đúng thủ tục hành chính, trình tự theo quy định của pháp luật đất đai.

– Nội dung thông tin trong hồ sơ địa chính theo quy định cần phải bảo đảm thống nhất với Giấy chứng nhận được cấp (nếu có) và phù hợp với hiện trạng quản lý, sử dụng đất.

Căn cứ theo quy định tại Điều 7 Thông tư 24/2014/TT-BTC hồ sơ địa chính có giá trị pháp lý cụ thể như sau:

– Hồ sơ địa chính dạng số, hồ sơ địa chính dạng giấy đều có giá trị pháp lý như nhau.

– Hồ sơ địa chính theo quy định thì chính là làm cơ sở để xác định quyền và nghĩa vụ của người được Nhà nước giao quản lý đất theo quy định của pháp luật đất đai; xác định quyền và nghĩa vụ của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất;

– Đối với các trường hợp có sự không thống nhất thông tin giữa các tài liệu của hồ sơ địa chính thì phải thực hiện đối chiếu, kiểm tra các tài liệu trong hồ sơ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký để xác định thông tin có giá trị pháp lý làm cơ sở chỉnh lý thống nhất hồ sơ địa chính.

– Đối với các trường hợp thành lập bản đồ địa chính mới thay thế các số liệu, các tài liệu đo đạc đã sử dụng để đăng ký trước đây thì xác định giá trị pháp lý của thông tin như sau:

+ Trong trường hợp đã cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì quý bạn đọc cần phải xác định giá trị pháp lý thông tin theo kết quả cấp đổi Giấy chứng nhận;

+ Trong trường hợp chưa cấp đổi Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính mới thì xác định như sau:

Các thông tin về quyền sử dụng đất, thông tin về người sử dụng đất sẽ được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp; đối với các trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp không thể hiện thông tin thì xác định theo sổ địa chính và hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

Các thông tin về đường ranh giới như kích thước, hình thể, cạnh thửa, tọa độ đỉnh thửa, diện tích của thửa đất được xác định theo bản đồ địa chính mới; Đối với các trường hợp đường ranh giới thực tế của thửa đất trên bản đồ địa chính mới đã có biến động so với ranh giới thể hiện trên Giấy chứng nhận đã cấp thì thông tin pháp lý về đường ranh giới và diện tích sử dụng đất được xác định theo Giấy chứng nhận đã cấp.

Xem thêm: Trích lục thửa đất là gì? Tại sao phải xin trích lục bản đồ địa chính?

2. Quy định trách nhiệm lưu trữ hồ sơ địa chính đất đai: 

2.1. Trách nhiệm và mức độ kiểm tra hồ sơ địa chính đất đai:

Căn cứ theo quy định tại Điều 28 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT, Trách nhiệm và mức độ kiểm tra hồ sơ địa chính quy định như sau:

Thứ nhất, Sở Tài nguyên và Môi trường nghiệm thu,  kiểm tra chất lượng hồ sơ địa chính được lập ban đầu trước khi đưa vào sử dụng trừ trường hợp nêu tại mục thứ ba dưới đây.

Mức độ kiểm tra thực hiện theo quy định của Bộ Tài nguyên và Môi trường về thẩm định kiểm tra và nghiệm thu công trình, sản phẩm địa chính;

Thứ hai, Các cơ quan đăng ký đất đai có trách nhiệm:

– Tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính dạng số đã thực hiện.

Đối với các địa phương chưa xây dựng hồ sơ địa chính dạng số thì cần phải tổ chức kiểm tra thường xuyên việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính đối với tất cả các trường hợp đã đăng ký;

– Kiểm tra bản trích đo địa chính thửa đất hoặc các loại bản đồ khác hiện có dạng giấy, dạng số đối với nơi chưa có bản đồ địa chính trước khi sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận đối với các trường hợp thuộc thẩm quyền; Kiểm tra việc đo đạc chỉnh lý, chia tách thửa đất trên bản đồ địa chính;

Thứ ba, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định phải có trách nhiệm kiểm tra định kỳ việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính do Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện thực hiện. Mức độ kiểm tra tối thiểu là 20% số trường hợp đã cập nhật, chỉnh lý;

Thứ tư, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định phải có trách nhiệm kiểm tra tối thiểu 6 tháng một lần việc cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ địa chính do công chức địa chính cấp xã thực hiện.

2.2. Quy định phân cấp quản lý hồ sơ địa chính đất đai:

Căn cứ theo quy định tại Điều 29 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT việc phân cấp quản lý hồ sơ địa chính như sau:

Thứ nhất, Quản lý hồ sơ địa chính dạng số:

– Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai theo quy định phải chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;

– Đối với huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính mà chưa kết nối với cơ sở dữ liệu địa chính của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ địa chính dạng số của địa phương.

Thứ hai, Phân cấp quản lý hồ sơ địa chính dạng giấy:

Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp tỉnh hoặc Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm quản lý các tài liệu gồm:

– Sổ cấp Giấy chứng nhận đối với tổ chức, cơ sở tôn giáo, cá nhân nước ngoài, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thực hiện dự án đầu tư; Bản lưu Giấy chứng nhận;

– Hệ thống sổ địa chính đang sử dụng, được lập cho các đối tượng đăng ký thuộc thẩm quyền;

– Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;

– Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác đang sử dụng để đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

– Hồ sơ địa chính đã lập qua các thời kỳ không sử dụng thường xuyên trong quản lý đất đai;

Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất cấp huyện hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai có trách nhiệm quản lý các tài liệu gồm:

– Bản lưu sổ cấp Giấy chứng nhận đối với hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở nước ngoài được sở hữu nhà ở tại Việt Nam; Giấy chứng nhận;….

– Bản đồ địa chính và các loại bản đồ, tài liệu đo đạc khác sử dụng trong đăng ký, cấp Giấy chứng nhận;

– Hệ thống hồ sơ thủ tục đăng ký của các đối tượng thuộc thẩm quyền tiếp nhận, thực hiện đăng ký đất đai;

– Sổ địa chính được lập cho các đối tượng thuộc thẩm quyền đăng ký và sổ mục kê đất đai đang sử dụng trong quản lý đất đai đối với nơi chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính;

Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ phải trực tiếp là công chức địa chính quản lý bản sao sổ mục kê đất đai, bản đồ địa chính, sổ địa chính, sổ tiếp nhận và trả kết quả đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đối với các trường hợp nộp hồ sơ đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba, Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm bảo đảm các điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chính thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương theo phân cấp.

Xem thêm: Hồ sơ địa chính là gì? Công tác lập và quản lý hồ sơ địa chính?

3. Quy định thời gian lưu trữ hồ sơ địa chính đất đai:

Căn cứ theo quy định tại Khoản 3 Điều 30 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chính được quy định như sau:

Thứ nhất, Cần phải bảo quản vĩnh viễn đối với các hồ sơ địa chính dạng số và thiết bị nhớ chứa hồ sơ địa chính số; các tài liệu dạng giấy đã lập bao gồm: hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất quy định tại, trừ trường hợp tại phần nội dung thứ hai dưới đây; Tài liệu đo đạc địa chính, sổ địa chính, sổ mục kê đất đai, sổ cấp Giấy chứng nhận, bản lưu Giấy chứng nhận;

Thứ hai, cần phải bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với hồ sơ thủ tục đăng ký cho thuê, cho thuê lại, đăng ký thế chấp bằng quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã đăng ký xóa cho thuê, cho thuê lại, xóa thế chấp; thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ địa chính và các giấy tờ khác kèm theo; giấy tờ thông báo công khai kết quả thẩm tra hồ sơ thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.

Quý bạn đọc cần lưu ý rằng việc quản lý, bảo đảm an toàn cho hồ sơ địa chính dạng giấy và thiết bị nhớ được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ quốc gia.

Các văn bản pháp luật được sử dụng trong bài viết: 

– Thông tư 24/2014/TT-BTNMT về hồ sơ địa chính do Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường ban hành.