Quản lý năng suất là gì? Lợi ích của quản lý năng suất?

Nói một cách đơn giản, năng suất là kết quả đầu ra bạn nhận được cho một đơn vị đầu vào. Vì vậy, nếu đầu vào là thời gian, bạn có thể nói, tổng số công việc được thực hiện trong một đơn vị thời gian, thường là một giờ. Công việc công nghiệp thường liên quan đến lao động chân tay thường tính năng suất theo giờ. Quản lý năng suất có vai trò vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp.

1. Quản lý năng suất là gì? 

- Quản lý năng suất ( Productivity Management) Quản lý năng suất là một tập hợp các kỹ năng giúp mọi người và nhóm cải thiện năng suất. Đó là khía cạnh quan trọng của quản lý con người, nơi các nhà lãnh đạo sử dụng các biện pháp khuyến khích, mục tiêu, kỹ thuật phát triển và giao tiếp để giúp nhân viên và nhóm tăng năng suất của họ.

- Trong một từ quản lý hoạt động, nơi mà tất cả là về quản lý việc chuyển đổi nhiều đầu vào thành nhiều hàng hóa và dịch vụ hoàn chỉnh, năng suất được sử dụng để đo lường mức độ sử dụng các nguồn lực sẵn có. Quản lý hoạt động phân loại năng suất chủ yếu thành 4 loại, Lao động, Vốn, Vật chất và Tổng yếu tố.  Với năng suất được xác định một cách hợp lý, hãy xem những gì đã phát triển xung quanh nó, Quản lý năng suất. Hệ thống ánh xạ các yếu tố đến mục tiêu của doanh nghiệp xác định các yếu tố hoặc tiêu chí này được sử dụng để tính toán năng suất trong bất kỳ thiết lập nhất định nào, mỗi yếu tố nên được xem xét đến mức nào để tính toán và càng rõ ràng càng tốt để tránh xung đột ở giai đoạn sau.

- Nói cách khác, điểm mấu chốt của bạn bị ảnh hưởng bởi mức độ hiệu quả của nhóm này dưới sự hoạt động của bạn và mang lại hiệu quả cho bạn. Hệ thống quản lý năng suất là một cơ cấu và thiết lập tổ chức giúp bạn theo dõi, ghi điểm, khen thưởng và trả công cho hiệu suất của những người lao động này, do đó tối đa hóa lợi ích của bạn hoặc doanh nghiệp trực tiếp thông qua năng suất và chất lượng tốt hơn hoặc gián tiếp. Gián tiếp bằng cách giữ chân nhân tài hàng đầu, nâng cao kỹ năng và giao thêm trách nhiệm cho họ.

2. Lợi ích của của quản lý năng suất:

- Người quản lý có vai trò thiết yếu trong việc nâng cao và duy trì mức năng suất trong nhóm của họ. Nhưng điều đó không chỉ có nghĩa là thúc đẩy mọi người chăm chỉ hơn hoặc yêu cầu họ làm việc nhanh hơn. Theo một nghiên cứu của Gallup, quản lý chiếm 70% sự khác biệt trong sự tham gia của nhân viên. Một người quản lý giỏi sẽ nhận ra các cấp độ kỹ năng, điểm mạnh và thách thức của từng thành viên trong nhóm và làm việc với họ để phát huy hết khả năng của mỗi người.

- Trên cơ sở hợp lý, các tổ chức không nên đẩy nhân viên vượt quá trình độ chuyên môn hoặc kinh nghiệm của họ và nên ghi nhận và khen thưởng họ vì những đóng góp của họ. Các nhà quản lý đóng vai trò huấn luyện, giúp mọi người hiểu được điểm mạnh của họ và hướng tới mục tiêu nghề nghiệp. Và cũng có nhiệm vụ chăm sóc khi người quản lý tính đến mức độ căng thẳng và sức khỏe tinh thần của nhóm và đưa ra các biện pháp hỗ trợ khi cần thiết. Một người quản lý giỏi có thể giúp tăng năng suất theo một số cách, bao gồm:

- Đặt mục tiêu: Thước đo cổ điển của một mục tiêu tốt là nó phải thông minh - cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, phù hợp và dựa trên thời gian. Nếu một khách quan đánh dấu vào tất cả các ô này, nhân viên có thể cảm thấy tự tin khi làm việc với mục tiêu đó và biết khi nào họ đã đáp ứng được điều đó.

- Giao phó trách nhiệm: Niềm tin là một yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một đội thành công. Những người quản lý chia sẻ trách nhiệm trong nhóm tùy theo sức mạnh và kỹ năng của từng thành viên trong nhóm sẽ giải phóng thời gian của riêng họ cho các nhiệm vụ chiến lược hơn, trao quyền cho các báo cáo của họ và cho họ cơ hội phát triển. - Giao tiếp, sử dụng các công cụ và kênh phù hợp theo những cách phù hợp: Các nhóm cần được kết nối chặt chẽ và có thể cộng tác để hoàn thành công việc một cách hiệu quả. Các đường dây liên lạc giữa các thành viên trong nhóm, người quản lý và báo cáo của họ là rất quan trọng - đặc biệt là sau khi khóa khi nhiều người trong chúng ta đang làm việc từ xa.

- Báo cáo phản hồi cho nhân viên: Một nhà quản lý giỏi giống như một tấm gương cho nhân viên, phản ánh sự tiến bộ của họ và cho họ thấy nơi họ cần phải đi tiếp theo. Người quản lý nên thường xuyên đưa ra phản hồi cụ thể, có thể hành động cho các thành viên trong nhóm để giúp họ tiếp tục cải thiện.

- Khi nói đến theo dõi năng suất, dữ liệu quan trọng nhất giúp bạn theo dõi kết quả đầu ra của nhóm so với số giờ họ làm việc. Chỉ những thông tin hữu ích, hữu ích mới đáng được thu thập. Cũng như các nguyên tắc chung về quản lý năng suất mà chúng tôi đã mô tả, bạn có thể triển khai các công cụ và kỹ thuật cụ thể để giúp các nhóm làm việc thông minh hơn và duy trì năng suất.

- Theo dõi thời gian: Mỗi ngày, các thành viên trong nhóm có thể theo dõi số giờ họ dành cho mỗi công việc. Dữ liệu này giúp người quản lý hiểu được mức năng suất hiện tại và xem họ cần tối ưu hóa ở đâu.

- Trang tổng quan: Trang tổng quan cung cấp cái nhìn tổng thể cho toàn đội về năng suất và giúp người quản lý thấy được các xu hướng và kiểu mẫu. Ví dụ: nếu các nhóm dành nhiều thời gian cho các tác vụ quản trị lặp đi lặp lại, thì một giải pháp tự động có thể là câu trả lời.

- Đứng lên: Cho dù trực tiếp hay qua video trực tiếp, cuộc họp hàng ngày sẽ giúp các nhóm thống nhất về mục tiêu hàng ngày của họ và giúp các cá nhân hiểu những gì cần tập trung vào đầu tiên. Nó cũng cung cấp cho các nhà quản lý thông báo về bất kỳ vấn đề nào mà họ có thể cần giải quyết.

- Danh sách việc cần làm của nhóm: Danh sách việc cần làm được chia sẻ có nghĩa là các thành viên trong nhóm thấy công việc của họ phù hợp như thế nào với một bức tranh toàn cảnh hơn và giúp đảm bảo các nhóm phân bổ công việc theo khối lượng công việc, kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người. Một bảng kanban kỹ thuật số có thể là một cách hữu ích để làm điều này khi làm việc từ xa.

- Đăng ký thường xuyên: Việc lên lịch cho các cuộc họp giữa người quản lý và nhân viên có thể bị hoãn hoặc bị quên, đặc biệt là khi khối lượng công việc quá lớn. Thường xuyên ghi một đối một vào nhật ký, ngay cả khi không có gì cụ thể để thảo luận, đồng nghĩa với việc các thành viên trong nhóm liên lạc với người quản lý cũng như cung cấp và nhận phản hồi dễ dàng hơn.

- Quy trình phản hồi có cấu trúc: Có một khuôn khổ phản hồi rõ ràng giúp đảm bảo mọi nhân viên đều biết họ đang hoạt động như thế nào và mục tiêu phát triển của họ.

- Phản hồi mang tính xây dựng: Phản hồi phải luôn cụ thể và gắn liền với hành động mà nhân viên có thể thực hiện để tiến lên. Đồng thời, việc trao đổi về kết quả hoạt động kém cần được thực hiện với sự đồng cảm và công nhận rằng các vấn đề cá nhân và nghề nghiệp có thể đan xen lẫn nhau.

- Khuyến khích và công nhận: Cho dù đó là lời khen ngợi, thăng tiến hay tiền thưởng dựa trên hiệu suất, phần thưởng và sự công nhận sẽ giúp thúc đẩy các thành viên trong nhóm tiến tới thành công. 78% nhân viên trong một nghiên cứu gần đây cho biết họ sẽ làm việc chăm chỉ hơn nếu được công nhận tốt hơn.

- Các loại năng suất:

+ Năng suất cá nhân và nhóm:Các yếu tố về lối sống và tâm lý như ngủ bao nhiêu, chế độ ăn uống của họ và liệu họ có tự tin và cảm thấy được hỗ trợ tốt hay không, tất cả đều đóng một vai trò trong năng suất cá nhân, cũng như kiểu tính cách và phong cách làm việc của một người.

+ Năng suất tổng thể của nhóm phụ thuộc vào việc mỗi người đáp ứng tiềm năng năng suất của riêng họ - điều này không phải lúc nào cũng có ý nghĩa giống nhau đối với tất cả mọi người. Một nhà quản lý có kỹ năng giúp tạo ra một môi trường nơi mỗi nhân viên có thể giao tiếp, cộng tác và sản xuất công việc theo hồ sơ cá tính và kỹ năng độc đáo của họ.

+ Năng suất lao động, là hiệu quả của sản lượng đầu ra trên đầu người

+ Năng suất vốn, nghĩa là tỷ lệ giữa đầu vào vật chất, chẳng hạn như công cụ và thiết bị, với đầu ra như hàng hóa và dịch vụ

+ Năng suất vật liệu, là sản lượng đầu ra so với vật liệu tiêu hao, chẳng hạn như bê tông hoặc nước

+ Năng suất tổng nhân tố, còn được gọi là năng suất đa nhân tố, bao gồm nhiều đầu vào cùng một lúc. + Xem xét nhiều yếu tố có thể khó. Nhưng bằng cách đo lường những thứ hữu hình như lao động, vốn và năng suất vật chất, bạn sẽ hiểu rõ hơn về vai trò của các yếu tố đầu vào vô hình - như quản lý năng suất - có thể đóng. Bạn càng tính đến nhiều yếu tố đầu vào, thì càng dễ dàng hiểu được các yếu tố khó đo lường hơn như kiến ​​thức tích lũy hoặc việc sử dụng các kỹ thuật quản lý hiệu quả.