Quản lý dựa theo kết quả là gì? Ý nghĩa và sự cần thiết của phương pháp

Để tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả hoạt động, các chuyên gia nhân sự cần thiết lập một chu trình quản lý hiệu suất liên tục tập trung vào quản lý nhân tài và các mục tiêu của tổ chức. Và quản lý dựa theo kết quả hay quản lý dựa theo hiệu suất là phương pháp được các doanh nghiệp áp dụng khá phổ biến.

1. Quản lý dựa theo kết quả là gì?

Quản lý dựa theo kết quả hay còn được gọi là việc quản lý dựa vào hệ thống quản lý hiệu suất (PMS).

Hệ thống quản lý hiệu suất là cách tiếp cận có hệ thống để đo lường hiệu suất của nhân viên. Đó là một quá trình mà qua đó tổ chức điều chỉnh sứ mệnh, mục tiêu và mục tiêu của họ với các nguồn lực sẵn có (ví dụ: Nhân lực, vật chất, v.v.), hệ thống và đặt các ưu tiên.

Khung quản trị thực thi là một quy trình liên tục mô tả và truyền đạt các bộ phận hoạt động và nhiệm vụ, mong muốn thực hiện, mục tiêu và thiết lập nhu cầu của họ giữa sếp (quản trị viên) và cấp dưới (người lao động). Nó bao gồm hiệp hội, văn phòng và đại diện được chia sẻ mục tiêu và mục tiêu được sắp xếp theo khuôn khổ và nội dung. Đây là kênh cung cấp sự rõ ràng về các mục tiêu và cũng để cải thiện các quy trình kinh doanh thông qua các phương pháp và cơ chế khác nhau.

Các lỗ hổng về năng lực, kỹ năng và kiến thức cũng được xác định thông qua quá trình này. Quá trình này có thể được cải thiện bằng cách cung cấp hướng dẫn, đào tạo, huấn luyện và cố vấn cho nhân viên hoặc nhóm ở các cấp và chỉ định khác nhau. Nó tối ưu hóa kết quả thông qua một kênh và quy trình của người điều khiển giúp giảm xung đột và bất bình giữa các nhóm hoặc nhân viên. Bởi vì mỗi cá nhân đều rõ ràng về những kỳ vọng từ vai trò của mình và nỗ lực để đáp ứng các tiêu chuẩn thực hiện.

Quy trình này có thể được áp dụng cho một bộ phận / chức năng hoặc cho toàn bộ tổ chức. Nó nhằm mục đích liên tục theo dõi và đo lường các tiêu chuẩn thực hiện so với các mục tiêu và mục tiêu mong muốn.

2. Mục đích của việc triển khai quản lý theo kết quả:

Quản lý hiệu suất của nhân viên là mục tiêu chính của việc thiết lập hệ thống quản lý hiệu suất có hệ thống trong một tổ chức. Sáu mục đích chính của máy chủ quy trình này trong công ty:

Chiến lược: Hệ thống quản lý hiệu suất là một công cụ phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức, thông qua mục tiêu bộ phận và mục tiêu cá nhân. Nói cách khác, các mục tiêu chiến lược của tổ chức phải được liên kết với từng hoạt động được thực hiện bởi mọi bộ phận hoặc nhân viên.

Hành chính: Hệ thống quản lý hiệu suất cũng được thiết lập là yếu tố quyết định của việc thăng chức, giáng chức, tăng lương, thuyên chuyển và thôi việc của nhân viên. Nó đánh giá cao năng lực và trình độ kỹ năng của nhân viên. Do đó, nó xác định rõ ràng vai trò quản trị cũng như hỗ trợ các quyết định quản lý.

Liên lạc: Đây là kênh thông tin hiệu quả để thông báo cho nhân viên về mục tiêu, trách nhiệm công việc, các công việc chính và các tiêu chuẩn thực hiện. Hơn nữa, nó cũng là một phương pháp cấu trúc để chỉ ra các lĩnh vực cải tiến chính mà nhân viên yêu cầu để ứng biến hiệu suất của anh ta. Nói cách khác, nó cung cấp nền tảng để học hỏi và đào tạo về các kỹ năng và kiến ​​thức để đạt được hiệu suất và kết quả tốt hơn.

Phát triển: Đây là phương pháp cấu trúc để truyền đạt các phản hồi tích cực, các lĩnh vực cải tiến và kế hoạch phát triển. Người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như đào tạo, cố vấn, huấn luyện, v.v ... và cho họ các thành viên trong nhóm của họ để hoạt động tốt hơn.

Bảo trì tổ chức: Hệ thống quản lý hiệu suất là thước đo để đo lường thành tích của nhân viên, bộ phận và tổ chức, đồng thời đánh giá khoảng cách hiệu suất thông qua các công cụ và kỹ thuật khác nhau. Do đó, nó duy trì sự lành mạnh của tổ chức và các tiêu chuẩn hoạt động của nó.

Tài liệu: Các đánh giá, phản hồi và biểu mẫu quản lý hiệu suất phải được lập thành văn bản và duy trì định kỳ bởi mọi tổ chức. Nó sẽ cho phép họ nhìn về phía trước, đặt ra các mục tiêu mới, thiết kế các nhu cầu phát triển, thiết kế các chương trình đào tạo và học tập, và sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên và cho bộ phận. Do đó, nó giúp thúc đẩy các nhu cầu của tổ chức đến các mục tiêu mong muốn.

3. Ý nghĩa, lợi ích của quản lý theo kết quả:

Trong môi trường toàn cầu ngày nay, nơi thị trường đang phát triển với tốc độ rất nhanh, điều quan trọng là tổ chức phải hiểu được lợi ích của việc quản lý hiệu suất. Do đó, quản lý hiệu suất của nhân viên là nhu cầu cuối cùng của một tổ chức. Các nhân viên được coi như một tài sản của tổ chức. Hệ thống quản lý hiệu suất phục vụ các lợi ích khác nhau cho tổ chức, như sau:

- Nó hỗ trợ cung cấp dữ liệu để tìm ra những lỗ hổng về kỹ năng và kiến ​​thức của nhân viên nhằm ứng biến họ thông qua hệ thống đào tạo, huấn luyện và cố vấn.

- Nó thúc đẩy nhân viên chấp nhận những thách thức mới và đổi mới thông qua quá trình cấu trúc.

- Nó cung cấp cơ hội mới cho nhân viên để họ phát triển và phát triển trong sự nghiệp chuyên môn của họ

- Nó xoa dịu những bất bình và xung đột giữa các thành viên trong nhóm thông qua hệ thống đánh giá hiệu suất phù hợp.

- Nó đánh giá hiệu suất của nhân viên một cách công bằng và chính xác so với các mục tiêu và tiêu chuẩn hiệu suất.

- Nhân viên sẽ cho phép mang lại kết quả tốt hơn nhờ sự rõ ràng về mục tiêu hiệu suất của họ.

- Hệ thống quản lý hiệu suất cung cấp nền tảng để thảo luận, phát triển và thiết kế các mục tiêu cá nhân và bộ phận được thảo luận kỹ lưỡng giữa người quản lý và cấp dưới của họ.

- Người kém hiệu quả có thể được xác định thông qua đánh giá hiệu suất và có thể nâng cao trình độ kỹ năng của họ một cách khách quan. Nó cũng định lượng nhu cầu học tập thông qua kế hoạch phát triển cá nhân hoặc kế hoạch cải thiện hiệu suất.

4. Yếu tố của quản lý theo kết quả:

Một PMS hiệu quả thường kết hợp ba yếu tố chính: thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất và cải thiện hiệu suất.

* Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là thiết lập các mục tiêu cho nhóm và các thành viên trong nhóm phù hợp với các giá trị của công ty và mục tiêu tổ chức của bạn.

Đây sẽ trở thành tiêu chí hiệu suất mà bạn sẽ sử dụng để thực hiện đánh giá cá nhân và nhóm.

Các loại mục tiêu bao gồm:

- Định hướng mục đích. Đặt ra dựa trên ý nghĩa của thành công đối với từng vai trò và các chỉ số hiệu suất chính là gì. Chúng được sử dụng liên tục theo thời gian. Ví dụ: Giữ mức độ hài lòng của khách hàng trên 95%.

- Định hướng dự án. Đặt dựa trên kết quả chính xác của một dự án cần đạt được. Ví dụ: Cung cấp một trang web đã được tái cấu trúc cho danh tính công ty mới sau hai tháng.

- Phát triển nghề nghiệp. Đặt dựa trên những gì một thành viên trong nhóm cần để phát triển bản thân trong vai trò của mình và học các khả năng và kỹ năng mới. Ví dụ: Tham gia ít nhất hai khóa đào tạo kỹ thuật mỗi năm.

Quy tắc vàng! Luôn sử dụng các mục tiêu THÔNG MINH khi đặt mục tiêu…Mục tiêu SMART là gì?

SMART là từ viết tắt của Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Thực tế và Kịp thời. Để được coi là THÔNG MINH, một mục tiêu cần đáp ứng tất cả các yêu cầu này.

Việc tích hợp các mục tiêu SMART là rất quan trọng đối với bất kỳ PMS thành công nào vì nó giúp tập trung nỗ lực và tăng cơ hội cho các nhóm và thành viên đạt được mục tiêu hiệu suất của họ.

Mục tiêu SMART là:

1. Cụ thể: Được thiết lập tốt, rõ ràng và rõ ràng

2. Có thể đo lường: Cung cấp dữ liệu có ý nghĩa mà quy trình đánh giá hiệu suất có thể sử dụng để theo dõi hiệu suất của một nhóm hoặc thành viên trong nhóm

3. Có thể đạt được: Có thể đạt được và không phải là không thể đạt được

4. Thực tế: Có thể tiếp cận, thực tế và phù hợp với nhóm hoặc thành viên trong nhóm

5. Đúng thời điểm: Phải có một mốc thời gian xác định, bao gồm ngày bắt đầu và ngày mục tiêu.

* Đánh giá hiệu suất

Đánh giá hiệu suất là cách bạn chọn để đánh giá sự tiến bộ của nhóm hoặc thành viên trong nhóm trong việc đạt được mục tiêu.

Đây là thời điểm hoàn hảo để bạn ghi nhận những chiến thắng và cơ hội cải tiến mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định chiến lược và cung cấp phản hồi có giá trị (hoặc thậm chí tốt hơn, phương pháp chuyển tiếp mà tôi sẽ trình bày bên dưới).

Đánh giá hiệu suất là yếu tố nhạy cảm nhất của giải pháp quản lý hiệu suất. Tôi khuyên bạn nên dành nhiều thời gian cần thiết để lập kế hoạch, kiểm tra và hành động để hoàn thiện nó.

Có một xu hướng tự nhiên là thiên vị và đổ lỗi được tích hợp vào quá trình này. Tuy nhiên, bạn muốn tránh bất cứ ai có suy nghĩ này.

Để giảm nguy cơ sai lệch, tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp nạp tiền thay vì phương pháp phản hồi truyền thống trong thời gian 1: 1 (một đối một).

Một số điều bắt buộc để thực hiện đánh giá hiệu suất hiệu quả:

- Một quy trình chuyển tiếp tạo động lực, tập trung vào việc cải tiến chuyên môn liên tục.

- Một cuộc thảo luận cởi mở để phân tích hiệu suất được đo lường dựa trên các mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng, cụ thể.

- Tư duy tích cực và thái độ huấn luyện từ người dẫn đầu quá trình.

- Cuộc trò chuyện hai chiều 1: 1 (một đối một) giữa trưởng nhóm và mọi thành viên trong nhóm ít nhất hai tuần một lần.

- Tập trung vào việc học hỏi từ những sai sót và không khoan nhượng khi đổ lỗi cho người khác hoặc cảm thấy có lỗi với bản thân.

* Kế hoạch Cải thiện Hiệu suất

Mọi người nên có kế hoạch cải thiện hiệu suất, bao gồm cả các thành viên trong nhóm không đạt được mục tiêu của họ và những người có thành tích tốt nhất của bạn.

Ý tưởng không phải là điền vào các biểu mẫu, mà không ai sẽ thực hiện nghiêm túc, mà là để tạo ra một kế hoạch khả thi trong thời gian ngắn hạn.

Đảm bảo mỗi người hiểu chính xác điều gì đang ảnh hưởng đến hiệu suất của họ và cách thực hiện kế hoạch cải thiện hiệu suất.

Một số điều bắt buộc để tạo một kế hoạch hiệu suất:

- Sử dụng các thao tác đơn giản mà ai cũng có thể thực hiện nhanh chóng.

- Chống lại ý tưởng biện minh cho những sai lầm trong quá khứ.

- Hãy rõ ràng những gì cần được cải thiện và lý do tại sao.

- Thực hành lắng nghe tích cực khi thu thập ý kiến ​​đóng góp để tạo ra một kế hoạch có ý nghĩa hơn.