Quản lý dòng tiền là gì? Phương pháp lập kế hoạch dòng tiền của doanh nghiệp

Định nghĩa về quản lý dòng tiền cho doanh nghiệp có thể được tóm tắt là quá trình theo dõi, phân tích và tối ưu hóa số tiền thuần thu được trừ đi chi phí tiền mặt. Dòng tiền ròng là một thước đo quan trọng về sức khỏe tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vậy quy định về quản lý dòng tiền là gì, phương pháp lập kế hoạch dòng tiền của doanh nghiệp được quy định như thế nào.

1. Quản lý dòng tiền là gì?

- Tầm quan trọng của quản lý dòng tiền: Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Jessie Hagen của Ngân hàng Hoa Kỳ, 82% doanh nghiệp thất bại vì quản lý dòng tiền kém. Nếu doanh nghiệp của bạn liên tục chi tiêu nhiều hơn số tiền kiếm được, bạn đang gặp vấn đề về dòng tiền.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dòng tiền là tránh tình trạng thiếu tiền kéo dài, gây ra bởi khoảng cách quá lớn giữa dòng tiền vào và dòng ra. Bạn sẽ không thể tiếp tục kinh doanh nếu bạn không thể thanh toán các hóa đơn của mình trong một thời gian dài.

- Ví dụ về các vấn đề quản lý dòng tiền trong kinh doanh: Phát triển bất động sản luôn là một ngành có tính chu kỳ cao, và các chủ đầu tư thường dễ gặp vấn đề về dòng tiền. Việc phát triển bất động sản đòi hỏi đầu tư vốn ban đầu đáng kể, cũng như dòng tiền liên tục để hoạt động.

Trừ khi một số hoặc toàn bộ dự án có thể được bán trước khi xây dựng, các chủ đầu tư thường gặp vấn đề về dòng tiền trước khi dự án bắt đầu bán bớt, đặc biệt nếu thị trường bất động sản suy yếu trong quá trình xây dựng. Nhiều chủ đầu tư bất động sản đã buộc phải phá sản vì dòng tiền âm trong thời gian dài.

Bất kỳ doanh nghiệp nào đang trong quá trình mở rộng nhanh chóng cũng có thể gặp phải vấn đề về dòng tiền. Việc mở rộng kinh doanh thường kéo theo chi phí lao động cao hơn do nhân viên mới được thuê, tiền thuê thêm mặt bằng cao hơn, chi phí quảng cáo cao hơn và đầu tư nhiều vốn hơn cho cơ sở vật chất, thiết bị mới, v.v. Việc phải duy trì lượng hàng tồn kho tăng lên cũng có thể ăn vào tiền mặt dư thừa.

Mở rộng tín dụng cho các doanh nghiệp khác là một cách phổ biến khác khiến các doanh nghiệp gặp vấn đề về dòng tiền. Việc lập hóa đơn thường được thực hiện theo thời hạn 30- hoặc 60 ngày, và việc khách hàng trì hoãn thanh toán là điều không bình thường, điều này có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng khó khăn về dòng tiền.

- Giải quyết các vấn đề về dòng tiền: Là chủ doanh nghiệp, bạn cần thực hiện phân tích dòng tiền một cách thường xuyên và sử dụng dự báo dòng tiền để bạn có thể thực hiện các bước cần thiết để giải quyết các vấn đề về dòng tiền. Nhiều chương trình kế toán phần mềm được tích hợp các tính năng báo cáo giúp cho việc phân tích dòng tiền trở nên dễ dàng. Đây là bước đầu tiên trong quản lý dòng tiền.

Bước thứ hai của quản lý dòng tiền là phát triển và sử dụng các chiến lược sẽ duy trì dòng tiền đầy đủ cho doanh nghiệp của bạn. Một trong những chiến lược hữu ích nhất cho doanh nghiệp nhỏ của bạn là rút ngắn thời gian chuyển đổi dòng tiền để doanh nghiệp của bạn có thể mang lại tiền nhanh hơn.

- Tài trợ bằng Nợ so ​​với Tài trợ Vốn chủ sở hữu:

Tài sản vay nợ phổ biến đối với các tài sản, chẳng hạn như thiết bị, tòa nhà, đất đai hoặc máy móc, khi tài sản được mua được sử dụng làm tài sản đảm bảo hoặc thế chấp cho khoản vay. Ưu điểm chính của tài trợ bằng nợ so với tài trợ bằng vốn cổ phần là chủ sở hữu doanh nghiệp không phải từ bỏ quyền sở hữu một phần doanh nghiệp và do đó có thể giữ toàn quyền kiểm soát. Để thiếu hụt dòng tiền ngắn hạn, nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ sử dụng thẻ tín dụng hoặc hạn mức tín dụng.

2. Phương pháp lập kế hoạch dòng tiền của doanh nghiệp:

Quản lý dòng tiền là rất quan trọng đối với không chỉ các doanh nghiệp vì lợi nhuận, mà còn cả các tổ chức phi lợi nhuận để đảm bảo họ có đủ tiền để thanh toán các hóa đơn. Các hóa đơn này bao gồm chi phí vận hành hàng ngày và các khoản tiền lớn được dự đoán và lập kế hoạch trong ngân sách hàng năm của bạn.

Trong quản lý dòng tiền, thời gian là rất quan trọng. Bạn phải có sẵn tiền để thanh toán các hóa đơn khi họ đến. Nếu hết tiền mặt, bạn không thể thanh toán hóa đơn đúng hạn - và trừ khi thu xếp được để trang trải khoản thiếu hụt, bạn có thể gặp khó khăn về tài chính. Khó khăn này có thể nhỏ như việc thanh toán hóa đơn điện thoại muộn, nhưng nếu bạn không kiểm soát được dòng tiền của mình, các vấn đề nhỏ có thể leo thang và bạn có thể phải sa thải nhân viên hoặc trong trường hợp xấu nhất, tổ chức của bạn bị phá sản.

Ngay cả các tổ chức có lợi nhuận cũng đã phải hoạt động vì các vấn đề về dòng tiền. Mọi thành viên hội đồng quản trị (và đặc biệt là thủ quỹ) có trách nhiệm đảm bảo rằng các hệ thống được áp dụng để ngăn tổ chức giao dịch trong khi vỡ nợ. Bất kỳ vi phạm nào của yêu cầu này có thể tạo ra rủi ro tài chính cho các thành viên hội đồng quản trị cá nhân.

- Dự báo dòng tiền có các đặc điểm quan trọng sau:

Đó là một bức tranh số về dòng tiền dự đoán của bạn trong một khoảng thời gian cụ thể, thường là từng tháng trong năm tới. Một số tổ chức thấy hữu ích khi xem xét các khoảng thời gian ngắn hơn, chẳng hạn như vài tuần hoặc hai tuần, nhưng mặc dù hữu ích nhưng việc này tốn nhiều thời gian hơn. Nó cho phép bạn dự đoán lượng tiền mặt bạn nghĩ sẽ đổ vào và số tiền sẽ đi ra ngoài trong khoảng thời gian đó.

Đây là một phần mở rộng ngân sách của bạn, và bạn nên thực hiện cùng lúc khi chuẩn bị ngân sách cho năm tới. Nó cũng là một phần mở rộng của ngân sách tổng thể của bạn, nhưng thu nhập và chi tiêu được phân bổ theo khung thời gian và dự báo không tuân theo kế toán dồn tích. Điều này có nghĩa là tiền mặt được ghi nhận khi nó vào và khi nó đi ra, chứ không phải khi cam kết tài chính được thực hiện (ví dụ: hóa đơn được gửi hoặc nguồn cung cấp được đặt hàng).

Tạo dự báo dòng tiền không khó khi bạn đã có số liệu, nhưng thách thức là phải có số liệu chính xác. Cách dễ dàng hơn để làm điều đó là bắt đầu với các ngân sách trước đó, báo cáo lưu chuyển tiền tệ hoặc dự báo dòng tiền để xem liệu chúng có hiển thị bất kỳ mô hình thu nhập và chi tiêu theo mùa rõ ràng nào hay không. Sau đó, hãy tham khảo chiến lược và ngân sách hiện tại của bạn để xem có dự kiến ​​thu nhập hoặc chi tiêu chính nào không và khi nào thì điều này có thể xảy ra.

Nếu doanh nghiệp không làm điều này, có nguy cơ doanh nghiệp sẽ không nhận thấy sự khác biệt nhỏ và sẽ làm mất giá trị quản lý của dự báo. Có thêm nguy cơ là dự báo có thể được sử dụng làm cơ sở cho năm sau, vì vậy doanh nghiệp sẽ tiếp tục mắc lỗi của mình. Mục đích của bài tập là đảm bảo rằng bất cứ lúc nào bạn cũng biết chính xác vị trí của mình.

Dự báo dòng tiền của doanh nghiệp cũng phải bao gồm số dư ngân hàng ước tính để dễ dàng so sánh với số dư ngân hàng thực tế của bạn. Số dư cuối kỳ là số dư đầu kỳ của kỳ sau.

- Các yếu tố phổ biến của Dự báo dòng tiền là:

Tiền mặt - Các khoản tài trợ, bán hàng hóa và dịch vụ, đăng ký, hoàn vốn đầu tư, quyên góp, hoạt động gây quỹ, bán tài sản, hoàn thuế. Rút tiền mặt - Các hoạt động điều hành, chẳng hạn như nhân viên, hóa đơn điện thoại, hóa đơn tiền điện, tiền thuê nhà, đi lại, văn phòng phẩm, in ấn và sao chép, bưu phí, cũng như phục vụ tài chính, thuế, tiền mặt được sử dụng để mua tài sản, mua thiết bị và chi phí dự án đặc biệt.

- Cách cải thiện quản lý dòng tiền của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể cải thiện việc quản lý dòng tiền của mình bằng cách: Phát triển dự báo dòng tiền chính xác liên quan đến ngân sách và kế hoạch chiến lược của bạn; Tách biệt việc ghi chép và xử lý tiền mặt; Ngân hàng tiền mặt kịp thời; Thanh toán hầu hết các chi phí bằng séc để bạn có kỷ lục; Có tất cả séc được ký; Giữ tiền mặt ở một nơi an toàn; Thường xuyên đối chiếu bảng sao kê ngân hàng; Thu tiền từ con nợ càng nhanh càng tốt; Tập trung hóa các thủ tục thanh toán; Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung cấp để đàm phán các chính sách thanh toán đôi bên cùng có lợi. Xem xét tình hình tiền mặt của bạn thường xuyên và phân tích các chênh lệch đáng kể từ ngân sách của bạn; Có chính sách ủy quyền và quản lý rủi ro phù hợp; Quản lý việc nắm giữ tiền mặt một cách sinh lợi.