Quá trình kinh doanh là gì? Nội dung và ví dụ về quá trình kinh doanh

Quá trình có ở khắp mọi nơi trong một doanh nghiệp. Một số quá trình này được thực hiện nghiêm ngặt theo các hướng dẫn đã được lập thành văn bản, trong khi một số quy trình được cố gắng linh hoạt hơn. Điều này khác nhau dựa trên mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của kết quả kinh doanh thu được từ quy trình. Một doanh nghiệp không thể hoạt động nếu không thực hiện đúng các quá trình của nó.

1. Quá trình kinh doanh là gì?

Quá trình kinh doanh được định nghĩa là một tập hợp các nhiệm vụ và hoạt động kinh doanh mà khi được thực hiện bởi con người hoặc hệ thống trong một quy trình có cấu trúc, sẽ tạo ra một kết quả đóng góp vào các mục tiêu kinh doanh. Quá trình kinh doanh bao gồm ít nhất một trong những yếu tố sau:

- Nhiệm vụ / hoạt động

- Hệ thống

- Người lao động

- Quy trình làm việc

- Dữ liệu

Các quá trình kinh doanh được phát minh để xuất phát và đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức. Việc thực hiện liên tục và lặp đi lặp lại các quy trình kinh doanh là yếu tố then chốt dẫn đến hoạt động kinh doanh thành công và tăng trưởng kinh doanh.

Cấu trúc quá trình kinh doanh có thể đơn giản hoặc phức tạp, dựa trên các yếu tố liên quan đến quá trình. Thông qua mọi quá trình kinh doanh, doanh nghiệp đều cố gắng đạt được những mục tiêu nhất định.

Một số thuộc tính chính giúp phân biệt quá trình kinh doanh với các nhiệm vụ và hoạt động kinh doanh khác là:

- Một quá trình có thể lặp lại

- Một quá trình linh hoạt và không cứng nhắc

- Một quá trình cụ thể và đã thiết lập điểm đầu và điểm cuối

- Một quá trình có thể đo lường được

Các quá trình kinh doanh là xương sống của hoạt động kinh doanh của bạn, đó là lý do tại sao việc cải thiện chúng có tầm quan trọng chiến lược đối với doanh nghiệp của bạn. Theo Gartner, thực hiện chiến lược quản lý quy trình kinh doanh làm tăng 70% tỷ lệ thành công của các dự án của bạn. Các tổ chức trên toàn cầu đang đầu tư một lượng lớn thời gian và tiền bạc để quản lý và cải thiện quy trình kinh doanh của họ.

Quá trình kinh doanh thường bị nhầm lẫn với các dự án và thủ tục. Các quá trình là hữu hạn, linh hoạt và có thể lặp lại và tạo ra giá trị sau khi thực thi chúng.

2. Nội dung của quá trình kinh doanh:

Có 4 thuộc tính thiết yếu cấu thành một quy trình kinh doanh lý tưởng:

- Hữu hạn - Một quy trình kinh doanh tốt có điểm bắt đầu và điểm kết thúc được xác định rõ ràng. Nó cũng có một số bước hữu hạn.

- Lặp lại - Một quy trình kinh doanh tốt có thể được thực hiện với số lần không xác định.

- Tạo ra giá trị - Mục đích cuối cùng là chuyển việc tạo ra giá trị thành các tác vụ có thể thực thi và không có bất kỳ bước nào trong quy trình chỉ vì mục đích đó. Nói cách khác, nếu bất kỳ bước nào trong quy trình không tăng thêm giá trị, thì nó sẽ không tồn tại.

- Tính linh hoạt - Nó có sẵn bản chất là linh hoạt để thay đổi và không cứng nhắc. Khi có bất kỳ phạm vi cải tiến nào được xác định, quá trình cho phép thay đổi đó được hấp thụ trong chính nó mà không ảnh hưởng nhiều đến các bên liên quan.

Tự động hóa quá trình kinh doanh là một chiến lược dựa trên công nghệ để tự động hóa quy trình kinh doanh nhằm hoàn thành quy trình đó với chi phí tối thiểu và trong thời gian ngắn hơn. Nó cực kỳ hữu ích cho cả quy trình kinh doanh đơn giản và phức tạp. Một số lĩnh vực mà tự động hóa quy trình kinh doanh rất hữu ích là: Đạt được hiệu quả cao hơn; Giảm thiểu lỗi của con người; Thích ứng với nhu cầu kinh doanh thay đổi; Làm rõ vai trò và trách nhiệm công việc.

Trong hoạch định quá trình kinh doanh bằng ứng dụng BPM, cần chú trọng đến một số nội dung bao gồm:

Mô hình hóa quy trình kinh doanh là một biểu diễn theo sơ đồ / cấu trúc của dòng hoạt động kinh doanh trong một tổ chức hoặc chức năng trong một tổ chức. Công dụng chính của nó là ghi lại và lập cơ sở cho dòng hoạt động hiện tại để xác định các cải tiến và nâng cao để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Thông thường, chúng tuân theo một tiêu chuẩn như Ký hiệu mô hình hóa quy trình nghiệp vụ (BPMN), đây là tiêu chuẩn được chấp nhận trên toàn cầu mà hầu hết các chuyên gia về quy trình đều dễ dàng xác định. Tuy nhiên, phần mềm mô hình hóa quy trình như Kissflow cho phép người dùng doanh nghiệp lập mô hình quy trình dựa trên các bước kinh doanh mà không cần biết bất kỳ ký hiệu mô hình hóa nào.

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh là việc thiết kế lại hoàn toàn các quy trình kinh doanh sau khi phân tích kỹ lưỡng nhằm mang lại tác động mạnh mẽ. Nó liên quan đến việc xác định cốt lõi của sự kém hiệu quả, loại bỏ các nhiệm vụ không mang lại bất kỳ giá trị nào và thậm chí thực hiện thay đổi từ đầu đến cuối trong cách một quy trình được thiết kế để mang lại sự chuyển đổi tổng thể.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh thực hiện theo quy trình hiện có và sử dụng các công cụ phân tích và khai thác quy trình kinh doanh để loại bỏ các tắc nghẽn và sự kém hiệu quả đáng kể khác trong quy trình.

Lập bản đồ quy trình nghiệp vụ là một thủ tục để lập tài liệu, làm rõ và chia nhỏ trình tự quy trình thành các bước hợp lý. Việc lập bản đồ được thực hiện ở định dạng viết hoặc được trực quan hóa bằng cách sử dụng biểu đồ luồng. Chọn một phần mềm lập bản đồ quy trình cho phép người dùng doanh nghiệp lập bản đồ tất cả các quy trình dựa trên các bước hợp lý với giao diện trực quan trực quan.

Phân tích quy trình kinh doanh là quá trình xác định các yêu cầu kinh doanh và quyết định các giải pháp giải quyết tốt nhất các vấn đề kinh doanh. Điều này có thể bao gồm cải tiến quy trình, phát triển chính sách, thay đổi tổ chức hoặc lập kế hoạch chiến lược.

Tích hợp quy trình nghiệp vụ là khả năng xác định một mô hình quy trình xác định trình tự, hệ thống phân cấp, sự kiện, logic thực thi và chuyển động của thông tin giữa các hệ thống trong cùng một doanh nghiệp.

Mô phỏng quy trình kinh doanh là một công cụ để phân tích các quy trình kinh doanh nhằm đo lường hiệu suất, kiểm tra thiết kế quy trình, xác định các nút thắt cổ chai, kiểm tra các thay đổi và tìm cách một quy trình hoạt động trong các điều kiện môi trường khác nhau với các bộ dữ liệu khác nhau.

Chuyển đổi quy trình kinh doanh là một thuật ngữ có nghĩa là thay đổi hoàn toàn một loạt các hành động cần thiết để đáp ứng một mục tiêu kinh doanh cụ thể. Điều này nhằm đảm bảo rằng nhân viên, mục tiêu, quy trình và công nghệ của một công ty đều phù hợp với nhau.

Cải tiến quy trình kinh doanh là một sáng kiến lập kế hoạch chiến lược nhằm định hình lại các quy trình kinh doanh dựa trên hoạt động, mức độ phức tạp, kỹ năng của nhân viên, v.v. để làm cho toàn bộ quy trình trở nên có ý nghĩa, hiệu quả hơn và đóng góp vào tăng trưởng chung của doanh nghiệp. Đó là một cách khá quyết liệt để tìm lại những cách hiệu quả hơn để điều hành một quy trình kinh doanh thay vì thực hiện từng bước nhỏ. Nó thường bắt đầu với việc lập bản đồ quy trình và mục đích cốt lõi của nó là điều chỉnh các nguồn lực CNTT với các mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Có rất nhiều công cụ cải tiến quy trình trên thị trường sẽ giúp bạn thực hiện điều này.

Luồng quy trình kinh doanh là bản trình bày quy trình mà bạn đang tạo. Nó thường trông giống như một biểu mẫu hoặc lưu đồ. Mọi quy trình kinh doanh đều bao gồm các giai đoạn và bên trong mỗi giai đoạn, có các trường (hoặc các bước) cần hoàn thành.

Giám sát quá trình kinh doanh là việc giám sát tích cực các quá trình và hoạt động nhằm giúp ban lãnh đạo có được cái nhìn sâu sắc về các giao dịch và quy trình quan trọng trong doanh nghiệp. Điều này giúp ban quản lý hiểu được các quy trình của họ đang hoạt động như thế nào và liệu chúng có phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty hay không.

3. Ví dụ về quá trình kinh doanh:

Các quy trình khác nhau tùy thuộc vào loại hình, ngành, địa điểm, v.v. của doanh nghiệp, nhưng có một số quy trình được thực hiện trên tất cả các phân khúc doanh nghiệp này trên toàn cầu. Để làm cho điều này dễ hiểu, chúng ta sẽ xem xét các ví dụ về các quy trình như vậy.

- Quá trình bán hàng

Bán hàng là một quy trình kinh doanh cơ bản trong nhiều ngành, dịch vụ và các phân khúc khác nhau. Quy trình phổ biến được hầu hết các doanh nghiệp quan sát bao gồm các bước sau: chia sẻ đề xuất bán hàng -> gửi báo giá -> đàm phán -> nhận đơn đặt hàng cho sản phẩm / dịch vụ -> cập nhật hồ sơ bán hàng ->phân phối sản phẩm / dịch vụ -> thanh toán hóa đơn ->thanh toán

Đây là các bước lặp đi lặp lại và quy trình làm việc và cấu trúc của quy trình là linh hoạt dựa trên doanh nghiệp.

- Dịch vụ khách hàng:

Dịch vụ khách hàng là một quá trình quan trọng khác, là một phần của hoạt động kinh doanh toàn cầu. Nó bao gồm các bước sau: nhận các khiếu nại / vấn đề của khách hàng thông qua CRM -> ghi nhận mối quan tâm của khách hàng -> chi tiết đăng nhập của sự cố trong hệ thống CRM -> giải quyết vấn đề -> thông báo trạng thái cho khách hàng