Phương pháp tiếp cận quá trình giúp nâng cao năng suất chất lượng là gì?

Các quy trình có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau. Một quá trình có thể “nhỏ” như một nhiệm vụ mà ai đó phải làm, chẳng hạn như nhập dữ liệu vào máy tính. Một quy trình lớn hơn sẽ liên quan đến một số người trong một bộ phận nhất định để hoàn thành một việc gì đó, chẳng hạn như tập hợp và thực hiện một chiến dịch tiếp thị mới. Một quy trình cũng có thể bao gồm một số bộ phận, những người phải làm việc cùng nhau vì một mục tiêu chung, chẳng hạn như phát triển, sản xuất và phát hành một sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

- Phương pháp tiếp cận quá trình giúp nâng cao năng suất chất lượng ( Process approach) là một phương pháp tư duy áp dụng để hiểu và lập kế hoạch trình tự và sự tương tác của các quá trình trong hệ thống. Nói lại điều đó, đó là một phương pháp để lập kế hoạch cho các quá trình và sự tương tác của các quá trình này như một phần của hệ thống quản lý. Phương pháp tư duy và lập kế hoạch khiến nó trở thành một trong những lý do khiến nhiều người khó hiểu.

- Mọi tổ chức đều được tạo thành từ một chuỗi các quá trình tương tác. Quá trình là một tập hợp các hoạt động sử dụng các nguồn lực (con người, máy móc, v.v.) để biến đầu vào thành đầu ra. Vì cách tiếp cận theo quy trình thường có thể trở thành một hệ thống phức tạp với quá nhiều quy trình, đầu vào và đầu ra, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng sơ đồ hoặc lưu đồ để cho phép bạn hình dung rõ hơn mối quan hệ đầu vào - đầu ra.

- Mục đích của phương pháp tiếp cận theo quy trình cũng giống như tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. Mục đích của tiêu chuẩn và cách tiếp cận theo quy trình là cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Phương pháp tiếp cận theo quy trình là phương pháp hiệu quả nhất để đáp ứng mục đích này. Hệ thống quản lý được tạo thành từ các quá trình, vì vậy chúng ta phải hiểu cách thức hoạt động của các quá trình này và cách chúng tương tác với nhau để có thể hiểu cách các quá trình làm cho hệ thống hoạt động hiệu quả hơn. Vì vậy, mục đích của phương pháp tiếp cận theo quy trình cũng giống như mục đích của tiêu chuẩn, đó là giúp chúng tôi có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp với các yêu cầu để nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

- Phương thức quản lý hoạt động kinh doanh của họ như một hệ thống các quy trình - không phải các phòng ban, con người hoặc sản phẩm. Điều này hiệu quả bởi vì nếu bạn có một quy trình tốt, bạn sẽ có kết quả tốt. Hãy nghĩ về việc làm bánh quy - nếu bạn làm theo một công thức đã được chứng minh (một loạt các quy trình), nó sẽ cung cấp các loại bánh quy tốt (đầu ra). Tương tác (đầu vào và đầu ra gắn kết các quá trình với nhau) giữa các quá trình này là quan trọng. Nếu bạn nhìn vào sơ đồ đơn giản bên dưới, đầu ra của một quy trình là đầu vào của quy trình khác, điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc không coi mỗi quy trình như một silo riêng lẻ (bộ phận, công việc, v.v.). Mỗi quy trình cần đảm bảo nó cung cấp (đầu ra) những gì quy trình tiếp theo cần (đầu vào).

- ISO 9001 thúc đẩy cách tiếp cận theo quy trình để quản lý một tổ chức và kiểm tra hơn 20 quy trình trong phạm vi của tổ chức, bao gồm toàn bộ Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) hoạt động như một quy trình. Vì vậy, bạn phải ghi lại cách bạn sẽ giải quyết các quá trình này và ( các thủ tục là một cách tốt để thực hiện điều đó ). ISO 9001 giới thiệu các cách tiếp cận quá trình dài trong Giới thiệu , và một lần nữa được đề cập đến trong phần lãnh đạo , nói rằng các nhà quản lý cần phải thúc đẩy cách tiếp cận quá trình.

- Tiêu chuẩn ISO 9001 được thiết kế để quản lý và cải tiến các quá trình.

+ Đầu tiên, bạn xác định các quy trình chính của mình .

+ Thứ hai, bạn xác định các tiêu chuẩn cho các quy trình đó.

+ Thứ ba, bạn quyết định quá trình sẽ được đo lường và đánh giá như thế nào.

+ Thứ tư, bạn ghi lại cách tiếp cận của mình để đạt được chất lượng mong muốn, được xác định bởi các phép đo của bạn.

+ Thứ năm, bạn liên tục tiến bộ .

- Khi chúng được xác định, tổ chức có thể đảm bảo các quy trình của mình hiệu quả (quy trình đúng được tuân thủ ngay lần đầu tiên) và hiệu quả (liên tục cải tiến để đảm bảo các quy trình sử dụng ít tài nguyên nhất). Hiệu quả của toàn bộ hệ thống được xác định bởi hiệu quả của từng quá trình và tính tương tác của các quá trình này trong hệ thống. Bằng cách thiết lập mục tiêu chất lượng và kiểm toán như thế nào có hiệu quả các quá trình thực hiện các mục tiêu đó, một tổ chức có thể xác định các quá trình gia tăng giá trị hoặc cần phải được cải thiện. Việc sử dụng Phương pháp Tiếp cận Quy trình trong khi thiết kế và phát triển hệ thống quản lý chất lượng sẽ cho phép điều này xảy ra.

- Một QMS sử dụng cách tiếp cận theo quy trình (được hướng dẫn bởi các tiêu chuẩn) có thể đáp ứng các yêu cầu (nội bộ hoặc bên ngoài) của khách hàng và cải tiến liên tục trong:

+ Chức năng tổng thể của tổ chức - chuỗi các quá trình

+ Quy trình - chuyển đổi đầu vào thành đầu ra

+ Kết quả - Sản phẩm và dịch vụ là kết quả của các quá trình

+ Chất lượng - hoàn thành các yêu cầu / mục tiêu

+ Môi trường - ngăn ngừa ô nhiễm và chất thải để cải thiện lợi nhuận mới

+ An toàn loại bỏ rủi ro không thể chấp nhận được cho những người hỗ trợ quá trình

- Phương pháp Tiếp cận Quy trình cho phép tổ chức đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và cải tiến liên tục. Từ chính ngôn ngữ của tiêu chuẩn ISO 9001, “phương pháp tiếp cận quá trình”. Hãy đặt điều đó thành các thuật ngữ đơn giản hơn. Phương pháp tiếp cận theo quy trình có nghĩa là bạn cải thiện hoạt động kinh doanh của mình bằng cách quản lý và cải thiện một số quy trình kinh doanh chính có ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phục vụ khách hàng của bạn. Vì các quy trình kinh doanh của bạn về cơ bản là “cách bạn hoàn thành công việc”, bằng cách cải thiện các quy trình này, bạn sẽ cải thiện khả năng của công ty để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Lợi nhuận đạt được bằng cách cải thiện các quy trình chính của bạn sẽ trả cổ tức ngay hôm nay và trong tương lai khi Hệ thống quản lý chất lượng thúc đẩy sự cải thiện có ý nghĩa trong hoạt động kinh doanh của bạn.

- Lưu đồ là một cách tuyệt vời để mô tả một quy trình, chia nhỏ quy trình thành các phần để cho phép giải thích dễ dàng hơn và giúp bạn cải thiện quy trình của mình. Lưu đồ là những sơ đồ đơn giản vạch ra một quy trình, giúp bạn dễ dàng hình dung và giao tiếp. Chúng cho phép bạn thấy rõ hơn những gì thực sự xảy ra trong một quá trình cũng như sự tương tác của chúng.

+ Ví dụ về lưu đồ

+ Mua sơ đồ

+ Tìm hiểu cách tạo sơ đồ và sơ đồ quy trình

- Sơ đồ rùa:

+ Sơ đồ con rùa là một công cụ tuyệt vời khác mà tổ chức của bạn có thể sử dụng để hỗ trợ trực quan cho các quy trình. Công cụ này giúp xác định đầu vào, đầu ra, tiêu chí và các thông tin khác để cho phép bạn thực hiện và cải tiến các quy trình một cách hiệu quả.