Phạm vi dự án (Project Scope) là gì? Yếu tố và quy trình thành lập?

Phạm vi của một dự án ảnh hưởng đến mọi bước trong quá trình thực hiện của dự án đó. Để hoàn thành một dự án một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải biết phạm vi của nó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến lịch trình của người quản lý và cuối cùng là kết quả. Khi bắt đầu xác định phạm vi dự án và chỉ định trách nhiệm mà mỗi người trong nhóm của quản lý phụ trách, bản phác thảo đầy đủ của công việc sẽ hiển thị.

1. Phạm vi dự án là gì?

Phạm vi dự án là một quá trình lập kế hoạch chi tiết bao gồm thời gian thực hiện dự án, các nguồn lực cần thiết để có thể thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm. Trước khi công việc của một dự án có thể bắt đầu, phạm vi dự án phải được ước tính bởi người quản lý dự án, được sự chấp thuận của cấp quản lý cao hơn và thông báo cho những người còn lại trong nhóm. Trong suốt thời gian của dự án, phạm vi sẽ cần được tham khảo để giữ cho nhóm thực hiện nhiệm vụ. Phạm vi cũng sẽ thông báo các quyết định của người quản lý dự án liên quan đến cách giải quyết bất kỳ vấn đề hoặc rào cản nào có thể phát sinh.

2. Các yếu tố chính để xác định phạm vi của một dự án:

Một số yếu tố riêng lẻ góp phần xác định phạm vi dự án. Mặc dù các tài liệu chung thường tuân theo tiền lệ, nhưng các chi tiết cụ thể sẽ thay đổi tùy theo bản chất của dự án, tiến trình và văn hóa công ty của bạn. Dưới đây là các yếu tố xác định phạm vi dự án:

* Báo cáo công việc

Bước đầu tiên để xác định phạm vi dự án là tạo một tuyên bố về công việc. Tuyên bố công việc là tài liệu chính thức phác thảo các yêu cầu đối với một dự án cụ thể. Nó bao gồm mô tả chung về công việc được yêu cầu, thời gian biểu, lịch trình, bất kỳ kỹ năng đặc biệt nào cần thiết và địa điểm làm việc. Bản báo cáo công việc cung cấp thông tin cần thiết để ban giám đốc ước tính chi phí và đưa ra đề xuất.

* Tuyên bố phạm vi dự án

Tuyên bố phạm vi dự án trả lời các yêu cầu được đưa ra trong tuyên bố công việc và liệt kê các chi tiết cụ thể cần thiết để hoàn thành dự án. Tuyên bố nêu rõ cần bao nhiêu người cho công việc, công việc sẽ hoàn thành ở đâu, thời gian bao lâu và đảm bảo chất lượng của kết quả cuối cùng. Các tuyên bố về phạm vi xác định ranh giới của dự án và đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm luôn làm nhiệm vụ trong suốt thời gian của dự án.

* Cấu trúc phân chia công việc

Cấu trúc phân tích công việc là tài liệu phân phối công việc hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm của dự án. Cấu trúc phân chia công việc đảm bảo rằng mỗi bộ phận, nhóm hoặc cá nhân hiểu chính xác những gì họ mong đợi trong suốt thời gian của dự án. Cấu trúc phân tích công việc cũng hướng danh sách nhiệm vụ cụ thể đến các nhóm hoặc thành viên trong nhóm có liên quan để họ không cảm thấy quá tải vì dư thừa thông tin.

3. Các bước để xác định phạm vi dự án:

Các bước bạn thực hiện để quản lý thành công dự án của mình có thể khác nhau, nhưng đây là một số bước phổ biến để xác định phạm vi dự án:

* Đặt mục tiêu kinh doanh và dự án

Bước đầu tiên để xác định phạm vi của một dự án là biết nó cần phải hoàn thành những gì. Cân nhắc xem dự án này sẽ có tác động như thế nào đối với công ty nói chung, quản lý hoặc khách hàng cần nhìn nhận nó như thế nào và bạn mong đợi nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho tất cả các bên liên quan. Ngoài ra, hãy đảm bảo các mục tiêu của dự án phù hợp với các chính sách, tuyên bố sứ mệnh và mục tiêu của công ty. Lý tưởng nhất, các mục tiêu nên bắt đầu bằng các động từ, như “cải thiện”, “tăng” hoặc “sản xuất”. Lời nói hành động sẽ giúp các bên liên quan hiểu được mục đích của dự án của bạn.

Một cách tốt để cung cấp các mục tiêu có thể đạt được là có một mục tiêu THÔNG MINH. SMART là viết tắt của từ cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và dựa trên thời gian. Mục tiêu của bạn phải được trình bày rõ ràng, với các chỉ số có thể được duy trì và duy trì để cho phép các bên liên quan biết khi nào một mục tiêu được đáp ứng. Nhóm phải cùng nhau quyết định xem mục tiêu của họ có thực tế hay không và mục tiêu cần phù hợp với kế hoạch chiến lược của tổ chức. Cuối cùng, mục tiêu cần đạt được theo thời hạn ước tính và đã thỏa thuận.

* Phác thảo các thông số và hạn chế

Điều quan trọng không kém để biết những gì dự án sẽ làm là biết những gì dự án sẽ không làm. Để sử dụng thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, hãy đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chỉ làm việc với những công việc cần thiết. Quyết định trước chính xác những nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án và những người nào được yêu cầu để đảm bảo chúng được hoàn thành tốt. Biết những vấn đề hoặc vấn đề liên quan đến dự án mà bạn sẽ giải quyết ngay lập tức và có thể đợi đến một ngày sau.

Điều quan trọng là phải ghi lại những gì sẽ và sẽ không được thực hiện. Khi bạn không ghi lại những công việc cần thiết, có thể xảy ra nhầm lẫn. Một số nhân viên có thể cho rằng những việc cụ thể sẽ được hoàn thành mà không có trong tiến trình ban đầu của dự án hoặc không có ngân sách cho. Đây là lý do tại sao một phạm vi dự án rõ ràng là rất quan trọng, để mọi người biết mục đích cụ thể và chung của dự án là gì.

* Thiết lập các yêu cầu của quy trình

Trước khi có thể bắt đầu dự án, bạn cần biết thứ tự các bước sẽ được thực hiện để hoàn thành dự án. Xác định mức độ ưu tiên của tất cả các bước, quyết định thứ tự mà chúng sẽ được giao và đảm bảo các nhóm hoặc thành viên trong nhóm có khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà bạn giao cho họ. Ước tính ngân sách cần thiết của bạn và quyết định thời điểm cần thiết cho từng loại và chất lượng tài nguyên cụ thể.

* Thu hút các bên liên quan thích hợp

Để một dự án được chuyển giao thành công, các bên liên quan phù hợp từ công ty vận hành dự án cần phải được thông báo đầy đủ ở một số điểm chính nhất định. Nếu các bên liên quan không được tham gia đúng cách, nó có thể dẫn đến các mục tiêu bị vượt qua và các giả định sai lầm. Khi những người phù hợp tham gia và được thông báo trong toàn bộ quá trình, dự án sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

* Lên lịch thời hạn rõ ràng

Để đảm bảo dự án của bạn đi đúng hướng, hãy bắt đầu bằng cách tạo đường cơ sở. Sau đó, đường cơ sở này có thể được sử dụng để lập biểu đồ các thời hạn đã lên kế hoạch so với các ngày trong lịch trình thực tế. Kiểm tra với từng bộ phận để đảm bảo không có vấn đề gì xảy ra khi họ đến thời hạn tiếp theo — thậm chí một hoặc hai người ở phía sau có thể làm chậm toàn bộ dự án một cách đáng kể.

Nếu ai đó ở phía sau và một người khác đang đợi họ hoàn thành, hãy xem liệu có thể thực hiện các nhiệm vụ khác trong thời gian đó để họ có thể làm việc hiệu quả với thời gian của mình. Nhắc nhở mọi người về thời hạn của họ thông qua email hoặc bằng cách lên lịch các cuộc họp trực tiếp với những người chính trong nhóm. Nếu bất kỳ ai bị tụt lại phía sau, bạn có thể cần phải thay đổi thời hạn phạm vi dự án và cho các bên liên quan biết lý do tại sao sẽ có sự chậm trễ.

* Huấn luyện đội ngũ

Sau khi bạn thảo luận với nhóm của mình về việc quản lý phạm vi dự án trông như thế nào, họ sẽ cần được đào tạo để hoàn thành nhiệm vụ mà họ được giao. Lý tưởng nhất là nhóm sẽ được giao nhiệm vụ theo kỹ năng và kinh nghiệm hiện có của họ, nhưng có thể cần phải cung cấp đào tạo chuyên ngành hoặc các nguồn tài nguyên giáo dục bổ sung nếu không có chuyên gia liên quan.

Một phẩm chất quan trọng đối với các thành viên trong nhóm dự án của bạn là khả năng thích ứng. Nếu nhóm của bạn có thể đánh giá các vấn đề, đề xuất giải pháp và điều chỉnh cho phù hợp, dự án có thể tiến hành với tốc độ không bị gián đoạn. Khi nhóm biết cách tìm kiếm sự thay đổi và sau đó hành động theo nó, dự án sẽ hoạt động hiệu quả và năng suất hơn về tổng thể.

* Giao tiếp tốt

Một trong những phần quan trọng nhất của việc xác định và quản lý phạm vi dự án là mọi người giao tiếp tốt như thế nào. Giao tiếp không chỉ bao gồm nói chuyện mà còn phải tích cực lắng nghe. Cả hai bên cần được lắng nghe để có một cuộc trò chuyện hiệu quả. Điều này rất quan trọng cho dù bạn là người quản lý hay một trong những nhân viên mới nhất trong nhóm. Nếu mọi người hiểu vai trò của họ và cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, các thành viên trong nhóm sẽ có nhiều khả năng duy trì động lực và làm việc trong suốt dự án.

Giao tiếp là một yếu tố ổn định trong suốt vòng đời của một dự án cho dù đó là với khách hàng, nhóm hoặc các bên liên quan của doanh nghiệp bạn. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình dự án, điều quan trọng là tất cả mọi người liên quan phải cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi về chúng. Điều cuối cùng bạn muốn là ai đó đưa ra một giả định không chính xác và trì hoãn một phần quan trọng trong nhiệm vụ của họ. Hãy để mọi người cảm thấy được tôn trọng bằng cách lắng nghe những suy nghĩ và ý tưởng của họ và xem xét chúng nếu cần thay đổi điều gì đó về dự án.