Lãng phí tồn kho là gì? Đặc điểm và nguy cơ lãng phí từ tồn kho?

Bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nào, để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường và liên tục thì đều đòi hỏi một lượng hàng tồn kho nhất định. Bởi tồn kho được xem như là “miếng đệm an toàn” giữa cung ứng và sản xuất. Thường thì giá trị hàng tồn kho chiếm khoảng 40% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp. Do đó nhà quản trị phải kiểm soát lượng tồn kho thật cẩn thận để tránh các vấn đề thiệt hại, đặc biệt là lãng phí từ tồn kho.

1. Lãng phí tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là một trong bảy lãng phí của sản xuất tinh gọn (hoặc 7 Mudas). Hàng tồn kho là nguyên vật liệu thô, sản phẩm dở dang (WIP) và kho thành phẩm được lưu giữ, chúng ta thường giữ nhiều hơn mức cần thiết để sản xuất hàng hóa và dịch vụ khi khách hàng muốn sử dụng nguyên tắc Just in Time (JIT).

Lãng phí hàng tồn kho là hàng tồn kho được để nguyên chờ sử dụng. Điều này gây lãng phí không gian cũng như vốn được sử dụng để mua hàng tồn kho mà không có lợi nhuận tài chính ngay lập tức. Hay nói một cách khác, các loại lãng phí hàng tồn kho có thể được định nghĩa là bất kỳ hoạt động sản xuất nào có sử dụng tài nguyên nhưng không mang lại bất kỳ giá trị nào cho khách hàng. Kết quả là, những chất thải này làm tăng thêm giá thành sản phẩm, được nhà sản xuất hấp thụ, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận hoặc chuyển sang người tiêu dùng, làm tăng giá thành. Do đó, việc xác định và loại bỏ các loại lãng phí hàng tồn kho sau đây là cơ hội lớn cho các doanh nghiệp để cắt giảm chi phí và nâng cao hiệu quả.

Ví dụ về lãng phí hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể được quan sát thấy trong nhiều lĩnh vực của doanh nghiệp, như nguyên vật liệu thô đã được đặt hàng vượt quá yêu cầu của khách hàng do nhà cung cấp không tin tưởng hoặc để tận dụng "chiết khấu số lượng lớn" đối với số lượng lớn hàng hóa thành phẩm đang ở trong kho của bạn. trong trường hợp khách hàng đặt hàng.

Thêm vào đó, chúng ta có thể thấy mức độ tồn kho được xây dựng trước các quy trình chậm hơn các quy trình trước đó và ngược lại. Chúng tôi cũng thấy các lô nguyên liệu lớn được di chuyển xung quanh do thiết lập máy móc yêu cầu chúng tôi chạy các lô có kích thước quá lớn để đảm bảo chúng tôi sử dụng tốt máy của mình.

2. Đặc điểm của lãng phí từ tồn kho:

- Nguyên nhân chính của sự lãng phí hàng tồn kho là sự lãng phí của việc sản xuất thừa, tạo ra nhiều hơn những gì khách hàng muốn hoặc trước nhu cầu của khách hàng, hai sự lãng phí này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và bạn nên đọc về sự lãng phí của việc sản xuất thừa. Nó cũng có thể do bố cục kém và thiếu cân bằng trong quy trình làm việc của bạn khiến khoảng không quảng cáo tích tụ trước hoặc sau các quy trình khác nhau. Đây là một dấu hiệu tốt về dòng chảy kém trong các quy trình của bạn và một dấu hiệu mà một nhà thực hành tinh gọn giỏi sẽ tìm kiếm khi quan sát tổ chức của bạn.

- Biểu hiện của lãng phí từ tồn kho:

+ Số lượng tồn kho quá lớn, vượt nhu cầu.

+ Tồn kho ngoài ý muốn, ví dụ trường hợp nhà cung cấp giao thừa, doanh nghiệp buộc phải nhập kho bảo quản giúp trong thời gian nhà cung cấp đến lấy lại hoặc doanh nghiệp mua luôn nếu nhà cung cấp giảm giá, chiết khẩu,..

+ Tồn kho hàng lỗi, hết hạn, đặt hàng sai thời điểm; lượng sản phẩm dở dang nhiều; không có kế hoạch tồn kho rõ ràng.

- Vì lãng phí hàng tồn kho cũng có thể bao gồm bất kỳ vật liệu nào đã được mua mà không được sử dụng. Máy móc không sử dụng hoặc bị hỏng cũng có thể được coi là lãng phí hàng tồn kho vì chúng có thể chiếm dụng vốn trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua việc yêu cầu sử dụng vốn để chứa chúng. Trên thực tế, tác động thường thấy của lãng phí hàng tồn kho là tích tụ không gian phải sở hữu hoặc cho thuê, bảo trì, sưởi ấm, thắp sáng, v.v.

3. Nguy cơ lãng phí từ tồn kho:

Giữ hàng tồn kho dẫn đến tăng vốn, và do đó tốn kém tiền bạc. Hàng tồn kho có thể là toàn bộ nguyên vật liệu thô có trong tay, nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, sản phẩm đã hoàn thành hoặc sản phẩm đang vận chuyển đến tay khách hàng cuối cùng. Tồn kho quá mức cũng có thể che giấu các loại lãng phí khác bằng cách có sẵn hàng tồn kho "đề phòng" để bù đắp cho các sản phẩm bị lỗi đang được sản xuất. Nó cũng có thể làm trầm trọng thêm tình trạng lãng phí chẳng hạn như sản xuất quá mức các bộ phận bị lỗi, làm tăng tác động của chất thải khuyết tật hoặc chi phí làm lại. Bất cứ lúc nào vật liệu, bộ phận, cụm lắp ráp hoặc sản phẩm không có giá trị gia tăng sẽ được tăng lên.

Nguy cơ lớn nhất là doanh nghiệp phải gánh chịu do lãng phí từ tồn kho là các chi phí, thiệt hại cụ thể có thể được xác định cụ thể bao gồm:

- Chi phí nguồn vốn: chôn vốn kinh doanh và chịu chi phí cơ hội. Thay vì chi phí cho tồn kho không cần thiết ta có thể đem lượng vốn đó đi đầu tư vào 1 danh mục kinh doanh khác hay dự án khác để tạo ra lợi nhuận. Chi phí cơ hội là chi phí ta phải chịu khi chấp nhận đầu tư vào danh mục này mà không phải danh mục khác.

Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho, phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay, phí bảo hiểm hàng hóa trong kho. Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.

- Chi phí dịch vụ tồn kho: để đảm bảo chất lượng hàng tồn kho, ta cần có các hoạt động bổ trợ và các chi phí cho các hoạt động đó, bao gồm:

+ Chi phí quản lý, chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý, chi phí quản lý điều hành kho hàng.

+ Chi phí bảo trì, bảo dưỡng máy móc.

+ Chi phí nhân công trực tiệp hoặc gia tăng nhân công, lương cho nhân viên bảo quản.

+ Chi phí khi tăng máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động bảo quản.

+ Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.

+ Chi phí nhiên liệu cho thiệt bị, phương tiện hoạt động.

+ Chi phí vận hành thiết bị.

- Chi phí không gian kho: phí mặt bằng, thuế nhà đất, thuế môn bài, khấu hao, bảo hiểm kho.

- Chi phí cho sự phổi hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.

- Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phổi các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đối các đơn hàng của khách hàng yếu đi.

- Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hong và một số lượng chi tiết của lộ sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lồ hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.

- Chi phí khi có rủi ro tồn kho:

+ Thất thoát do độ ẩm, côn trùng, gặm nhấm...

+ Hàng tồn kho biến chất, cận hoặc hết hạn sử dụng.

+ Hàng tồn kho bị xuống giá, lỗi thời.

+ Thiết bị bảo quản bị hư hỏng.

+ Tồn kho quá lớn, chất xếp dày khiến quản lý không xuể và khó kiểm tra.

+ Trộm cắp, cháy kho hàng.

- Chi phí sụt giá:

+ Sụt giá do lỗi thời liên quan đến những mặt hàng theo mối hoặc công nghệ tiên triển nhanh.

+Sụt giá do hư hỏng, chẳng hạn do những tai nạn khi chuyên chở, bay hơi, trộm cắp hoặc bị phá bởi những loài gặm nhấm,...

Cách loại bỏ hoặc giảm hàng tồn kho

Điều đầu tiên là làm việc theo các nguyên tắc chính của sản xuất tinh gọn, làm cho giá trị luân chuyển theo sự lôi kéo của khách hàng, ý tưởng về sản xuất Đúng lúc (JIT). Điều này sẽ khiến chúng tôi loại bỏ nguyên nhân chính dẫn đến hàng tồn kho sản xuất quá mức.

Xem xét cách bố trí nhà máy và ô và cân bằng các quy trình sản xuất của bạn để đảm bảo rằng công việc đang tiến hành không tích tụ giữa các quy trình, điều quan trọng không phải là chạy mọi máy càng nhanh càng tốt, vào cuối ngày, chúng tôi chỉ cần thực hiện mọi thứ nhanh chóng như khách hàng muốn, không nhanh hơn; takt time (khoảng thời gian giữa lúc khách hàng tắt) và Kanban có thể được sử dụng để giúp đảm bảo rằng chúng tôi cân bằng các quy trình của mình và ngăn chặn việc tích tụ hàng tồn kho.

Khoảng không quảng cáo như tôi đã đề cập ẩn tất cả các vấn đề khác, ngay cả khi bạn triển khai quy trình với hệ thống Kanban, bạn nên xem xét tiếp tục giảm khoảng không quảng cáo của mình (mức độ thoải mái) để hiển thị ngày càng nhiều nền tảng cho phép bạn thực hiện các quy trình của mình ngày càng nhiều hơn đáng tin cậy.