Kiểm toán chu trình hàng tồn kho là gì? Quy trình kiểm toán và mục tiêu

Nếu một công ty ghi lại hàng tồn kho của mình như một tài sản và nó trải qua cuộc kiểm toán hàng năm , thì các kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm tra hàng tồn kho . Với quy mô khổng lồ của một số hàng tồn kho, họ có thể tham gia vào một số lượng lớn các thủ tục kiểm tra hàng tồn kho trước khi họ cảm thấy thoải mái rằng mức định giá bạn đã nêu cho tài sản hàng tồn kho là hợp lý.

1. Kiểm toán chu trình hàng tồn kho là gì?

- Kiểm toán chu trình hàng tồn kho (Inventory audit) là khi bạn hoặc kiểm toán viên sử dụng thủ tục phân tích để kiểm tra các phương pháp kiểm kê của công ty và xác nhận rằng hồ sơ tài chính và số lượng hàng hóa thực tế khớp với nhau. Điều quan trọng là phải tiến hành kiểm tra hàng tồn kho để duy trì độ chính xác của hàng tồn kho, phát hiện nguyên nhân gây co rútvà đảm bảo rằng bạn luôn có đủ số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm. Hiểu rõ hơn về dòng chảy của kho cũng sẽ giúp đảm bảo việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ, bởi vì bạn sẽ biết mình có trong tay những sản phẩm nào.

- Kiểm toán là quá trình xác minh rằng các hồ sơ tài chính của một đơn vị là chính xác và được trình bày một cách công bằng. Các giao dịch trong hồ sơ tài chính phải thể hiện một cách công bằng định vị tài chính của đơn vị và các hoạt động kinh doanh thực tế. Vì các tài liệu và hồ sơ tài chính được lập nội bộ, nên có nhiều rủi ro là các hồ sơ có thể bị các bên nội bộ thao túng. Người trong cuộc có thể mắc sai lầm hoặc cố ý thay đổi thông tin trong khi chuẩn bị hồ sơ tài chính, hành vi này được coi là hành vi gian lận. Kiểm toán đảm bảo rằng những sai lầm này được ngăn chặn.

Kiểm toán cũng đảm bảo rằng các đơn vị tuân thủ các chuẩn mực kế toán liên quan như Chuẩn mực Báo cáo Tài chính Quốc tế (IFRS) , Các Nguyên tắc Kế toán Thường được Chấp nhận (GAAP) và các chuẩn mực kế toán có liên quan khác.

2. Quy trình kiểm toán và mục tiêu:

* Mục tiêu:

- Quan sát hàng tồn kho là một thủ tục kiểm toán được chấp nhận rộng rãi, trong đó kiểm toán viên độc lập đưa ra ý kiến ​​về việc liệu các hồ sơ tài chính về hàng tồn kho có phản ánh chính xác hàng tồn kho đang được mang theo hay không.

- Kiểm toán hàng tồn kho là một khía cạnh quan trọng của việc thu thập bằng chứng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh bán lẻ. Nó có thể đại diện cho một số dư lớn về tài sản hoặc vốn.

- Kiểm toán hàng tồn kho phải xác minh không chỉ số lượng hàng tồn kho mà còn cả chất lượng và tình trạng của hàng tồn kho để xem liệu giá trị của hàng tồn kho có được thể hiện một cách công bằng trong các hồ sơ và báo cáo tài chính hay không. Duy trì một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giảm thời gian và độ phức tạp của các cuộc đánh giá.

- Ví dụ: nếu bạn có một hệ thống theo dõi và quét các mặt hàng khi chúng đến hoặc rời khỏi cửa hàng của bạn, sẽ có các dấu thời gian được liên kết với mỗi hành động để có thể dễ dàng theo dõi.

* Quy trình:  Nếu hàng tồn kho của bạn trải qua cuộc kiểm tra, một nhân viên nội bộ hoặc kiểm toán viên bên ngoài sẽ tiến hành một loạt các thủ tục để xác thực hồ sơ của bạn. Các thủ tục có thể bao gồm kiểm tra, quan sát, xác nhận, tính toán lại, thực hiện hoặc phân tích hàng tồn kho trong bất kỳ giai đoạn hoạt động nào.

+ Đếm hàng tồn kho vật lý: Đây là quá trình đếm từng phần hàng tồn kho để bạn có thể tính cho tất cả các mặt hàng. Bạn sẽ muốn lên lịch kiểm kê thực tế trước thời hạn vì điều này có thể gây bất tiện cho quy trình kinh doanh bình thường. Bạn cũng có thể muốn xem xét sử dụng công nghệ, như máy quét mã vạch, để giúp đếm vật lý từng mặt hàng. (Nếu bạn đang làm việc với kiểm toán viên, họ có thể sẽ muốn quan sát quá trình này và sẽ muốn đối chiếu số liệu với sổ cái chung của bạn.)

+ Các lớp khoảng không quảng cáo : Nếu bạn kiểm kê bằng FIFO (nhập trước, xuất trước) hoặc LIFO (nhập sau cùng, xuất trước), bạn sẽ muốn xem các lớp khoảng không quảng cáo mình đã ghi để đảm bảo chúng 'có giá trị.

+ Phân tích hàng tồn kho mặt hàng có giá trị cao: Đây còn có thể được gọi là Phân tích ABC. Các mặt hàng có giá trị cao được phân theo nhóm các sản phẩm A, bậc trung bình là B và giá trị thấp là C. Phân tích ABC cũng có thể giúp bạn quản lý kho hàng tốt hơn và tiết kiệm thời gian. Nếu bạn đặt các mặt hàng có khối lượng lớn trong Nhóm C gần cửa ra vào, điều này sẽ giúp tăng tốc các chuyến đi từ tầng bán hàng, trong khi các mặt hàng có khối lượng thấp, giá trị cao trong Nhóm A nên được cất giữ một cách an toàn để giảm tình trạng trộm cắp tốn kém. (Nếu bạn đang làm việc với kiểm toán viên, họ có thể sẽ dành nhiều thời gian hơn để đếm các mặt hàng tồn kho có giá trị cao.)

+ Phân tích hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển: Khi vật liệu đang di chuyển giữa hai hoặc nhiều địa điểm, bạn sẽ muốn theo dõi thời gian giữa ngày giao hàng hoặc ca chuyển và ngày nhận hàng. Việc kiểm tra hàng tồn kho này sẽ giúp đảm bảo không có gì bị mất hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Đánh giá viên kiểm tra điều này bằng cách xem xét bất kỳ loại tài liệu chuyển nhượng nào.

+ Phân tích chi phí vận chuyển: Phân tích này sẽ xác định chi phí vận chuyển, hoặc chi phí bao nhiêu để đưa sản phẩm từ nơi này đến nơi khác.

+ Phân tích chi phí thành phẩm: Điều này được sử dụng tốt nhất nếu bạn tạo ra các sản phẩm của riêng mình. Khi tất cả các công việc trên hàng tồn kho được hoàn thành, nó sẽ trở thành “hàng hóa đã hoàn thành” và sẵn sàng để bán. Sau đó, bạn có thể phân tích giá trị của hàng tồn kho cho kỳ kế toán hiện tại.

+ Phân tích lao động trực tiếp: Lao động trực tiếp là lao động sản xuất hoặc dịch vụ được giao cho một sản phẩm, trung tâm chi phí hoặc đơn đặt hàng công việc cụ thể. Chi phí lao động trực tiếp thường được coi là chi phí cho giờ làm việc bình thường, chênh lệch ca làm việc và giờ làm thêm của người lao động. Bạn cũng sẽ muốn thêm thuế trả lương hoặc bất kỳ chi phí phúc lợi nào liên quan đến nhân viên để phân tích đúng chi phí này. (Phân tích này chỉ được thực hiện nếu lao động trực tiếp được tính vào chi phí hàng tồn kho.)

+ Phân tích chi phí chung : Chi phí đầu vào là chi phí kinh doanh không bao gồm nguyên vật liệu trực tiếp và lao động cần thiết. Điều này nên bao gồm chi phí thuê nhà, điện, v.v. Khi thực hiện phân tích chi phí chung , bạn đang cố gắng dự đoán chi phí gián tiếp của hoạt động kinh doanh, điều này sẽ giúp bạn lập ngân sách trong năm. (Một lần nữa, kiểm toán viên sẽ chỉ muốn xem xét điều này nếu tổng chi phí được bao gồm trong chi phí hàng tồn kho của bạn.)

+ Điều tra tổng hợp các mặt hàng: Nếu có sự khác biệt giữa số lượng hàng tồn kho trong hồ sơ của công ty và số lượng thực tế trên kệ kho, bạn sẽ cần tìm hiểu lý do tại sao có sự khác biệt giữa hai số lượng và thực hiện điều chỉnh hồ sơ để phản ánh phân tích này . Đối chiếu hàng tồn kho là một phần cực kỳ quan trọng của công việc đếm chu kỳ .

+ Kiểm tra các hóa đơn được liệt kê trong báo cáo phải thu:Kiểm toán viên sẽ chọn ngẫu nhiên các hóa đơn từ báo cáo lão hóa khoản phải thu và so sánh chúng với các tài liệu hỗ trợ để xem chúng đã được lập hóa đơn đúng số tiền, đúng khách hàng, vào đúng ngày hay chưa. Đây là một bài kiểm tra toàn bộ hệ thống để xem mọi thứ sắp xếp như thế nào.

+ Đối sánh hóa đơn với nhật ký vận chuyển: Tại đây, kiểm toán viên sẽ xác minh rằng hóa đơn cho các sản phẩm khớp với số lượng mặt hàng và chi phí của những gì được vận chuyển từ kho của bạn.

+ Xem xét các khoản thu bằng tiền mặt: Kiểm toán viên sẽ đếm và cân đối tất cả các khoản thu của các khoản được thanh toán bằng tiền mặt.

- Việc tiến hành đánh giá của riêng bạn theo định kỳ giúp tăng khả năng hiển thị về cách vật liệu của bạn đang di chuyển qua chuỗi cung ứng. Nó có thể giúp bạn đánh giá chi phí và chuẩn bị cho bất kỳ thủ tục kiểm toán bên ngoài nào. Kiểm toán hàng tồn kho tốt nhất có ba giai đoạn: lập kế hoạch, thực hiện và phân tích. Đây là danh sách kiểm tra để giúp bạn tiến hành kiểm tra hàng tồn kho.

+ Đánh giá các khoản mục nào cần kiểm toán: Các khoản mục hàng tồn kho có rủi ro cao hơn nên được đánh giá thường xuyên hơn, có thể sắp xếp khoảng không quảng cáo theo SKU hoặc mã vạch, sau đó ưu tiên.

+ Tạo lịch trình đánh giá: Tiếp theo, cần vạch ra một lịch biểu đánh giá. Muốn chọn những thời điểm ít ảnh hưởng nhất đến việc kinh doanh, nhưng cũng diễn ra với tần suất tốt để đảm bảo những mặt hàng có giá trị cao đó sẽ được tính đến. Các chính sách và thủ tục mua và vận chuyển các mặt hàng cũng có thể ảnh hưởng đến lịch trình kiểm toán

+ Thu thập tài liệu cần thiết: Lấy trước mọi tài liệu quan trọng và đảm bảo chúng có thể truy cập dễ dàng nhưng phải an toàn.

+ Tiến hành kiểm tra hàng tồn kho: Như đã thảo luận ở trên, có một số cuộc kiểm tra khác nhau có thể cần thiết, tùy thuộc vào bản chất doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng bạn có một đánh giá viên nội bộ không thiên vị nhưng biết cách thực hiện cuộc đánh giá.

+ Ghi lại các phát hiện: Theo dõi các kết quả kiểm toán từ năm này sang năm khác hoặc chu kỳ này sang chu kỳ khác là điều quan trọng. Mục tiêu chính của đánh giá là tìm ra những lỗ hổng trong việc tuân thủ và xem xét các cơ hội để khắc phục sự thiếu hụt và cải thiện các quy trình hoạt động.

+ Báo cáo kết quả: Khi tất cả kết thúc, muốn tạo một báo cáo đánh giá dễ đọc để làm bằng chứng nếu một cuộc đánh giá bên ngoài đã từng được tiến hành.