Kiểm soát tiêu thụ là gì? Nội dung và mục tiêu kiểm soát tiêu thụ

Thuật ngữ “Kiểm soát tiêu thụ” là một thuật ngữ quen thuộc được sử dụng trong hoạt động Marketing với mục đích chính nhắm đến đảm bảo an toàn cho các doanh nghiệp nói chung trong hoạt động tiêu thụ; tuy nhiên không phải ai cũng hiểu và áp dụng hoạt động kiểm soát tiêu thụ một cách hiệu quả.

1. Kiểm soát tiêu thụ là gì?

Kiểm soát trong tiếng Anh là Control. Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.

Tiêu thụ:  là hoạt động trong đó doanh nghiệp bán các sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất ra cho khách hàng để thu hồi vốn và có lợi nhuận. Vậy kiểm soát tiêu thụ là gì?

Kiểm soát tiêu thụ - trong tiếng Anh có tên gọi là Consumption Control.

Kiểm soát tiêu thụ là hoạt động kiểm tra, đôi chiếu giữa thực tế với các chỉ tiêu, tiêu chuẩn có liên quan để kịp thời điều chỉnh, đảm bảo cho hoạt động tiêu thụ thực hiện được mục tiêu bán hết sản phẩm với doanh thu cao nhất và chi phí tiêu thụ thấp nhất, góp phần đưa doanh nghiệp phát triển có hiệu quả trong môi trường biến động.

2. Đặc trưng của kiểm soát tiêu thụ:

Mỗi một đối tượng đều mang trong mình một đặc trưng riêng để làm cơ sở phân biệt với các đối tượng khác và kiểm soát tiêu thụ cũng vậy. Theo khái niệm về kiểm soát tiêu thụ ta có thể đưa ra một số đặc trưng sau:

          Thứ nhất, kiểm soát tiêu thụ là hoạt động kiểm tra, xem xét. Trong quá trình hoạt động sản xuất và phát triển kinh doanh mục tiêu quan trọng nhất mà doanh nghiệp hướng tới là thu được thật nhiều lợi nhuận bằng hoạt động bán ra. Khi khách hàng tiêu thụ càng nhiều sản phẩm đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bán được nhiều hàng hóa và thu được nhiều lợi nhuận. Do đó để đảm bảo cho doanh thu ổn định và làm động lực thúc đẩy hoạt động sản xuất và bán hàng; Các doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch cho các hoạt động kinh doanh từ trước để qua đó đối chiếu sản phẩm tiêu thụ thực tế với tiêu chuẩn mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn.

Do đó để nhằm đạt được thật nhiều chỉ tiêu mục đích đề ra đòi hỏi doanh nghiệp nên có hoạt động kiểm tra, xem xét, đánh giá, hoạt động tiêu thụ của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp mình; Việc kiểm tra, xem xét, đánh giá có thể dựa trên các thông tin về khách hàng, khả năng cạnh tranh của sản phẩm, cũng như dịch vụ chăm sóc khách hàng của nhân viên đã đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp hướng tới hay chưa hoặc đã đạt yêu cầu những tỷ lệ tiêu thụ của khách hàng vẫn thấp thì phải kiểm tra, xem xét, tìm ra những sai sót, khuyết điểm để có các biện pháp phù hợp khắc phục, lấp lỗ hổng đó đem lại nhiều doanh số, chỉ tiêu như mong muốn của doanh nghiệp đạt ra trong khoảng thời gian nhất định.

          Thứ hai, kiểm soát tiêu thụ là việc đối chiếu hàng hóa tiêu thụ ở hiện tại với tiêu chuẩn, chỉ tiêu mà doanh nghiệp đặt ra trước đó. Mỗi doanh nghiệp trước khi đến giai đoạn tiến hành hoạt động đều đặt ra một số mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định; mục tiêu chủ yếu của doanh nghiệp hướng tới là doanh số và doanh thu từ sản phẩm, dịch vụ cung cấp trên thị trường. Những sản phẩm bán được trên thực tế chính là cơ sở để hoàn thành những mục tiêu này.

Để có thể biết doanh nghiệp mình có đặt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra hay chưa thì đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành kiểm soát tiêu thụ, kiểm tra đối chiếu số lượng sản phẩm bán được trong khoảng thời gian thực hiện kế hoạch với chỉ tiêu, tiêu chuẩn đề ra từ trước; bằng những thông số này doanh nghiệp sẽ có thể biết được rằng doanh nghiệp mình đã đạt chỉ tiêu hay chưa đạt chỉ tiêu để tiếp tục cố gắng đưa sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng có mong muốn tiêu thụ sản phẩm.

            Thứ ba, Đối tượng của kiểm soát tiêu thụ là hoạt động tiêu thụ của khách hàng. Để có thể xem xét, đánh giá doanh số sản phẩm bán ra hay dịch vụ được khách hàng sử dụng để làm cơ sở so sánh, đối chiếu với kế hoạch, mục tiêu đề ra từ trước của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải dựa vào các thông số, dữ liệu ghi nhận liên quan đến việc tiêu thụ của khách hàng.

Từ các số liệu này doanh nghiệp sẽ có thể biết được sản phẩm hay dịch vụ của mình đã được khách hàng sử dụng, lựa mua là bao nhiêu so với kế hoạch đã đạt chỉ tiêu hay chưa; nếu chưa thì cần tiếp tục bán được bao nhiêu mặt hàng; qua đó triển khai các chương trình, hoạt động cần thiết để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp. Chính vì vậy đối tượng của kiểm soát tiêu thụ chính là doanh thu thu được từ hoạt động tiêu thụ của khách hàng.

Thứ tư, Các đặc trưng khác.

3. Mục tiêu của kiểm soát tiêu thụ:

Cũng giống như các hoạt động kiểm soát khác được doanh nghiệp áp dụng trong kinh doanh, hoạt động kiểm soát tiêu thụ cũng nhằm mục đích chính là đảm bảo an toàn cho doanh nghiệp bằng việc tiến hành kiểm tra, đánh giá các vấn đề về hoạt động mua bán, tiêu thụ sản phẩm giữa doanh nghiệp và người tiêu dùng để nhằm đạt được doanh thu cao nhất, hướng tới giảm thiểu tối đa rủi ro có thể xảy ra ở hiện tại và trong tương lai. Cụ thể Kiểm soát tiêu thụ thường hướng vào mục tiêu chính sau:

- Đảm bảo các chính sách tiêu thụ là hợp lý, hiệu quả, có tác dụng thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm. Thông qua các hoạt động kiểm tra, đánh giá hoạt động tiêu thụ doanh nghiệp sẽ biết được các chính sách, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp áp dụng đã phù hợp hay chưa phù hợp với điều kiện tình hình kinh tế và nhu cầu của khách hàng. Trong trường hợp đã phù hợp thì doanh nghiệp sẽ tiếp tục đảm bảo, duy trì, cải thiện để thu lại thật nhiều doanh thu không chỉ trong phạm vi kế hoạch đề ra mà còn nhiều hơn như vậy.

- Đảm bảo các hoạt động tiêu thụ đang được tiến hành có hiệu lực, hiệu quả. Kiểm soát tiêu thụ sẽ đóng vai trò quan trọng; giúp điều tiết là ngọn đèn soi sáng cho các hoạt động tiêu thụ đi đúng hướng khi phát hiện việc áp dụng các chính sách, chiến lược không phù hợp doanh nghiệp sẽ có các biện pháp đưa hoạt động về đúng quỹ đạo được đưa ra từ trước tránh tình trạng hoạt động tiêu thụ bị lệch hướng dẫn đến doanh thu không đạt được như mong muốn đề ra.

- Đảm bảo các kiểm soát được quy định cho hoạt động tiêu thụ là phù hợp, được duy trì có hiệu quả và được tuân thủ;

- Giảm thiểu rủi ro phát sinh ở khâu tiêu thụ. Khi tiến hành hoạt động kiểm soát tiêu thụ các doanh nghiệp qua việc kiểm tra đánh giá hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp mình sẽ giúp phát hiện những sai sót, khuyết điểm mà doanh nghiệp mình đang gặp phải để qua đó nhanh chóng có các biện pháp khắc phục kịp thời qua đó ngăn chặn, tránh các rủi ro không đáng có có thể xảy ra mà doanh nghiệp không hề mong muốn như thừa hàng, thiếu hàng, các hoạt động quảng cáo, xúc tiến thương mại không phù hợp,…

Kiểm soát tiêu thụ cần tập trung giảm thiểu các loại rủi ro:

- Rủi ro trước tiêu thụ: rủi ro kênh phân phối không phù hợp: nơi thừa, nơi thiếu; kênh ở khu vực thị trường này thì thừa, kênh ở khu vực thị trường khác thì thiếu; rủi ro các chính sách sản phẩm, phân phối, giá cả, tiếp thị, khuyến mại không phù hợp; rủi ro không có lượng khách mua hàng như dự kiến kế hoạch; rủi ro không đủ sản phẩm theo yêu cầu của khách mua hàng; rủi ro sản phẩm không phù hợp với yêu cầu của khách mua hàng...

- Gian lận, rủi ro thường xuất hiện trong khâu bán hàng gồm rủi ro khâu xét duyệt bán hàng. Đây là loại gian lận thường xảy ra, nhân viên bán hàng thường bán cho khách với giá thấp hơn giá niêm yết, cho khách hàng hưởng chiết khấu không đúng hay bán chịu cho những khách hàng không có khả năng thanh toán để đạt được lợi ích cá nhân. Biển thủ tiền bán hàng xảy ra khi nhân viên bán hàng chiếm đoạt số tiền thu từ khách hàng và không ghi chép nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách.

Một loại gian lận khác cũng rất thường gặp khi nhân viên bán hàng được phép nhận tiền mặt hay séc từ khách hàng: Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, nhân viên bán hàng nhận tiền và xuất phiếu thu; còn nếu khách hàng trả bằng séc thì nhân viên bán hàng không xuất phiếu thu hay hóa đơn. Khoản doanh thu do khách hàng trả bằng séc sẽ không được ghi nhận vào sổ sách.

Cũng có những rủi ro do nhân viên bán hàng ghi nhận số tiền trên thấp hơn số tiền khách thực trả. Chiếm đoạt tiền khách hàng trả trong trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm.

Một dạng gian lận khác cũng khá phổ biến là chiếm đoạt tiền khách hàng trả trong trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm. Đối tượng thực hiện hành vi này phải tìm cách che dấu bằng một số thủ thuật thay đổi số nợ, giả thư nhắc nợ, xóa nợ không đúng...