Kiểm soát nguyên vật liệu là gì? Mục tiêu kiểm soát nguyên vật liệu

1. Kiểm soát nguyên vật liệu là gì?

Kiểm soát nguyên vật liệu là quá trình kiểm soát nguyên liệu một cách có hệ thống qua các giai đoạn thu mua, lưu kho và sử dụng để giúp duy trì dòng chảy đều đặn và không bị gián đoạn của nguyên liệu trong đường ống sản xuất.

Không có hệ thống định giá nào là hoàn chỉnh nếu không có một hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả. Kiểm soát nguyên vật liệu là hệ thống đảm bảo cung cấp số lượng nguyên vật liệu có chất lượng theo yêu cầu tại thời điểm cần thiết với mức đầu tư vốn tối thiểu.

Nguyên vật liệu là tất cả những mặt hàng được tiêu thụ trong bộ phận sản xuất để sản xuất ra các mặt hàng một cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Hàng tồn kho là một thuật ngữ chung dùng để chỉ nguyên vật liệu, linh kiện, sản phẩm dở dang và thành phẩm tồn kho trong cửa hàng. Nguyên vật liệu cũng rất quan trọng để tính giá thành sản xuất. Trong một số trường hợp, nguyên vật liệu chiếm hơn 65% giá thành sản phẩm và do đó, cần kiểm soát thích hợp đối với chúng. Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả giúp giảm đáng kể chi phí nguyên vật liệu và bằng cách này, hạn chế tổng chi phí sản xuất. Kiểm soát nguyên vật liệu một cách có hệ thống và hiệu quả cũng giúp duy trì tiến độ sản xuất, đáp ứng nhu cầu thị trường và tránh đầu tư quá nhiều vào hàng tồn kho.

2. Các chức năng thuộc phạm vi của hệ thống kiểm soát vật liệu:

- Mua hoặc mua nguyên vật liệu

- Nhận vật liệuKiểm tra vật liệu

- Bảo quản vật liệu

- Phát hành tài liệu

- Duy trì hồ sơ tài liệu

- Kiểm toán vật liệu hoặc kho hàng

Kiểm soát vật tư là một hoạt động quản lý nhằm quản lý cách thức mua sắm, thu mua, xử lý và sử dụng hàng tồn kho trong quá trình sản xuất. Đây là một quá trình đòi hỏi phải lập kế hoạch, tổ chức đánh giá tất cả các yếu tố được sử dụng trong một hoạt động sản xuất nhất định.

Các mục tiêu chính của kiểm soát nguyên vật liệu là: duy trì nguồn cung cấp không bị gián đoạn tất cả các yếu tố cần thiết để quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu trộm cắp và lãng phí thông qua các quy trình lưu trữ phù hợp và quản lý việc xử lý, phân phối và tiêu thụ nguyên liệu sẵn có một cách hiệu quả. Đây là một chức năng quan trọng đối với các công ty để giảm chi phí của họ, vì nó giải quyết một trong những trung tâm chi phí cao nhất của bất kỳ tổ chức kinh doanh nào, đó là quy trình sản xuất của tổ chức đó.

Chức năng này thường trực thuộc Bộ phận quản lý chuỗi cung ứng, bộ phận này giám sát các quá trình như thu mua, mua hàng, kiểm soát chất lượng, hàng tồn kho và quản lý nhà máy. Một chức năng chính khác của hoạt động này là đảm bảo chất lượng của các yếu tố là đủ để duy trì chất lượng của sản phẩm cuối cùng. Điều này cần được quản lý thông qua các cuộc đánh giá và kiểm tra chất lượng của nhà cung cấp đã thực hiện trước đó và sau đó, thông qua kiểm tra chất lượng của hàng hóa được giao. Có lẽ nhiệm vụ quan trọng nhất của kiểm soát nguyên vật liệu là cung cấp liên tục các thành phần cần thiết, để tránh sự chậm trễ và những xáo trộn không lường trước được đối với quy trình làm việc hiệu quả.

Ví dụ:

Flakes Incorporated Co. là một công ty sản xuất ngũ cốc với nhiều dạng trình bày khác nhau phục vụ nhu cầu tiêu dùng hàng ngày trong nước. Công ty hiện đang đánh giá quy trình kiểm soát nguyên vật liệu của mình, vì đã có những điều chỉnh hàng tồn kho thường xuyên đối với những nguyên vật liệu bị thiếu. Vì công ty kinh doanh một lượng lớn ngũ cốc như gạo, ngô và yến mạch nên việc vận chuyển và xử lý thường xuyên bị cắt giảm nhưng các mặt hàng này cũng được chiết xuất dễ dàng và khó có thể xác định được pound bị thiếu nếu chỉ quan sát các thùng chứa.

Để đối phó với tình huống này, Giám đốc chuỗi cung ứng đã chỉ định một Kiểm soát viên. Cá nhân này chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt từng container được giao, kiểm tra trọng lượng và các quy trình bảo quản phù hợp cần tuân theo. Đồng thời, anh ta sẽ giám sát việc sử dụng máy cân, niêm phong container và đơn đặt hàng tiêu thụ đúng cách. Bằng cách cung cấp sự giám sát kỹ lưỡng hơn đối với các quá trình này, công ty hy vọng sẽ giảm thiểu sự xuất hiện của những tổn thất này càng nhiều càng tốt.

3. Mục tiêu kiểm soát nguyên vật liệu:

Các mục tiêu chính của kiểm soát nguyên vật liệu là:

- Để đảm bảo sản xuất không bị gián đoạn

Mục tiêu đầu tiên của kiểm soát nguyên vật liệu là đảm bảo sản xuất suôn sẻ bằng cách cung cấp tất cả các loại nguyên liệu cần thiết với số lượng cần thiết vào đúng thời điểm. Việc cung cấp nguyên vật liệu không bị gián đoạn là điều cần thiết cho quá trình sản xuất trôi chảy, điều này rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.

- Để cung cấp chất lượng vật liệu cần thiết

Mục tiêu thứ hai của kiểm soát nguyên vật liệu là đảm bảo sự sẵn có của tất cả các loại nguyên liệu có chất lượng theo yêu cầu. Nếu chất lượng nguyên vật liệu thấp sẽ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Đổi lại, điều này sẽ ảnh hưởng đến danh tiếng và doanh số bán hàng của công ty.

- Để giảm thiểu lãng phí và thất thoát vật liệu

Hệ thống kiểm soát nguyên liệu cũng nhằm mục đích kiểm soát hoặc giảm thiểu tất cả các loại hao hụt và thất thoát nguyên liệu có thể phát sinh do bất cẩn trong việc lưu trữ, cấp phát và xử lý nguyên liệu.

- Kiểm soát đầu tư vào kho nguyên vật liệu

Mục đích quan trọng của hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu là giảm thiểu đầu tư vốn vào kho nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu được mua và lưu trữ trước khi bắt đầu sản xuất thực tế. Một lượng vốn lớn có thể bị nhốt trong những nguyên vật liệu có thể không được yêu cầu tại thời điểm đó.

Tương tự, đôi khi có thể xảy ra tình trạng đầu tư thiếu nguyên vật liệu, dẫn đến gián đoạn sản xuất do không có đủ số lượng nguyên vật liệu cần thiết. Hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu hiệu quả giúp đảm bảo đầu tư vốn tối ưu vào việc mua nguyên vật liệu.

4. Ưu điểm của hệ thống kiểm soát vật liệu:

Những ưu điểm chính của một hệ thống kiểm soát vật liệu hiệu quả được tóm tắt như sau:

- Ngăn chặn sự chậm trễ trong sản xuất do thiếu nguyên liệu bằng cách đảm bảo cung cấp ổn định số lượng nguyên liệu cần thiết vào đúng thời điểm

- Đảm bảo sản xuất các sản phẩm chất lượng cao bằng cách mua các vật liệu chất lượng cao

- Loại bỏ lãng phí trong việc sử dụng vật liệu

- Giảm nguy cơ mất mát do gian lận và trộm cắp

- Giảm chi phí lưu trữ và cấp phát nguyên vật liệu

- Giảm thiểu đầu tư vốn vào kho nguyên vật liệu

- Hỗ trợ nhanh chóng và chính xác trong việc định giá nguyên vật liệu sử dụng cho các bộ phận khác

- Giúp lưu giữ hàng tồn kho vĩnh viễn và các hồ sơ khác để tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuẩn bị các báo cáo vật liệu chính xác

5. Nguyên tắc kiểm soát vật liệu:

Như đã thảo luận ở trên, các chức năng của một hệ thống kiểm soát vật liệu hiệu quả bao gồm lập kế hoạch thực hiện các yêu cầu, mua, nhận, kiểm tra và duy trì hồ sơ kho. Để đảm bảo hoạt động hiệu quả và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nguyên vật liệu, điều quan trọng là phải tuân theo các nguyên tắc sau:

- Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận, đặc biệt là bộ phận sản xuất, bộ phận mua hàng, bộ phận kiểm tra, bộ phận cửa hàng và bộ phận chi phí.

- Cần có một bộ phận thu mua tập trung được thiết lập dưới sự chỉ đạo của người quản lý mua hàng có kinh nghiệm và năng lực.

- Các biểu mẫu in tiêu chuẩn nên được sử dụng để trưng dụng, đặt hàng, nhận tài liệu, kiểm tra vật liệu và xuất vật liệu để tiêu thụ.

- Cần có một hệ thống thích hợp để phân loại, mã hóa và tiêu chuẩn hóa vật liệu.

- Cần có sự bố trí hiệu quả để bảo quản nguyên vật liệu để tránh khả năng giảm chất lượng, mất cắp và lãng phí.

- Cần có một hệ thống kiểm tra nội bộ hiệu quả bao gồm mọi khía cạnh, do đó đảm bảo kiểm soát thích hợp các giao dịch ở mọi giai đoạn. Mỗi giao dịch liên quan đến nguyên vật liệu phải được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.

- Các mức tồn kho khác nhau (ví dụ: mức tối đa, mức đặt hàng lại và mức tối thiểu) phải được cố định cho từng mặt hàng nguyên liệu trong cửa hàng.

- Cần có một hệ thống thích hợp để định giá nguyên vật liệu được cấp cho sản xuất vì nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến hồ sơ chi phí.

- Hệ thống kiểm kê vĩnh viễn nên được sử dụng để đảm bảo rằng các kho vật liệu khác nhau được ghi lại sau mỗi giao dịch.

- Các báo cáo thường xuyên cần được chuẩn bị về số lượng và giá trị của các nguyên vật liệu đã nhận và phát hành, cũng như số dư trong tay.

- Cần thường xuyên đối chiếu các báo cáo nguyên vật liệu với các sổ sách kế toán tương ứng.