Skip to content
1900.6568

Trụ sở chính: Số 89, phố Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

  • DMCA.com Protection Status
Home

  • Trang chủ
  • Giới thiệu
    • Về Luật Dương Gia
    • Luật sư điều hành
    • Tác giả trên Website
    • Tuyển dụng
  • Tư vấn pháp luật
    • Tư vấn pháp luật đất đai
    • Tư vấn pháp luật hôn nhân
    • Tư vấn pháp luật hình sự
    • Tư vấn pháp luật lao động
    • Tư vấn pháp luật dân sự
    • Tư vấn pháp luật bảo hiểm xã hội
    • Tư vấn pháp luật doanh nghiệp
    • Tư vấn pháp luật thừa kế
    • Tư vấn pháp luật đấu thầu
    • Tư vấn pháp luật giao thông
    • Tư vấn pháp luật hành chính
    • Tư vấn pháp luật xây dựng
    • Tư vấn pháp luật thương mại
    • Tư vấn pháp luật nghĩa vụ quân sự
    • Tư vấn pháp luật đầu tư
    • Tư vấn pháp luật sở hữu trí tuệ
    • Tư vấn pháp luật tài chính
    • Tư vấn pháp luật thuế
  • Hỏi đáp pháp luật
    • Hỏi đáp pháp luật dân sự
    • Hỏi đáp pháp luật hôn nhân
    • Hỏi đáp pháp luật giao thông
    • Hỏi đáp pháp luật lao động
    • Hỏi đáp pháp luật nghĩa vụ quân sự
    • Hỏi đáp pháp luật thuế
    • Hỏi đáp pháp luật doanh nghiệp
    • Hỏi đáp pháp luật sở hữu trí tuệ
    • Hỏi đáp pháp luật đất đai
    • Hỏi đáp pháp luật hình sự
    • Hỏi đáp pháp luật hành chính
    • Hỏi đáp pháp luật thừa kế
    • Hỏi đáp pháp luật thương mại
    • Hỏi đáp pháp luật đầu tư
    • Hỏi đáp pháp luật xây dựng
    • Hỏi đáp pháp luật đấu thầu
  • Yêu cầu báo giá
  • Đặt lịch hẹn
  • Đặt câu hỏi
  • Văn bản – Biểu mẫu
    • Văn bản luật
    • Biểu mẫu
  • Dịch vụ
    • Dịch vụ Luật sư
    • Dịch vụ nổi bật
    • Chuyên gia tâm lý
  • Blog Luật
Home

Đóng thanh tìm kiếm
  • Trang chủ
  • Đặt câu hỏi
  • Đặt lịch hẹn
  • Gửi báo giá
  • Bài viết
    liên quan

Tư vấn pháp luật

Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính

Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính

Trình bày văn bản như thế nào là đúng chuẩn?
Trang chủ » Tư vấn pháp luật » Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính
  • 09/01/202109/01/2021
  • bởi Luật gia Nguyễn Thị Thu Trang
  • Luật gia Nguyễn Thị Thu Trang
    09/01/2021
    Tư vấn pháp luật
    0

    Trình bày văn bản như thế nào là đúng chuẩn? Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính? Hướng dẫn chi tiết cách trình bày văn bản chuẩn nhất năm 2021? Các thành phần thể thức chính được trình bày cụ thể như thế nào?

    Hướng dẫn chi tiết cách trình bày văn bản chuẩn nhất năm 2021

      Mới đây chính phủ đã ban hành Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Đây là hướng dẫn mới nhất về thể thức trình bày văn bản hành chính. Sau đây là cách trình bày văn bản theo thể thức văn bản mới nhất 2021.

      Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính

      Luật sư tư vấn luật về kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản: 1900.6568

      1. Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính

      Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman

      Trước đây, phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (Điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV).

      Còn hiện nay, theo Phụ lục I về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và bản sao văn bản ban hành kèm theo Nghị định 30/2020 quy định cụ thể phải sử dụng:

      Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

      Như vậy, từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính bắt buộc phải dùng chung phông chữ Times New Roman, màu đen.

      Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản

      Thay vì trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4 hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4 (210mm x 297mm).

      Xem thêm: Quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật

      Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.

      Số trang văn bản được đặt canh giữa ở đầu trang

      Số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

      Phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp

      Trước đây, Thông tư 01 quy định, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội; Hội đồng dân tộc; Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không phải ghi tên cơ quan chủ quản khi ban hành văn bản.

      Tuy nhiên, Nghị định 30/2020 yêu cầu ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

      Trong đó:

      – Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản đó;

      – Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng

      Phải có căn cứ ban hành văn bản

      Thông tư 01 quy định tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành.

      Hiện nay, văn bản phải có căn cứ ban hành bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.

      Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

      Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

      Như vậy, từ ngày 05/3/2020, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020.

      Theo đó, quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:

      Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.

      – Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:

      + Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

      + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

      + Số, ký hiệu của văn bản.

      + Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

      + Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

      + Nội dung văn bản.

      + Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

      + Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

      + Nơi nhận.

      Ngoài các thành phần nêu trên, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: Phụ lục; Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành; Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax (trước đây có thêm số Telex).

      Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I.

      – Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:

      + Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.

      + Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định  tại Phụ lục I.

      + Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II.

      + Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục III.

      Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại các thông tư như trước đây.

      2. Các thành phần thể thức chính

      Quốc hiệu và Tiêu ngữ

      a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.

      b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.

      c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày tại ô số 1 Mục IV Phần I Phụ lục này. Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình bày cách nhau dòng đơn.

      Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

      a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyên ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gôm tên của cơ quan, tô chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).

      Đối với tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở. Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được viết tắt những cụm từ thông dụng.

      b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

      Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng.

      Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày cách nhau dòng đơn. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.

      c) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2 Mục IV Phần I Phụ lục này.

      Số, ký hiệu của văn bản

      a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập.

      Trường hợp các Hội đồng, Ban, Tổ của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là tổ chức tư vấn) được ghi là “cơ quan ban hành văn bản” và được sử dụng con dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

      b) Ký hiệu của văn bản

      Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước có thẩm quyền ban hành văn bản. Đối với công văn, ký hiệu bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đom vị soạn thảo hoặc lĩnh vực được giải quyết.

      Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.

      c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Từ “Sô” được trình bày băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
      thêm số 0 phía trước. Ký hiệu của văn bản được trình bày băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không
      cách chữ.

      d) Sổ, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3 Mục IV Phần I Phụ lục này.

      Địa danh và thời gian ban hành văn bản

      a) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

      Đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

      Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.

      b) Thời gian ban hành văn bản

      Thời gian ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành. Thời gian ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số thể hiện ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập; đối với những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

      c) Địa danh và thời gian ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy (,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

      Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

      a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

      b) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này, đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

      Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình bày tại ô số 5b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.

      Nội dung văn bản

      a) Căn cứ ban hành văn bản

      Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).

      Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

      b) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời gian ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.

      c) Bố cục của nội dung văn bản: Tuỳ theo tên loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định.

      d) Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

      đ) Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

      e) Nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.

      g) Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6 Mục IV Phần I Phụ lục này.

      Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

      a) Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử.

      b) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:

      Trường họp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

      Trường hợp được giao quyền cấp trưởng hì phải ghi chữ viết tắt “Q.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đâu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng (Quy định này nghĩa là cấp phó giao phụ trách khi ký vẫn ghi KT. TRƯỞNG PHÒNG, PHÓ TRƯỞNG PHÒNG).

      Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

      Trường hợp ký thừa uỷ quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TƯQ.” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

      c) Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký

      Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.

      Chức danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
      Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức. Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.

      Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.

      Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức
      sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

      d) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

      đ) Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a Mục IV Phan I Phụ lục này; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phan I Phụ lục này, phía trên họ tên của người ký văn bản; các chữ viết tắt quyền hạn như: “T M ”, “Q ”, “KT ”, “TL ”, “TUQ.” và quyền hạn chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

      Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c Mục IV Phần I Phụ lục này.

      Họ và tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b Mục IV Phần I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

      Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

      a) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước băng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

      b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

      Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

      Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

      Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Time New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

      c) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này.

      Nơi nhận

      a) Nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản.

      b) Đối với Tờ trình, Báo cáo (cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên; ĐÂY là quy định mớ đối với báo cáo cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo) và Công văn, nơi nhận bao gồm:

      Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc.

      Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.

      c) Đối với những văn bản khác, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.

      d) Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b Mục IV Phần I Phụ lục này bao gồm:

      Phần nơi nhận tại ô số 9a (áp dụng đối với Tờ trình, Báo cáo của cơ quan, tổ chức cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức cấp trên và Công văn): Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tô chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm (:). Nếu văn bản gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường họp văn bản gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng, tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-), cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có dấu chấm (.); các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:). Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với các loại văn bản): Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đom vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng (-) sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy (,), chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu, cuối cùng là dấu chấm (.).

      Kết luận: Trên đây là hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính năm 2020 theo Nghị định 30/2020/NĐ- CP về công tác văn thư. Trước khi Nghị định 30 có hiệu lực, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.

      Bài viết được thực hiện bởi Luật gia Nguyễn Thị Thu Trang

      Chức vụ: Chuyên viên tư vấn tại Luật Dương Gia

      Lĩnh vực tư vấn: Đấu thầu, Doanh nghiệp, Thương mại

      Trình độ đào tạo: Cử nhân Luật

      Số năm kinh nghiệm thực tế: 02 năm

      Tổng số bài viết: 112 bài viết

      Gọi luật sư ngay
      Tư vấn luật qua Email
      Báo giá trọn gói vụ việc
      Đặt lịch hẹn luật sư
      Đặt câu hỏi tại đây
      5.0
      01

      Tags:

      Kỹ thuật trình bày văn bản

      Thể thức trình bày văn bản

      Công ty Luật TNHH Dương Gia – DG LAW FIRM

      Luật sư tư vấn pháp luật miễn phí 24/7

      1900.6568

      Đặt hẹn luật sư, yêu cầu dịch vụ tại Hà Nội

      024.73.000.111

      Đặt hẹn luật sư, yêu cầu dịch vụ tại TPHCM

      028.73.079.979

      Đặt hẹn luật sư, yêu cầu dịch vụ tại Đà Nẵng

      0236.7300.899

      Website chính thức của Luật Dương Gia

      https://luatduonggia.vn

      Các tin cùng chuyên mục
      Hệ số điều chỉnh giá đất là gì? Khi nào áp dụng hệ số điều chỉnh giá đất?
      Chế độ chính sách với công chức biệt phái? Ai có thẩm quyền biệt phái?
      Chứng thực chữ ký khi nào? Trường hợp không được chứng thực chữ ký?
      Mất sổ hộ khẩu có sao không? Thủ tục xin cấp lại sổ hộ khẩu?
      Hồi tố là gì? Quy định về hiệu lực hồi tố trong pháp luật hình sự
      Thẻ căn cước công dân gắn chip là gì? Những điều cần biết về thẻ CCCD gắn chíp
      Phân biệt giữa lương cơ sở, lương cơ bản và lương tối thiểu
      Cử tri là gì? Đại cử tri là gì? Khác biệt giữa Phiếu đại cử tri và phiếu phổ thông?
      Các tin mới nhất
      Hệ số điều chỉnh giá đất là gì? Khi nào áp dụng hệ số điều chỉnh giá đất?
      Chế độ chính sách với công chức biệt phái? Ai có thẩm quyền biệt phái?
      Chứng thực chữ ký khi nào? Trường hợp không được chứng thực chữ ký?
      Mất sổ hộ khẩu có sao không? Thủ tục xin cấp lại sổ hộ khẩu?
      Hồi tố là gì? Quy định về hiệu lực hồi tố trong pháp luật hình sự
      Nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lí hành chính nhà nước
      Trưng dụng đất là gì? Phân biệt giữa thu hồi đất và trưng dụng đất?
      Tham ô là gì? Tham ô tài sản khác tham nhũng tài sản như thế nào?
      Tìm kiếm tin tức
      Dịch vụ nổi bật
      dich-vu-thanh-lap-cong-ty-nhanh-thanh-lap-doanh-nghiep-uy-tin Dịch vụ đăng ký kinh doanh, thành lập công ty, thành lập doanh nghiệp uy tín
      dich-vu-dang-ky-su-dung-ma-ma-vach-gs1-cho-san-pham-hang-hoa Dịch vụ đăng ký sử dụng mã số mã vạch GS1 cho sản phẩm hàng hoá
      tu-van-phap-luat-truc-tuyen-mien-phi-qua-tong-dai-dien-thoai Luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài điện thoại 24/7
      dich-vu-dang-ky-bao-ho-ban-quyen-tac-gia-tac-pham-nhanh-va-uy-tin Dịch vụ đăng ký bảo hộ bản quyền tác giả, tác phẩm nhanh và uy tín
      Tư vấn soạn thảo hợp đồng, giải quyết các tranh chấp hợp đồng

      Hỗ trợ 24/7: 1900.6568

      Đặt câu hỏi trực tuyến

      Đặt lịch hẹn luật sư

      Văn phòng Hà Nội:

      Địa chỉ trụ sở chính:  Số 89, phố Tô Vĩnh Diện, phường Khương Trung, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội

      Điện thoại: 1900.6568

      Email: dichvu@luatduonggia.vn

      Văn phòng Đà Nẵng:

      Địa chỉ:  454/18 đường Nguyễn Tri Phương, phường Hoà Thuận Tây, quận Hải Châu, TP Đà Nẵng

      Điện thoại: 1900.6568

      Email: danang@luatduonggia.vn

      Văn phòng TPHCM:

      Địa chỉ: 248/7 Nguyễn Văn Khối (Đường Cây Trâm cũ), phường 9, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh

      Điện thoại: 1900.6568

      Email: luatsu@luatduonggia.vn

      Bản quyền thuộc về Luật Dương Gia | Nghiêm cấm tái bản khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản!
      Scroll to top
      • Gọi ngay
      • Chỉ đường
        • HÀ NỘI
        • ĐÀ NẴNG
        • TP.HCM
      • Đặt câu hỏi
      • Tin liên quan
      • VĂN PHÒNG HÀ NỘI
        • 1900.6568
        • dichvu@luatduonggia.vn
        • Chỉ đường
        • Đặt lịch hẹn luật sư
        • Gửi yêu cầu báo giá
      • VĂN PHÒNG ĐÀ NẴNG
        • 1900.6568
        • dichvu@luatduonggia.vn
        • Chỉ đường
        • Đặt lịch hẹn luật sư
        • Gửi yêu cầu báo giá
      • VĂN PHÒNG TPHCM
        • 1900.6568
        • dichvu@luatduonggia.vn
        • Chỉ đường
        • Đặt lịch hẹn luật sư
        • Gửi yêu cầu báo giá
      Tin liên quan
      Tin liên quan
      Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính
      09/01/2021
      Hướng dẫn cách trình bày, kỹ thuật và thể thức trình bày văn bản hành chính
      Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
      18/01/2020
      Quy định của pháp luật về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản pháp luật
      16/02/2018