Hoạch định theo kịch bản là gì? Vai trò và các bước hỗ trợ

Hoạch định hay lập kế hoạch là một trong những việc làm có ý nghĩa vô cùng quan trọng, bởi khi đưa ra những kế hoạch, hoạch định sẽ lường trước được những trường hợp có thể xảy ra và từ đó sẽ đề xuất những phương án giải quyết kịp thời. Bên cạnh hoạch định theo kế hoạch dự phòng thì còn có hoạch định theo kịch bản.

1. Hoạch định theo kế hoạch là gì?

- Hoạch định theo kế hoạch( Scenario Planning) là một quy trình do quân đội Hoa Kỳ tiên phong, ngày nay tiến hành các cuộc tập trận kéo dài tới 20 năm để hướng dẫn các nỗ lực R&D. Đối với các doanh nghiệp, lập kế hoạch theo kịch bản cho phép người ra quyết định xác định các phạm vi kết quả tiềm năng và tác động ước tính, đánh giá các phản ứng và quản lý cả khả năng tích cực và tiêu cực. Từ việc dự tính thu nhập tài chính và ước tính dòng tiền đến phát triển các hành động giảm thiểu, lập kế hoạch kịch bản không chỉ là một công cụ lập kế hoạch tài chính - đó là một cách tiếp cận tích hợp để đối phó với sự không chắc chắn.

- Nhưng nó không chỉ là một cách để nhận ra và giảm thiểu rủi ro hoặc lập kế hoạch cho các tình huống tăng trưởng. Lập kế hoạch kịch bản cũng là việc hình dung các đại diện khác nhau về tương lai của một tổ chức, dựa trên các giả định về các lực lượng thúc đẩy thị trường - một số tốt, một số xấu.

- Các loại lập kế hoạch theo kịch bản:

+ Các kịch bản định lượng là các mô hình tài chính cho phép trình bày các phiên bản tốt nhất và trường hợp xấu nhất của kết quả đầu ra của mô hình. Các mô hình này có thể được thay đổi nhanh chóng bằng cách thay đổi một số biến / yếu tố hạn chế. Các kịch bản định lượng cũng được sử dụng để phát triển các dự báo kinh doanh hàng năm. Các mô hình này giả định rằng các biến chính đã biết và mối quan hệ giữa chúng là cố định.

+ Các kịch bản hoạt động là một trong những loại kịch bản phổ biến nhất của việc lập kế hoạch kịch bản mà một tổ chức sẽ thực hiện trong nội bộ. Các kịch bản hoạt động khám phá cụ thể tác động tức thời của một sự kiện. Sau đó, kịch bản cung cấp các hàm ý chiến lược ngắn hạn.

+ Các kịch bản quy chuẩn mô tả trạng thái cuối ưu tiên hoặc có thể đạt được. Các tình huống này là lập kế hoạch ít khách quan hơn và hướng nhiều hơn đến các tuyên bố về mục tiêu. Những mục tiêu này không nhất thiết là về tầm nhìn của tổ chức, mà là về cách thức hoạt động của công ty trong tương lai. Các kịch bản quy chuẩn thường được kết hợp với các loại kế hoạch kịch bản khác vì chúng cung cấp một bản tóm tắt các thay đổi và một danh sách các hoạt động được nhắm mục tiêu.

+ Các kịch bản quản lý chiến lược về cơ bản là những câu chuyện nói ít về công ty hoặc ngành, mà nói nhiều hơn về môi trường mà sản phẩm và dịch vụ được tiêu thụ. Đây thường là những kịch bản thách thức nhất đối với các nhà lãnh đạo công ty vì chúng đòi hỏi phải có tầm nhìn rộng về ngành, kinh tế và thế giới. Mặt tích cực, chúng cho phép các nhà lập kế hoạch tự do suy nghĩ về các quyết định và nhiệm vụ kể chuyện rộng rãi. Trong một số trường hợp, các công ty tuyển dụng các nhà phân tích hoặc thậm chí được gọi là những người theo chủ nghĩa tương lai.

2. Vai trò và các bước hỗ trợ:

* Vai trò của hoạch định theo kế hoạch:

- Lập kế hoạch theo kịch bản giúp những người ra quyết định xác định phạm vi các kết quả và tác động tiềm ẩn, đánh giá các phản ứng và quản lý các khả năng tích cực và tiêu cực. Bằng cách hình dung những rủi ro và cơ hội tiềm ẩn, các doanh nghiệp có thể trở nên chủ động thay vì chỉ đơn giản là phản ứng với các sự kiện. Có một số mẫu và khuôn khổ được chính thức hóa để lập kế hoạch kịch bản, như chúng ta sẽ thảo luận. Điều quan trọng là chọn một phương pháp phù hợp với nhóm của bạn

- Nếu bất cứ điều gì làm tăng giá trị của việc lập kế hoạch kịch bản, thì đó là một đại dịch - ngay cả khi hầu hết các công ty không có "nền kinh tế ngừng trệ" trong việc lập mô hình của họ. Trong bối cảnh của một doanh nghiệp, lập kế hoạch theo kịch bản là một cách để khẳng định quyền kiểm soát đối với một thế giới không chắc chắn bằng cách xác định các giả định về tương lai và xác định cách tổ chức của bạn sẽ phản ứng.

- Bằng cách xây dựng nhận thức của tổ chức về những gì có thể xảy ra, các nhà lãnh đạo có thể phát hiện ra các dấu hiệu cảnh báo về những thách thức đang tạo ra và phản ứng phù hợp. Khi một trường hợp xấu nhất xảy ra, các tài liệu lập kế hoạch kịch bản tăng thêm giá trị to lớn bằng cách đưa ra nhiều kết quả và liệt kê các bước ngay lập tức để ngăn chặn thiệt hại. Các kế hoạch cũng có giá trị đối với các tình huống tốt nhất - giả sử một sản phẩm trở nên phổ biến và nhu cầu tăng vọt 300% chỉ sau một đêm? Điều gì sẽ xảy ra nếu một cơ hội mua lại đến bất ngờ? Ban chuẩn bị chưa?

- Kế hoạch kịch bản, cuối cùng, kể một câu chuyện với nhiều kết thúc có thể xảy ra. Việc soạn thảo bản tường thuật đòi hỏi một tập hợp các giả định rõ ràng về thực tế kinh doanh tiềm năng và các kết quả tiếp theo.

- Do đó có thể thấy được việc hoạch định kế hoạch theo kịch bản có vai trò vô cùng quan trọng: Lập kế hoạch theo kịch bản có thể mang lại lợi thế cạnh tranh bằng cách cho phép các nhà lãnh đạo phản ứng nhanh chóng và quyết đoán - bởi vì một tình huống đã được suy nghĩ thấu đáo và hành động được ghi lại, không ai phải tranh giành khi ở giữa một cuộc khủng hoảng. Lập kế hoạch theo kịch bản cũng cung cấp cho các giám đốc điều hành và hội đồng quản trị một khuôn khổ để đưa ra các quyết định không nhiệm vụ hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về kế hoạch, ngân sách và dự báo, đồng thời vẽ ra bức tranh rõ ràng hơn về các động lực chính cho tăng trưởng kinh doanh và tác động tiềm tàng của các sự kiện trong tương lai.

* Các bước hỗ trợ:

- Thông thường, các kỳ vọng kinh tế vĩ mô được sử dụng cùng với việc lập kế hoạch theo kịch bản để giúp giám đốc tài chính lập khung các kỳ vọng ngắn hạn đối với công ty và mức độ đặt ra kỳ vọng trong các bộ phận.

- Các nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch kịch bản là giống nhau, ngay cả khi các đặc điểm cụ thể giữa các ngành và trong các doanh nghiệp khác nhau. Để minh họa điều này, hãy xem xét cách hai công ty hư cấu, một nhà cung cấp phần mềm và một nhà phân phối bán buôn, sẽ tiếp cận việc lập kế hoạch kịch bản trong đại dịch COVID-19.

- Công ty 1: Gimbloo Software là một công ty phần mềm kinh doanh trẻ đã có tốc độ phát triển ổn định cho đến khi đại dịch xảy ra. Đội ngũ lãnh đạo đã không thực hiện bất kỳ kế hoạch kịch bản nào, nhưng giám đốc tài chính của họ đã trải qua cả bong bóng dot-com và Đại suy thoái và sẵn sàng hành động nhanh chóng để bảo vệ đường băng của Gimbloo.

- Công ty 2: Trước đại dịch, giám đốc tài chính tại nhà phân phối bán buôn Tar Heel Direct đã thành lập đã chuẩn bị ba kịch bản dựa trên lượng đặt hàng: xanh, vàng và đỏ. Mỗi tình huống bao gồm một tập hợp các hành động giảm thiểu mới, sử dụng khối lượng đặt hàng làm thước đo để kích hoạt thời điểm thực hiện từng chuỗi hành động. Tuy nhiên, việc bán lẻ miễn phí có nghĩa là Tar Heel Direct thấy mình hoạt động trong trường hợp xấu nhất - màu đỏ - trong vòng vài tuần.

- Kịch bản Lập kế hoạch Ưu điểm và Nhược điểm:

+ Ưu điểm: Lập kế hoạch theo kịch bản sẽ giúp giám đốc điều hành hiểu được ảnh hưởng của các sự kiện hợp lý khác nhau. Tài chính, hoạt động và các nhóm khác có thể chuẩn bị các phản ứng ban đầu. Ngoài ra còn có một yếu tố của quản lý tri thức; bằng cách để các nhân sự chủ chốt tham gia, công ty nắm bắt được những hiểu biết sâu sắc và đề xuất của họ. Nếu các bên liên quan này không có mặt trong một sự kiện khắc nghiệt thực sự, công ty có tài liệu để dự phòng.