Hoạch định nhu cầu là gì? Hoạch định nhu cầu vật tư (MRP)?

Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào thiết yếu cho quá trình sản xuất. Doanh nghiệp cần một cách tính toán khoa học và logic để xác định được số phụ tùng, chi tiết, vật liệu,… cần thiết để sản xuất từng mặt hàng/sản phẩm. Và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material Requirements Planning- MRP) đã được xây dựng thành một phần mềm thiết yếu và phổ biến phục vụ quá trình hoạch định sản xuất. Như vậy, có thể nói, hoạch định nhu cầu vật tư là hoạt động quan trọng, không thể thiếu, quyết định đến hiệu quả sản xuất của doanh nghiệp.

1. Hoạch định nhu cầu là gì?

Hoạch định nhu cầu gọi đầy đủ phải là hoạch định nhu cầu vật tư hoặc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, trong tiếng anh là "Material Requirements Planning – MRP". Theo đó, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là quá trình bao gồm việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu và lập lịch trình cung ứng nguyên vật liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn. Quá trình này nhằm trả lời các câu hỏi:

- Doanh nghiệp cần những loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận gì để sản xuất sản phẩm?

- Cần bao nhiêu (về số lượng, chất lượng, cơ cấu) đối với mỗi nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận?

- Khi nào cần các loại vật liệu, chi tiết, bộ phận này?

Hoạch định nhu cầu tiếng Anh là: Demand planning

2. Hoạch định nhu cầu vật tư (MRP):

Hoạch nhu cầu nguyên vật liệu dựa trên sự phân chia nhu cầu sản phẩm/hàng hoá của doanh nghiệp thành hai dạng: nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nhu cầu độc lập là nhu cầu về những sản phẩm cuối cùng hoặc các chi tiết, bộ phận sản phẩm do khách hàng đặt hàng để doanh nghiệp sản xuất. Nhu cầu này thường được xác định thông qua công tác dự báo nhu cầu sản phẩm hoặc dựa trên những đơn đặt hàng. Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu được tạo ra từ các nhu cầu độc lập, được xác định từ quá trình phân tích sản phẩm thành các bộ phận, chi tiết và nguyên vật liệu cấu thành sản phẩm đó. Như vậy, việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu thực chất là việc xác định hay lập kế hoạch về nhu cầu phụ thuộc.

Có thể lấy ví dụ về hai dạng nhu cầu này như sau. Để xác định sản xuất bao nhiêu cái xe máy (nhu cầu độc lập) thì cần dựa vào số lượng các đơn đặt hàng và công tác dự báo. Một chiếc xe máy được cấu thành từ các chi tiết/bộ phận như khung xe, tay lái, động cơ, vành xe, săm lốp, yên xe, các chi tiết cấu tạo hệ thống điện, hệ thống phanh, ... Đây chính là các yếu tố (nhu cầu độc lập) cần phải hoạch định nguyên vật liệu để chế tạo hoặc lắp ráp.

Ngoài việc tập trung vào nhu cầu phụ thuộc, cách tiếp cận cơ bản của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu và chi tiết, bộ phận với khối lượng tối thiểu và đúng thời điểm, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần để sản xuất là có ngay. Như vậy hoạch đinh nguyên vật liệu ở đây không phải chỉ là lên một kế hoạch về các nguyên vật liệu cần cho quá trình sản xuất mà bao gồm hệ thống điều tiết để đảm bảo nguyên vật liệu xuất hiện đúng thời điểm với số lượng cần thiết. Vì vậy, đôi khi cách làm này còn được gọi là “hoạch định nhu cầu theo từng lúc một”.

Lợi ích của hoạch định nhu cầu vật tư:

- Đáp ứng đầy đủ nhu cầu nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp cả về số lượng, chất lượng, chủng loại, đúng với thời gian và thời điểm cần những nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm đó;

- Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu đến mức thấp nhất do xác định được chính xác nhu cầu nguyên vật liệu theo số lượng và thời điểm cung ứng.

- Giảm thiểu thời gian sản xuất và thời gian cung ứng nguyên vật liệu.

- Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng nhờ việc đảm bảo đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu sản phẩm của khách hàng.

- Tạo điều kiện cho các bộ phận trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp phối hợp chặt chẽ và thống nhất, phát huy cao nhất năng lực sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp.

- Tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở tiết kiệm chi phí liên quan đến quá trình cung ứng nguyên vật liệu.

Quy trình hoạch định nhu cầu vật tư:

Từ các yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, có thể thấy quá trình này bắt đầu từ lịch trình sản xuất đối với nhu cầu độc lập (các sản phẩm hoàn chỉnh hay các chi tiết cuối cùng của quá trình sản xuất) sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về nguyên liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm trong những giai đoạn khác nhau (thể hiện ở các yếu tố đầu ra của MRP).

Quá trình này kết nối các yếu tố cơ bản như lịch trình sản xuất, danh mục các nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận sản phẩm (số lượng, chất lượng, chủng loại, mẫu mã…), lượng dự trữ hiện có, thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất các nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận trên. Quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (hay xác định MRP) thường được tiến hành theo 3 bước chủ yếu dưới đây:

- Phân tích cấu trúc sản phẩm:

Thông thường, các sản phẩm được sản xuất (sản phẩm hoặc chi tiết sản phẩm cuối cùng của quá trính sản xuất) bởi một số loại nguyên vật liệu, chi tiết hoặc bộ phận cấu thành, tạo nên cấu trúc sản phẩm theo thiết kế. Nhu cầu về các loại nguyên vật liệu, chi tiết và bộ phận này được gọi là nhu cầu phụ thuộc. Việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính là hoạch định nhu cầu phụ thuộc. Việc phân tích cấu trúc sản phẩm là bước đầu tiên của công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, làm cơ sở cho việc xác định nhu cầu của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận cấu thành sản phẩm cần được sản xuất của doanh nghiệp.

- Tính tổng nhu cầu và nhu cầu thực của các bộ phận, chi tiết cấu thành sản phẩm cuối cùng:

+  Tính tổng nhu cầu: Tổng nhu cầu của một loại nguyên vật liệu, chi tiết hay bộ phận sản phẩm là số lượng dự kiến của mỗi loại này trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hoặc lượng sẽ tiếp nhận được (lượng dự trữ trong kho của doanh nghiệp, lượng dự trữ trên đường vận chuyển, lượng dự trữ bảo hiểm). Việc xác định tổng nhu cầu đối với hạng mục cấp 0 dựa vào lịch trình sản xuất, còn đối với các nhu cầu phụ thuộc ở các cấp thấp hơn sẽ được tính toán dựa vào số lượng nhu cầu ở cấp cao hơn ngay trước nó và hệ số nhân (nếu có) của mỗi loại chi tiết, bộ phận cần xác định.

+ Tính nhu cầu thực: Nhu cầu thực là tổng số lượng của một loại chi tiết hay bộ phận cần được bổ sung trong mỗi giai đoạn sản xuất, được xác định bằng công thức: Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu – Dự trữ hiện có + Dự trữ bảo hiểm

Trong đó:

+ Dự trữ hiện có (sẵn có) là tổng lượng nguyên vật liệu, chi tiết đang có sẵn trong kho của doanh nghiệp tại thời điểm bắt đầu lập kế hoạch và có thể đáp ứng được ngay nhu cầu sản xuất. Dự trữ hiện có bao gồm lượng nguyên vật liệu, chi tiết tiếp nhận theo tiến độ và lượng dự trữ còn lại của giai đoạn trước. Lượng tiếp nhận theo tiến độ (lịch trình) là lượng nguyên vật liệu, chi tiết đã đặt mua (từ các lệnh đặt hàng hoặc lệnh sản xuất trước đó) và sẽ nhận được vào thời gian dự kiến theo kế hoạch.

+ Dự trữ bảo hiểm (an toàn) là lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết đề phòng một số trường hợp phát sinh ngoài dự kiến như nhà cung cấp giao hàng chậm, sản phẩm phế phẩm vượt quá định mức cho phép, nhu cầu đặt hàng của khách hàng gia tăng ngoài kế hoạch…

- Xác định thời gian phát lệnh sản xuất hoặc phát đơn đặt hàng:

Muốn có các nguyên vật liệu, chi tiết hoặc bộ phận sản phẩm dùng để sản xuất, lắp ráp sản phẩm cuối cùng, doanh nghiệp phải mua hoặc tự sản xuất, vì vậy cần phải đặt hàng với các nhà cung cấp hoặc phát lệnh sản xuất. Vấn đề đặt ra là phải xác định được thời gian đặt hàng hoặc phát lệnh sản xuất. Thời gian này được tính bằng cách lấy thời điểm cần có nguyên vật liệu, chi tiết hay bộ phận sản phẩm trừ đi thời gian chu kỳ cần thiết để cung cấp đúng số lượng yêu cầu. Thời gian chu kỳ là khoảng thời gian chờ đợi kể từ khi đặt hàng (hoặc phát lệnh sản xuất) đến khi hàng được nhập kho của doanh nghiệp và sẵn sàng đưa vào sản xuất.

Yêu cầu hoạch định nhu cầu vật tư phải thích ứng với môi trường:

Để lập hoạch định nhu cầu vật tư thích ứng với môi trường cần nhiều thông tin  từ cả môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp. MRP chỉ phát huy tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác, phản ánh đúng tình hình thực tế của môi trường kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Bất kỳ sự thay đổi nhỏ nào cũng sẽ làm cho MRP không còn chính xác. Do vậy MRP đòi hỏi phải thường xuyên cập nhật thông tin.Những thay đổi chủ yếu của môi trường dẫn đến thay đổi khả năng ứng dụng thực tế của MRP gồm:

- Nhu cầu thường xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tương lai phải được điều chỉnh và cập nhật;

- Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thường xuyên được bổ sung hoặc huỷ bỏ;

- Sự cải tiến, thay đổi mẫu mã sản phẩm để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao về chất lượng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sử dụng và lượng dự trữ;