Hệ thống thông tin quản trị nhân lực là gì? Chức năng và vai trò

Hiện nay với hoạt động của doanh nghiệp thì nhân lực đóng vai trò vô cùng quan trọng nhưng làm thế nào để thực hiện tốt các hoạt động quản trị nhân lực cũng là vấn đề rất khó, với vấn đề này thông thường các doanh nghiệp sẽ sử dụng quản lý qua hệ thống thông tin quản trị nhân lực.

1. Hệ thống thông tin quản trị nhân lực là gì?

Nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức, vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức vừa là nguồn lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hoá (xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…). Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh.

Nhưu chúng ta đã biết đối với hệ thống thống tin quản trị nhân lực cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho cả tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Nhưu vậy ta thấy các hệ thống thông tin quản trị nhân lực  đóng vai trò rất quan trọng đối với hoạt động trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác.

2. Chức năng của hệ thống thông tin quản trị nhân lực:

 Các quyết định quản trị nhân lực cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin quản trị nhân lực là:

+ Tuyển chọn người lao động.

+ Đánh giá các ứng cử viên và người lao động của tổ chức.

+ Lựa chọn, đề bạt hay thuyên chuyển người lao động.

+ Đào tạo và phát triển người lao động.

+ Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động.

+ Phân tích và thiết kế công việc.

+ Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý nhà nước theo yêu cầu

+ Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực.

Hệ thống thông tin  quản trị nhân lực của một tổ chức là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về trí lực, thể lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin Marketing.

3. Các phần mềm quản trị nhân lực:

3.1. Các phần mềm chung:

Đó là những phần mềm vẫn được sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực chức năng khác như: phần mềm quản trị CSDL, phần mềm bảng tính và phần mềm thống kê.

Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Với sự trợ giúp của hệ quản trị cơ sở dữ liệu, có thể tiến hành lập các tệp dữ liệu mô tả công việc, mô tả vị trí làm việc, năng lực nhân viên, tệp những người xin việc… Với những tệp dữ liệu này, các nhà quản lý có thể tiến hành vô số các phân tích kiểu What – If cho các mục tiêu lập kế hoạch chiến lược và các hoạt động tác nghiệp một cách nhanh chóng.

Các tệp dữ liệu có thể được phát triển hàng loạt trong một CSDL nhưng khi đó, tổ chức thường cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia tin học quản lý. Một khi các tệp đã được hình thành và triển khai, các nhà quản lý có thể tiến hành nhiều hoạt động quản trị nhân lực trong một thời gian ngắn.

Có thể thiết kế các tệp dữ liệu riêng cho các phòng quản trị nhân lực trên các máy vi tính có sử dụng phần mềm quản trị CSDL. Phương pháp này cho phép bộ phận quản trị nhân lực phát triển hệ thống nhanh hơn và hoàn toàn kiểm soát được hệ thống đó, tuy nhiên đòi hỏi một trình độ quản trị CSDL nhất định của nhân viên quản trị nhân lực. Cách tiếp cận này cũng có nhược điểm là các tệp dữ liệu không thể sử dụng chung cho các nhân viên ở các bộ phận chức năng khác ngoài bộ phận quản trị nhân lực.

Các cơ sở dữ liệu trực tuyến

Các cơ sở dữ liệu trực tuyến có thể cung cấp cho các nhà kế hoạch hoá nguồn nhân lực các thông tin về xu hướng kinh tế, các thống kê về lao động, mức lương của các đối thủ cạnh tranh, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp của nhân công lao động, các quy định của Chính phủ về người lao động…

Phần mềm bảng tính

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm bảng tính để lập ngân sách nói chung và ngân sách dự án nguồn nhân lực nói riêng, hoặc để đánh giá dữ liệu về các vấn đề nguồn nhân lực khác nhau. Quản trị viên nhân lực có thể tiến hành lập các biểu mẫu thống kê số lượng và tỷ lệ lao động trong các ngành nghề khác nhau, biểu mẫu thống kê tai nạn, bệnh tật, tử vong hay số lượng và tỉ lệ nhân lực theo các nhóm tuổi khác nhau…

Phần mềm thống kê

Các quản trị viên nhân lực có thể sử dụng phần mềm thống kê để phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Ví dụ như:

+ Phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, trình độ…; số lượng nhân viên trong các phòng ban, bộ phận; xác định xem vị trí công việc vào sắp rơi vào tình trạng thiếu người đảm nhận vì lý do hưu trí của lao động hiện tại, trên cơ sở đó để lập kế hoạch tuyển bổ sung lao động.

+ Xác định được mối tương quan giữa các nhóm ngành công việc với tai nạn và bệnh tật. Từ đó tìm ra các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn và bệnh tật cũng cho phép, các nhóm ngành nghề có tỷ lệ tai nạn hay bệnh tật cao bất thường…

+ Xác định chi phí bảo hiểm và các khoản trợ cấp khác cho các năm tới nhằm dự báo chi phí lương trong tương lai của tổ chức…

3.2. Các phần mềm chuyên dụng:

Có hai nhóm phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho chức năng quản trị nhân lực là:

– Phần mềm thông tin nhân lực thông minh. Trong phần mềm này, tất cả các tệp quản trị nhân lực thiết kế theo một cách tích hợp, được quản trị một cách hợp nhất bởi phần mềm quản trị CSDL, sao cho các chương trình ứng dụng có thể cung cấp báo cáo từ một hay từ tất cả các tệp đó.

– Bên cạnh đó ta thây với phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn cho phép nhà quản trị nhân lực tự động hoá một hay một vài hoạt động nhân lực một cách nhanh chóng và dễ dàng. Ví dụ như Phần mềm đào tạo được sử dụng để đào tạo trực tuyến các nhân viên, như đào tạo quản lý, đào tạo bán hàng, đào tạo máy vi tính hay đào tạo soạn thảo văn bản. Trong chương trình đào tạo có sử dụng các phần mềm và phần cứng đa phương tiện.

4. Vai trò của hệ thống thông tin quản trị nhân lực:

Vai trò đầu tiên chúng tôi nhắc tới của công tác quản trị nguồn nhân lực là hoạt động của doanh nghiệp để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá và giữ gìn lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của doanh nghiệp cả về số lượng và chất lượng. Theo đó nên ta thấy công tác quản trị nhân lực có vai trò to lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanhhàng hóa sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp,

Hiện nay có thể nhận thấy vai trò của công tác quản lý nhân lực là yếu tố vô cùng quan trọng bởi sự cạnh tranhtrên thị trường lao động ngày càng gay gắt và nguồn nhân lực là yếu tố chiến lược và quyết định mạnh mẽ tới sự thành công trong quá trình của doanh nghiệp và nó tạo lên lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp. Không những thế nếu chúng ta có nguồn nhân lực tốt chúng ta có thể quyết định phần trăm thành cong của doanh nghiệp trên kinh doanh và sản xuất bởi yêu tố con  người sẽ tạo nên được các của cải vật chất với tốc độ nahnh hay chậm còn phụ thuộc vào nhân lực của mỗi doanh nghiệp, vè theo đó nên quản trị nhân lực là yếu tố đóng vai trò rất quan trọng.

Như vậy ta thấy vai trò của nó chính là công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp tốt thì sẽ tạo ra được một đội ngũ lao động nhiệt tình, hăng hái, gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.